CC BY
126
УДК 330.11
Ю.А. Куликов
канд. экон. наук, доцент, кафедра менеджмента и маркетинга, ФГБОУ ВПО «Российский химико-технологический университет имени Д. И. Менделеева»,
г. Москва
РОЛЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ В МЕНЕДЖМЕНТЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Аннотация. В статье рассматривается процесс управления знаниями в организации. На примере процесса «открытие вакансии - вхождение работника в должность» показаны актуальность создания автоматизированной системы управления информацией, ценность формирования библиотеки знаний компании.
Ключевые слова: знания, базы данных, информация, информационное пространство, система управления информацией, менеджмент знаний.
Yu.A. Kulikov, D. Mendeleev University of Chemical Technology of Russia, Moscow
ROLE OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM IN ORGANIZATION MANAGEMENT
Abstract. The article discusses the process of knowledge management in the organization. For the example of «job openings - entry of the employee in the position» shown the relevance of an automated information management system, the value of the development of a library of knowledge to the company.
Keywords: knowledge, database information, information space, information management system, knowledge management.
Информация - это сведения об окружающем мире (процессе, явлении, событии), которые являются объектом преобразования (включая хранение и передачу) и используются для выработки модели поведения, принятия решения, обучения. Знания представляют собой некий объем упорядоченной информации [1].
Развитие человеческой цивилизации напрямую связано с накоплением и передачей знаний из поколения в поколение. Объем передаваемых данных постоянно увеличивался. Существует распространенное мнение, что тысячу лет назад за всю свою жизнь человек получал такой же объем информации, какой он сегодня получает за один день. Закономерным в последние десятилетия стало то, что стремительно развиваются средства распространения информации, обмена данными, знаниями. Мир высоких технологий сделал информацию доступной практически для всех слоев населения. Однако информация сама по себе может иметь крайне мало пользы без навыков, позволяющих ее понять, интерпретировать и успешно применить. Как следует из определения, знание - форма существования и систематизации результатов познавательной деятельности человека, помогающая рационально организовывать и решать повседневные задачи [2].
Никогда раньше у человека не было столько возможностей получать необходимые знания, практически мгновенно извлекать и обрабатывать информацию. Благодаря глобальному информационному пространству, люди стали меньше привязаны к месту, где информация концентрируется. Однако в глобальном пространстве неупорядоченной информации стало много, имеется огромное количество ложных, недостоверных, ошибочных данных. Еще сто лет назад считалось, что обладать большим объемом информации - привилегия избранных. Сейчас акценты поменялись в контексте того, что чем больше у пользователя доступной информации, тем меньше вероятность, что он сможет без специальных навыков или посторонней помощи в ней полностью разобраться. Сегодня считается, что большое количество информации и данных - огромное преимущество только для тех, кто умеет эту информацию систематизировать и использовать с целью получения знания.
В условиях рыночной экономики предприятия сталкиваются с возрастающей с каждым
днем конкуренцией. Каждая компания формирует для себя индивидуальный набор методов для увеличения или удержания своей доли рынка. Одним из средств для оптимизации, повышения эффективности и результативности функционирования организации является система управления информацией (СУИ), которую иногда называют просто «управление знаниями».
Управление знаниями (от англ. «knowledge management») - систематические процессы, благодаря которым знания, необходимые для успеха организации, создаются, сохраняются, распределяются и применяются [3].
Управление знаниями помогает организации выявить и с эффектом синергии использовать наиболее ценные ее активы: таланты, опыт, навыки, способности коллектива. Увеличение интеллектуального капитала компании и грамотное его использование - один из способов повышения рыночной стоимости организации. Knowledge management можно охарактеризовать как искусство создавать стоимость из нематериальных активов организации, как целенаправленный процесс перевода знаний в стоимость. Таким образом, база знаний - один из важнейших активов организации [4].
К предметной области СУИ можно отнести следующее:
1. идентификация и сбор знаний (интеллектуальных активов) компании;
2. распространение ценных знаний (ЦЗ) среди работников компании и их передача новым сотрудникам;
3. концентрация ЦЗ для решения нестандартных задач;
4. повышение уровня знаний и генерирование новых ЦЗ из информационного пространства.
СУИ - совокупность взаимодействующих и взаимозависимых элементов, относящихся к
управлению знаниями (процессов, баз данных, программного обеспечения, организационных структур и пр.), обеспечивающая достижение поставленных целей. СУИ предполагает не только сбор и целенаправленное использование информации на благо организации, но и предоставление работникам широких возможностей для самосовершенствования и самореализации, что является вершиной мотивации, по А. Маслоу [5].
Можно выделить два основных типа проблем в области управления знаниями: связанные с менеджментом и внутренним устройством организации и связанные с работниками. В большинстве случаев проблемы в области СУИ дуальны, поскольку сложно определить, что в большей степени является их причиной.
Рассмотрим важность создания СУИ (в контексте решения двух основных типов проблем, связанных с управлением ЦЗ) с позиции процесса приема на работу нового сотрудника, вплоть до его вхождения в должность.
Предположим, осуществляется прием на работу нового сотрудника. Часто имеет место быть ситуация, когда специалист по подбору персонала (HR) должен проводить начальное собеседование на вакантную должность, о которой он имеет смутное представление. Специалист HR не всегда знает, какие навыки, знания, квалификация необходимы для данной должности. В итоге оценка кандидата происходит по тривиальным критериям: профильное образование и сертификаты повышения квалификации, опыт работы в данной сфере, знание иностранных языков и пр. Исходя из полученных ответов соискателя, специалист HR отдает субъективное предпочтение тому, кто теоретически и вероятно может подходить под набор общих критериев, но может совсем не подходить для практической работы.
Известно, что многие рекрутеры отсеивают на первом собеседовании соискателей, которые мало общительны. Очевидно, далеко не для всех должностей это принципиально важно. Однако, для специалиста, проводящего собеседование, нахождение в поле СУИ критически важно для подбора наилучшего кандидата. Встречается ситуация, когда в организации открывают вакансию, на которую требуется узкопрофильный специалист, но рекрутер не знает, по каким профессиональным компетенциям объективно оценить соискателя.
В очень редких случаях на работу принимается сотрудник, который без дополнительного обучения внутри компании может с первого рабочего дня выполнять все свои должностные обязанности в полном объеме. Обычно же новые сотрудники являются либо молодыми специалистами с небольшим опытом работы, либо специалисты, которые работали по профилю, но в их предыдущей деятельности имелась своя специфика. В обоих приведенных случаях необходимо проводить обучение работников, которое осуществляется в течение испытательного срока и не способствует эффективному использованию ресурсов организации.
Часто возникает проблема оценки деятельности сотрудника во время его испытательного срока. Решение этой проблемы осуществляется посредством наставничества, когда назначаемый куратор-специалист разрабатывает вновь принятому работнику перечень задач на испытательный срок, на основе которых наставник и обучаемый формируют официальный документ, который утверждается руководителем подразделения. В этом документе могут быть перечислены либо общие задачи, которые испытуемый должен решить к определенному сроку, либо конкретные задачи с точными датами сдачи работы по каждой из них.
В конце испытательного срока рекрутер, наставник и руководитель проводят анализ на предмет того, справился ли испытуемый в достаточной мере с поставленными перед ним задачами, на основании чего принимается решение о том, будет ли сотрудник продолжать работать в организации или нет. Так как этот документ официален, он может являться основанием для перевода или увольнения работника. Также он помогает оценить достижения сотрудника на новом месте по объективным критериям. Чтобы в организации не тратили значительное количество времени на составление перечня того, какое обучение должен пройти каждый новый работник, целесообразно создать специальный алгоритм по вхождению в должность.
Знания, необходимые работнику для деятельности в организации, можно условно разделить на общие (знания о компании, корпоративной культуре, структуре, специфике деятельности и т.п.) и на профильные знания, которые нужны сотруднику при исполнении обязанностей (работа с программным обеспечением организации, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и т.д.). Алгоритм должен отражать, что и в какой последовательности необходимо изучить работнику. Целесообразно алгоритм вхождения в должность ввести в специальную программу для того, чтобы заинтересованные и уполномоченные лица могли получать информацию о том, на каком этапе испытания находится работник, оценить его результаты, инициативность, компетентность. Подобная программа могла быть чрезвычайно полезной, поскольку бывают ситуации, когда сотруднику намечены какие-то работы (например, обучение), но он их фактически не выполняет.
В российских крупных компаниях все чаще встречается такой вид обучения персонала, как электронный мультимедийный курс. Это эффективный метод обучения персонала, который подходит для обучения сотрудников как базовым, так и профильным навыкам. Достоинством этого метода является то, что он позволяет обучить большое количество персонала в короткие сроки. Данный метод более дешевый, чем обучение наставниками, он гибкий относительно времени (сотрудник может сам выбрать наиболее удобное время для прохождения курса, не требуется набора группы для прохождения обучения), есть возможность прервать прохождение курса и продолжить его в другое время. Отметим, что этот метод удобен и выгоден в организациях, имеющих множество мест расположения, поскольку нивелирует время на перемещения. Как видно из примера программного обучения через мультимедийный курс, СУИ может иметь ключевое значение в работе с персоналом, особенно если она автоматизирована.
В каждой компании есть сотрудники, которые владеют исключительными навыками ра-
боты и информацией. Если они являются ключевыми для выполнения какой-либо работы, то уход такого специалиста может нанести серьезный урон компании. Сотрудников с ключевой компетенцией целесообразно максимально привлекать к наставничеству, строить их трудовую деятельность на том, чтобы работник документировал свои знания, формируя СУИ организации. Следует при этом мотивировать его особым образом. В некоторых случаях процесс наставничества поднимает акмеологическую планку сотрудника и сам по себе является стимулом. К примеру, можно поручить уникальному специалисту провести мастер-класс, лекцию или семинар, в ходе которого он будет передавать свои знания и навыки другим сотрудникам, и заснять этот процесс на видео. На основе отснятых материалов можно создать, например, специальную тематическую брошюру. Таким образом, компания не только распространит знания, но и непосредственно приступит к созданию СУИ.
В организации, которая начала формировать СУИ, желательно создать общую электронную библиотеку знаний (портал с полезными данными), в которую будут попадать все обучающие материалы, полезные заметки, мнения. Данные эти должны быть общедоступными, а не храниться локально по подразделениям, что позволит избежать повторов при выполнении однотипных работ и создаст документальные заделы. Также в этой электронной библиотеке знаний можно сделать форум, на котором сотрудники могут просить помощи у своих коллег или делиться идеями. Такая библиотека знаний ценна при инновационной деятельности, поскольку передовую идею всегда воплощает коллектив. Стоит отметить, что эффективность использования библиотеки знаний снижается, если данные в ней неупорядоченные или недостоверные.
Возможно, самой важной составляющей менеджмента знаний является необходимость создать в организации творческую атмосферу (посредством формирования СУИ), в которой будет поощряться и стимулироваться тяга к саморазвитию. Когда сотрудник попадает в коллектив, в котором значимой ценностью является стремление к обучению, повышению квалификации и «заточенность» на постоянный личностный рост, тогда работники быстрее, легче и эффективнее справляются со своими обязанностями.
Бывают ситуации, когда организация затратила большие ресурсы на создание СУИ, передала работнику исключительные знания, а он не просто уходит из компании, а переходит на работу к прямым её конкурентам. Чтобы избежать подобных случаев, целесообразно продумать и документально закрепить методы, с помощью которых можно стимулировать сотрудников оставаться в компании. Это могут быть социальный пакет, развитая система поощрений и бонусов, гибкий график работы и др. Индивидуальный подход руководителей к ключевым для организации сотрудникам поможет выявить методы индивидуального стимулирования. Достижение низкой текучести кадров с помощью индивидуального подхода и системы поощрений - это важный критериальный элемент оценки эффективности и защищенности СУИ в организации.
Подводя итог можно сказать, что ценность знаний и СУИ определяется важностью решений, принимаемых на их основе. Ценность знаний в различные периоды времени вариативна в зависимости от того, какие цели выдвигаются как приоритетные. Менеджмент знаний и построение пространства СУИ - задача, которую невозможно решить в краткосрочной перспективе. Компаниям необходимо создавать комплекс мер, которые будут нацелены на создание и сохранение тех знаний, которые им нужны для повышения конкурентоспособности.
Стоит также помнить, что руководителям необходимо не только создать релевантную СУИ, в которой будут собираться данные, но и воплотить корпоративную культуру, в которой поощряется стремление к знаниям, обучению, развитию коллективного мышления и обмену информацией.
Список литературы:
1. Электронный учебник по информатике и программированию на языке высокого уровня [Электронный ресурс] / Российский государственный технологический университет имени К.Э. Циолковского. - Режим доступа: http://kuzelenkov.narod.ru/mati/book/informat_prog.html (дата обращения: 31.03.2015).
2. Энциклопедический словарь «Академик» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/es/76628/%D0%97%D0%9D%D0%90%D0%9D%D0%98%D0%95 (дата обращения: 08.04.2015).
3. Словарь терминов «Trainings» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.trainings.ru/library/dictionary/knowledge/ (дата обращения: 14.04.2015).
4. Крыштафович А.Н. Управление знаниями - перспективное направление менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. - 2003. - № 1. - С. 57-76.
5. Балашов Е.А. Менеджмент знаний: подход к внедрению // Стандарты и качество. -2002. - № 7. - С. 24-29.
