CC BY
18
УДК 331.103.226
Беккер Е.А. студент 1 курса магистратуры Институт социально-гуманитарного образования кафедра «Экономической теории менеджмента» Московский Педагогический Государственный Университет
Россия, г. Москва РОЛЬ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Аннотация:
Основой всех современных систем управления, как регулярной деятельности, так и развития, является процессный подход. Отсутствие понятного и структурированного описания данной системы приводит к наличию большого количества заблуждений в среде российских менеджеров и даже консультантов и, как следствие, разочарованию в процессном подходе после неудачных попыток его внедрения. В данной статье раскрывается понятие и значение процессного подхода в управлении, рассмотрены основные составляющие данного процесса, обозначены преимущества и основные проблемы внедрения в управление организацией.
Ключевые слова: процессный подход, эффективность управления, управление организацией, бизнес-процесс, менеджмент.
Becker E.A. student 1 course, magistracy Institute of Social and Humanitarian Education Department of «Economic Theory and Management» Moscow State Pedagogical University
Russia, Moscow
THE ROLE OF THE PROCESS APPROACH TO IMPROVE THE ACTIVITIES OF THE ORGANIZATION
Annotation:
The basis of all modern management systems, both regular activities and development, is the process approach. The lack of a clear and structured description of this system leads to the presence of a large number of misconceptions among Russian managers and even consultants and, as a result, disappointment in the process approach after unsuccessful attempts to implement it. This article reveals the concept and significance of the process approach in management, discusses the main components of this process, identifies the advantages and main problems of implementation in the management of the organization.
Keywords: process approach, management efficiency, organization management, business process, management.
Наличие большого количества предлагаемых товаров и услуг, то есть наполненность современного рынка, является его основным отличительным показателем. Исходя из этого, за первенство на рынке возникает борьба между организациями, именуемое конкуренцией. Именно она считается одним из сильнейших способов стимулирования организации активно развиваться, работать эффективнее и повышать качество обслуживания. Для исполнения аналогичных составляющих, предприятия внедряют различные подходы управления. Первичные способы были разработаны с точки зрения функционального подхода. При данном подходе, наиболее распространенным способом повышения эффективности являлось снижение расходов на выполнение функций. Поэтому, при решении задачи как повысить эффективность деятельности организации, необходимо определить истинные причины возникновения, так называемых, «узких мест». В данном случае, особый интерес вызывает процессный подход, который призван решить эту задачу, и применим в любой сфере деятельности и в любой отрасли.
Принимая во внимание прямую зависимость общей эффективности организации от эффективности управления производством, ситуацию возможно улучшить, если сделать управление более гибким и мобильным, которое будет адекватно и оперативно реагировать на изменения внешней среды и внутреннее состояние организации. Грамотная оптимизация бизнес-процессов способна увеличить производительность работ, скорость выполнения заказов, повысить качество продукции, снизить издержки, сократить излишне «раздутый» штат и бюрократию. Последнее особенно актуально для большинства промышленных предприятий.
Впервые процессный подход был предложен основоположником школы административного менеджмента А. Файолем. После того, как функциональный полностью утратил свою продуктивность, данный подход получил широкое распространение. Основной идеей этой школы являлось создание универсальных принципов управления для успеха организации. В начале 80-х годов этот подход получил активное применение и на сегодняшний день имеет успешное развитие. Процесс является главным понятием, которое характеризует этот подход. Итак, процесс - это целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которые осуществляются для получения заранее определенного результата, продукта или услуги, являющаяся ценностью для потребителя.
Стоит отметить, что преимуществом процессного подхода является непрерывность управления, которое обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их взаимодействии и комбинации. Иными словами, сущность процессного подхода состоит в том, чтобы рассмотреть всю деятельность организации в виде сети взаимосвязанных процессов, которые, в свою очередь, объединяют отдельные функции в общие потоки, нацеленные на преобразование входящих данных на конечные результаты организации.
На рисунке 1 графически представлено изображение процессного
подхода как системы управления.
Рисунок 1. Процессный подход к управлению
Для того чтобы эффективно использовать процессный подход к управлению предприятием, следует правильно выделить имеющиеся процессы и точно их описать, при этом установив входы и результаты процессов, которые ответственны за их реализацию, порядок взаимодействия с другими процессами, обозначить потоки и способы результативности процессов.
Подразделения предприятия существуют не изолированно: результат работы одного отдела будет являться исходным материалом для работы другого. Это является основой для «управления по горизонтали». Например, если где то возникает сбой, то последствия могут обернуться срывами поставок продукции, существенными убытками или другими негативными процессами63.
Чтобы какую-то группу людей и их работу можно было назвать удовлетворяющей процессный подход, должны быть определены важные элементы64:
• Начало работы. Последовательность шагов запускается с конкретного
63 Ефимов В.В. Процессы и процессно - ориентированный подход [Текст]: учеб. пособие для вузов./ Ефимов В.В.-Ульяновск: УлГТУ, 2016.-435 с.
64 Хатсон, Гарри Надежда как инструмент управления. Мобилизовать команду и достичь выдающихся результатов / Гарри Хатсон , Барбара Перри. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 262 е._
события или по решению сотрудника. Например, пришла заявка с сайта -нужно запускать подготовку КП;
• Алгоритм, или схема. Процессный подход предполагает, что последовательность шагов одна и та же, и можно составить её схему;
• Результат работы. Сотрудники трудятся не потому, что им скучно или нечего делать, они должны произвести продукт, который имеет ценность. В примере с КП - документ, принятый или отклонённый клиентом;
• Владелец. Это человек, который следит за людьми в рамках алгоритма и отвечает перед руководством за достижение результатов процесса.
Если с каждого шага процесса собирать статистику, то схему можно модифицировать - находить тех сотрудников, кто систематически тормозит работу, и разбираться почему65.
Когда в бизнесе прописаны все шаги, есть правила и люди, отвечающие за их выполнение, компании работают эффективно и достигают таких результатов66:
• Минимум проблем между сотрудниками разных департаментов. Группы людей собираются в процессы из разных департаментов, поэтому разделение по отделам никак не влияет на процессы. Например, чтобы клиент оплатил счёт, менеджерам нужно запросить счет, бухгалтеру - его сделать, а курьеру - доставить клиенту.
• Экономия времени. Поскольку шаги прописаны и есть человек-владелец процесса, который «пинает» сотрудников в рамках процесса, работа не зависает в почте или EXCEL.
• Предсказуемость результатов. Владельцы процессов накапливают статистику и могут +/- говорить о том, когда процесс завершится. Процессный подход позволяет видеть проблемы по срокам ещё во время запроса, а не по факту. Например, клиенту пообещали отгрузку за 7 дней, а статистика говорит, что среднее время - 12 дней. Нужно звонить и извиняться.
• Клиентоориентированность. Все процессы складываются так, чтобы получать результат. Например, не просто счёт отправили клиенту, а получили уведомление о том, что он будет оплачен в указанную дату. А поскольку результат для компании - это деньги, а деньги в кошельке клиента, то компания работает с ориентацией на клиента.
Итак, благодаря процессному подходу, мы более ясно можем понять структуру формирования ценности производимого продукта, представляя процесс производства услуги или продукции в виде взаимосвязи потоков и последовательностей операций. Когда мы представляем структуру формирования ценности, путем анализа потоков (материального, информационного, финансового и т.д.), то также мы представляем и
65 Панин, И. Н. Процессный подход в управлении предприятием и саморегулирование его деятельности: моногр. / И.Н. Панин, Л.Д. Подлипаев, А.С. Панфилов. - М.: Гелиос АРВ, 2015. - 320 с.
66 Громов, А.И. Управление бизнес-процессами: современные методы. монография / А.И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 367 с._
структуру возникновения потерь.
Чтобы лучше понимать, где находится источник сигналов, которые информируют о потерях, необходимо хорошо представлять структуру бизнес-процессов. Изучив ее, мы сможем обнаружить «узкие места» и, следовательно, предотвратить их появление.
Исходя из вышесказанного, можно сказать, что достоинствами процессного подхода для улучшения эффективности функционирования организации являются:
• гибкость и непрерывность управления;
• возможность анализа, оптимизации и изображения потоков (материального, информационного, финансового и т.д.);
• возможность рассмотреть всю деятельность предприятия как сеть взаимосвязанных бизнес-процессов;
• инструмент повышения эффективности, который не требует привлечения дополнительных вложений.
Все изложенное позволяет сделать вывод, что процессный подход - это современный и прогрессивный метод управления. Он заключается в построении и управлении системы бизнес-процессов организации для достижения максимальной эффективности деятельности.
В целом процессный подход к управлению (будь то коммерческая организация или государственное учреждение) доказал и продолжает доказывать на практике свою результативность и рентабельность. Его внедрение позволяет: повысить результативность и эффективность работы, предоставить новые услуги и продукты без увеличения штата сотрудников, сократить время и снизить издержки при обслуживании клиентов, сократить время разработки новых продуктов, услуг и направлений деятельности, применить адаптивно-ситуационные подходы к управлению организацией. Данный подход к управлению организацией позволит ей соответствовать тем высоким требованиям, которые сегодня предъявляются внешней средой (государством, обществом), а также позволит на постоянной основе адаптироваться к изменяемым условиям деятельности.
Использованные источники:
1. Громов, А.И. Управление бизнес-процессами: современные методы. монография / А.И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. - Люберцы: Юрайт, 2016.
- 367 с.
2. Панин, И. Н. Процессный подход в управлении предприятием и саморегулирование его деятельности: моногр. / И.Н. Панин, Л.Д. Подлипаев, А.С. Панфилов. - М.: Гелиос АРВ, 2015. - 320 с.
3. Репин В.В., Бизнес-процессы. Регламентация и управление. Учебное пособие/ В.В. Репин, В.Г. Елиферов. ИНФРА-М, 2019 г. - 319 стр.
4. Хатсон, Гарри Надежда как инструмент управления. Мобилизовать команду и достичь выдающихся результатов / Гарри Хатсон , Барбара Перри.
- М.: Альпина Паблишер, 2015. - 262 с.
