CC BY
21Воронков И. С.
магистрант Белгородского государственного научно-исследовательского университета
Ферару Г. С.
д.э.н., доцент Белгородского государственного научно-исследовательского университета
РОЛЬ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СТРАТЕГИЧЕСКОМ
УПРАВЛЕНИИ КОМПАНИЕЙ
Ключевые слова: документооборот, стратегическое управление, электронный документооборот, документооборот в стратегическом управлении.
В настоящее время ежегодное возрастание количества документов бумажного формата приводит к огромным трудностям поиска нужных документов, поддержания их в актуальном состоянии, обеспечения сохранности деловых бумаг компании, режима конфиденциальности и так далее. В соответствии с этим увеличиваются затраты на документооборот, что в свою очередь снижает оперативность принятия управленческих решений.
Идеология построения современных систем электронного документооборота направлена на обеспечение размещения всех документов в едином информационном пространстве, что избавляет любого сотрудника - от рядового работника до генерального директора - от поиска файлов и данных, созданных другими сотрудниками в локальных каталогах на своих компьютерах.
Защита от незаконного вмешательства и конфиденциальность документов (случайной коррекции, ликвидации) обеспечивается за счет методов автоматизации и достигается за счет настройки прав доступа к документации компании и за счет соблюдения протоколирования действий, совершаемых над документами.
В конечном счете, современные системы компьютеризированного документооборота поддерживают весь жизненный цикл работы с электронной документацией, что обеспечивает повышение эффективности работы компании за счет:
• оперативного поиска требуемой информации;
• соблюдения конфиденциальности доступа к документации;
• обновления и актуализации состояния документов;
• четкого определения статуса документов;
• предотвращения утери документации;
• снижения расходов на бумагу;
• накопления корпоративных знаний (включая систему информирования об ознакомлении сотрудника с документом), и другие.
Современная система электронного документооборота обязана поддерживать «жизненный путь» любой значимой информации на всех стадиях жизненного цикла документа: стадия разработки, согласования, утверждения, ввод в действие, использования, контроля исполнения, корректировки, изъятия, архивирования.
стадия согласования принятие
и разработки решения
время Рисунок 1.
Этапы жизненного пути документа на предприятии
Благодаря вышеуказанным технологиям компаниям предоставляется возможность не просто минимизировать потери времени из-за ожидания, а также уменьшить движения сотрудников и, так называемую, «беготню по кабинетам», но и в первую очередь повысить ценность конечного продукта. На рисунке четко обозначены временные рамки стадии согласования и разработки какого-либо документа, которые в три, а иногда и в вчетверо раз превосходят по времени само принятие управленческого решения. Данная ситуация характерна для большинства отраслей российской экономики. Многие руководители компаний не желают внедрять систему электронного документооборота из-за доро-
говизны самого продукта и трат на обеспечение деятельности данной системы. Отказ от компьютерных технологий может оказаться большой ошибкой таких недальновидных менеджеров и руководителей организаций, ведь вся экономия данного метода содержится именно в стратегической перспективе управления предприятием. На первый взгляд может показаться, что выигрыш за счет работы с электронным документооборотом пары минут не сильно скажется на деятельности фирмы. Однако при более внимательном рассмотрении обнаруживается, что данная инновация приводит к существенной экономии времени и сил всех сотрудников компании.
Можно назвать некоторые выгоды, связанные с внедрением компьютеризированного продукта по документообороту:
• ускорение выполнения процессов;
• уменьшение времени выполнения бизнес-функций;
• рациональное распределение нагрузок сотрудников;
• оперативный мониторинг и контроль состояния выполняемых задач;
• анализ статистики выполнения деловых процессов;
• повышение контроля исполнительской дисциплины работников организации;
• анализ загруженности сотрудников и результативности их работы и т.д.
Полностью исключить бумажные документы не представляется возможным в соответствии с российским законодательством и безопасностью самих предприятий1. Однако, для стратегического управления компанией, и для повседневной работы сотрудников в разработке и согласовании документов, мероприятий или каких-либо вопросов электронный документооборот незаменимый помощник.
Появление электронного продукта в компании само по себе ничего не даст. Воздействие на качество управления и эффективность технологии будут ощутимы только в случае полной адаптации и изучения каждым сотрудником основ работы с электронным документооборотом. Результат будет особенно значим при слаженной работе специалистов, наличии высокой корпоративной культуры, а также при соблюдении требований и стандартов работы с информацией. Комплексная работа по компьютеризации документооборота приведет компанию к следующим положительным результатам:
• снижение нагрузок на сотрудников по выполнению рутинных операций;
• повышение ответственности и исполнительской дисциплины;
• обеспечение возможности ускорения процессов, протекающих в организации;
• обеспечение соблюдения регламентов работы организации;
• адекватное восприятие документа со стороны;
• контроль за жизненным циклом документа со стороны менеджеров.
• снижение рисков за счёт прописанных взаимосвязей элементов, которые возможно проследить с помощью моделирования бизнес-процессов предприятия.
Проблемы управления огромным количеством документов, которыми нас наградила бюрократия, актуальны для любой организации. Но особую остроту такие проблемы приобретают при переходе на современные компьютерные технологии, когда документы бумажного типа заменяются электронными. В XXI веке наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Компьютеризация документооборота предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками процесса, позволяет сократить временной промежуток разработки самого документа, а также исключает появление возможных ошибок при подготовке отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечивает комфорт в работе, рациональную организацию работы персонала и уменьшение психологических нагрузок, снижаются и физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затрачиваемое на конкретную работу, серьезно уменьшится. Такие изменения положительно влияют на работоспособность работников организации, это приводит к сокращению объема обрабатываемой информации, а также к появлению дополнительного времени для анализа и принятия управленческих решений.
1 Янковая В.Ф. Проблема разграничения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа» // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2011.- № 11.- С. 49-54.
