CC BY
5Столыпинский вестник №9/2023
Научная статья Original article УДК 002.304
РЕВОЛЮЦИЯ В ЭКОНОМИКЕ: ПРЕИМУЩЕСТВА И ВОЗМОЖНОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБРОТА
REVOLUTION IN THE ECONOMY: ADVANTAGES AND POSSIBILITIES OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
Курныкина Ольга Васильевна, д. э. н., профессор, ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» г. Москва
Безроднова Дарья Андреевна, студент, 4 курс, факультет «Налоги, аудит и бизнес-анализ», ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» г. Москва
Сапрыкина София Ивановна, студент, 4 курс, факультет «Налоги, аудит и бизнес-анализ», ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» г. Москва
Kurnykina Olga Vasilyevna, Doctor of Economics, Professor, "Financial University under the Government of the Russian Federation" Moscow Bezrodnova Darya Andreevna, student, 4th year, Faculty of "Taxes, Audit and Business Analysis", "Financial University under the Government of the Russian Federation" Moscow, bezrodnovaddarya@gmail.com
Столыпинский вестник
4927
Saprykina Sofya Ivanovna, student, 4th year, Faculty of "Taxes, Audit and Business Analysis", "Financial University under the Government of the Russian Federation" Moscow, soffi.sapp2430@gmail.com
Аннотация
Электронный документооборот является важным инструментом для современных организаций, позволяющим эффективно управлять документами и оптимизировать рабочие процессы. Системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр возможностей, включая удобный доступ к документам, повышение безопасности, экономию затрат и экологическую устойчивость. Благодаря использованию таких систем, организации могут сократить время на поиск и обработку документов, улучшить сотрудничество и проводить аналитику данных для принятия более обоснованных бизнес-решений. В данной статье рассматриваются преимущества и возможности систем электронного документооборота, а также их влияние на эффективность работы организации и бизнес-аналитику.
S u m m a r y
Electronic document management is an important tool for modern organizations to effectively manage documents and optimize workflows. Electronic document management systems provide a wide range of opportunities, including convenient access to documents, increased security, cost savings and environmental sustainability. Thanks to the use of such systems, organizations can reduce the time for searching and processing documents improve cooperation and conduct data analytics to make more informed business decisions. This article discusses the advantages and capabilities of electronic document management systems, as well as their impact on the efficiency of the organization and business analytics.
Ключевые слова: электронный документооборот, система, преимущества, возможности, эффективность, безопасность, экономия затрат,
4928
экологическая устойчивость, оптимизация рабочих процессов, сотрудничество, аналитика данных, бизнес-аналитика.
Keywords: electronic document management, system, advantages, opportunities, efficiency, safety, cost savings, environmental sustainability, workflow optimization, collaboration, data analytics, business analytics.
В эпоху цифровых технологий системы электронного документооборота стали переломным моментом для предприятий в различных отраслях. Электронный документооборот представляет собой систему передачи и обмена электронными документами между организациями и государственными учреждениями. Целью электронного документооборота является замена традиционного бумажного документооборота более эффективной и быстрой электронной системой. В основе лежит использование специальных электронных платформ и программ, которые позволяют организациям создавать, отправлять, принимать и обрабатывать различные виды электронных документов. Такие документы могут включать счета-фактуры, договоры, заказы, накладные, отчеты и другие юридически значимые документы.
Главное преимущество электронного документооборота заключается в автоматизации и ускорении процессов обработки и передачи информации. Это позволяет организациям сократить время, затраты и риски, связанные с ручной обработкой бумажных документов. Кроме того, электронный документооборот повышает точность и надежность передачи информации, упрощает процедуру архивирования и хранения документов.
В процессе электронного документооборота используются электронные подписи, чтобы обеспечить юридическую силу и подлинность документов. Электронная подпись гарантирует, что отправитель и получатель документа могут быть однозначно идентифицированы, а также что документ не подвергся изменениям после подписания.
4929
Электронный документооборот имеет ряд преимуществ, таких как повышение эффективности и производительности, улучшение контроля и отслеживания документов, уменьшение использования бумажных носителей и связанных с ними затрат, а также повышение безопасности и конфиденциальности информации.
Реализация системы электронного документооборота позволяет организациям сэкономить время и ресурсы, оптимизировать бизнес-процессы и повысить качество обслуживания клиентов. Более того, ЭДО способствует устойчивому развитию и снижению экологического воздействия благодаря сокращению использования бумажных документов и энергии на их производство и транспортировку.
Электронный документооборот является современным и эффективным инструментом для организаций, позволяющим сократить бюрократию, улучшить бизнес-процессы и снизить затраты. Он приносит множество выгод как для компаний, так и для государственных учреждений, и является неотъемлемой частью цифровой трансформации в современном мире.
Переходя от традиционных бумажных систем к электронным решениям, организации могут получить множество преимуществ и возможностей, которые существенно повлияют на их эффективность, производительность и прибыль. В данной статье исследованы пять ключевых преимуществ и возможностей электронного документооборота в экономике.
К первому и главному преимуществу можно отнести повышенную эффективность и доступность электронного документооборота. Он оптимизирует весь жизненный цикл документа: от создания и хранения до поиска и архивирования. Оцифровывая документы, предприятия устраняют необходимость в физическом пространстве для хранения, сокращают трудоемкие ручные задачи и упрощают процессы поиска документов. Более того, благодаря облачной системе электронного документооборота авторизованный персонал может получить доступ к важным документам из
4930
любого места и в любое время, что расширяет возможности удаленной работы и обеспечивает бесперебойное сотрудничество.
Вторым преимуществом является улучшенная безопасность документов и соответствие требованиям. Физические документы подвержены потере, повреждению и краже, что представляет собой серьезную угрозу безопасности для организаций. Управление электронными документами обеспечивает повышенную безопасность благодаря таким функциям, как контроль доступа, шифрование и контрольные журналы, защищающие конфиденциальную информацию. Кроме того, EDMS способствует соблюдению нормативных требований, облегчая соблюдение отраслевых стандартов и правил, сводя к минимуму юридические риски и потенциальные штрафы.
Третье преимущество экономия затрат и экологическая устойчивость. Внедрение электронного документооборота может привести к существенной экономии средств для бизнеса. Устранив расходы на бумагу, печать и хранение, организации могут более эффективно распределять ресурсы. Кроме того, EDMS сводит к минимуму риск потери или дублирования документов, сокращая эксплуатационные расходы, связанные с поиском и воссозданием потерянных или поврежденных документов. Кроме того, отказ от бумаги способствует экологической устойчивости, сокращая вырубку лесов и углеродный след, связанный с производством и утилизацией бумаги.
Следующее преимущество - оптимизированные рабочие процессы и сотрудничество. Системы электронного документооборота автоматизируют и оптимизируют рабочие процессы, позволяя предприятиям оптимизировать процессы и повысить производительность. Благодаря таким функциям, как контроль версий, уведомления и назначение задач, EDMS гарантирует, что сотрудники работают над последними версиями документов, сокращая количество ошибок и дублирования. Возможности совместной работы в EDMS обеспечивают совместную работу в режиме реального времени, позволяя нескольким заинтересованным сторонам одновременно работать над
4931
документом, улучшая командную работу и ускоряя процессы принятия решений.
К последнему ключевому преимуществу можно отнести аналитику данных и бизнес-аналитику. Одним из преимуществ электронного документооборота, которое часто упускают из виду, является возможность использовать анализ данных и получать ценную бизнес-информацию. EDMS собирает метаданные, позволяя организациям анализировать использование документов, тенденции и закономерности. Такой подход, основанный на данных, позволяет предприятиям выявлять недостатки, оптимизировать процессы и принимать обоснованные решения для постоянного улучшения. Используя эти идеи, организации могут повысить свою конкурентоспособность и адаптироваться к меняющейся динамике рынка.
Преимущества и возможности электронного документооборота в экономике неоспоримы. Благодаря повышенной эффективности, улучшенной безопасности, экономии затрат, оптимизации рабочих процессов и ценной информации предприятия могут пожинать плоды перехода от бумажных систем к надежным электронным решениям. Внедрение управления документами на основе технологий не только расширяет возможности организаций, но и способствует созданию более устойчивой и цифровой экономики. Настало время перейти к электронному управлению документооборота.
Литература
1. Концепция развития электронного документооборота экономической деятельности. Официальный сайт Федеральной налоговой службы. 2020. [Электронный ресурс]
URL: https://www.nalog.gov.ru/rn77/related activities/el doc/knowledge ba se (дата обращения: 19.10.2023)
4932
2. Гильмуллина, Н. Ф. Преимущества и возможности электронного документооборота в экономике // Молодой ученый. — 2022. — № 50 (445). — С. 104-106.
3. Шрэйтэр, К. О. Электронный документооборот: возможности и преимущества / К. О. Шрэйтэр. // Молодой ученый. — 2015. — № 2 (82). — С. 52-55.
4. Алтухов А.И., Дудин М.Н., Анищенко А.Н. Цифровая трансформация как технологическим прорыв и переход на новый уровень развития агропромышленного сектора России // Продовольственная политика и безопасность. 2020. — Том 7. — № 2. — С. 81-96.
5. Инновации в области искусственного интеллекта: продвижение инноваций в области искусственного интеллекта и сотрудничества человека и машины // Deloitte. [Электронный ресурс]
URL: https://www2.deloitte.com/us/en/pages/deloitte-analytics/solutions/analytics-ai.html(дата обращения: 19.10.2023)
6. Artificial intelligence: Empowering a smarter, faster, more agile enterprise // KPMG. [Электронный ресурс] URL: https://advisory.kpmg.us/services/artificial-intelligence.html (дата обращения: 19.10.2023)
Literature
1. The concept of development of electronic document management of economic activity. Official website of the Federal Tax Service. 2020. [Electronic resource] URL: https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/knowledge_base (accessed: 19.10.2023)
2. Gilmullina, N. F. Advantages and opportunities of electronic document management in economics // Young scientist. — 2022. — № 50 (445). — Pp. 104-106.
4933
3. Schreiter, K. O. Electronic document management: opportunities and advantages / K. O. Schreiter. // Young scientist. — 2015. — № 2 (82). — Pp. 52-55.
4. Altukhov A.I., Dudin M.N., Anishchenko A.N. Digital transformation as a technological breakthrough and transition to a new level of development of the agro-industrial sector of Russia // Food policy and security. 2020. — Volume 7. — No. 2. — pp. 81-96.
5. Innovations in the field of artificial intelligence: promotion of innovations in the field of artificial intelligence and human-machine cooperation // Deloitte. [Electronic resource]
URL: https://www2.deloitte.com/us/en/pages/deloitte-
analytics/solutions/analytics-ai.html (accessed: 19.10.2023) 7. Artificial intelligence: Empowering a smarter, faster, more agile enterprise // KPMG. [Electronic resource] URL: https://advisory.kpmg .us/services/artificial-intelligence.html (accessed: 19.10.2023)
© Курныкина О.В., Безроднова Д.А., Сапрыкина С.И., 2023 Научный сетевой журнал «Столыпинский вестник» №10/2023
Для цитирования: Курныкина О.В., Безроднова Д.А., Сапрыкина С.И. РЕВОЛЮЦИЯ В ЭКОНОМИКЕ: ПРЕИМУЩЕСТВА И ВОЗМОЖНОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБРОТА// Научный сетевой журнал «Столыпинский вестник» №10/2023
4934
