CC BY
8УДК 004.94
В.С. Рахманова
РЕШЕНИЕ ПРИКЛАДНОЙ ЗАДАЧИ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ НА БАЗЕ ПРОГРАММНОГО ПАКЕТА MBS NAVISION
В данной статье дается понятие «автоматизация бизнес-процесса». Подробнее рассмотрены: модуль системы «Закупки», описание возможностей модуля, основные настройки, описание и реализация процесса «Закупки».
Ключевые слова: автоматизация процесса закупок, бизнес-процесс, информационные технологии, процесс закупки, управление закупками, выбор поставщиков, договор с поставщиком, спецификация заказа, коммерческое предложение, счет-фактура, анализ.
В настоящее время на рынке IT (Informational Technologies) существует много различных решений, которые могут помочь предприятиям автоматизировать тот или иной бизнес-процесс. Но, пожалуй, для любого производственного предприятия наиболее важным является бизнес-процесс закупок. Поэтому далее рассмотрим подробнее именно этот процесс. Он обеспечивает реализацию таких важных на предприятии функций как создание программного комплекса для сбора, консолидации и обработки заявок по закупке материально-производственных запасов (МПЗ), а также создание оптимального плана закупок, документальной поддержки, согласования поставок (партий, сроков и т.д.), мониторинг поставок. Процесс управления закупками состоит из четырех основных этапов:
1. «Определение потребностей». Процесс снабжения предприятия начинается с обоснованного определения его потребности в МПЗ. Имея такую информацию на определенный момент времени, можно планировать получение сырья или материалов со склада, перемещение их избытков из другого подразделения или закупку недостающих ресурсов.
2. «Формирование заказов на закупку». Портфель заказов формируется отделом логистики исходя из обоснованных потребностей подразделений предприятия. Сначала определяют допустимые условия поставок (цены, сроки, размеры партий), а затем ведут поиск возможных поставщиков. Их выбирают по базам данных, каталогам, прайс-листам, нередко путем проведения конкурсных торгов, расчетов предположительных транспортных и складских затрат. После этого осуществляется размещение заказов и заключение контрактов на поставку товаров по установленным ценам, в заданные срокии в определенных объемах.
3. «Контроль хода исполнения заказов». Если с поставщиком заключен контракт, отдел логистики должен контролировать ход его исполнения. Процесс контроля - это стандартная процедура, устанавливающая способность поставщика выполнять условия контракта. При возникновении проблем с поставками отдел логистики должен узнать об этом как можно скорее для того, чтобы предпринять соответствующие меры.
4. «Получение и проверка товара». Получаемые от поставщиков товары проходят процедуру входного контроля. Если они соответствуют спецификации поставки и удовлетворяют сертификатам качества, то их передают на склад или непосредственно подразделениям предприятия. Процесс получения и проверки поставляемых товаров является обязательным в системе управления закупками [1, 2].
Актуальность темы «Автоматизация бизнес-закупок» растет вследствие того, что в последнее время все более и более популярным становится автоматизация процесса закупок. С точки зрения автоматизации данного процесса важно решить такие типовые задачи: формализовать сам процесс закупок, начиная с заявки на закупку чего-либо и заканчивая доставкой товара; уменьшить вероятность ошибки, получить определенный бизнес-эффект: либо экономятся деньги, либо экономится время.
Для автоматизации работы складского помещения рассматривается информационная система (ИС) MBS Navision, которая включает в себя следующие основные блоки (модули):
I. PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар;
II. PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений;
© Рахманова В.С., 2018.
Научный руководитель: Агеев Юрий Дмитриевич - доктор технических наук, заведующий кафедрой Прикладной информатики, Московский государственный институт международных отношений (филиал в г. Одинцово), Россия.
III. PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа;
IV. PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате.
Далее охарактеризован каждый из этих блоков.
нет
РМЧШ. Подготовка и оформление заявки на товар
'1, Определение потребности в товарах 2. Проверка наличия гавара в справочнике —3. Заведение нового товара в справочник—| да
нет [""^.Подготовказаявкинатовар4 I—5. Согласованиезаявки на говар-6. Оформление заявки на товар*
Рис. 1 «РЛРиО!. Подготовка и оформление заявки на товар»
Ч>—I
—1
ДА
Процесс «PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар» включает в себя задачи: определение потребности в товаре; ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.
При выполнении шага «PRPU01.01. Определение потребности в товарах» происходит определение потребности в товаре, исходя из анализа исторических данных анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок. На шаге «PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике» необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник», иначе - к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар». На шаге «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник» необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные: название, единица измерения, цена единицы, себестоимость единицы, наименование поставщика. При выполнении шага «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар» на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать: код товара, количество товара, дату заказа. На шаге «PRPU01.05. Согласование заявки на товар» исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар», иначе - к шагу «РЯРШ1.06. Оформление заявки на товар».
НЕТ
PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений
I-1. Поиск поставщиков-
I—►2.1
. В вод нового поставщика в справочник
3. Подготовка списка возможных поставщика
4. Огправказапросавсоответствиис заявкой
ДА
5. Получение коммерческих предложений от поставщиков
6. Регистрация коммерческих предложений
7. Выбор подходящихпосгавщиков
Рис. 2 «PRPШ2. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений»
В рамках процесса «PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений» происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.
На шаге «PRPU02.01. Поиск поставщиков» происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков», иначе - к шагу «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник». На шаге «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник» необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация: название, адрес, индекс, город, контактное лицо, закупщик. При выполнении шага «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков» на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных постав-
щиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений. Далее, на шаге «PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой», в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию: наименование товара, количество, сроки доставки. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию: номер запроса, дату отправки, отправителя/составителя запроса. На шаге «PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков» происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков. Далее, на шаге «PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений», полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация: заголовок документа, название поставщика, дата поступления, номер запроса, название товара, количество, цена, срок доставки, дополнительные условия. При выполнении шага «РЯРи02.07. Выбор подходящих поставщиков» на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.
В рамках процесса «PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа» проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить потребности на товары или услуги данной фирмы. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.
На шаге «РЯРШЗШ. Проверка наличия соглашения с поставщиком» ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками. Если такое соглашение отсутствует, необходимо перейти к шагу «PRPU03.03. Оформление заказа», в противном случае - к шагу «PRPU03.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком». При выполнении шага «РКРШ3.02. Оформление или продление соглашения с поставщиком» необходимо заключить или продлить соглашения с теми поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения. Если необходимо заключить соглашение, нужно в справочнике поставщиков найти соответствующую запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком. В соглашении необходимо указать следующую информацию: номер соглашения, название поставщика, описание, дату заключения соглашения. На шаге «PRPU03.03. Оформление заказа» ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. Далее на шаге «РКРШ3.04. Согласование заказа» оформленный заказ нужно согласовать с руководителем функционального отдела. Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU03.03. Оформление заказа», иначе - к шагу «PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику». На шаге «PRPU03.05. Отправка заказа выбранному поставщику» согласованный заказ отправляют поставщику. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале и внести следующую информацию: номер заказа, ФИО отправителя, дату отправки.
Р1*РиОЗ. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа
-1, Проверка наличия соглашения с поставщиком-
>2, Оформление или продление соглашения с поставщиком ^
ДА
—3. Оформление заказа*_
4, Согласованиезаказа 4-1 ДА
'5, Огправказаказавыбранномупоставщику,
Рис. 3 «РБРШЗ. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа»
РЫР104. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате
Ч. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом
5, Выполнение обязательств по пптатрзягазя^ М да
6, Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате
7, Получение уведомления о сроках готовности
Рис. 4 «РБРШ4. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате»
В рамках процесса «PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате» происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершение процесса нужно получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.
На шаге «PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом» ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов заполняют следующие поля: номер счета-фактуры, номер заказа, дата получения счета-фактуры, ФИО сотрудника, получившего документ. Далее на шаге «PRPU04.02. Проверка счета-фактуры» ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-фактуру с согласованным заказом. Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры», в противном случае - к шагу «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика». На шаге «PRPU04.03. Согласование полученного счета-фактуры» полученный и проверенный счет-фактуру нужно согласовать с руководителем. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика», иначе - к шагу «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа». При выполнении шага «PRPU04.04. Уточнение информации у поставщика» все расхождения, найденные на предыдущих шагах, должны быть согласованы с поставщиком. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда можно перейти к шагу «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа», иначе - к шагу «PRPU04.01. Получение счета-фактуры в соответствии с заказом». Далее на шаге «PRPU04.05. Выполнение обязательств по оплате заказа» ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа. Шаг «PRPU04.06. Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате» включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Шаг «PRPU04.07. Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке» включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к отгрузке от поставщика [3, 5].
Для проверки универсальности данной модели автоматизации бизнес-процесса управления закупками проведен анализ времени поставки МПЗ на три предприятия различных отраслей: 1) типография, где время поставки МПЗ не ограничены сроком их использования; 2) молочный комбинат, для которого время поставки ограничена малым сроком используемого сырья; 3) продуктовый магазин, сочетающий комбинации двух предыдущих вариантов. Результаты отражены на рисунке 5.
Процессы Типография Молочный комбинат Продуктовый магазин
Количество налиейованнн товара 6 1 25
Количество поставщиков 2 1 постоянный 3 оптовые базы
Время за счет автоматизации, iihh
до после до после ДО после
1. Подготовка и оформление заявки на товар 180 7 30 5 210 55
2. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложении 120 30 60 15 1.00 25
3. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа 960 120 360 90 360 90
4. Получение счета-фактуры н выполнение обязательств по оплате 180 50 30 10 930 220
ИТОГО, час 24 б 8 1,5 25 8
Рис. 5 Сравнение экономии времени за счет внедрения ИС MBS Navision
Выводы:
1. Данная модель автоматизации такого бизнес-процесса как управление закупками универсальна для любого типа предприятия, т. к. достигается эффект экономии времени в четыре раза, что немаловажно для непрерывного производства.
2. Совершенствование бизнес-процессов достигается на основе одной из двух методологических концепций: оптимизации или реинжиниринга. Оценка проблем бизнеса и состояния бизнес-процессов в сочетании с уточнением функциональных возможностей информационных систем управления позволяет подобрать адекватную концепцию, уточнить цели и возможности информатизации, снизить вероятность ошибочных управленческих решений.
Библиографический список
1.Анкудимова Е.П., Ишкова С.В. Автоматизация бизнес-процесса закупок // Научное сообщество студентов XXI столетия. - URL: http://sibac.info/archive/economy/6.pdf (дата обращения 06.03.2018)
2.Автоматизация закупочных процедур // Журнал Elma. - URL: https://www.elma-bpm.ru/journal/index.php?ELEMENT_ID=5369 (дата обращения 06.03.2018)
3.Лекция 5: Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс «закупки» // НОУ ИНТУИТ. - URL: https://www.intuit.ru/studies/courses/955/268/lecture/6820 (дата обращения 06.03.2018)
4.Качественный склад за 90 дней // Российский специализированный журнал «Логистика». -http://www.logistika-prim.ru/articles/kachestvennyy-sklad-za-90-dney (дата обращения: 06.03.2018).
5.Microsoft Dynamics NAV — что это за программа? // WindowsTen. - URL: https://windowsten.ru/programma-microsoft-dynamics-nav/ (дата обращения: 06.03 2018).
6.Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.
РАХМАНОВА ВИКТОРИЯ СЕРГЕЕВНА - магистрант, Московский государственный институт международных отношений (филиал в г. Одинцово), Россия.
