CC BY
81
67 -♦
Alexander Vladimirovich Gugelev,
Doctor of Economics, professor, head of the department of management, Saratov socio-economic institute (branch) of Plekhanov Russian University of Economics
УДК 657.6
Александр Владимирович Гугелев,
доктор экономических наук, профессор, зав. кафедрой менеджмента, Саратовский социально-экономический институт (филиал)
РЭУ им. Г.В. Плеханова
a.gugelev@yandex.ru
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОВЫШЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ И ЦЕННОСТИ ВНЕШНЕГО АУДИТА СМК
В статье представлены предложения по повышению результативности и ценности внешнего аудита. Соблюдение этих правил даст организации помимо общих преимуществ сертификации систем менеджмента качества и экологического менеджмента: возможность участия в конкурсах на участие в выполнении работ, отдающих в конкурсных процедурах предпочтение организациям, имеющим сертифицированные системы менеджмента; официальное подтверждение способности организации гарантировать качество продукции и защиту окружающей среды; повышение престижа организации и доверия к ней потребителей и других заинтересованных сторон и дополнительная известность организации путем включения ее в регистрационные перечни сертифицированных систем - возможность значительно повысить эффективность деятельности за счет увеличения ценности от аудита.
Ключевые слова: аудит качества, сертификация, результативность.
RECOMMENDATIONS FOR IMPROVING THE EFFICIENCY AND RELEVANCE OF EXTERNAL AUDIT OF QMS
The article suggests ways to increase the effectiveness and relevance of external audit. Implementation of those suggestions, in addition to general advantages of the certification of quality management system and environmental management system (ability to participate in tenders that give preference to organizations that have certified management systems, official confirmation of the organization's ability to guarantee product quality and protect the environment, better reputation and improving public image among consumers and other interested parties as well as additional publicity through inclusion in the registration lists of certified business systems), will significantly improve the efficiency of business operations by increasing the importance of the audit.
Keywords: quality audit, certification, effectiveness.
Международные стандарты ИСО серий 9000 и 14000 подчеркивают значение аудита как инструмента руководства организации по сбору объективных данных и подтверждению результативности и эффективного внедрения и функционирования систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента. Согласно ГОСТ Р ИСО 90012015 аудитирование является средством оценивания результативности системы менеджмента качества (СМК) с целью выявить риски и установить, выполняются ли требования. Для того чтобы аудиты были эффективными, необходимо собрать материальные и нематериальные свидетельства. Также должны применяться корректирующие действия и действия по улучшению, основанные на анализе собранных свидетельств. Собранные сведения могут приводить к инновациям, приближая систему менеджмента качества к более высоким уровням [1].
Аудит, наряду с испытаниями, контролем и сертификацией, - один из видов деятельности по оценке соответствия, заключающейся в доказатель-
стве того, что заданные требования к продукции, процессу, системе, лицу или органу выполнены (ГОСТ Р ИСО/МЭК 17000-2012). Аудит является при этом методом получения свидетельств для принятия обоснованного решения о том, что выполнение заданных требований доказано.
Деятельность по аудиту, имеющая целью получение достоверной всесторонней, полной, необходимой и достаточной информации для последующей объективной оценки и установления степени выполнения заданных требований, регламентирована в России международными и национальными российскими стандартами, а также документами по стандартизации на их основе, конкретизирующими их требования в рамках систем сертификации и органов по сертификации систем менеджмента качества, систем экологического менеджмента и других систем менеджмента (рисунок).
В деятельности по оценке соответствия на основе функционального подхода, включающей последовательное выполнение таких функций, как выбор, определение, итоговая проверка, и под-
68 ♦-
ДС органов по сертификации, регламентирующие проведение аудитов систем менеджмента
ДС систем сертификации, регламентирующие проведение аудитов систем менеджмента
ГОСТ Р 56570-2015 Системы менеджмента качества организаций авиационной, космической и оборонной промышленности. Требования к проведению аудита
ГОСТ Р 55568-2013. Порядок сертификации систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента
ГОСТРИСО 19011-2012. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента
ГОСТ ИСО/МЭК 17021-2012. Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента
ГОСТ ИСО/МЭК 17000-2012 Оценка соответствия. Словарь и общие принципы
Иерархия документов по стандартизации, регламентирующих деятельность по аудиту систем менеджмента
тверждение соответствия, аудит, наряду с испытанием, контролем и паритетной оценкой, является одним из видов действий при выполнении функции определения, предпринимаемых с целью получения полной информации о выполнении заданных требований объектом оценки соответствия или его образцом (ГОСТ Р ИСО 17000-2012 «Оценка соответствия. Словарь и общие принципы»).
Независимость, объективность и, как следствие, беспристрастность и достоверность оценок обеспечивают аудиты, проводимые третьей стороной, осуществляемые независимыми от первой стороны (поставщика) и второй стороны (потребителя) спе-
циализированными организациями - органами по сертификации, надзорными органами.
Однако на практике беспристрастность и достоверность выступают зачастую как фактор, сдерживающий развитие и карающий организацию за это развитие, понимаемое в сегодняшней парадигме оценки соответствия как отклонение от установленных требований национального стандарта [3]. Для снижения риска такого воздействия автор ниже предлагает действия по повышению не только результативности, но и ценности внешнего аудита. Для наглядности данные предложения обобщены в таблице (таблица).
Правила взаимодействия по повышению ценности внешнего аудита
Действия организации Действия аудиторов
1. Понимать и учитывать ожидания и корпоративную культуру аудитируемой компании
а) изложить и систематически актуализировать описание основных элементов корпоративной культуры и достижений компании в Описании системы менеджмента качества; б) включать в комплект документов, направляемых аудиторам, описание Миссии, Видения, Стратегии, корпоративного «Кодекса поведения сотрудников», а также другие документы, затрагивающие различные уникальные аспекты корпоративной культуры а) познакомиться с историей компании на ее сайте в интернете и с предоставленными ею материалами; б) обсудить соответствующие аспекты с консультантами и аудиторами, посещавшими компанию ранее; в) предусмотреть перед официальным началом аудита встречу с руководством компании для получения информации об ее истории и динамике развития; г) учитывать данные аспекты при планировании и проведении аудита
Швы 1994-5094 69 ►-4 Продолжение табл
Действия организации Действия аудиторов
2. Идентифицировать проблемные зоны, на которые следует обратить внимание при аудите
Определять и доводить до сведения команды по аудиту, как минимум, в начале аудита, а лучше - еще на стадии подготовки плана аудита области деятельности, объективная характеристика функционирования которых со стороны аудиторов была бы особенно интересна и важна руководству компании а) изучить «сертификационную историю» компании, в том числе хронологию выявленных ранее несоответствий и реакцию на них компании; б) учесть при планировании «маршрута аудита» необходимость более тщательного исследования тех областей деятельности, объективная характеристика функционирования которых со стороны аудиторов особенно важна для руководителей компании (путем выбора соответствующих подразделений, разделов стандарта и продолжительности их аудита)
3. Понимать и учитывать отраслевые риски и риски, специфические для компании
Сообщать аудиторам о проблемных технологических и производственных зонах/областях отрасли и компании, а также о проблемных процессах, где происходит больше всего сбоев, несоответствий и ошибок а) обратить особое внимание на сведения, полученные в период подготовки к аудиту и во время его проведения, относительно существенных изменений, произошедших в компании с момента предыдущего аудита (например: о передаче какой-то деятельности на аутсорсинг, освоении нового оборудования, появлении специфических требований потребителя, изменении законодательства и т.п. Обсудить данные сведения с членами команды по аудиту, имеющими соответствующую отраслевую компетентность, при необходимости восполнить пробел в своих знаниях по соответствующим техническим или технологическим вопросам; б) при планировании аудита учитывать проблемные виды деятельности, связанные с высокими рисками, и обеспечивать более подробное исследование соответствующих разделов стандарта в подразделениях, осуществляющих такую деятельность
4. Проводить тщательный анализ соответствия деятельности законодательным и нормативным требованиям
Включит в описание СМК (Руководство по качеству) или дополнительно включать в комплект документов, направляемых аудиторам, информацию: - о требованиях законодательных и нормативных актов; - об условиях получения и поддержания в силе соответствующих лицензий и разрешений; - о внутренних механизмах надзора за соблюдением указанных требований а) знать требования относящихся к отрасли законодательных и нормативных актов и проверять в ходе аудита их исполнение; б) в ходе аудита проанализировать действующий в компании порядок надзора за соблюдением соответствующих законодательных и нормативных требований; в) запланировать встречу с представителями надзорных органов для получения информации о соответствии деятельности компании законодательным и нормативным требованиям
5. Адекватно распределять время аудита между подразделениями
Анализировать представленный план аудита и вносить аргументированные предложения о корректировке состава аудитируемых подразделений, проверяемых в них разделах стандарта и продолжительности их аудита а) корректировать планы аудита с учетом замечаний и рекомендаций компании; б) планировать аудит таким образом, чтобы продолжительность анализа функционирования ключевых подразделений составляла не менее трети общей трудоемкости аудита; в) обеспечить, чтобы анализ выполнения требований п.8 ГОСТ Р ИСО 9001-2015 охватывал все производства, заявленные в области сертификации
6. Больше внимания уделять процессам, а не процедурам
а) не превращать документирование процессов в самоцель. Больше внимания уделять установлению ключевых характеристик процессов: • требований к «входам» и «выходам»; • контрольных точек и показателей приемлемости хода процессов в этих точках; • механизмов мониторинга хода процессов; • критериев результативности и эффективности процессов; • механизмов реализации корректирующих и предупреждающих действий; • механизмов планирования новых целей; б) включать в комплект документов, направляемых аудиторам, данные по мониторингу и анализу процессов а) учитывать, что документированные процедуры, технологические регламенты, рабочие инструкции и т.п. могут быть необходимы для того, чтобы организация планировала функционирование своих процессов и управляла ими, но движущей силой компании является все-таки результативность функционирования системы взаимодействующих процессов; б) планировать и проводить «сквозной» аудит сертифицируемой бизнес-деятельности, позволяющий анализировать действия на стыках процессов; в) планировать проведение аудита ключевых бизнес-процессов компетентным в отраслевой специфике аудиторами; г) тщательно изучать материалы по аудитируемым процессам, предоставленные организацией; д) на проведение аудита процесса выделять не менее полутора-двух часов
Продолжение табл.
Действия организации Действия аудиторов
7. Больше фокусироваться на результатах и меньше на записях
а) при анализе и оценке результативности управления процессами больше внимания уделять степени удовлетворенности потребителей их результатами, устойчивости и улучшению показателей процессов; б) при идентификации необходимых записей учитывать: • «ближние» цели - обеспечение сбора информации, позволяющей осуществлять контроль за «невыходом» соответствующих показателей за границы приемлемости; • «дальние» цели - обеспечение максимально полного использования собираемой информации для оценки показателей устойчивости и воспроизводимости процессов на основе статистических методов б) получать дополнительную информацию, подтверждающую результативность анализируемой деятельности, путем: • интервью с внутренними и (при возможности) с внешними «потребителями процессов»; • выборочной проверки хода процессов в их критических точках и на «выходе»; • получения (при возможности) информации от внешних контролирующих органов
8. Помнить, что действенность системы зависит от полноты применения принципов менеджмента качества
Понимать, что в составе требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 не в равной степени отчетливо выражены все семь принципов. В частности, в тексте этого стандарта не отражены следующие моменты [2]. 1. Создание механизмов повышения приверженности потребителей, приводящих к повторному бизнес-сотрудничеству, - принцип «Ориентация на потребителей». 2. Ответственность руководителей всех уровней за создание и поддержание такой внутренней среды, в которой работники могут стать полностью вовлеченными в деятельность по достижению целей компании, - принцип «Лидерство». 3. Создание механизмов мотивации, направленных на воспитание преданных, увлеченных сотрудников, активно участвующих в деятельности по улучшению, -принцип «Вовлечение людей». 4. Создание механизмов измерения способности ключевых видов деятельности, ее анализа и повышения результативности, а также оптимизация СМК и ее процессов, позволяющая достигать целей организации наиболее результативным и эффективным способом -принцип «Процессный подход». 5. Обучение работников методам и инструментам постоянного улучшения - принцип «Постоянное улучшение». 6. Разработка и санкционирование к применению методов анализа данных и информации - принцип «Принятие решений на основе свидетельств». 7. Стимулирование, признание и поощрение улучшений и достижений у поставщиков - принцип «Взаимовыгодные отношения» а) освоить и пропагандировать методы развития СМК на базе восьми принципов менеджмента качества в редакции стандарта ГОСТ Р ИСО 9004-2010; б) рекомендовать аудитируемой компании при планировании улучшений расширять рамки применения СМК за пределы требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 с учетом семи принципов менеджмента качества в редакции стандарта ГОСТ Р ИСО 9004-2010
9. Обеспечить максимальную объективность свидетельств аудита
а) понимать, что заказчиком аудита является руководство компании, которое хотело бы получить объективную оценку состояния дел. В связи этим аудитируемым подразделениям не следует заранее готовить и «подсовывать» аудиторам «хорошие» свидетельства аудита; б) понимать сильные и слабые стороны метода выборочной проверки, лежащего в основе аудита третьей стороны; в) приветствовать обновление состава команды аудиторов а) не соглашаться на проведение анализа свидетельств аудита, предлагаемых аудитируемым подразделением, осуществлять выборку примеров случайным образом; б) при выявлении несоответствий расширять выборку для проведения углубленного исследования данной деятельности и установления того, являются ли они случайными или системными ошибками; в) проводить коллективное обсуждение в команде по аудиту обоснованности отнесения свидетельств аудита к несоответствиям
ISSN 1994-5094 ь 71 А
г \ Продолжение табл
Действия организации Действия аудиторов
10. Использовать «целостный» подход к свидетельствам, собранным в ходе аудита, вместо фокусирования усилий на отдельных пунктах стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015
а) разъяснять аудиторам взаимосвязь механизмов управления в компании; б) обеспечивать сохранение целостности СМК при реализации мероприятий по устранению причин выявленных несоответствий а) анализировать взаимосвязь механизмов управления в компании и выявлять противоречия или слабые места их взаимодействия; б) при анализе достаточности корректирующих действий рассматривать их не только с точки зрения исключения повторений в месте выявления несоответствия, но и влияние их на сохранение целостности СМК
11. Оставлять оценку свидетельств аудита на самый его конец, после оценки рисков и использования «здравого смысла»
Обсуждать совместно с аудиторами потенциальные последствия выявленных несоответствий с учетом: • совокупных результатов всех выявленных несоответствий; • специфики выявленных несоответствий и связанных с ними рисков; • точной интерпретации требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 а) хорошо освоить основы теории рисков; б) четко руководствоваться при оценивании несоответствий требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015; в) тяжесть выявленных несоответствий оценивать с учетом степени их «системности» и связанных с несоответствиями рисков их негативного влияния на способность СМК выполнять свое предназначение [4]
12. Соотносить результаты аудита с оценкой их последующего влияния на повышение способности компании предоставлять соответствующую продукцию
а) понимать, что постоянное улучшение - это повторяющаяся деятельность по повышению СПОСОБНОСТИ выполнять требования ГОСТ Р ИСО 9001-2015; б) анализировать и реализовывать рекомендации, предложенные аудиторами в отчете по аудиту; в) фиксировать и устранять проблемы, на которые в ходе аудита не обратили внимания аудиторы, но которые стали очевидны сопровождающим их лицам или сотрудникам аудитируемых подразделений а) отмечать и доводить до сведения руководства аудитируемой компании выявленный в ходе аудита положительный опыт реализации тех или иных требований ГОСТ Р ИСО 9001-2015, который может быть распространен в других подразделениях внутри компании; б) рассказывать о положительном опыте других компаний; в) критически относиться к ситуациям, когда по выявленным несоответствиям организацией в дополнение к коррекции не разрабатываются корректирующие действия
13. Взвешенно и по-деловому относиться к содержанию и обоснованности выявленных несоответствий
а) воспринимать выявленные несоответствия как возможность улучшить свою деятельность, а не как повод для выявления и наказания виновных; б) оценивать несоответствия как сбои в системе в целом, а не в каком-то отдельном подразделении; в) не воспринимать критические несоответствия как «крушение надежд» и повод для репрессий. Понимать, что аудиторы проверяют соответствие деятельности не Уголовному кодексу, а модели системы менеджмента качества, выбранной самой организацией. Поэтому и критические, и некритические несоответствия в равной степени говорят только о том, что в СМК выявлены несоответствия именно этой модели. И те, и другие ДОЛЖНЫ БЫТЬ УСТРАНЕНЫ, чтобы орган по сертификации признал обоснованным соответствие СМК выбранной модели. Другое дело, что доказательства устранения критических несоответствий должны быть представлены и подтверждены в достаточно ОГРАНИЧЕННЫЙ срок, а некритических - вплоть до следующего аудита; г) не соглашаться и оспаривать несоответствия, которые компания считает недостаточно обоснованными а) находить консенсус внутри аудиторской группы по поводу классификации выявленных несоответствий; б) разъяснять компании потенциальные последствия выявленных несоответствий, желательно на «языке денег»; в) в случае несогласия аудитируемых с выявленными несоответствиями не давить на них, а действовать методом разъяснений и убеждения, внимательно выслушивая их аргументацию
Окончание табл.
Действия организации Действия аудиторов
14. Обеспечить обоснованность заключений по аудиту и нацеленность отчета об аудите на правильную «аудиторию»
а) знакомить с отчетом по аудиту не только первое лицо, а и других руководителей, в том числе - ответственных за элементы СМК; б) понимать, что аудит - это ВЫБОРОЧНАЯ проверка, и не воспринимать отсутствие зафиксированных несоответствий как идеальное состояние: несоответствия могут иметь место в других местах, не подвергнутых аудиту а) понимать, что ожидания высшего руководства могут и, вероятно, будут отличаться от ожиданий представителя руководства; б) понимать, что для компании в равной степени важны как выявленные «свежим взглядом» несоответствия, так и рекомендации относительно «потенциала для улучшений»; в) понимать, что для многих компаний очень важно, чтобы рекомендации были выражены в письменной форме; г) интересоваться о реакции компании на рекомендации, зафиксированные в ходе предыдущего аудита; д) делать, насколько это уместно, акцент на положительных результатах
15. Использовать аудит третьей стороны для повышения компетентности сотрудников компании в области менеджмента качества [4]
Использовать внешний аудит для «тренинга» собственных сотрудников, участвующих в менеджменте качества на разных уровнях, прежде всего - внутренних аудиторов а) рекомендовать сопровождать команду по аудиту максимально возможному количеству лиц, непосредственно участвующих в менеджменте качества (уполномоченных по СМК в подразделениях, внутренних аудиторов, сотрудников служб качества и т.п.); б) всесторонне обосновывать и доводить до аудитируемых лиц и руководителей подразделений все свои заключения, чтобы у них было четкое представление как о содержании несоответствий, так и о доказательности примеров соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015
На наш взгляд, соблюдение этих правил даст организации помимо общих преимуществ сертификации систем менеджмента качества и экологического менеджмента (возможность участия в конкурсах на участие в выполнении работ, отдающих в конкурсных процедурах предпочтение организациям, имеющим сертифицированные системы менеджмента; официальное подтверждение способности организации гарантировать качество продукции и защиту окружающей среды; повышение престижа организации и доверия к ней потребителей и других заинтересованных сторон и дополнительную известность организации путем включения ее в регистрационные перечни сертифицированных систем) возможность
значительно повысить эффективность деятельности за счет повышения ценности от аудита.
1. Гугелев А.В. Инновационный менеджмент на промышленном предприятии. Саратов, 1999.
2. Гугелев А.В. Формирование систем менеджмента качества предприятий наукоемких отраслей // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2005. № 10. С. 27-31.
3. КачаловВ.А., КарякинР.А. Аудит, добавляющий ценность, - это вопрос партнерства // Методы менеджмента качества. 2010. № 4. С. 18-23.
4. Bushuyev A.N., Gugelev A.V., Yashin N.S. Standard regulation of corporate management // Mediterranean Journal of Social Sciences. 2014. Т. 5. № 24. Р. 442-447.
