CC BY
42
РЕИНЖИНИРИНГ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ
ОРГАНИЗАЦИИ
Б.Н. Герасимов, д-р экон. наук, профессор А.А. Чайковская, студент Международный институт рынка (Россия, г. Самара)
Аннотация. В современных экономических условиях организации сталкиваются с проблемами. Разработана модель реинжиниринга процесса управления информацией организации. Определены наиболее целесообразные задачи, которые позволят решить проблемы процесса управления информацией в организации. Представлена технология задачи «Организация проектирования информационной системы».
Ключевые слова: организация, процесс, подпроцесс, реинжиниринг, управление, технология.
Информация - одна из сложнейших еще полностью не раскрытых областей современной науки и практики. В настоящее время не существует четкого определения понятия информации как совокупности сведений, данных, знаний. В философии информация - это нарушение монотонности. В кибернетике количество информации связывается с энтропией, т.е. со способностью энергии к превращениям, изменению состояния (формы или содержания) [1].
Управление экономическими системами, их процессами и подпроцессами предполагает выработку, преобразование, сопровождение и применение различных видов информации. Информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Основные требования, предъявляемые к управленческой информации: надежность, достоверность, своевременность, адресность, возможность многократного использования [5]. Действительно ценной является та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной ситуации организации или вне её. Особенности управленческой информация [8]:
- большие объемы информации обрабатываются в ограниченные сроки;
- исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных точек зрения в самой организации и с учетом требований потребителей;
- исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.
ООО «Бигвилл» - это интернет-издание, которое существует с 2013 г. На сайте действует несколько разделов, в рамках которых выходят материалы организации, как редакционные, так и рекламные, в т.ч.: «Новости»,
«Стиль жизни», «Город и герои», «Еда», «Карьера». В организации существует три отдела: журналистики, новостей и рекламы. В ООО «Бигвилл» работают следующие специалисты: директор, главный редактор, менеджер по СМИ, редактор новостного отдела, 10 журналистов, 2 новостника, 3 менеджера по рекламе.
Диагностика ООО «Бигвилл» показала наличие следующих действующих подпроцессов в рамках процесса «Управление информацией»: управление потребностью в информации, управление портфелем заказов на информации, управление качеством информационных процессов, управление приобретением информации, управление оценкой информации, управление продажей информации, управление правовым обеспечением информации, управление сопровождением информации, управление информационными технологиями [4, 11].
Однако в организациях существуют проблемы, к которым относятся:
- недостаточная квалификация персонала. Для того, чтобы качественно осуществлять сбор информации, которая необходима, в первую очередь, для изготовления продукции организации, нужно уметь делать это на высоком уровне;
- дополнительные финансовые вложения для обеспечения работы;
недобросовестное отношение рекламодателей к предоставляемой информации. В случае, если информация, на базе которой пишется материал, недостоверна, страдает репутация издания;
низкий уровень безопасности в интернете. Существует риск проникновение вирусов на компьютеры;
недобросовестное отношение сотрудников к хранению и проверке информации, в т.ч. уничтожение исходные данных после выхода в свет материала.
Таблица 1. Проблемы и подпроцессы, решающие проблемы
Наименование проблемы Причины возникновения Наименование подпроцессов для решения проблем
Отсутствие системности в решении задач организации Неэффективное распределение бюджета Дорогостоящее программное обеспечение 1. Управление информационной политикой 2. Управление использованием информационной системы 3. Управление использованием информационной системы 4. Управление эффективностью информационной деятельности
Недобросовестное отношение рекламодателей к предоставлению информации Слабая информированность рекламодателей Недостаточный уровень ответственности за этот вопрос у персонала 1. Управление информационной политикой 2. Управление использованием информационной системы 3. Управление использованием информационной системы 4. Управление рекламной деятельностью
Низкий уровень безопасности в интернете Дорогостоящее программное обеспечение Недостаточный уровень ответственности у персонала 1. Управление информационной политикой 2. Управление использованием информационной системы 3. Управление использованием информационной системы 4. Управление эффективностью информационной деятельности
Недобросовестное отношение сотрудников к хранению и контролю информации Недостаточный уровень компетентности и ответственности специалистов организации 1. Управление информационной политикой 2. Управление использованием информационной системы 3. Управление использованием информационной системы
В любой организации существуют различные факторы, влияющие на успешность её работы. Рассмотрим проблемы, возникающие в ООО «Бигвилл» в процессе «Управление информацией», а также возможности для их устранения (табл. 1).
В результате исследования проблем была выявлена потребность введения новых подпроцессов в рамках процесса «Управление информацией», в т.ч. управление информационной политикой, управление проектированием информационной системы, управление использованием информационой системы.
Подпроцесс «Управление рекламной деятельности» в ООО «Бигвилл» существует в организации, но требует постоянного развития в связи с появлением конкурентов и новых областей деятельности. А разработка и внедрение подпроцесса «Управление эффективностью информационной деятельностью» станет возможна после реализации трех указанных выше подпроцессов. Для того, чтобы весь процесс «Управление информацией» работал качественно и эффективно, необходимо нормальное функционирование всех подпроцессов данного процесса.
Дадим характеристику новых подпроцессов по работе [9].
Управление информационной политикой -это процесс по формированию и продвижению основных постулатов и принципов использования информации в процессе управления информацией.
Управление проектированием информационной системы - это деятельность по построению контуров и архитектуры форм и содержания информационных потоков в соответствии с потребностями организации, её подразделений, управленцев и специалистов.
Управление использованием информационной системы - это деятельность по обеспечению информацией подразделений и работников организации, использование сведений и данных для решения задач и принятия управленческих решений. Модель процесса «Управление информацией» представлен на рис. 1.
Рисунок 1. Модель процесса «Управление информацией»
Для понимания, что конкретно нужно де- процесса «Управление информацией» по ра-лать для того, чтобы все подпроцессы работа- ботам [2, 3] (табл. 2). ли слаженно, определим функционально-полный состав задач новых подпроцессов
Таблица 2. Функционально-полный состав задач новых подпроцессов процесса «Управление информацией»_
Наименование подпроцесса Н Пр Пл О У Кн А Р Кр
Управление информационной политикой + + + + + + + + +
Управление проектированием информационной системы + - - + - - + + +
Управление использованием информационной системы + - - + + + + + +
В соответствии с табл. 2 было определено 25 задач в рамках новых подпроцессов, отмеченных знаком «+». Однако одновременно их разработать и внедрить достаточно трудоемко.
В процессе реинжиниринга организации по работам [2, 10, 13] используется система оценок показателей важности и сложности реализации задач. В качестве параметров важности выбраны надежность (Н),. достоверность (Д), своевременность (С), гибкость (Г), помехозащищенность (П). В качестве параметров сложности реализации задач выбраны матема-
тическое обеспечение (Мо), информационное обеспечение (Ио), техническое обеспечение (То), методическое обеспечение (МЕо), кадровое обеспечение (Ко).
На основе параметров важности и сложности были определены оценки целесообразности реализации новых задач [6, 7]. На основе значений параметра целесообразности были определены три очереди реализации новых задач. Фрагмент первой очереди реализации новых задач представлен на табл. 3.
аблица 3. Параметры целесообразности реализации новых задач
№ п/п Наименование задачи Значения важности Значения сложности Щ
Н Д С Г П Мо Но То Мо Ко
l Планирование информационной политики 0,8 0,9 0,8 0,9 0,9 0,8 0,8 0,9 l 0,9 2,55
2 Организация проектирования информационных систем 0,9 0,8 0,8 0,9 l 0,9 0.9 0,9 0,9 0,9 2,l5
3 Организация использования информационных систем l 0,9 0,9 l l 0,8 0,8 0,9 0,8 0,8 2,75
4 Контроль проектирования информационных систем 0,9 0,8 l 0,9 0,8 0,9 0,9 0,8 0,9 0,8 2,25
5 Анализ использования информационных систем l 0,9 l 0,9 0,9 0,8 0,8 0,9 l 0,9 2,5
Для успешной реализации задачи «Органи- и выходная информация и процедуры реше-зация проектирования информационной сис- ния. Фрагмент технологии решения этой зада-темы» по работе [4] были определены входная чи представлен в табл. 4.
Таблица 4. Технология решения задачи «Организация проектирования информационной сис-
темы» (фрагмент)
Входная информация Процедуры решения Выходная информация
Информация об обмене информацией внутри организации Нормативы, предъявляемые к обмену информацией внутри организации Содержание существующих информационной системы Список возможных для адаптации в организации информационной системы 1. Проведение мероприятий, призванных выявить системность в обмене информацией в организации 2. Проведение мероприятий по оценке эффективности информационной системы 3. Выявление соответствия существующей информационной системы нормам 4. Определение актуальности каждого из вариантов 5. Выявление потенциально подходящих информационных систем Структура информационной системы организации Информация о соответствии информационной системы нормам Инструкции для пользователей информационной системы
Аналогично была произведена технологи- ции задач был определен состав специалистов,
зация других задач всех выбранных к внедре- которые будут решать новые задачи в органи-
нию подпроцессов процесса «Управление ин- зации (табл. 5). формацией» в организации [10]. Для реализа-
Таблица 5. Состав специалистов для решения новых задач в ООО «Бигвилл»
Подпроцесс Специалист Основные функции специалиста
Управление проектированием информационной системы Управление использованием информационной системы Аудитор (1 чел.) Получение достоверной информации о состоянии существующей системы управления организацией Выявление проблем в существующей системы управления организацией
Консультант (1 чел.) Анализ проблем в существующей системе управления организацией Разработка новой системы управления организацией с учетом проведенного анализа
Управление информационными технологиями Менеджер по информационным процессам (1 чел.) Помощь в адаптации к системе управления организацией Доведение до руководства несовершенств в системе управления организацией
На каждого нового специалиста будут возложены новые задачи, которые он должен решать в рамках организации ООО «Бигвилл». Учитывая недостаточную эффективность информационной деятельности в организации, новые специалисты, призваны решить существующие проблемы. Численность персонала ООО «Бигвилл» увеличится с 19 чел. до 22, тем самым, удастся оптимизировать многие организационные связи, и будет снята нагрузка с ведущих специалистов и управленческого персонала.
Таким образом, реинжиниринг процессов организации включает в себя определенные этапы в соответствии с работой [2, 14], необходимые для успешной реализации задач в
рамках совершаемых подпроцессов. Самое главное в данном процессе - это руководство организации, которое не только должно не только поддерживать нововведения, но и обеспечивать необходимые условия для их освоения и реализации.
Процесс деятельности по реформированию структуры и содержания информационных процессов позволяет утверждать, что ООО «Бигвилл» должна выйти на новый уровень развития процесса «Управления информацией», так как этот процеесс основной в данной организации и ориентирован на главный операционный продукт организации - информацию [15].
Таким образом, следует отметить, что сах организации. так как организация и среда, структурные изменения на основе реинжини- в которой она функционирует и развивается, ринга нужно проводить регулярно в различ- постоянно меняется и требует ответов на вы-ных процессах и не только в основной опера- зовы времени. ционной деятельности, но и в других процес-
Библиографический список
1. Анисимов О.С. Методологический словарь для управленцев. М., 2002. 295 с.
2. Герасимов Б.Н. Реинжиниринг процессов организации. М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2016. 256 с.
3. Герасимов К.Б. Разработка модели реинжиниринга системы управления производством предприятия // Экономические науки. 2012. № 91. С. 109-112.
4. Герасимов Б.Н. Исследование роли и места менеджмента в управленческой деятельности организации // Вестник Самарского государственного экономического университета. 2016. №1 (135). С. 55-60.
5. Герасимов Б.Н., Рубцова М.Н. Экономическая устойчивость в деятельности предприятия // Вестник Оренбургского государственного университета. 2006. №8 (58). С. 108-111.
6. Герасимов Б. Функции управления: состав, содержание, параметры // Проблемы теории и практики управления. 2016. № 7. С. 91-100.
7. Герасимов Б.Н. Организационное поведение. Самара: СГАУ, 2010. 168 с.
8. Анисимов О.С. Методология: функция, сущность и становление. М., 1996. 353 с.
9. Герасимов Б.Н., Чумак В.Г. Социальный менеджмент. Самара: СНЦ РАН, МИР, 2004. 218 с.
10. Герасимов Б.Н. Современный российский менеджмент в контексте вызовов времени // Вестник Университета (Государственный университет управления). 2012. № 20. С. 46-53.
11. Щедровицкий Г.П. Философия. Наука. Методология. М., 1997. 348 с.
12. Gerasimov Boris N. , Gerasimov Kirill B. Modeling the Development of Organization Management System // Asian Social Science; Vol. 11, No. 20, 2015. Р. 82-89.
13. Герасимов Б.Н. О моделировании технологии совершенствования корпоративного управления компанией // Менеджмент и бизнес-администрирование. M.: 2007. №2. С. 90-95.
14. Герасимов Б.Н., Чумак В.Г. Профессионализм в управленческой деятельности. Самара: Изд-во СамНЦ РАН, 2015. 431 с.
15. Герасимов К.Б., Несоленов Г.Ф. Основы экономической безопасности. Самара: Изд-во «Институт анализа экономики города и региона», 2014. 180 с.
REENGINEERING OF PROCESS OF MANAGEMENT OF INFORMATION ORGANIZATIONS
B.N. Gerasimov, doctor of economic sciences, professor A.A. Tchaikovskaya, student International market institute (Russia, Samara)
Abstract. In modern economic conditions the organization faces problems. The model of reengineering ofprocess of management of information of the organization is developed. The most reasonable tasks which will allow to solve problems of process of management of information of the organization are determined. The technology of a task «Vhe organization of designing of an information system» is provided. Keywords: organization, process, subprocess, reengineering, management, technology.
