CC BY
119
II. ВОПРОСЫ ТЕХНИКИ И ТЕХНОЛОГИИ
УДК 025.4.03; 002.53:004.65
С. М. Семенов1
РАЗРАБОТКА ТЕХНОЛОГИИ ВЕДЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА КАФЕДРЫ
В работе предложена табличная модель базы данных, которая позволяет получать информацию об отсутствующих материалах в соответствии с установленным списком номенклатуры дел. В качестве технологической платформы для разработки информационной системы предложено использование системы «1СПредприятие 8.2». Разработанная информационная система включает средства полнотекстового поиска, что дает возможность проводить тематический анализ работ студентов.
Ключевые слова: табличная модель базы данных, документооборот, система «1С:Предприятие 8.2».
Введение
Согласно установленным нормативным требованиям для высших учебных заведений на кафедре должны храниться как студенческие работы, так и документы, связанные с деятельностью кафедры [1, 2]. Традиционный способ хранения этих материалов в бумажном виде имеет один главный недостаток - невозможно оперативно проверить наличие на ка-
1 © Сергей Максимович Семенов, канд. техн. наук, доцент кафеды информационных систем и прикладной информатики Владивостокского университета экономики и сервиса, ул. Гоголя, 41, г Владивосток, Приморский край, 690014, Россия, E-mail: Sergey. [email protected].
федре комплекта документации согласно номенклатуре дел. Даже если хранение, например курсовых работ, организовано так, что можно быстро получить нужную пачку работ для определенной группы и определенной дисциплины, то проверка соответствия списка студентов группы и имеющихся работ уже займет некоторое время. Допустим, нужно посмотреть штатное расписание десятилетней давности. Скорее всего, придется некоторое время полистать бумаги. Если же говорить о тематике студенческих работ (отчетов по практикам, курсовым работам, дипломным проектам), то невозможно выполнить какой-то тематический анализ этих работ. Преимущества электронного документооборота уже давно очевидны. Прежде всего, внедрение информационной системы приведет к наведению порядка и единообразия в хранении документов. То, что должно храниться в бумажном виде, так и будет храниться. А оперативную работу с документами лучше вести с помощью электронного документооборота (рис.1).
Основная часть
Индекс і Наименование
= 100003-01 і Приказы, распоряжения ректора, проректоров университета і
= 100003-02 Штатное расписание кафедры
= 100003-03 Протоколы заседаний кафедры за учебный год
= 100003-04 Протоколы заседаний научно-методических семинаров
= 100003-05 Учебные планы по направлению (специальности) (типовые пяти летние планы)
= ЮОООЗ-ОБ План работы кафедры на учебный год
= 100003-07 Г адовой план и отчет по научно-исследовательской работе кафедры
- 100003-08 План научно-методических семинаров на учебный год
= 100003-09 Индивидуальные планы и отчеты по работе ППС
= 100003-10 Учебные планы (семестровые) на учебный гед и графики учебного процесса
= 100003-11 Г вдовой отчет о работе кафедры
= 100003-12 Отчеты председателей ГАК
- 100003-13 Документы о повышении квалификации ППС
- 100003-14 Госуцарственные образовательные стандарты
= 100003-15 Учебно-метедический комплект дисциплины (УМКД). Учебно-методический комплект спе...
= 100003-16 Выпускные квалификационные работы (ВКР) (реестр)
= 100003-17 Курсовые работы (проекты) (ведомость)
= 100003-18 Отчеты студентов о прохождении практик
- 100003-1 э Экзаменационные билеты
- 100003-20 Акты приема и передачи дел
= 100003-21 Номенклатура дел кафедры
= 100003-22 Описи на дела, переданные в архив, акты об уничтожении дел
Рис. 1. Номенклатура дел кафедры
Обзор имеющихся работ в Интернете показал, что создание информационных систем, электронных архивов для ведения документооборота кафедры ограничивается частными вопросами, такими, как формирование
учебных планов, составление расписания и др. Примеров ведения электронного документооборота кафедры в соответствии с установленной номенклатурой дел найти не удалось.
Таким образом, актуальной является задача разработки технологии ведения электронного документооборота кафедры. Основной особенностью документооборота кафедры является необходимость контролировать наличие материалов в соответствии с номенклатурой дел кафедры. Ниже приведен пример номенклатуры дел кафедры Владивостокского государственного университета экономики и сервиса.
При этом отчеты студентов о прохождении практик (10000-18) подразделяются на следующие (рис. 2).
Наименование Срок, хранения
— Отчет по практике
= Курсовая работа 2
—■ Дипломная работа 5
Рис. 2. Виды отчетов студентов
Анализ современных технологических средств разработки информационных систем [3] показывает, что наиболее предпочтительным для решения поставленной задачи является система «1С:Предприятие 8.2». Наличие встроенных объектов и методов, соответствующих прикладной области, возможность работы через веб-клиента, наличие мощных средств генерации управляемого интерфейса и средств формирования отчетов (система компоновки данных), наличие средств полнотекстового поиска -все это позволяет создавать современные высокоэффективные информационно-поисковые системы.
Рассмотрим структуру информационной базы в рамках модели данных системы «1С:Предприятие», которая позволяет решить поставленную выше задачу разработки технологии ведения электронного документооборота кафедры.
Табличная модель данных
Разработанная табличная модель включает следующие таблицы.
Перечисления:
- Семестры,
- Оценки.
Справочники:
- Г руппы,
- Студенты (реквизит Отчислен),
- Дисциплины,
- Преподаватели,
- ВидыРабот (СрокХранения) - отчет по практике, курсовая работа, дипломная работа,
- ВидыДокументов (СрокХранения) - согласно номенклатуре дел,
- ГрафикиРабот (Группа, Семестр, ВидРаботы, Дисциплина, Срок-Сдачи, НеХранить)
- Работы (Дата, Студент, ГрафикРабот, Преподаватель, Файл, Имя-Файла, ТемаОтчета, ХранитьБессрочно, Примечание),
- Документы (Дата, ВидДокумента, Файл, ИмяФайла, НеХранить). Отметим, что реквизиты Файл (тип хранилище значения) и ИмяФай-
ла (тип строка) используются для хранения работ и документов в информационной базе.
Примеры выполнения отчетов
В составе программного комплекса (в терминах 1С - конфигурации) разработаны два отчета: АнализНаличияРабот и АнализНаличияДокументов.
В результате выполнения отчетов получается следующая информация.
Анализ наличия работ студентов
1ЭД!|Д Семестр Видработы Дисциплина
Преподаватель Оценка
ВМ-08 Четвертый Отчет по практике Пром .водственная практика
Гнездилова
Карее Семенов СМ. Хорошо
Шепелев
ВМ-08 Шестой Курсовая раоота ПОП
Гнездилова Семенов С М. Отлично
Каре»
Шепелев
ИТ-06 Десятый Отчет по практике Преддипломная практика
Зайнуллин
Кузнецова
Россохач Семенов С М Отлична
ИТ-07 Восьмой Курсовая работа КИС
Ковалев
Локтева Грин як В М Отлично1
Рис. 3. Пример анализа наличия работ студентов
Выделенная строка показывает, что данная работа была сдана с нарушением установленных сроков (рис. 3).
Приведенные результаты выполнения отчетов с использованием тестовых данных показывают, что как по списку работ студентов, так и по номенклатуре остальных документов кафедры в отчетах выводится полная информация о наличии на кафедре указанных материалов (рис. 4).
Рис. 4. Пример анализа наличия документов Пример интерфейса для ввода информации
Отметим, что формы выбора справочников Студенты и График Работ открываются с установленным фильтром по группе, что сокращает время поиска информации.
Форма элемента справочника Работы выглядит следующим образом (рис.5):
Рис. 5. Форма элемента справочника Работы
Полнотекстовый поиск
Как уже было сказано, современные информационно-поисковые системы включают полнотекстовый поиск. В случае ведения документооборота кафедры это полезно для проведения тематического анализа работ студентов, для поиска нужных работ по данной тематике. Продемонстрируем, как работает полнотекстовый поиск (рис. 6) [4].
?5,' ^ п. щ] Еуа |_4 1 Й 1 1 1 т 1 ^ - п х
Полнотекстовый поиск
| комиссионеры - кд! О)
Показаны 1 - 1 из 1 Н а зад. X
000000001 (Работы)
Тема отчета Разработка программных средств для переноса переоценки у комиссионера из главной базы в периферийную в системе...
Рис. 6. Полнотекстовый поиск
Как видно из результата поиска, окончания слов не учитываются. В программе реализованы все общепринятые правила полнотекстового поиска.
Из интерфейсных механизмов, облегчающих работу с информационной системой, можно отметить следующее. Поскольку любой поиск в формах списка системы «1С: Предприятие 8.2» работает как отбор, то это дает возможность быстро находить и фильтровать нужную информацию в форме списка без дополнительных средств. Например, в форме списка справочников Работы и Документы можно сделать отбор по студенческой группе, виду работы, семестру, виду документа и т. д. При этом в справочнике Работы реквизиты Группа, Вид Работы, Семестр доступны через реквизит График Работ.
Возможность хранения документов в электронном виде, в том числе и в отсканированном виде, позволяет быстро получить нужный документ. Отправка в архив и списание документов выполняются специальными процедурами (обработками). При этом для конкретного документа по сроку хранения соответствующего вида документов устанавливается флаг
Не Хранить. Соответственно, для студенческих работ такой флаг устанавливается в справочнике Графики Работ. Тогда в отчетах по наличию работ и наличию документов можно такие работы и документы учитывать или не учитывать с помощью установки соответствующего отбора. Причем если позволяют объемы дисковой памяти, то сам электронный документ можно не удалять.
Таким образом, технология ведения электронного документооборота кафедры включает способы работы с формами элемента и формами списка разработанных таблиц. Формирование отчетов основано на различных отборах (фильтрах), что позволяет в рамках одного отчета получить информацию по различным критериям. Использование системы компоновки данных, входящей в систему «1 С: Предприятие» и предназначенной для разработки отчетов на основе их декларативного описания, позволяет легко настраивать различные варианты формирования отчетов и сохранять их. Механизм ролей, также входящий в систему «1С:Предприятие», дает возможность разделить функции по заполнению информации и по ее использованию.
Заключение
В заключение отметим, что на рынке существуют коммерческие системы с широким набором функций, предназначенные для ведения электронного документооборота предприятий [4]. Однако для целей ведения документооборота кафедры они избыточны и, как следствие, менее удобны. Кроме того, в них нет типовых отчетов для получения информации об отсутствии документов. Поэтому целесообразно для решения частных задач ведения документооборота разрабатывать специализированные информационно-поисковые системы. Например, можно отметить опыт разработки информационной системы «Наука» [5, 6].
Научная новизна рассмотренного решения заключается в том, что предложена табличная модель данных, которая позволила разработать отчет для получения информации о наличии в базе данных документов в соответствии со списком номенклатуры дел кафедры (или другой структурной единицы предприятия, не обязательно в рамках учебного заведения). Кроме того, разработана технология ведения электронного документооборота кафедры, которая позволяет свести к минимуму возможные ошибки занесения информации, она проста и надежна в эксплуатации. Поставка информационной системы с открытым кодом, что обеспечивается системой «1 С: Предприятие», позволяет вносить изменения и настраивать систему под конкретного потребителя. Все вышесказанное по-
- 59 -
зволяет надеяться, что система может быть использована широким кругом учебных заведений.
1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.
2. Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, приказ Минобразования России № 2286 от 24.07.2000 г.
3. Чернавин Д. А., Полубояров В.В. Информационная поддержка деятельности отдела аспирантуры и докторантуры вуза с помощью АС «Аспирантура» на платформе «1С:Предприятие 8.2» / Д. А. Чернавин // Развитие инновационной инфраструктуры образовательных учреждений с использованием технологий «1 С»: материалы 11 Международной научнопрактической конференции. Москва, 1-2 февраля 2011 г.
4. Программный продукт «1 С:Документооборот 8 КОРП».
5. Семенов С.М. Практико-ориентированное обучение студентов с использованием управляемого приложения 1С:Предприятие 8 / С.М. Семенов // Территория новых возможностей. Вестник ВГУЭС. - 2009. -№ 1. - С. 226- 232.
6. Семенов С.М., Дегтярев К.И. Формирование базы данных для автоматизации и управления научно-исследовательской деятельностью / С.М.Семенов // Развитие инновационной инфраструктуры образовательных учреждений с использованием технологий «1С»: материалы 11 Международной научно-практической конференции. Москва, 1-2 февраля 2011 г. С. 221- 227.
