РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ КАДРОВОГО УЧЕТА Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 331.08

Иликбаева Р.В. студент магистратуры ФГБОУВО «Уфимский государственный авиационный технический университет»

Россия, Уфа

РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ КАДРОВОГО УЧЕТА

Аннотация: Статья посвящена автоматизации кадрового учета. Объектом исследования является отдел правовой и кадровой работы. Цель работы - повышение эффективности работы специалиста по кадровому учету за счет автоматизации данного процесса.

Ключевые слова: база данных, информационная система, техническое обеспечение, программное обеспечение, информационное обеспечение, система управления базами данных.

IlikbaevaR. V. master degree student

Federal State Budgetary Educational Institution higher education

"Ufa State Aviation Technical University"

DEVELOPMENT OF PERSONNEL RECORDS SYSTEM

Annotation: The article is devoted to the automation of personnel records. The object of the study is the department of legal and personnel work. The purpose of the work is to increase the efficiency of the work of a HR specialist by automating this process.

Keywords: database, information system, hardware, software, information support, database management system.

Деловая активность любой организации зависит от грамотного управления и руководства сотрудниками. Руководитель организации должен иметь своевременную и полноценную информацию о штате сотрудников, чтобы принимать различные управленческие решения. Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров. Актуальным направлением развития современной организации является применение автоматизированных систем. Эти системы составляют фундамент информационной деятельности во всех сферах, начиная с управления производством и заканчивая управлением семейного бюджета. Внедрение ИТ в деятельность организации позволит ей существенно повысить эффективность и упростить деятельность кадрового отдела. Из этого

следует, что автоматизация кадрового делопроизводства является нужным и перспективным процессом.

Работа специалиста по кадровому учету представляет собой учет кадров. Он выполняет такие функции, как: оформление документов о приеме на работу сотрудника, составление личных карточек и ведение личных дел сотрудников, составление графика отпусков, составление приказов на отпуск, составление приказов на увольнение, составление приказов о переводе на другую должность, также очень важной функцией является составление отчетной документации, например, отчета «Сведения о состоянии кадров в отрасли». Учет является трудоемкой функцией управления. Отличительная особенность учета - большая массовость и однородность поступающей информации. Необходимость постоянно иметь актуальную информацию, чтобы по запросам иметь возможность получать различные характеристики о сотрудниках и любые результирующие отчеты о деятельности по управлению сотрудниками, приводит к выводу о необходимости создания информационной системы с базой данных о сотрудниках.

Созданная система должна включать в себя непосредственно саму базу данных и клиентское приложение для работы с ней.

В базе данных будет храниться атрибутивная информация, связанная между собой с помощью ключевых полей.

Клиентское приложение будет включать следующие пункты меню:

1)справочники;

2)личная карточка;

3)приказы;

4)график отпусков;

5)поиск;

6)отчет.

На рисунке 2 представлена мнемосхема «Как есть» для автоматизируемого процесса.

Рисунок 2 - Мнемосхема процесса кадрового учета «Как есть»

При использовании ИС будут изменены функции отдела, связанные с работой с входной и выходной информацией. Ручной ввод входной информации и возможность автоматического формирования приказов, личных карточек, графиков отпусков. Порядок ввода первичной информации будет организован следующим образом: при поступлении сотрудника на работу заполняется личная карточка, затем заполняется приказ о приеме на работу. Далее, при необходимости, заполняются: приказ о переводе на другую должность, приказ об отпуске, приказ об увольнении.

В процессе деятельности отдела автоматически формируются такие документы, как: «Приказ о приеме на работу», «Личная карточка сотрудника», «Приказ о переводе на другую должность», «Приказ об увольнении», «График отпусков», отчет «Сведения о состоянии кадров в отрасли».

В системе предусмотрена система справочников, которая позволит сформировать такие справочники, как:

- справочник должностей;

- справочник отделов.

Вся необходимая информация в эти справочники вводится с помощью разработанных экранных форм.

Также в ИС предусмотрена система запросов, которая реализует следующие функции:

-запрос списка сотрудников по отделам;

-запрос списка сотрудников по должностям;

-запрос информации по ФИО сотрудников;

-запрос информации о текучести кадров; -запрос информации об отпусках.

На рисунке 3 представлена мнемосхема процесса кадрового учета

«Как будет»

Рисунок 3 - Мнемосхема процесса кадрового учета «Как будет»

Предполагается создание реляционной базы данных (БД), которая представляет собой совокупность взаимосвязанных таблиц: строка таблицы содержит информацию об одном объекте, а столбцы описывают характеристики этих объектов.

На рисунке 4 представлена диаграмма классов.

Отделы

Код отдела: int Наименование: char Телефонный номер: char

1

Должности

Код должности: int Наименование должности: char Оклад: char Вид работы: char Количество ставок: int

Приказ о переводе на другую должность

Код приказа: int

Форма по ОКПО: int

Форма по ОКУД: int

Номер приказа: char

Дата составления: date

Дата первода: date

Вид первода: char

Код отдела: int

Код должности: int

Табельный номер сотрудника: int

Основание для перевода: char

Личная карточка сотрудника

Табельныый номер сотрудника: int

Форма по ОКУД: int

Форма по ОКПО: int

Дата: date

ИНН: int

СНИЛС: int

Характер работыы: char

Паспортныые данныые: int

Пол: char

Фамилия: char

Имя: char

Отчество: char

Гражданство: char

Код по ОКИН: int

Дата рождения: date

Место рождения: char

Код по ОКАТО: int

Знание иностранного языыка: char

Образование: char

Семейное положение: char

Наличие детей: int

Фактический адрес: char

Телефон: char

Статус: char

Код отдела: int

Код должности: int

Номер служебного контракта: int

Стаж: int

Приказ об увольнении

Код приказа: int Форма по ОКУД: int Форма по ОКПО: int Номер приказа: int ФИО сотрудника: char Табельный номер сотрудника: int Дата составления: date Основание для увольнения: char

Приказ о предоставлении отпуска

Код приказа: int

Номер приказа: int

Дата составления: date

Форма по ОКУД: int

Форма по ОКПО: int

Табельный номер сотрудника: int

Количеств: дней: int

Дата начала отпуска: date

Дата окончания: date

ФИО сотрудника: char

Код графика: int

График отс пусков

Код графика: int Наименование: char Дата составления: date Форма по ОКУД: int Форма по ОКПО: int

Приказ о приеме

Код приказа: int Форма по ОКУД: int Форма по ОКПО: int Номер приказа: int Дата составления: date Дата приема: date ФИО: char

Табельный номер: int Характер работыы: char Основание для принятия: char

1.."

1.."

1.."

1.."

Рисунок 4 - Диаграмма классов

Программа эксплуатируется на персональном компьютере (ПК) типа IBM PC/AT. Для работы в диалоговом режиме используется экран дисплея, клавиатура и манипулятор типа «мышь». Программа работает под управлением ОС Microsoft Windows 2000/XP/Server 2003/Vista (рекомендуется Microsoft Windows XP), с оперативной памятью 512 Мб и выше.

Вызов и загрузка. Вызов программы осуществляется путем открытия файла uchet.exe.

Для входа в систему необходимо ввести логин и пароль. Окно ввода

представлено на рисунке 5.

Вход в систему ~ п ^Я

Аутентификация

Введите логин acjmjn

^^ ^чй* Введите пароль | *****

Выход

Рисунок 5 - Окно ввода логина и пароля

Если аутентификация прошла успешно, открывается следующее окно, представленное на рисунке 6.

Рисунок 6- Главное меню ИС

Рассмотрим функцию приема сотрудника на работу. При приеме на работу необходимо заполнить личную карточку, приказ о приеме на работу.

На рисунке 7 представлена форма до заполнения данными.

Рисунок 7 - Просмотр формы «Личная карточка сотрудника» На рисунке 8 представлена форма с добавленной записью.

Рисунок 8 - Результат добавления

Также необходимо сформировать личную карточку в формате docx, для этого необходимо выделить строку, нажать на кнопку «Сформировать» и сохранить файл в нужной папке. Результат представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 - Результат экспорта данных

Использованные источники:

1. Толымбекова, Г. С. Автоматизация системы управления кадрами предприятия [Электронный ресурс] / Б. К. Султанова, Б. Е. Тайлак // Инновационная наука. - 2016. - № 4. URL: https ://cyberleninka.ru//innovatsinnauka

2. Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Г. Л. Макрова, Е. Г. Соловьева. - М: ЮНИТИ, 2003. - 432 с.

3. Вендеров, А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: учебник / Т. А. Гаврилова, Д. В. Кудрявцев, Д. И. Муромцев. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 218 с.

4. Туронок, С. Г. Информационные системы в государственном управлении [Электронный ресурс] / С. Г. Туронок // Контуры глобальных трансформаций: политика, право, экономика. - 2009. - № 5. URL: https://cyberlenika.ru

5. Малыхина, М. П. Базы данных: основы, проектирование, использование / М. П. Малыхина. - СПб.: БХВ-Петербург, 2004. - 512 с.

6. Гринченко, Н. Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft

Access / Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров. - М.: Горячая линия-Телеком, 2004. - 171 с.