CC BY
358
УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ И МАРКЕТИНГОВОЕ КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ
Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2011. № 1. С. 132-137.
УДК: 658.3.07
РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА К УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
PROCESS APPROACH INTRODUCED IN HR
С.Н. Апенько, Н.А. Г олубь
S.N. Apenko, N.A. Golub
Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского
Статья посвящена внедрению одного из наиболее прогрессивных, современных подходов к управлению - процессному, заключающемуся в построении системы бизнес-процессов организации и управления ими для достижения максимальной эффективности деятельности. Представлены разработки по проекту внедрения процессного подхода к управлению персоналом: выделены этапы проекта и предложены методические инструменты реализации некоторых из них.
The article is devoted to process management that is building co business procedures and controlling the former in order to maximize the performances. The article provides projects to apply this one of the most advanced approach in HR department, with the project steps being defined and methods to fulfill these ones being given.
Ключевые слова: процессный подход, персонал, управление, проект.
Key words: process approach, personnel, management, project.
В последнее время все большее количество организаций стремится внедрить процессный подход к управлению как один из основных системных механизмов создания конкурентных преимуществ и выработки наиболее эффективных управленческих стратегий. Результатом изучения опыта различных организаций использования процессного подхода к управлению явилось осознание того факта, что непременным условием успеха внедрения является реализация его во всех направлениях, во всех подразделениях, включая службу управления персоналом. Но, к сожалению, в этой области знаний на сегодняшний день имеются проблемы теоретического характера, крайне мало исследований об особенностях процессного подхода в системе управления персоналом, появившиеся в последнее время работы больше не научного, а прикладного характера.
Актуальность проблемы проведения теоретического анализа и выработки научно обоснованных рекомендаций по внедрению на российских предприятиях процессного подхода к управлению персоналом обусловила излагаемое в данной статье исследование. Цель исследования была обозначена следующим образом:
© С.Н. Апенько, Н.А. Голубь, 2011
на основе изучения и обобщения опыта передовых организаций и развития имеющейся на сегодняшний день теоретической базы предложить методику реализации проекта внедрения процессного подхода к управлению персоналом.
Резюмируя различные определения и адаптируя их к тематике нашего исследования, сформулируем следующее определение. Процесс «управление персоналом» - это логическая последовательность протяженных во времени технологий (таких, как отбор персонала, его адаптация, оценка, обучение), связанных с реализацией задач системы управления персоналом в организационной структуре предприятия, приводящих к последовательной смене промежуточных состояний как самого персонала, так и системы управления им, преобразовывающих входные ресурсы в конечный продукт для потребителя на выходе.
Следует подчеркнуть ряд специфических особенностей, присущих процессу «управление персоналом», а именно:
1. Деятельность по данному процессу не ограничивается только обеспечением всех процессов организации персонала, а включает и последующее поддержание и развитие данного ресурса - непрерывность процесса с посто-
янно изменяющимися (совершенствующимися) критериями результата.
2. Процесс «управление персоналом» не является процессом, реализуемым исключительно службой по персоналу, в нем участвуют и непосредственные руководители, и функциональные службы (подразделения), в связи с чем важно достаточно точно определить состав участников, их сферы ответственности и взаимодействие [1].
3. Как полноценный и самостоятельный, данный процесс приемлем не для всех организаций, а только для тех, где выстроена система
управления персоналом, где она приняла масштабность и приобрела значительный статус в организации.
Далее раскроем суть процессного подхода к управлению персоналом, которая заключается в рассмотрении всей деятельности, протекающей внутри системы управления персоналом предприятия, как сети взаимодействующих процессов, реализующих задачу обеспечения и развития персонала необходимой квалификации и компетенции для достижения стратегических целей (таблица 1).
Т аблица 1
Особенности реализации проекта внедрения процессного подхода к управлению персоналом в зависимости от типа системы управления персоналом
Тип системы управления персоналом Особенности реализации проекта внедрения
Отдел кадров Метод внедрения процессного подхода - реинжиниринг - коренная перестройка процессов и структуры системы управления персоналом
Срок реализации проекта - от 2-х до 5-ти лет
Требуется привлечение значительных финансовых, материальных и человеческих ресурсов, риск невозврата инвестиций очень высок
Административный способ внедрения (сопротивление персонала)
Субъекты внедрения процессного подхода к управлению персоналом - внешние консультанты (ведущая роль), специалисты различных подразделений
Внедрение процессного подхода к управлению персоналом происходит в более мягких формах, частично и постепенно, идентифицируются и формализуются в соответствии с канонами процессного подхода ключевые процессы
Служба управления персоналом Метод внедрения - перестройка процессов в системе управления персоналом - сохранение в основном существующих процессов, удаляются лишние, малопроизводительные процедуры и подпроцессы
Срок реализации проекта - от нескольких месяцев до 1-2-х лет
Требуется выделение значительных материальных, финансовых, человеческих ресурсов - риски и трудоемкость зависят от сложности решаемых задач и количества процессов, подвергаемых перестройке
Способ внедрения процессного подхода к управлению персоналом - административнодемократический (персонал понимает суть и важность происходящих в системе управления персоналом изменений, готов идти на контакт, но для инициации проекта необходимо директивное воздействие)
Субъекты осуществления изменений - специалисты службы управления персоналом и других подразделений, внешние консультанты
Служба управления человеческими ресурсами Метод внедрения процессного подхода к управлению персоналом - улучшение существующих процессов на уровне отдельных функций
Внедрение процессного подхода - часть постоянно продолжающегося процесса улучшения - краткосрочные проекты
Необходимые ресурсы изыскиваются в рамках существующих бюджетов; усилия по внедрению минимальны, а риски прогнозируемые
Способ внедрения процессного подхода к управлению персоналом - демократический (весь персонал участвует в проекте на правах субъекта, принимающего решения)
Субъекты осуществления изменений - специалисты службы управления персоналом и других подразделений (фокус-группы - ведущая роль), внешние консультанты (курирующая роль)
Это означает, во-первых, рассмотрение текающих внутри организационной структуры
всей деятельности по управлению персоналом компании и реализующих цель ее существо-
как сети взаимодействующих процессов, про- вания. Во-вторых, предполагает кардинальные
изменения в статусе и требованиях к сотрудникам компании. В-третьих, изменения в статусе и требованиях к сотрудникам вносят существенные коррективы в процесс «управление персоналом» и его отдельные подпроцессы или бизнес-действия. Например, процессный подход предполагает расширение структуры критериев отбора, в числе которых должны быть такие, как способности к самоорганизации взаимодействия с другими участниками бизнес-процессов, клиентоориентированность, навыки контроля за поступающими из других процессов ресурсами и информацией и пр. Соответственно, меняется набор методов и методических инструментов оценки кандидатов. Аналогичные трансформации происходят и в остальных направлениях деятельности по управлению персоналом.
На сегодняшний день, в управленческой практике применяются различные подходы к
управлению персоналом, наиболее традиционные и популярные из которых функциональный, системный, ситуационный, проектный. Понимая отличительные особенности каждого из них, следует признать, что они должны не исключать, а дополнять друг друга. Успех внедрения процессного подхода к управлению персоналом напрямую будет зависеть от гармоничного сочетания в управленческой практике преимуществ и достоинств разных подходов.
Внедрение процессного подхода к управлению персоналом - это совокупность мероприятий, связанных с созданием, распространением и практическим использованием комплекса методологических, методических и процедурных принципов такого построения управления персоналом, при котором оно выступает процессом в сети взаимодействующих процессов организации (таблица 2).
Т аблица 2
Анализ целесообразности внедрения процессного подхода к управлению персоналом
Процессный подход к управлению персоналом принесет положительный результат Процессный подход к управлению персоналом принесет отрицательный результат
1. При быстром количественном и качественном росте организации, позволяя эффективно управлять персоналом в сложных и территориально распределенных структурах для повышения качества обслуживания клиентов [2] 1. Организациям, где каждый контракт или сделка индивидуальны, а бизнес-процессы постоянно меняются под каждый конкретный заказ [2].
2. Организациям, имеющим потенциал для роста и развития, но ресурс используемых технологий управления персоналом которых близок к истощению [2] 2. Организациям, чей продукт основан на креативе, например рекламным агентствам или дизайн-студиям [1]
3. Крупным организациям с большим сроком деятельности, существующим в условиях динамичного, активно развивающегося рынка с наличием здоровой конкуренции, которым присущи, например, массовые операции с физическими лицами, большой поток однотипных операций 3. Организациям, действующим в условиях неконкурентной среды (монополии, государственные учреждения и пр.)
4. Организациям с неустоявшейся функциональной структурой
Автор предлагает использовать проектный подход к внедрению процессного подхода к управлению персоналом в совокупности с системным, применяя инструменты управления проектами на всех уровнях. Определим проект внедрения процессного подхода к управлению персоналом как уникальную совокупность действий, направленную на внедрение и практическое использование процессного подхода к управлению персоналом, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству результатов и допустимому уровня риска.
Перед тем, как выделить основные стадии проекта внедрения, важно определить специфику внедрения процессного подхода применительно к управлению персоналом.
1. Изменения в системе управления персоналом, связанные с внедрением процессного подхода, относятся к категории инновационных в силу того, что они, во-первых, нацелены на решение определенных проблем посредством кардинальных преобразований в кадровой деятельности; во-вторых, адресны и ориентированы на конкретные тактические и стратегические цели; в-третьих, слабо прогнозируемы; в-четвертых, чаще всего приводят к сопротивлению сотрудников организации; в-пятых, вызывают ответные изменения в остальных подсистемах организации, благодаря тому, что касаются главной составляющей организации - ее сотрудников.
2. Прямая зависимость сроков и ресурсов проекта внедрения процессного подхода к
управлению персоналом от состояния и типа системы управления персоналом, действующей в организации. В таблице 1 представлены особенности проекта внедрения процессного подхода в зависимости от типа системы управления персоналом. Таблица составлена по результатам анализа научной литературы и в большей степени на основе изучения практического опыта предприятий, внедряющих процессный подход к управлению персоналом.
3. Процесс «управление персоналом» нарушает внутрифирменные функциональные границы, пересекая в ходе своей реализации целый ряд подразделений, каждое из которых отвечает только за одну сторону его функционирования, что предполагает, во-первых, включение в состав команды проекта внедрения, помимо сотрудников службы управления персоналом, куратора со стороны высшего руководства организации, руководителей и сотрудников ключевых функциональных отделов, через которые протекает данный процесс, внешних консультантов; во-вторых, относительно самостоятельную реализацию проекта внедрения процессного подхода к управлению персоналом, с одной стороны, с другой стороны, данный проект должен выступать элементом системы единого проекта внедрения процессного подхода к управлению организацией, работая на его общие цели и задачи.
4. Подготовка организации к внедрению процессного подхода к управлению, заключающаяся в формировании «адекватной» корпоративной культуры, разработке программ обучения и систем мотивации сотрудников, относится к традиционным задачам системы управления персоналом, что предполагает, во-первых, большую вовлеченность специалистов по
управлению персоналом в общеорганизационный проект внедрения процессного подхода; во-вторых, первоочередное внедрение принципов изучаемого подхода применительно к области «управление персоналом».
Обозначим основные этапы проекта внедрения процессного подхода к управлению персоналом.
I. Этап подготовки.
Стадия 1.1. Принятие решения об инициации проекта внедрения.
Стадия 1.2. Назначение руководителя и формирование команды проекта внедрения.
Стадия 1.3. Детальное планирование проекта внедрения.
II. Этап «размораживания».
Стадия 2.1. Оценка готовности организации, системы управления персоналом к проекту внедрения посредством анализа организационно-управленческих, финансово-экономических, социально-культурных показателей. В таблице 2 представлены наиболее общие предпосылки, определяющие наличие или отсутствие условий целесообразности внедрения процессного подхода к управлению персоналом.
На каждом конкретном предприятии требуется более глубокий анализ различных предпосылок к проекту внедрения процессного подхода. В таблице 3 приведены показатели готовности организации к внедрению процессного подхода к управлению персоналом. Данная таблица выступает методикой, её заполнение помогает управленческому персоналу понять, насколько организация готова к процессному подходу, каков стартовый уровень запуска проекта внедрения процессного подхода, на какие факторы необходимо воздействовать, чтобы сделать проект более успешным.
Т аблица 3
Показатели готовности организации к реализации проекта внедрения процессного подхода
к управлению персоналом
Показатель неготовности Значимость Показатель готовности
Финансово-экономические показатели
Слабость материальной и научно-технической базы службы управления персоналом Средняя Необходимая хозяйственная, материальная и научно-техническая инфраструктура
Недостаток средств для финансирования проекта внедрения Средняя Резерв финансовых и материально-технических средств, необходимый для реализации проекта внедрения и постоянного улучшения системы управления персоналом
Организационно-управленческие показатели
Доминирование интересов устоявшейся организационной структуры организации и службы управления персоналом Высокая Гибкость организационной структуры организации и службы управления персоналом - постоянное совершенствование и развитие методов управления персоналом
Излишняя централизация и консервативность управления в системе управления персоналом Высокая Демократичный стиль управления, делегирование полномочий
Окончание табл. 3
Показатель неготовности Значимость Показатель готовности
Иерархические принципы построения организации и службы управления персоналом Высокая Горизонтальные связей между подразделениями и потоками информации
Жесткость и индикативность планирования результативности работы службы управления персоналом Средняя Допущение корректировок в плане работы службы управления персоналом
Ведомственная замкнутость, трудность межотраслевых действий Высокая Децентрализация, автономия, формирование межорганизационных, взаимоцелевых, проблемных групп
Социально-культурные показатели
Недостаток квалифицированного персонала, способного внедрить и использовать процессный подход к управлению персоналом Высокая Персонал организации, обладающий достаточным уровнем квалификации
Инертность мышления, приверженность привычным схемам управления и действий Высокая Обеспечение возможностей самореализации, творческого труда
Сопротивление персонала внедрению процессного подхода к управлению персоналом Высокая Персонал, осознающий потребность осуществления изменений, связанных с внедрением процессного подхода к управлению персоналом, вовлеченный в проект внедрения
Стадия 2.2. Выявление сдерживающих факторов осуществления изменений, связанных с внедрением процессного подхода к управлению персоналом.
Стадия 2.3. Воздействие на сдерживающие и поддерживающие факторы осуществления изменений.
Фаза 2.3.1. Формирование «адекватной» процессному подходу к управлению корпоративной культуры организации.
Фаза 2.3.2. Обучение персонала.
Фаза 2.3.3. Изменение системы мотивации сотрудников и активное их вовлечение в проект внедрения.
III. Этап осуществления изменений.
Стадия 3.1. Целеполагание процесса «управление персоналом» и его субпроцессов.
Фаза 3.1.1. Определение предназначения процесса «управление персоналом» в общей организационной структуре бизнес-процессов организации (миссия).
Фаза 3.1.2. Установление целей функционирования процесса «управление персоналом» и его субпроцессов.
Стадия 3.2. Формирование структуры процессов в системе управления персоналом и назначение владельцев соответствующих процессов.
Фаза 3.2.1. Идентификация процессов в системе управления персоналом.
Фаза 3.2.2. Определение границ процессов в системе управления персоналом.
Фаза 3.2.3. Установление и описание последовательности работ выполнения процессов, входящих в систему управления персона-
лом, процесса «управление персоналом» в общей системе бизнес-процессов организации.
Фаза 3.2.4. Закрепление идентифицированных процессов за владельцами.
Стадия 3.3. Описание модели функционирования процесса «управление персоналом» «как есть».
Фаза 3.3.1. Описание последовательности работ выполнения процессов, входящих в систему «управление персоналом» «как есть».
Фаза 3.3.2. Определение показателей для процесса «управление персоналом» (и его субпроцессов), продукта и данных удовлетворенности клиентов.
Фаза 3.3.3. Формализация проблем процесса «управление персоналом» «как есть».
Стадия 3.4. Разработка модели процесса «управление персоналом» «как должно быть».
Стадия 4. Корректировка схемы организационной структуры службы управления персоналом.
IV. Этап «замораживания» (разработка структуры документации процессного подхода к управлению персоналом).
V. Оценка результатов внедрения процессного подхода к управлению персоналом.
VI. Корректировка и улучшение системы управления персонала по итогам оценки.
Ниже перечислены критерии, позволяющие определить, внедрен ли в организации процессный подход к управлению персоналом или нет.
1. Процессы в системе управления персоналом названы и четко определены, отношения между ними понятны в терминах границ,
входов, выходов, начала и окончания, а также требований потребителей.
2. В созданной системе управления персоналом на основе процессного подхода к управлению каждый сотрудник понимает, в каком процессе он работает, кто потребитель данного процесса, какие цели у этого процесса, какой вклад этот служащий вносит в достижение целей.
3. Система управления персоналом имеет механизмы, позволяющие систематически повышать эффективность и результативность процессов, протекающих в ней, с использованием методов решения проблем, постоянного улучшения и модернизации процессов.
4. Созданная документация по процессному подходу к управлению персоналом соответствует реальной деятельности и практически используется.
5. Отклонения в процессах фиксируются, причины отклонений выявляются и устраняются [3].
6. В результате выполнения проекта в организации реализован системный подход, который позволит в дальнейшем построить эффективную систему управления, способную реально управлять процессами, снизить влияние человеческого фактора, повысить прозрачность управления в целом, создать механизм для принятия обоснованных управленческих решений и добиться более высоких результатов основной деятельности и улучшить свои позиции в борьбе с конкурентами [4].
Подводя итог, следует обобщить наиболее типичные и общие тенденции и черты, которые имеют как негативный, так и положительный характер с позиций успешности внедрения процессного подхода к управлению персоналом на российских предприятиях. Сбор первичной информации был выполнен с по-
мощью анкетирования и глубинного экспертного опроса руководителей предприятий и организаций Омска в 2009 г. В исследовании приняли участие, во-первых, 143 предприятия, внедряющих процессное управление, во-вторых, 10 предприятий, которые имеют авторитетный опыт в области менеджмента бизнес-процессов и чье мнение может быть признано экспертным.
В целом результаты проведенного исследования, а также данные иных публикаций позволяют сделать вывод о том, что в недалеком будущем ожидается увеличение количества организаций, которые в ближайшее время приступят к разработке, внедрению и реализации процессного подхода к управлению предприятием и, в частности, в управлении персоналом. В ближайшие годы будет наблюдаться переход организаций от простого описания своих бизнес-процессов к их автоматизации, непрерывному улучшению и контроллингу. Высоковероятно переориентирование организаций только лишь с совершенствования основных процессов на реализацию принципов процессного подхода к управлению для обеспечивающих или вспомогательных процессов, к которым, по мнению большинства российских управленцев, относится процесс «управление персоналом».
1. Левин К., Барсуков М. Процессный подход в управлении человеческими ресурсами. -иКЬ: http://www.klubok.net/article2081.html
2. Патешман В., Маховский А. Внедряем процессный подход. - иКЬ: http://www.osp.ru/ text/print/3 02/4471247 .Ыт1
3. Процессное управление. - ИКЬ:
www.itexpert.ru/d1/process.pdf
4. Глухов А.И. Реализация процессного подхода в управлении торгово-промышленной компанией. - иКЬ: http://journa1.itmane.ru/node/96
