CC BY
163. Миллер Б.М., Панков А.Р. Теория случайных процессов в примерах и задачах. М.: Физматлит, 2002. 320 с.
4. Проблемы системного моделирования сложных процессов социального взаимодействия. URL: http://ivdon.ru/magazine/archive/ n2y2012/846 (дата обращения: 03.03.2014).
5. Свойство // Wikipedia. URL: http:// ru.wikipedia.org/wiki/Свойство (дата обращения: 03.03.2014).
6. Фролов С. Взаимодействие социальное // Словарь ключевых социологических терминов. М., 1999.
ИВАНОВ Сергей Олегович - аспирант. Чувашский государственный университет им. И.Н. Ульянова. Россия. Чебоксары. E-mail: [email protected]
IVANOV, Sergey Olegovich - Post-graduate Student. Chuvash State University named after I.N. Ulyanov. Russia. Cheboksary. E-mail: [email protected]
УДК 65.011.5
РАЗРАБОТКА И ОПИСАНИЕ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ И ЛИЦЕНЗИЙ
В.П. Филиппов, Н.А. Ярченков, Ю.А. Романов
Проведено описание надлежащего учета и хранения программных продуктов и лицензий, дана схема бизнес-процесса учета комплекта поставки ПО, показаны преимущества выбранного подхода, построена схема данных, приведены примеры SQL-запросов, рабочего интерфейса программы, перечислены функционирующие модули.
Ключевые слова: программное обеспечение; фонд алгоритмов и программ; управление программными активами; IDEF0; ER модель; схема данных; интерфейс.
V.P. Filippov, N.A. Yarchenkov, Y.A. Romanov. DEVELOPMENT AND DESCRIPTION OF THE APPLICATION OF THE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM AND STORAGE SOFTWARE PRODUCTS AND LICENSES
The description of proper accounting and storage software products and licenses, the scheme of the business process accounting supplied BY shows the benefits of the chosen approach, the schema of the data, examples of SQL queries, working program interface lists the operating modules.
Keywords: software; fund of algorithms and programs; software asset management; IDEF0; ER model; data schema; interface.
Надлежащие учет и хранение программных продуктов и лицензий - необходимое условие эффективной поддержки рабочего процесса любой современной организации.
Программное обеспечение (ПО) исключительно важно в современном деловом мире и необходимо для поддержания бесперебойной работы предприятия. Удивительно, как мало внимания уделяется управлению ПО, документации и поддержанию ПО в рабочем состоянии после его приобретения. Как правило, оно воспринимается как данность. Крайне важно разрабатывать системы учета и хранения комплектов поставок, адаптировать их к особенностям внутренних правил организации, учитывать имеющиеся нормативные документы, регламентирующие данные правила.
Выработка внутренних правил и применение передовых практик в данной области - важное средство контроля ГГ-расходов и оптимизации программных активов. По мере роста организации в ней на централизованной основе продолжает вестись упорядоченный учет всей необходимой документации, лицензий и соглашений.
Управление программными активами - это ряд бизнес-процессов, обеспечивающих все необходимое для управления программным обеспечением организации и его контроля и защиты на всех этапах его жизненного цикла.
Управление может быть и приятным, и невыносимым. Когда необходимо принимать множество решений и выполнять различные обязанности по управлению, важные детали порой ускользают от внимания.
Управление программными активами может коренным образом рационализировать работу организации.
Рассмотрим схему бизнес-процесса учета комплекта поставки ПО, которая действует во многих организациях. Для ясности введем такое определение, как фонд алгоритмов и программ (ФАП), который будет включать в себя:
- дистрибутив ПО, в состав которого могут входить диски, дискеты, флеш-накопители и т.д.;
- рабочая документация: книги, сертификаты, формуляры и т.д.;
- документы, подтверждающие легальное использование, т.е. лицензионная документация. Важно выделить данную позицию, так как сейчас широкое распространение получила модель приобретения ПО, когда заказчик приобретает лицензию у поставщика, а ПО скачивает по опубликованной ссылке, с возможностью последующей записи информации на носитель.
Ответственного за ведение ФАП назовем библиотекарем ФАП.
Резонно объединить дистрибутив и рабочую документацию в комплект поставки ПО. Тогда схема бизнес-процесса примет вид:
Рис. 1. Функциональные этапы приема ПО и лицензий в ФАП
Для проведения анализа и реорганизации на функциональная модель с использованием бизнес-процессов организации была построе- методологии IDEF0.
Внесем пояснения в схему:
Передача пакета документов в ФАП В2 Функциональный блок
н Положение о ФАП БР ) Управляющая документация
Библиотекарь \ ФАП Механизм выполнения задачи функционального блока. В нашем случае это сотрудники организации
Следует понимать, что данная модель при необходимости может быть детализирована. В данном примере она упрощена с целью улучшения ее восприятия. Например, блок «Проверка ПО» может быть разложен на три блока:
1. Визуальная проверка целостности носителя.
2. Антивирусная проверка ПО.
3. Контроль целостности ПО с верификацией данных и записью контрольных характеристик, которые становятся эталонными значениями для последующих проверок.
С помощью функциональной модели описываются существующие и планируемые к разработке бизнес-процессы на предприятии. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. При этом анализ функций и объектов системы проводится независимо друг от друга, что позволяет четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.
Описываемая модель должна наглядно документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. За счет этого может формироваться целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных
иерархических структур. Моделирование создает основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния произвольных событий, а также описывает взаимодействие процессов и потоков информации. Неэффективная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и впоследствии усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации. Легко можно выявить «простаивающее» ПО, целесообразность наличия которого можно будет обсудить на собрании и быть при этом не голословным, но иметь подкрепление своих слов в виде машинных выкладок.
Внедрение поэтапного процесса управления программными активами предоставит организации множество преимуществ. Конкретно оно обеспечивает следующее.
По данному бизнес-процессу нами была построена автоматизированная система учета программных средств и лицензий. Схема данных системы имеет следующий вид (рис. 2).
Как видно из рис. 2, схема состоит из ряда таблиц, поля которых используются для формирования запросов, и записи которых используются для заполнения форм.
Приведем в качестве примера один из запросов, консолидирующий данные для формирования акта приема-передачи:
SELECT Т_Ак![Акт приема/передачи], T_ Ак1[Кто передал], T_FЮ.Должность, T_Otdel. Отдел, Т_Ак![Кто принял], T_FЮ_1.Долж-
Экономия средств Благодаря управлению ПО легко выявить, какое ПО необходимо, а без какого можно обойтись. Кроме того, можно воспользоваться скидками программ корпоративного лицензирования, предлагаемыми многими издателями ПО, и решить, как эффективнее развернуть ПО в компании
Управление технологическими изменениями Благодаря управлению ПО организация сможет определить свои требования к ПО, избежать его устаревания и обеспечить наличие необходимых технологий, что позволит ей обойти конкурентов
Уменьшение проблем со связью и передачей данных В организациях, где приобретение технологий не контролируется, может быть множество различных платформ и версий. Управление ПО позволяет решать эти проблемы, улучшая рабочие процессы и повышая эффективность
Обоснование инвестиций в технологии С помощью управления ПО организации могут определить, какие инвестиции в ПО оказались эффективными, а также выделить те области, в которых требуются обновления или новые программы
Избежание убытков и штрафов Неправомерное использование лицензий ПО может привести к финансовым штрафам и судебным издержкам. Кроме того, руководители компании могут нести индивидуальную ответственность, как уголовную, так и гражданскую, за нарушение авторских прав, имеющее место в организации
Безопасность и надежность Пиратское ПО может содержать вирусы, способные повредить как отдельные компьютеры, так и целые сети. Эта проблема станет менее острой, если в компании будет использоваться только авторизованное подлинное ПО
Право на техническую поддержку и обновления продукта При использовании лицензионного ПО появляется возможность получать поддержку и обновления от его издателя
Эффективность и продуктивность При надлежащем управлении ПО можно быть уверенным, что сотрудникам не придется тратить время на решение описанных выше проблем с ПО
Рис. 2. Схема данных автоматизированной информационной системы
ность, T_0tdel_1.0тдел, Т_Ак![Кто подписал], T_FЮ_2.Должностъ, T_Akt.[C кем согласовано], T_FЮ_3.Должность, T_Otdel_2.Отдел, *
FROM T_Otdel INNER JOIN (T_Dolzhnost INNER JOIN (T_Otdel AS T_Otdel_2 INNER JOIN (T_Otdel AS T_Otdel_1 INNER JOIN (T_Dolzhnost AS T_Dolzhnost_3 INNER JOIN (T_Dolzhnost AS T_Dolzhnost_2 INNER JOIN (T_Dolzhnost AS T_Dolzhnost_1 INNER JOIN (T_FIO AS T_FIO_3 INNER JOIN (T_FIO AS T_FIO_2 INNER JOIN (T_FIO AS T_FIO_1 INNER JOIN (T_FIO INNER JOIN T_Akt ON T_FЮ.[ФИО сотрудника] = Т_Ак![Кто передал]) ON T_FЮ_1.[ФИО сотрудника] = T_Akt. [Кто принял]) ON T_FЮ_2.[ФИО сотрудника] = T_Akt.[Кто подписал]) ON Т_РЮ_3.[фИО сотрудника] = T_Akt.[C кем согласовано]) ON T_Dolzhnost_1.Должность = T_FЮ_1.Долж-ность) ON T_Dolzhnost_2.Должность = T_ FЮ_2.Должность) ON T_Dolzhnost_3.Долж-ность = Т_РЮ_3.Должностъ) ON T_Otdel_1. Отдел = ^Ю_1.Отдел) ON T_Otdel_2.0^ дел = T_FЮ_3.Отдел) ON T_Dolzhnost.Долж-ность = T_FЮ.Должность) ON T_0tdel.0тдел = ^Ю.Отдел WHERE (((T_Akt.[Акт приема/
передачи])=[Формы]!^_Ак:]![Номер акта приема/передачи])).
Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации учета и хранения ПО и лицензий, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников.
Систематизация информации включает:
- методы поиска и накопления информации;
- классификацию и индексирование информации;
- способы доступа к информации;
- способы представления информации;
- обработку запросов на поиск информации.
Систематизация данной деятельности осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужной информации. Основным этапом записи информации в нашей системе является каталогизация.
Каталог - это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог - это список. Но при этом больше чем просто список, каждый пункт
в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как наименование, имя поставщика и разработчика, дата регистрации, регистрационный номер и т.д. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных форм (например, учетных карточек), расположенных в определенном порядке (рис. 3).
Интерфейс системы разработан с учетом пожеланий будущих пользователей. Пояснительные записи помогают операторам быстрее ориентироваться в программе.
Вся информация записывается в таблицы, что является удобной формой для дальнейших операций с информацией (рис. 4).
Создать библиотеки, перечни и систему хранения ПО относительно просто, что чрезвычайно важно для минимизации юридических и деловых рисков. Создание надежной системы хранения обеспечит постоянный доступ ко всем программным продуктам, включая установочные диски, пользовательскую документацию, документы, подтверждающие легальное использование программных продуктов, и резервные копии ПО. Все эти материалы будут у вас под рукой на случай аудита ПО, системного
сбоя или наступления форс-мажорных обстоятельств.
Проектируемая информационная система должна автоматизировать выполнение следующих функций:
- создание централизованной библиотеки не только дистрибутивов ПО, но и лицензионной документации, с возможностью просмотра электронных копий документов;
- регистрация учет заявок клиентов на выдачу ПО или проведение ТО оргтехники;
- формирование документа «Акт приема-передачи ПО»;
- формирование документа «Дефектная ведомость»;
- контроль выполнения ремонтных работ;
- формирование документа «Акт выполненных работ»;
- оперативный поиск и предоставление информации о состоянии заявки клиента;
- формирование отчетов о результатах деятельности подразделений компании.
Ниже перечислены действия, которые были выполнены в процессе формировании перечня ПО и создания системы хранения данных по его учету:
Номер акта ВН-13-5-04/135 Дата акта
01.07.2013
Создать Сохранить Вернуться к
новым акт акт перечню
Кто передал
Ярченков Н.А,
Примечание
Кто принял |ярченков Н.А. Кто подписал
Порфирьев М.Е.
Копия Акта
С кем согласовано /1ванов В.И.
Состав Комплекта
Ф Удалить *
запись
»1
^ Дата реп1 Не.- . = т^ Ре г. номер -^т Инв. номе тгт Тип ^т Рег. номер объекта ^ Haимe^
01.07.2013 Автоматизированная систем БН93 ... Прикладное БН93-1 Автоматизир
*
^ 1111
После формирования перечня объектов по акту проведите проверку целостности ПС, перейдя в раздел Контроль целостности------>
Контроль целостности
После прохождения контроля сформируйте и напечатайте Акт поиема/пеоелачи. нажав лля этого на кноп^ "С(Ьопмиоовать Акт"
Сформировать Акт
Приложение акта
После формирования и печати Акта сформируйте и напечатайте Приложение к
Акту приема/передачи, нажав для этого на кнопку "Приложение акта" —-->_
После того как Акт будет утвержден добавьте его копию в базу. Для этого дважды щелкните на поле "Копия акта", расположенном вверху страницы. Далее можно переходить к проверке целостности
Записи о новых программных средствах и лицензия добавлены в Журнал регистрации программных средств и лицензий, для просмотра нажмите------^^
Журнал регистрации
Рис. 3. Рабочий интерфейс программы
Дата регистр Наименование t Pernio Ин^ ТИП ^ Зегистраци Я Наименовав Признак т Видное Кс^ С|b Поставщик^ Разработчик
H 27.02.2014 Система электронного ns 1206 1206 Системное 1236-1/1 Система элек1 Программное Дистриб\| 1 24 ООО "ИБС Экс Promt Д
Ш 26.06.2013 СПО файлового взаимоде БН100 Прикладное БН100-1 СПО файловог Программное Файл 1 24 Портал БР ЗАО "Ай-Теко1 -
H 20.06.2013 DeviceLock 7.2.49525 БН101 СКЗИ Б H101-1 DeviceLock 7.; Программное Файл 2 24 Портал БР Информзащт -
в 28.06.2013 Лицензия на право исгог БН101 СКЗИ БН101-2 Лицензия на г Лицензия Бумага 1 24 Портал БР Информзащт -
H 11.03.2013 ГП SecretNet 6.5 БН102 СКЗИ Б H102-1 ПП SecretNet! Программное Файл 3 24 Портал БР Информзащт -
H 11.03.2013 ЛИЦЕНЗИЯ Банка России БН102 СКЗИ БН102-2 ЛИЦЕНЗИЯ Ба Лицензия Бумага 1 24 Портал БР Информзащт -
H 14.05.2013 ГП SecretNet 7.0 БН102 СКЗИ Б H102-3 ПП SecretNet: Программное Файл 3 24 Портал БР Информзащт -
0 28.05.2013 Symantec Antivirus Client БН91 сзввк БН91-1/1 SymantecAnti Программное СП 1 24 Портал БР Symantec
в 28.05.2013 Symantec Scan Engine (SSI БН91 сзввк БН91-1/2 SymantecScar Программное CD 1 24 Портал БР Symantec
в 28.05.2013 Symantec Mail Security fo БН91 сзввк БН91-1/3 Symantec Mail Программное СП 1 24 Портал БР Symantec
в 28.05.2013 Norton AntiVirusfor Micrc БН91 сзввк БН91-1/4 Norton AntiVir Программное CD 1 24 Портал БР Norton
в 10.06.2013 ПК ФСАМиШ БН92 Прикладное БН92-1 Программны? Программное Дистриб\ 1 24 Портал БР ОООмВалида1-
0 01.07.2013 Автоматизированная сиг БНЭЗ Прикладное БН93-1 Автоматизирс Программное Файл 1 24 Портал БР ГЦИ ЦБ РФ
в 26.03.2012 Менеджер загрузки фай г БН94 Прикладное БН94-1 Менеджер заг Программное Файл 1 24 Портал БР Microsoft
в 29.12.2012 СПО СКС для обработки v БН95 Прикладное БН95-1 СПО СКС для с Программное Файл 2 24 Портал БР IBM ЕЕ/А
в 15.09.2011 Microsoft Office SharePoil БН96 Прикладное БН96-1 Microsoft Offii Программное Файл 2 24 Портал БР Microsoft
в 26.04.2013 Пакет обновления SP3jy БН97 Прикладное БН97-1 Пакет обновл! Программное Файл 2 24 Портал БР Microsoft
0 29.05.2013 MS Project Professional 2C БН98 Прикладное БН98-1 MS Project Pro Программное Файл 4 24 Портал БР Microsoft
♦ 27.05.2013 Ms Visio Professional 2Q1E БН9Э Прикладное БН99-1 Ms Visio Profe Программное Файл 4 24 Портал БР Microsoft
Рис. 4. Табличное представление данных системы
• Создана централизованная библиотека дистрибутивов ПО. В качестве дополнительной меры организовано внеофисное хранение набора копий часто используемых дистрибутивов, с возможностью своевременного контроля целостности данных.
• Создана централизованная библиотека всех документов, подтверждающих легальное использование программных продуктов. В качестве дополнительной меры организовано внеофисное хранение набора копий всех документов. Выдаются, по возможности, только копии документов, избегая передачи оригиналов.
• Организован централизованный учет всех наименований используемых в организации программных продуктов и внеофисного хранения их копий. Периодически проводится проверка целостности носителей информации, с отражением результатов проверок.
• Ведется учет использования носите-
лей информации, с указанием подразделения, запросившего носитель.
• Создано хранилище резервных копий всех установочных дисков и документации пользователя.
• Регулярно выполняется резервное копирование систем, баз данных и передача созданных резервных копий на внеофисное хранение.
Автоматизация вышеперечисленных функций позволит повысить качество обработки информации и обеспечит в дальнейшем поддержку принятия решений на уровне ИТ-подразделения.
Список литературы
1. Вендров АМ. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. М.: Финансы и статистика, 1998.
2. Тельнов Ю.Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов. М.: МЭСИ, 2000. 106 с.
ФИЛИППОВ Владимир Петрович - кандидат физико-математических наук, доцент кафедры математических и инструментальных методов экономики. Чебоксарский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации. Россия. Чебоксары. E-mail: [email protected]
ЯРЧЕНКОВ Николай Александрович - магистрант. Чебоксарский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации. Россия. Чебоксары. E-mail: filippov_v_p@ rambler.ru
РОМАНОВ Юрий Александрович - аспирант. Чебоксарский кооперативный институт (филиал) Российского университета кооперации. Россия. Чебоксары. E-mail: [email protected]
FILIPPOV, Vladimir Petrovich - Candidate of Physico-mathematical Sciences, Associate Professor of Department of Mathematical and Tool Methods of Economy. Cheboksary Cooperative Institute (branch) of Russian University of Cooperation. Russia. Cheboksary. E-mail: [email protected] YARCHENKOV, Nikolay Aleksandrovich - Graduate Student. Cheboksary Cooperative Institute (branch) of Russian University of Cooperation. Russia. Cheboksary. E-mail: [email protected] ROMANOV, Yuriy Aleksandrovich - Post-Graduate Student. Cheboksary Cooperative Institute (branch) of Russian University of Cooperation. Russia. Cheboksary. E-mail: [email protected]
