CC BY
51
было понятно [6, с.51].
Правила делового телефонного общения не очень сложны и не требуют специальной длительной подготовки. Они могут быть с успехом применены специалистами самого различного профиля. Эти правила не только помогают созданию положительного образа предпринимателя и фирмы в целом, но также способствуют расширению объема клиентов, а, следовательно, и объема продаж.
Использованные источники:
1. Скаженик Е.Н. Деловое общение. Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. -Таганрог: ТРТУ, 2006. - 126с.
2. Игебаева Ф.А. Этикет делового телефонного разговора // Развитие предприятий, отраслей, регионов России. Сборник статей IV Всероссийской научно-методической конференции. - Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 48 - 50.
3. Столяренко Л.Д. Психология делового общения и управления / Л. Д. Столяренко // «Феникс». - Ростов-на-Дону, 2005. - 416с.
4. Электронный ресурс: [http://akb-crp.narod.ru] Ведение телефонных переговоров в сфере делового общения и предложения услуг.
5. Электронный ресурс: [www.mlm24.ru] Техника телефонных переговоров.
6. Игебаева Ф.А. Деловое общение: практикум. Уфа, Башкирский ГАУ, 2010, - 112с.
Хуснутдинов А.Р.
магистр
ФГБОУВО «Башкирский ГАУ»
Россия, г. Уфа
РАЗНОВИДНОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Аннотация: В статье рассматриваются разновидности делового письма. Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию, применяющихся для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих как в управленческой, так и в коммерческой деятельности. Типовое разнообразие деловых писем и умелое использование этикетных формул позволяет автору добиваться понимания в деловых отношениях и продуктивного сотрудничества.
Ключевые слова: письмо, деловое письмо, деловая переписка, классификация, корреспонденция, признак.
Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников
аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1, с.30]. В данной статье мы уделим основное внимание деловым письмам и их разновидностям.
Деловое письмо является основным средством связи организаций, учреждений, предприятий с внешним миром.
Деловая переписка представляет собой одну из важнейших форм реализации деловых отношений. Специалисты подсчитали, что на ведение деловой переписки у некоторых работников аппарата управления тратится 20-50% рабочего времени. [2, с.178].
Для делового письма характерно типовое разнообразие и яркое стилистическое своеобразие. Должны отличаться безупречностью с точки зрения грамматики и правописания. Типовое разнообразие деловых писем и умелое использование этикетных формул позволяет автору добиваться понимания в деловых отношениях и продуктивного сотрудничества [3, с.13].
Современное деловое письмо - это предпринимательский документ. Основные требования, предъявляемые к данным видам письма, достоверность содержания и нейтральность тона изложенного.
Существует несколько видов деловых писем, в основе которых лежат определенные классификационные признаки. Рассмотрим следующую классификацию [4, с. 157-158].
По тематическому признаку деловая корреспонденция подразделяется
на:
• Деловые письма. Они решают организационные вопросы, правовые вопросы.
• Коммерческие письма. Составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу.
К коммерческим видам деловой корреспонденции относятся следующие виды писем.
Письмо-запрос - письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге.
Письмо-предложение (оферта) - письменное заявление от имени одного предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях.
Претензионное письмо (рекламация) - письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств.
Ответ на запрос - содержит необходимую информацию: о принятии запроса к рассмотрению, о выяснении возможности решения проблемы.
Ответ на предложение - пишется в том случае, если покупатель согласен со всеми условиями предложения.
Ответ на рекламацию - содержит текстовое сообщение о том, что
информация принята, претензия удовлетворяется полностью или частично, денежная оплата произведена.
По функциональному признаку деловые письма подразделяются на следующие группы:
• Письма-ответы;
• Инициативные письма, подразделяющиеся в свою очередь на письма, требующие ответа. Письма-ответы содержат индекс того письма, которое и явилось причиной данной переписки. В данную группу относятся следующие виды писем: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация.
Письмо-просьба - письмо, цель которого получение информации услуг, товаров, необходимых организации. В данном виде письма излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность исполнения организации.
Письмо-приглашение. Данный вид письма направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч.
И письма, не требующие письма-ответа.
Письмо-напоминание - письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства для проведения мероприятия.
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определённых обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.
Письмо-извещение - письмо, информирующее о публичных мероприятиях.
Письмо-заявление - имеет формализованный вид заявки или заявления и отправляется по почте для решения какого-либо вопроса.
Письмо-благодарность - направляется для выражения благодарности за что-либо.
Сопроводительное письмо - письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Письмо подтверждение - содержит сообщение о получении какого-либо отправления.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.
По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления, электронные письма, факсы.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные или стандартные и нерегламентированные.
Письмо помогает разным сторонам рассмотреть возможности для заключения разного рода договоров. Так как существует многообразие разновидностей деловых писем, столько возникает ситуаций, дающих повод
для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма означает построить классификацию производственных ситуаций, которые вызывают определённую необходимость в переписке. Из-за многообразия таких ситуаций, их диапазон не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам [5, с. 196].
В заключение отметим, что написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела [6, с.125].
Использованные источники:
1. Игебаева Ф.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. //Основные направления повышения эффективности экономики, управления и качества подготовки специалистов. Сб. статей IX Международной научно-практической конференции. -Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 - 32.
2. Сидоров, П.И. Деловое общение [Текст] учебник / П.И. Сидоров, М.Е. Путин, И.А. Коноплёва. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 384 с.
3. Алимова, Х.Ш. Речевая культура делового письма [Текст] / Х.Ш. Алимова // Вестник МГЛУ. - 2011. - №24. С. 10-16.
4. Янковая, В.Ф. Основные разновидности деловых писем // Секретарь-референт. - 2002.- №2.
5. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности [Текст]: учеб. пособие / Н.П. Крюкова. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.
6. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности // Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. - 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.1. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. - С.124 - 125.
