CC BY
3
УДК 65.01
Чурсина В.А. магистрант, менеджер по качеству
ООО «1С-Рарус» Россия, г. Москва ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Аннотация:
В данной статье описано проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества. Указываются цели проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества. Перечислены и рассмотрены этапы проведения аудита. Описаны планирование и подготовка к аудиту, проведение аудита. В статье приведено примерное содержание заключения аудита.
Ключевые слова: Качество, аудит, аудитор, проверка, требования, соответствие.
UDK 65.01
Chursina V.A. Graduate student Quality manager 1C-Rarus, LLC Russia Moscow CONDUCTING INTERNAL AUDITS OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
Annotation:
This article describes the conduct of an internal audit of the quality management system. The objectives of the internal audit of the quality management system are specified. The stages of the audit are listed and considered. Describes planning and preparation for the audit, conducting an audit. The article provides an approximate content of the audit report.
Keywords: Quality, audit, auditor, verification, requirements, compliance.
Аудит - это систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания в целях установления того, в какой степени обеспечено соответствие критериям аудита. [1]
Внутренний аудит - аудит, который проводится самой организацией.
Внутренний аудит системы менеджмента качества (СМК) может проводится со следующими целями:
• оценка соответствия СМК требованиям стандарта;
• оценка результативности функционирования СМК и ее эффективности;
• определение возможностей улучшения процессов СМК;
• определение возможных несоответствий СМК требованиям, установленным стандартом и внутренней документацией;
• проверка результативности корректирующих и предупреждающих действий, назначенных и проведенных по результатам предыдущих аудитов.
В роли аудитора выступает сотрудник организации, назначенный ответственным за организацию и проведение внутренних аудитов. Он несет ответственность за: подготовку план-графика аудита; организацию аудита; своевременность проведения аудита; регистрацию наблюдений в ходе аудита;
контроль эффективности выполненных корректирующих действий; обеспечение проведения анализа документации - процедур, инструкций, записей по качеству;
опрос сотрудников, участвующих в аудите;
анализ поступивших претензий и выявленных несоответствий по проверяемому процессу;
анализ результатов оценки удовлетворенности клиентов (если она проводится по данному процессу);
доведение информации о принятых решениях до заинтересованных лиц - участников аудита.
Внутренний аудит проходит в три этапа: организация внутреннего аудита и его планирование; проведение внутреннего аудита и документирование его результатов; анализ результатов проведенного аудита. Проверки СМК подразделяются на плановые и внеплановые. Плановые проверки проводятся в соответствии с ежегодным планом. Составленный план должен охватывать все процессы и подразделения, входящие в область применения системы менеджмента качества таким образом, чтобы за год был проведен как минимум один аудит каждого подразделения компании.
При выявлении нарушений и серьезных несоответствий в процессе или в подразделении компании, могут проводиться внеплановые внутренние аудиты.
После того, как дата проведения аудита определена, аудитор подготавливает программу аудита.
В программу аудита следует включать всю информацию, необходимую для проведения результативного и эффективного аудита. Программа аудита может включать в себя: цели аудита;
продолжительность аудита; место проведения аудита;
содержание аудита; критерии аудита; методы проведения аудита; необходимые для проведения аудита ресурсы. [1] Далее аудитор должен довести эту программу до задействованных в предстоящем аудите сотрудников. Период времени, за который информация о предстоящей проверке должна быть доведена до проверяемого подразделения должен быть прописан в документации компании.
Во время подготовки к предстоящей проверке, аудитору нужно изучить всю сопутствующую документацию и инструкции.
В конце аудита проводится заключительное совещание. В рамках этого совещания руководству аудируемого подразделения сообщаются результаты аудита, в том числе несоответствия. Позднее руководство назначает корректирующие действия и сроки их выполнения.
В течение установленного в компании срока аудитор составляет отчет по аудиту и доводит его до всех участников.
Для проведения аудита процесса могут использоваться следующие методы:
опрос персонала;
просмотр документации;
проверка сведений в информационной базе;
наблюдение;
анкетирование;
просмотр записей по качеству.
Аудит не может ограничиваться лишь одним или двумя методами. В процессе выполнения исследования аудитор должен быть максимально точным и беспристрастным.
Результатом проведенного аудита становится отчет по внутреннему аудиту.
Для внесения данных по результатам проведения внутреннего аудита аудитор заполняет заранее подготовленную и утвержденную форму отчета. Подготовка данной формы может быть осуществлена как самим аудитором, так и другими сотрудниками. Форма отчета может быть выполнена в любом формате, подходящем для конкретной компании, например, в бумажном варианте, в формате Word или автоматизирована на основе программный продуктов, используемых в компании. Отчеты по всем проведенным внутренним аудитам должны сохраняться установленное внутренней документацией время и быть доступны сотрудникам, заинтересованным в данных записях.
В отчет должны быть внесены следующие данные: цели аудита;
область аудита (организационные и функциональные единицы или процессы);
заказчик аудита;
состав команды по аудиту;
места, где осуществлялась деятельность по аудиту;
время проведения аудита;
критерии аудита;
результаты аудита;
свидетельства аудита;
заключения по аудиту;
степень соответствия деятельности организации критериям аудита. Отчет также может включать в себя: план аудита;
объяснение способа подготовки отчета об аудите; пояснения по оценке результатов аудита;
представление результатов аудита и заключения по аудиту таким образом, чтобы они были понятны для сотрудников, деятельность которых подвергалась проверке;
пояснение последующих действий, например, реализация корректирующих действий. [1]
По итогам внутреннего аудита все выявленные несоответствия должны быть зарегистрированы согласно внутренним требованиям компании и направлены для рассмотрения ответственным за процесс, в котором они были выявлены.
Ответственные после рассмотрения несоответствия должны назначить коррекции, и, если это необходимо, корректирующие действия, срок выполнения которых не должен превышать период до следующего аудита.
Разбор несоответствий проводится согласно утвержденной в компании процедуре разбора несоответствий.
Хорошие практики, выявленные во время аудита, могут быть предложены для рассмотрения ответственным других процессов. Те, в свою очередь, после рассмотрения хорошей практики могут либо принять ее и назначить действия для реализации, либо отклонить, аргументировав свой отказ.
Использованные источники:
1. Международный стандарт ISO 19011:2011.
