Проведение предварительного аудита в условиях становления внутренней системы гарантии качества образовательного учреждения среднего профессионального образования Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 373.1

т.и. Уткина ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО АУДИТА

н.в. Хань В УСЛОВИЯХ СТАНОВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ

СИСТЕМЫ ГАРАНТИИ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Аннотация. В статье обоснована необходимость проведения предварительного внутреннего аудита в условиях становления системы менеджмента качества образовательной организации среднего профессионально образования (СПО) на основе идей Российского стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2011. Осуществлен поиск наиболее эффективных путей создания внутренней системы гарантии качества образовательного учреждения СПО на основе учета выявленных несоответствий требованиям стандарта. Обобщен положительный опыт работы служб колледжа по проведению предварительного аудита. Ключевые слова: внутренняя система гарантии качества, предварительный (внутренний аудит) аудит, предупреждающие действия, корректирующие действия, образовательное учреждение СПО.

CONDUCT PRELIMINARY AUDIT IN THE CONDITIONS OF INTERNAL QUALITY ASSURANCE SYSTEM EDUCATIONAL INSTITUTION OF VOCATIONAL EDUCATION

Annotation. In the article the necessity ofpreliminary internal audit in the conditions of the quality management system of educational institutions of secondary vocational education (ACT) based on the ideas of the Russian. ISO 9001:2011 is proved. It is carried out to find the most effective ways to create an internal quality assurance system of the educational institution on the basis of the ACT accounting inconsistencies identified with the standard. The positive experience of services for the college prior audit is generalized.

Keywords: internal quality assurance system, preliminary (internal) audit, preventive actions, corrective action, educational institution ACT.

Нарастающая актуальность проблемы обеспечения качества профессионального образования требует изменений традиционных подходов в его управлении. В п. 13 ст. 28 Федерального закона № 273-ФЗ от 29 декабря 2012 г. «Об образовании в Российской Федерации» четко обозначена необходимость обеспечения функционирования внутренней системы оценки качества образования в образовательных учреждениях среднего профессионального образования (СПО).

Проведенное теоретико-эмпирическое исследование на базе Государственного автономного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Новотроицкий политехнический колледж» Оренбургской области (ГАОУ СПО «НПК») позволило сделать вывод о целесообразности построения внутренней системы гарантии качества (ВСГК) на основе методологии международных стандартов серии ISO 9000 [2]. Одним из основных элементов становления ВСГК образовательного учреждения СПО является предварительный (внутренний) аудит, посредством которого не только вскрываются слабые места, но и проверяется эффективность всех видов деятельности образовательного учреждения, обеспечивающих качество. В целях выстраивания ВСГК в ГАОУ СПО «НПК» был проведен предварительный аудит с анализом, корректировкой и систематизацией существующей нормативной (локальной) документацией колледжа и разработкой новых недостающих положений.

Основные цели предварительного аудита:

© Уткина Т.И., Хань Н.В., 2015

Utkina Tamara Han Natalia

- проверка наличия документации во всех службах колледжа, их взаимосогласованность и непротиворечивость друг другу;

- анализ соответствия документов нижнего уровня (процедуры, инструкции) — требованиям документов более высокого уровня (основных, основополагающих); а также соответствие документации требованиям межгосударственного стандарта системы менеджмента качества (СМК) ГОСТ ISO 9001-2011;

- корректировка и систематизация существующей нормативной (локальной) документации колледжа;

- изучение фактического выполнения требований документации.

Аудит проводился в соответствии с порядком, установленным в документированной процедуре ДП 08-01-2014 «Порядок планирования, проведения и документирования результатов внутренних аудитов». В нем установлены как общие требования к порядку планирования, проведения и документального оформления результатов внутренних аудитов, так и требования к персоналу, проводящему проверки, анализу результатов аудитов и проведению корректирующих действий по результатам анализа [5].

Для проведения предварительного аудита была сформирована группа аудиторов, имеющих опыт работы в колледже, знания процессов, характерных для колледжа, знания требований внутренней документации ВСГК, а также обладающих следующими личностными качествами: этичность, дипломатичность, наблюдательность, проницательность, гибкость, решительность, самостоятельность. Подбор кандидатов в аудиторы производился из числа педагогического персонала по принципу независимости от руководителя проверяемой службы и компетентности в области деятельности, подлежащей проверке. В результате подбора был издан приказ о назначении внутренних аудиторов.

В соответствии с ДП 08-01-2014 «Порядок планирования, проведения и документирования результатов внутренних аудитов» наши аудиторы должны были пройти предварительную подготовку по вопросам проведения внутренних проверок [5]. С целью формирования практических навыков в области методики проведения внутреннего аудита, корректирующих и предупреждающих действий, управления несоответствиями и документирования ВСГК, Поволжским сертификационным учебно-методическим центром были проведены обучающий семинар и мастер-класс для руководства и персонала колледжа. Участники мастер-класса (внутренние аудиторы) получили раздаточный материал, включающий:

- презентационный лекционный материал;

- межгосударственный стандарт системы менеджмента качества ГОСТ ISO 9001-2011;

- документированную процедуру ДП 08-01-2014 «Порядок планирования, проведения и документирования результатов внутренних аудитов ».

Одним из важных результатов проведения мастер-класса явилось овладение руководителями и аудиторами методики проведения предварительного аудита, выявление методологии получения информации и этапов проведения внутреннего аудита.

Этапы проведения предварительного аудита:

- уведомление проверяемого персонала;

- проведение предварительного совещания;

- проведение предварительного аудита;

- формирование отчета о результатах проверки;

- итоговое совещание;

- проведение корректирующих действий по устранению выявленных несоответствий;

- верификация корректирующих действий.

За неделю до проведения аудита ответственный за СМК уведомил руководителей служб и должностных лиц колледжа о предстоящей проверке изданием приказа. Для уточнения всех деталей предварительного аудита (цель и объем аудита; перечень служб и элементов ВСГК, подлежащих аудиту; сроки проведения проверки; состав аудиторской группы) было проведено предварительное совещание с участием представителя руководства в области качества (заместитель директора по УВР), руководителя группы по проверке (ответственный за СМК колледжа), аудиторов; руководителей служб и должностных лиц колледжа.

Для обеспечения эффективного и результативного проведения предварительного аудита были использованы следующие методы получения информации: опросы персонала; наблюдения за деятельностью, производственной средой и условиями труда; анализ документов ВСГК, доступность ко всем документам. На основании анализа положений, регламентирующих работу служб и должностных инструкций, перекрестной проверки их на взаимосогласованность и непротиворечивость друг другу была выполнена оценка документов на предмет полноты документированного описания ВСГК в соответствии с требованиями межгосударственного стандарта системы менеджмента качества ГОСТ ISO 9001-2011 [1]. При необходимости в часть документов вносились изменения и коррективы. При обнаружении несоответствия документации установленным требованиям аудитором оформлялся лист регистрации несоответствий. Отчет о проведении предварительного аудита отражает содержание этапов, материалы проверки всех членов аудиторской группы, выявленные несоответствия и замечания, перспективы совершенствования ВСГК и корректирующие действия.

Проведение предварительного аудита позволило систематизировать документацию отдельных служб колледжа, провести подробный анализ документации на ее соответствие требованиям межгосударственного стандарта системы менеджмента качества ГОСТ ISO 9001-2011, определить роль каждого участника различных аспектов учебно-воспитательного процесса в становлении ВСГК.

В ходе проверки были выявлены следующие проблемы и несоответствия:

- в положениях о службах указаны не все локальные акты, регламентирующие их работу;

- должностные инструкции сотрудников в основном являются типовыми. В их содержании не в полном объеме отражается специфика деятельности служб и их сотрудников (распределение прав, ответственности и выполняемых функций, ориентация на потребителя, лидерство руководства, вовлечение персонала, процессный подход и т.д.), не доработаны взаимосвязи отдельных сотрудников с персоналом колледжа, родителями и организациями внешней среды, отсутствуют критерии оценки труда;

- некоторые функции, выполняемые сотрудниками, не закреплены за ними в должностных инструкциях;

- не определен перечень входных данных, необходимых для формирования отчета по анализу системы менеджмента качества со стороны руководства.

Обобщая результаты предварительного аудита, можно сказать, что между сотрудниками как внутри одной, так и различных структур нет четкости во взаимодействии, поэтому вопросы актуализации внутренних локальных актов колледжа и распределения обязанностей персонала в должностных инструкциях требуют дополнительной доработки. Таким образом, по результатам проведения предварительного аудита и анализа документации ГАОУ СПО «НПК» можно сделать вывод, что ВСГК не в полном объеме отвечает требованиям межгосударственного стандарта системы менеджмента качества ГОСТ ISO 9001-2011 [1]. После завершения предварительного аудита было проведено итоговое совещание с проверяемым персоналом, с целью представления и разъяснения всех заносимых в отчет результатов проверки и выдачей рекомендаций руководителям служб и должностным лицам по проведению корректирующих действий. Анализ результатов проверок позволил дать объективную оценку состояния внутренней системы гарантии качества с последующей разработкой дей-

ствий по устранению причин, сведению к минимуму возможностей повторного их появления и устранению выявленных несоответствий.

Для идентификации несоответствий и применения соответствующих мер в колледже была разработана документированная процедура ДП 08-03-2014 «Порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий», регламентирующая осуществление корректирующих и предупреждающих действий [5]. В настоящей документированной процедуре:

- перечислены ключевые термины с соответствующими определениями: предупреждающие действия, корректирующие действия, различие между ними, несоответствие, требование, неуспевающий студент, несоответствующая услуга;

- указаны цели, схема разработки и реализации предупреждающих и корректирующих действий;

- представлена классификация несоответствий;

- приведена таблица с типичными причинами несоответствий или нежелательными ситуациями и соответствующими типовыми корректирующими действиями.

Проведя анализ документации, аудиторы установили причины и масштаб возникновения несоответствий, конкретных виновников их возникновения и, в соответствии с документированной процедурой ДП 08-03-2014 «Порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий», руководители проверяемых служб и должностные лица колледжа разработали план корректирующих действий, указали сроки устранения несоответствий и ответственных. Реализация шестого этапа предварительного аудита позволила выявить план корректирующих действий. Перечислим основные планируемые корректирующие действия:

- определить входные данные каждой службы для формирования отчета по анализу СМК со стороны руководства;

- актуализировать Положение о службе в части внесения информации о локальных актах, регламентирующих деятельность данной службы;

- привести в соответствие Положение о службе в части определения структуры, взаимосвязи и наименования должностей;

- разработать нормативный документ, регламентирующий процесс подготовки и проведения уроков и довести требования этого документа до преподавателей;

- разработать нормативный документ, регламентирующий составление и оформление программ, методических указаний и довести требования этого документа до преподавателей, осуществлять постоянный контроль выполнения;

- привести документы в соответствие в части разработки схемы и порядка обратной связи с подчиненными;

- актуализировать должностные инструкции сотрудников службы и привести их в соответствие с требованиями ДП 05-02-2014 [4] и ДП 04-02-2014 [3];

- разработать и внедрить методику получения и обработки информации по удовлетворенности потребителей;

- составить график технического обслуживания, ввести журнал учета технического обслуживания;

- разработать критерии отбора, оценки и повторной оценки поставщиков продукции;

- определить и задокументировать критерии подбора персонала при приеме на работу;

- провести анкетирование персонала и использовать данные при формировании отчета по анализу СМК со стороны руководства;

- определить входные данные для формирования отчета по анализу СМК со стороны руко -водства;

- разработать и утвердить положение о комиссии по урегулированию споров между участ -никами образовательных отношений, создать комиссию и утвердить приказом директора колледжа.

В случае невыполнения корректирующих действий по результатам предварительного аудита в установленные аудиторской группой сроки (по объективным причинам) руководители служб и должностные лица колледжа должны разработать план корректирующих действий по устранению выявленных в ходе проверок несоответствий.

Проведенное исследование позволило выявить общие методологические позиции проведения предварительного (внутреннего) аудита для определения основных структурных компонентов внут-ренней системы гарантии качества, в том числе и внутренней системы оценки качества. Практическая значимость полученных результатов состоит в разработке методических рекомендаций руководите -лям служб и должностным лицам в целях создания внутренней системы гарантии качества.

Библиографический список

1. ГОСТ ISO 9001-2011. Межгосударственный стандарт системы менеджмента качества. Требования. Введ. 01.01.13.

2. ГОСТ ISO 9000-2011. Межгосударственный стандарт системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Введ. 01.01.13.

3. ДП 04-02-2014. Документированная процедура «Система менеджмента качества. Порядок разработки и оформления документированных процедур и внутренних локальных актов».

4. ДП 05-02-2014. Документированная процедура «Система менеджмента качества. Порядок разработки, оформления и обращения должностных инструкций».

5. ДП 08-03-2014. Документированная процедура «Система менеджмента качества. Порядок проведения корректирующих и предупреждающих действий».