CC BY
143
ПРОЦЕСС ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ ГОСТИНИЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ В СООТВЕТСТВИИ С УНИФИЦИРОВАННЫМИ МЕЖДУНАРОДНЫМИ ТРЕБОВАНИЯМИ
Г. А. КУБАТКИНА,
преподаватель кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита E-mail: orenburghotel@mail. ru Оренбургский государственный университет
Гостиничный комплекс является одним из сложнейших объектов управления, так как представляет собой многоуровневую систему, которая включает в себя несколько видов деятельности. Методические аспекты организации управленческого учета в гостиничном бизнесе требуют разработки и усовершенствования, ориентированных на международную практику. В статье рассмотрены теоретические основы построения структуры управления в гостиничном бизнесе, предложены формы управленческой отчетности согласно стандартам USALI.
Ключевые слова: организационная структура,управленческая отчетность, гостиничный бизнес, центр дохода, центр расхода.
Любое гостиничное предприятие имеет собственную организационную структуру, представляющую собой функционально-технологическую систему, обеспечивающую деятельность данного предприятия. Организационная структура формируется под воздействием ряда факторов — местоположения, размера номерного фонда, формы собственности, спектра предоставляемых услуг, категории потребителей — и представляет собой совокупность звеньев, находящихся на одном горизонтальном уровне. Звенья показывают последовательность подчинения по отделам.
Российские авторы выделяют следующие основные цели построения и использования структур управления [1—3]:
- разделение функций управления;
- разделение труда между сотрудниками гостиницы
- распределение задач и обязанностей;
- определение взаимоотношений между элементами структуры управления;
- определение способов взаимосвязи между элементами структуры управления.
Одним из принципов построения структуры управления в гостинице является принцип разделения по сегментам. Необходимость такого деления обусловливается многообразием предоставляемых услуг.
Все подразделения в гостиничном предприятии представляют собой центры ответственности, которые относятся либо к центрам доходов (прибыли), либо к центрам расходов (затрат). Центры затрат гостиницы непосредственно не участвуют в обслуживании клиентов гостиницы, а осуществляют поддержку производственных отделов. Данные центры не генерируют доходы, а руководство этих отделов отвечает только за контроль за соответствующими затратами и их минимизацию. На гостиничных предприятиях чаще всего к таким центрам относятся бухгалте-
рия, экономический отдел, юридический отдел, отдел кадров, отдел продаж и маркетинга, служба безопасности, технические службы, отдел снабжения, хозяйственный отдел.
Центры прибыли гостиницы задействованы непосредственно в обслуживании гостей и помимо производства затрат являются генераторами доходов. Поэтому их задачи заключаются не только в том, чтобы минимизировать расходы, но и в том, чтобы максимизировать прибыль. К таким центрам в зависимости от спектра услуг, предоставляемых гостиничными предприятиями, относятся группа размещения гостей, ресторан, автостоянка, бизнес-центр, зал для конференций, тренажерный зал и т. д.
В настоящее время существует несколько подходов к формированию и совершенствованию организационной структуры для формирования управленческой отчетности в гостиничном бизнесе. Наиболее интересным и подходящим для гостиничного бизнеса, по мнению автора, является использование так называемой «Единой система учета для гостиничного бизнеса» (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry, USALI).
Единая система учета для гостиничного бизнеса (далее — Единая система) появилась в 1926 г. в США, где впервые были опубликованы ее принципы и положения [4].
Основной принцип Единой системы заключается в том, что результаты работы отражаются в отчетности по каждому подразделению гостиницы в соответствии с центрами ответственности и организационной структурой.
Единая система также строго следует принципу разделения ответственности. Согласно положениям USALI отраженная операционная прибыль каждого отдела гостиницы получается после вычета только тех издержек, которые могут контролироваться менеджером данного отдела. Фиксированные издержки (налог на имущество)
в общем случае не распределяются по центрам полученных доходов, а относятся отдельно на отделы обслуживания. Это делает возможным эффективно следовать концепции разделения ответственности в соответствии с организационной структурой.
В данной статье речь идет только об организационной структуре для целей формирования управленческой отчетности и анализа доходов и расходов гостиницы. В связи с разделением всех отделов гостиницы на центры доходов и расходов предлагаем формировать организационную структуру для целей управленческого учета по видам доходов и однотипным расходам.
Автором был проведен анализ данных гостиничных предприятий сети «Отель» на предмет получения доходов подразделениями в целях определения наиболее крупных центров доходов, результаты которого представлены в таблице.
При детальном рассмотрении, с учетом требований USALI, для формирования управленческой отчетности были предложены следующие структурные единицы (центры доходов):
- номерной фонд — служба приема (администратор, портье), хозяйственная служба (горничные, кастелянши), прачечная для гостей (стиральщицы, гладильщицы). В отчете будут сформированы доходы и затраты, относящиеся исключительно к номерам, предназначенным для расселения;
- дополнительные услуги — тренажерный зал, бизнес-центр, зал для конференций, автомобильная стоянка и пр. Отчет будет рассматривать доходы и затраты, относящиеся исключительно к деятельности структурной единицы «дополнительные услуги», но при необходимости отчет можно будет предоставить по каждой услуге отдельно;
- аренда помещений — офисы, услуги для гостей (магазин сувениров, парикмахерская,
Анализ структуры доходов гостиничного предприятия
Центр дохода Сумма, руб. Часть от общей суммы доходов, %
Номерной фонд 919 000 69
Тренажерный зал 4 310 0,3
Бизнес-центр 6 880 0,5
Зал для конференций 2 910 0,2
Аренда помещений 264 600 20
Служба питания 119 070 9
Автомобильная стоянка 13 230 1
Всего... 1 323 000 100
Директор
(обобщенный отчет о прибылях и убытках)
Номерной фонд (отчет № 1)
Дополнительные услуги (отчет № 2)
Служба приема и размещения
Отдел обслуживания гостей
— Телекоммуникации
Прачечная для гостей
Аренда помещений (отчет № 3)
Тренажерный зал
Служба питания (отчет № 4)
Аренда офисных помещений
Аренда помещения — для дополнительных услуг
Отдел продуктов
— Отдел напитков
Зал для конференций
— Бизнес-центр
Прочее
Рис. 1. Сбор информации из центров дохода в обобщенный отчет
банкомат и т. д.). Отчет предназначен для получения управленческой информации об одном из основных видов получения дохода — от сдачи в аренду офисных или торговых помещений. Отчет по данной структурной единице может предоставляться как в общем виде, так и в разрезе каждого арендованного объекта;
- служба питания — отдел продуктов, отдел напитков. Отчет представляет собой форму отчетности объектов общественного питания, управляемых непосредственно гостиницей.
Движение отчетов от центров дохода, представляемых директору и включающихся в обобщенный отчет о прибыли и убытках, представлено на рис. 1.
В соответствии со стандартами USALI по каждой структурной единице (центру доходов) может быть составлен отдельный управленческий отчет за любой период работы, начиная с ежесуточного. Это поможет руководителю данного центра ответственности принять правильное управленческое решение для предоставления более качественной услуги. Для руководителей более высокого звена предлагается составлять обобщенный отчет о выручке и расходах по всем центрам доходов, который будет наиболее важным источником информации. В случае необходимос-
ти обобщенный отчет можно будет формировать и по сегментам доходов и расходов, т. е. не просто по структурной единице (центру ответственности), а по каждому отделу, входящему в состав центра.
Принципом разбивки на структурные единицы, отражающие затраты, является выделение наиболее существенных групп затрат гостиничного комплекса. В соответствии с данным принципом автором были сформированы следующие структурные подразделения (центры затрат):
- администрация — отчет будет содержать сведения об основных общехозяйственных и общепроизводственных расходах, которые относятся к деятельности всей гостиницы в целом и не могут быть однозначно отнесены к какому-либо центру ответственности гостиницы;
- отдел продаж и маркетинга — в отчете по данному подразделению будут собраны все расходы по продвижению услуг на рынке. Отчет предлагается разделить на три части: продажи, реклама и продвижение на рынке, гонорары и вознаграждения. В первой части отчета следует сгруппировать расходы, относящиеся к текущей деятельности этого структурного подразделения. Во вторую часть включаются статьи расходов, представляющие собой средства продвижения гостиницы на целевой рынок. В третьей части собираются специфические маркетинговые расходы — гонорары и вознаграждения, способствующие продвижению гостиничных услуг;
- техническая служба — отчет по этому подразделению определяет значимые или потенциально значимые расходы, которые целесообразно анализировать при оценке величины и обоснованности расходов на техническую поддержку гостиницы. Главным подотделом в этой структурной единице будет коммунальная служба. В отчете по данному подразделению предлагаем собирать и анализировать наиболее существенные и важные в аналитическом смысле статьи коммунальных расходов, которые могут дополняться либо перегруппировываться в за-
Рис. 2. Сбор информации с центров расходов в обобщенный отчет
висимости от появления или исчезновения тех или иных статей;
- отдел кадров — данная структурная единица выделена для анализа дополнительных расходов на персонал. К таким расходам предлагаем относить обучение, медицинский осмотр, путевки персоналу и детям, подарки, специальная (форменная) одежда. Данные отчета по этому подразделению достаточно важны, так как проводимые автором исследования показали, что расходы на персонал являются доминирующими в гостиничном бизнесе;
- имущественные налоги — отчет этого центра затрат представляет собой номенклатуру статей, определяющих обязательные налоги гостиницы, базой для расчета которых является имущество, находящееся в ее собственности;
- амортизация — отчет по данному центру затрат предназначен для оценки уровня амортизационных отчислений в разрезе основных номенклатурных групп внеоборотных активов.
Движение отчетов от центров расходов, представляемых директору, представлено на рис. 2.
Отчеты по структурным подразделениям (центрам затрат) включают все затраты гостиницы, которые невозможно отнести прямо на центры доходов. В дальнейшем данные затраты относятся на представленные доходные подразделения гостиницы в соответствии с установленными правилами системы US.AU или базами распределения. В качестве баз распределения обычно выбираются показатели, которые наиболее точно
характеризуют отношение конкретного центра затрат к доходным подразделениям, например, выручка подразделения, площадь, которую оно занимает, количество работников в подразделении и т. д.
Наибольшая выгода от использования системы USALI в управленческой отчетности гостиницы заключается в наличии хорошо проработанной стандартизованной системы учета и отчетности, позволяющей вести единообразный корректный учет, получать информацию и сравнивать результаты за различные периоды.
Система USALI с ее понятиями центров дохода и расхода позволяет получить качественный хорошо проработанный финансовый инструмент, способный, с одной стороны, помочь предприятиям гостиничного сектора осуществить постановку аналитического учета, с другой — детально проинформировать собственников и инвесторов о затратах, связанных с созданием и функционированием подразделений гостиницы, а также сравнить полученную информацию с результатами деятельности подобных гостиничных предприятий в отрасли.
Список литературы
1. Гостиничное дело / под ред. А. С. Кускова. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2008.
2. Гостиничное и ресторанное дело, туризм: сборник нормативных документов / под ред. Ю. Ф. Волкова. Ростов н/Д: Феникс, 2007.
3. Гостиничные комплексы: организация и функционирование / под ред. В. А. Романова, С. Н. Цветковой. М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2007.
4. Uniform System of Accounts for the Lodging-7. Educational Inst of the Amer Hotel, 2007.
ВНИМАНИЕ! На сайте Электронной библиотеки <^ШЬ» собран архив электронных версий журналов Издательского дома «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ» с 2006 года и регулярно пополняется свежими номерами. Подробности на сайте библиотеки:
www.dilib.ru
