CC BY
67
18. Anketa dlja vybora variantov budushhej professii/special'nosti. GBPOU «Jurjuzanskij tehnologicheskij tehnikum», 2021, available at: https://unpo21.ru/navigator/7550/7581/ (accessed: 21.09.2021). (In Russian)
19. Navigator po professijam i special'nostjam JuTT. GBPOU «Jurjuzanskij tehnologicheskij tehnikum», 2021, available at: https://unpo21.ru/navigator/ (accessed: 21.09.2021). (In Russian)
Истомина Вероника Валерьевна, доцент кафедры развития образовательной системы ГБУ ДПО «Челябинский институт развития профессионального образования», кандидат педагогических наук, Российская Федерация, г. Челябинск, e-mail: ivv@chirpo.ru
Istomina Veronika Valerievna, Associate Professor of the Department of Development of the Educational System, Chelyabinsk Institute of the Vocational Education Development, Candidate of Pedagogical Sciences, Russian Federation, Chelyabinsk, e-mail: ivv@chirpo.ru
Сведения для цитирования: Леушканова, О. Ю. Проектный офис в структуре деятельности Магнитогорского педагогического колледжа / О. Ю. Леушканова // Инновационное развитие профессионального образования. — 2021. — № 4 (32). — С. 56-61.
УДК 377 ББК 74.479
проектный офис в структуре деятельности
магнитогорского педагогического колледжа
О. Ю. Леушканова
Статья посвящена актуальному вопросу — выстраиванию новой модели управления профессиональной образовательной организацией. Опираясь на методологию создания проектного офиса как инструмента повышения эффективности управления, автор статьи — руководитель профессиональной образовательной организации — обобщает свой опыт создания проектного офиса, раскрывая структуру, стадию и результаты его формирования. Директор ГБПОУ «Магнитогорский педагогический колледж» описывает 16 составляющих проектного портфеля. На конкретных примерах реализации наиболее значимых для образовательной организации проектов автор выделяет индикативные показатели их результативности. В статье сделан вывод о том, что созданная в колледже модель проектного офиса и полученные проектные продукты позволяют экономить время и выводят образовательную организацию на новый уровень качества управления и организации образовательного процесса.
Ключевые слова: управление образовательной организацией, проектное управление, проектный офис, проектный портфель, эффективность управления, управленческий проект, бережливые технологии, бережливый колледж, индикативные показатели реализации управленческого проекта.
Модернизация среднего профессионального образования определяет новые требования к системе управления профессиональной образовательной организацией. В настоящее время колледж может функционировать успешно только при условии, если все его подразделения будут коллегиально работать на конкретный результат, используя максимально эффективно все ресурсы, находящиеся в управленческих структурах.
В связи с этим особое значение приобретает поиск новых инструментов повышения эффективности управления современной профессиональной образовательной организацией. Одним из таких инструментов становится проектный офис как основа модели проектного управления [1].
Для большинства образовательных организаций характерна линейно-функциональная организационная структура, вследствие чего
управленческая система большинства организаций недостаточно мобильна и результативна [2].
Условием создания «более эффективной» образовательной организации является внедрение модели проектного управления. Проектный подход в управлении образовательной организацией — эффективный метод достижения результатов, позволяющий перевести образовательную организацию из состояния функционирования в режим развития [3].
Необходимость перехода на проектное управление профессиональной образовательной организацией обусловлена, на наш взгляд, рядом причин:
1) индивидуализацией потребностей заказчиков образовательных услуг [обучающиеся, слушатели, родители (законные представители), работодатели (социальные партнеры)];
2) ориентацией деятельности образовательных организаций на конкретный результат, обозначенный в ключевых стратегических документах региональной и федеральной образовательной политики (в системе СПО это выполнение программы развития колледжа, целевых показателей национального, федеральных, ведомственных проектов, обеспечение качества подготовки специалистов);
3) введением четких показателей качества как образовательной деятельности, так и результатов обучающихся;
4) научно-техническим прогрессом, который требует оперативной реакции на современные научные достижения, в том числе в области 1Т-технологий, что заставляет образовательную организацию постоянно находиться в режиме развития;
5) высокой скоростью изменений внешней среды (она требует компетенций по одновременному осуществлению ряда проектов, что актуализирует грамотное распределение ресурсов и времени).
Анализ проектного и процессного управления, основанный на методологии формирования бережливой среды [4], позволил нам убедиться, что процессное управление осуществляется путем совершенствования отдельных процессов и всей операционной деятельности на их основе, а в проектной деятельности — путем реализации проекта как уникального комплекса действий, осуществляемого для решения организационной задачи. С точки зрения И. Адизеса, управление возможно только изменениями, что дает нам обоснование концентрировать внимание на проектном управлении [5].
Переход к проектной модели управления организацией в ГБПОУ «Магнитогорский педагогический колледж» (МПК) потребовал создания соответствующих проектной методологии, организационной и коммуникационной структур. В мае 2021 года в колледже создан и закреплен локальными актами проектный офис.
Для колледжа всегда была характерна линейно-функциональная организационная структура управления. Главной сложностью при управлении образовательной организацией в соответствии с линейно-функциональной организационной структурой является жесткая иерархичность. Таким образом, основными недостатками сложившейся структуры управления были:
1) отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне;
2) недостаточно четкая ответственность, так как работник, готовящий решение на стратегическом и тактическом уровне, как правило, в его реализации не участвует;
3) чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления, т. е. тенденция к избыточной централизации.
Таким образом, проектный офис был создан как элемент корпоративной системы управления проектами в ГБПОУ «Магнитогорский педагогический колледж».
В процессе работы были выявлены преимущества проектного офиса, который:
1) располагает соответствующей нормативно-регламентной базой процессов управления проектами, методологией проектного управления, библиотекой шаблонов документов, необходимых для унификации проектной документации;
2) использует необходимые инструменты автоматизации в виде специализированной информационной системы;
3) состоит из специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации.
Создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития корпоративной системы управления проектами и способствовать развитию.
В состав проектного офиса входят:
1) руководитель проектного офиса — директор колледжа (он осуществляет контроль соответствия проектов целям организации, процессов управления портфелем проектов, процесса
комплектования портфеля, сводной отчетности по исполнению портфеля, сроков и качества ключевых проектов);
2) методолог проектного офиса — заместитель директора по научно-методической работе (он формирует корпоративные стандарты и методологии их применения, корпоративную базу знаний по проектам, разрабатывает корпоративную систему отчетности, выполняет аудиты проектов, внутреннее обучение);
3) координаторы проектов — заместители директора по направлениям, заведующие отделами, заведующие отделениями (они поддерживают процессы проектного управления, обеспечивают корректность документов и процедур, выполняют отдельные проекты, организуют коммуникацию, готовят необходимую отчетность, поддерживают документооборот).
Развивая практику проектного управления, мы выделили четыре ступени последовательного развития проектного офиса:
1) формирование;
2) расширение влияния;
3) накопление и передача опыта;
4) стратегическое управление проектами.
В настоящий момент проектное управление ГБПОУ «Магнитогорский педагогический колледж» находится на первой ступени, т. е. идет процесс формирования проектного офиса: разрабатываются регламенты и должностные инструкции; создаются положения, регламентирующие деятельность проектного офиса. Цель проектного офиса на первой ступени зрелости — закрепить свои позиции, добиться, чтобы существующие регламенты управления проектами действительно работали в проектах (в среднем этот период занимает от полугода до года).
Работу проектного офиса колледжа на данной ступени развития можно признать эффективной, поскольку сформирован первичный реестр проектов, обучены участники проектной деятельности, внедрена и используется информационная система для календарного планирования.
На данной стадии становления структуры проектного офиса запланирована реализация 16 управленческих проектов в соответствии с основными направлениями деятельности колледжа, назначены руководители каждого проекта, разработаны паспорта проектов, определены целевые показатели каждого проекта. Девять административных работников, входящих в состав проектного офиса, прошли курсовую подготовку по проектному управлению.
В настоящее время проектный портфель ГБПОУ «Магнитогорский педагогический колледж» состоит из 16 ключевых управленческих проектов, реализация которых запланирована нами в 2021/22 учебном году. Они представлены по направлениям деятельности колледжа. Каждый проект имеет координатора из числа заместителей директора и в соответствии с ключевыми показателями имеет свои подпроекты.
Проект № 1 «Профессионалы для профессионалов» нацелен на модернизацию внутренней системы оценки качества общих и профессиональных компетенций, полученных обучающимися колледжа (руководитель проекта — заместитель директора по учебной работе).
Проект № 2 «Методический портфель» нацелен на создание современного методического сопровождения образовательной среды в колледже для подготовки высококвалифицированных специалистов в соответствии с современными стандартами и передовыми технологиями, востребованными экономикой региона (руководитель проекта — заместитель директора по научно-методической работе).
Проект № 3 «Наша сила — в мастерстве!» направлен на создание условий для подготовки квалифицированных специалистов в соответствии с современными стандартами и передовыми технологиями с целью выполнения показателей результативности регионального проекта «Молодые профессионалы» (WorldSkills Russia) (руководитель проекта — заместитель директора по научно-методической работе).
Проект 4 «Я — профессионал» нацелен на реализацию профессионально ориентирующего направления воспитательной работы ГБПОУ «МПК» (руководитель проекта — заместитель директора по воспитательной работе).
Проект № 5 «Во славу Отечества!» нацелен на реализацию гражданско-патриотического направления воспитательной работы ГБПОУ «МПК» (руководитель проекта — заместитель директора по воспитательной работе).
Проект № 6 «Ты в ответе за свою планету!» нацелен на реализацию экологического направления воспитательной работы профессиональной образовательной организации (ПОО) (руководитель проекта — заместитель директора по воспитательной работе).
Проект № 7 «Паломничество к искусству, или культурный драйв» нацелен на реализацию культурно-творческого направления воспитательной работы ГБПОУ «МПК» (руководитель проекта — заместитель директора по воспитательной работе).
Проект № 8 «О спорт, ты — мир!» нацелен на реализацию спортивного и здоровьесбере-гающего направления воспитательной работы ГБПОУ «МПК» (руководитель проекта — заместитель директора по воспитательной работе).
Проект № 9 «Бизнес-форум» нацелен на реализацию бизнес-ориентирующего направления воспитательной работы ПОО (руководитель проекта — заместитель директора по воспитательной работе).
Проект № 10 «Я — лидер» направлен на создание условий для организации студенческого самоуправления в ГБПОУ «МПК»; формирование у студентов собственной активной социальной позиции для успешной социализации в жизни, обществе и профессии; развитие молодежного волонтерства и добровольчества (руководитель проекта — заместитель директора по воспитательной работе).
Проект № 11 «Жить!» направлен на создание условий для студентов колледжа с целью предотвращения асоциального поведения, для психологической поддержки с целью позитивной социализации обучающихся в обществе (руководитель проекта — заместитель директора по воспитательной работе).
Проект № 12 «Не рядом, а вместе» нацелен на создание условий для социализации обучающихся с ОВЗ и инвалидов (руководитель проекта — заместитель директора по учебной работе).
Проект № 13 «Электронный колледж» направлен на развитие цифрового образовательного пространства колледжа в целях повышения качества и расширения возможностей непрерывного образования для молодежи и взрослого населения (руководитель проекта — заместитель директора по информатизации).
Проект № 14 «Расширяя границы возможного» нацелен на создание условий для развития образовательного пространства дополнительного образования студентов, школьников, сторонних граждан (руководитель проекта — заведующий отделением дополнительного образования).
Проект № 15 «Информирован — значит защищен» нацелен на развитие библиотеки и абсолютную безопасность (руководитель проекта — заведующий библиотекой).
Проект № 16 «Колледж — центр социальных инициатив» направлен на расширение системы социального партнерства на основе взаимовыгодного сотрудничества с предприятиями и организациями (руководитель проекта — заместитель директора по научно-методической работе).
Более подробно рассмотрим проект «Профессионалы для профессионалов». Целью данного проекта выступает модернизация внутренней системы оценки качества общих и профессиональных компетенций, полученных обучающимися колледжа, а ключевыми результатами являются следующие индикативные показатели:
1) 99 % обучающихся по основной образовательной программе овладели общими и профессиональными компетенциями;
2) 70 % обучающихся по основной профессиональной образовательной программе обеспечены общими компетенциями;
3) на 10 % снижено количество неаттесто-ванных студентов;
4) 584 обучающихся прошли процедуру демонстрационного экзамена;
5) 98 % обучающихся успешно выполнили всероссийские проверочные работы;
6) 90 % студентов удовлетворены качеством обучения;
7) 70 % преподавателей используют открытые онлайн-платформы;
8) составлен объективный рейтинг успешности отделений колледжа;
9) 100 % выпускников колледжа предоставлены места для трудоустройства по специальности.
Другим значимым управленческим проектом выступает «Методический портфель», цель которого заключается в создании современного методического сопровождения образовательной среды в колледже для подготовки высококвалифицированных специалистов в соответствии с современными стандартами и передовыми технологиями, востребованными экономикой региона. Ключевыми показателями эффективности реализации данного проекта стали следующие цифры:
1) 100 % молодых и вновь прибывших специалистов адаптированы в «Школе молодого специалиста»;
2) 18 основных образовательных программ актуализировано с учетом профессионального стандарта и стандартов WorldSkills;
3) 110 педагогических работников имеют первую или высшую квалификационные категории;
4) 70 % педагогических работников прошли обучение по программам повышения квалификации, в том числе основанным на опыте Союза WorldSkills;
5) обобщен опыт не менее 34,8 % педагогических работников;
6) 10,9 % педагогических работников приняли участие в областных профессиональных конкурсах;
7) 50 % педагогических работников принимают участие в деятельности региональных инновационных площадок;
8) составлен рейтинг педагогических работников.
На наш взгляд, интересным является также проект «Наша сила — в мастерстве!», который создает условия для подготовки квалифицированных специалистов в соответствии с современными стандартами и передовыми технологиями с целью выполнения показателей результативности регионального проекта «Молодые профессионалы» (WorldSkills Russia) (руководитель проекта — заместитель директора по научно-методической работе). Ключевыми показателями результативности этого проекта выступают следующие данные:
1) обучающиеся ПОО приняли участие в трех олимпиадах профессионального мастерства;
2) 584 обучающихся прошли процедуру демонстрационного экзамена;
3) 438 обучающихся показали по итогам демонстрационного экзамена уровень подготовки, соответствующий национальным и международным стандартам;
4) 438 обучающихся успешно прошли процедуру независимой оценки квалификаций в форме демонстрационного экзамена;
5) 73,7 % обучающихся заняли призовые места в различных соревнованиях профессионального мастерства, проводимых по стандартам WorldSkills Russia;
6) материально-техническая база тринадцати основных профессиональных образовательных программ оснащена в соответствии с инфраструктурными листами компетенций;
7) на базе колледжа функционируют три специализированных центра компетенций
(«Физическая культура, спорт и фитнес», «Графический дизайн», «Социальная работа»).
В сентябре текущего года регион начал реализацию проекта по бережливым технологиям. ГБПОУ «Магнитогорский педагогический колледж» также принимает в этом участие. Условия модернизации требуют применения бережливых технологий.
Так, в колледже разработана система навигации, особенно полезная для первокурсников и родителей (законных представителей).
Имеется опыт использования QR-кодов методическим отделом (методические разработки, локальные акты, сборники и т. д.), позволяющий оптимизировать процессы по разным направлениям.
Создан многофункциональный центр для студентов, в котором в режиме одного окна можно получить любую информацию и необходимые документы (характеристики, справки и т. п.).
Создан электронный учебно-методический комплекс, который размещен в АСУ «РгоСо1^е», медиатеке, а также на автоматизированных рабочих местах педагогов.
Оптимизирован процесс заселения в общежитие в режиме одного окна (систематизация документооборота).
Оперативные совещания проводятся в формате видеоконференций с рабочих мест в течение дня (по необходимости).
Созданы Google-формы, Google-таблицы, позволяющие работать одновременно учебному и воспитательному отделам (графики учебного процесса, банк данных по трудоустройству, по базе волонтеров, по одаренным детям и т. д.).
Таким образом, модель проектного офиса, функционирующая в ГБПОУ «Магнитогорский педагогический колледж», и полученные проектные продукты позволяют экономить время и выводят образовательную организацию на новый уровень качества управления и организации образовательного процесса.
Библиографический список
1. Султанов, И. А. Организация офиса управления проектами / И. А. Султанов // Projec-timo : [сайт]. — 2021. — URL: http://projectimo.ru/upravlenie-proektami/proektnyj-ofis.html (дата обращения: 17.11.2021).
2. Бочаров, Н. А. Исследование моделей проектного управления / Н. А. Бочаров // Вестник университета. — 2014. — № 7. — С. 189-193.
3. Тубер, И. И. Проектное управление как фактор развития материально-технического и кадрового потенциала ПОО / И. И. Тубер, Т. Ю. Крашакова // Инновационное развитие профессионального образования. — 2019. — № 1 (21). — С. 78-85.
4. Шарина, А. В. Формирование бережливой среды в образовательной организации: учеб.-метод. пособие / А. В. Шарина, Л. В. Сибирякова. — Н. Новгород : Нижегородский институт развития образования, 2019. — 151 с.
5. Дитхелм, Г. Управление проектами. В 2 т. Т. 2 : Особенности / Г. Дитхем — СПб. : Изд. дом «Бизнес-пресса», 2004. — 288 с.
For citation: Leushkanova, O. Yu. Project office in the structure of activity of Magnitogorsk pedagogical college / O. Yu. Leushkanova // Innovative development of vocational education. — 2021. — № 4 (32). — P. 56-61.
project office in the structure of activity of magnitogorsk pedagogical college
O. Yu. Leushkanova
The article is devoted to a topical issue — building a new model of management of a professional educational organization. Based on the methodology of creating a project office as a tool to improve management efficiency, the author of the article, as the head of a professional educational organization, summarizes his experience in creating a project office, revealing the structure, stage and results of its formation. The director of the Magnitogorsk Pedagogical College describes 16 components of the project portfolio. On specific examples of the implementation of the most significant projects for an educational organization, the author highlights indicative indicators of their effectiveness. The article concludes that the model of the project office created in the college and the resulting project products save time and bring the educational organization to a new level of quality of management and organization of the educational process.
Key words: management of an educational organization, project management, project office, project portfolio, management efficiency, management project, lean technologies, lean college, indicative indicators of management project implementation.
References
1. Sultanov I. A. Organizacija ofisa upravlenija proektami [Organization of the project management office]. Projectimo, 2021, available at: http://projectimo.ru/upravlenie-proektami/proektnyj-ofis. html (accessed: 17.11.2021). (In Russian)
2. Bocharov N. A. Issledovanie modelej proektnogo upravlenija [Research of models of project management], Vestnik universiteta [Bulletin of the University], 2014, no. 7, pp. 189-193. (In Russian)
3. Tuber I. I., Krashakova T. Ju. Proektnoe upravlenie kak faktor razvitija material'no-tehnicheskogo i kadrovogo potenciala POO [Project management as a factor in the development of material, technical and personnel potential of VEO], Innovacionnoe razvitie professional'nogo obrazovanija [Innovative development of vocational education], 2019, no. 1 (21), pp. 78-85. (In Russian)
4. Sharina A. V., Sibirjakova L. V. Formirovanie berezhlivoj sredy v obrazovatel'noj orga-nizacii: ucheb.-metod. posobie [Formation of a lean environment in an educational organization: study guide allowance]. N. Novgorod, Nizhegorodskij institut razvitija obrazovanija, 2019, 151 p. (In Russian)
5. Dithelm G. Upravlenie proektami. V 2 t. T. 2 : Osobennosti [Project Management. In 2 volumes. Vol. 2: Features]. St. Petersburg, Izd. dom «Biznes-pressa», 2004, 288 p. (In Russian)
Леушканова Ольга Юрьевна, директор ГБПОУ «Магнитогорский педагогический колледж», кандидат педагогических наук, Российская Федерация, Челябинская область, г. Магнитогорск, e-mail: leushkan62@mail.ru
Leushkanova Olga Yurievna, Director of the Magnitogorsk Pedagogical College, Candidate of Pedagogical Sciences, Russian Federation, Chelyabinsk Region, Magnitogorsk, e-mail: leushkan62@ mail.ru
