CC BY
350
УДК 332.02
Белякова Е.О., Молчанова ЯП.
ПРОЕКТНЫЙ ОФИС В ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
Белякова Елена Олеговна, студентка 1 курса магистратуры института экономики и менеджмента; Молчанова Яна Павловна, к.т.н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга, e-mail: [email protected];
Российский химико-технологический университет имени Д.И. Менделеева, Москва, Россия 125047, Москва, Миусская пл., д. 9
Управление проектами - одна из самых быстроразвивающихся управленческих дисциплин нашего времени. В современных условиях быстро изменяющейся среды и всевозрастающей конкуренции компаниям необходимо не только быть гибкими и следить за внешним окружением, но также соотносить свою основную деятельность с поставленными стратегическими целями. Для проектно-ориентированных организаций инструментом, обеспечивающим это соотношение, становится проектный офис.
Ключевые слова: менеджмент, управление проектами, проектный офис, проектно-ориентированные организации.
PROJECT MANAGEMENT OFFICE IN PROJECT-ORIENTED ORGANIZATIONS
Belyakova E.O., Molchanova Ya.P.
D. Mendeleev University of Chemical Technology of Russia, Moscow, Russia
Project management is one of the fastest growing management disciplines of our time. In the face of the rapidly changing environment and increasing competition, companies need not only to be flexible and to follow the external environment, but also to correlate their activity with their strategic goals. For project-oriented organizations, the project office is a tool, which provides this service.
Keywords: Management, Project Management, Project Management Office, Project-Oriented Organizations (PMO).
Управление проектами как отдельная область менеджмента в настоящее время получает всё большую популярность в нашей стране. Тем не менее, уровень зрелости большинства организаций в этой области остаётся на довольно низком уровне. Под организационной зрелостью в данном случае следует понимать способность организации отбирать проекты и управлять ими таким образом, чтобы это максимально эффективно поддерживало
стратегические цели компании. Необходимо отметить, что это понятие особенно актуально для организаций, которые являются проектно-ориентированными, то есть используют проектный подход не только для внутреннего развития (реорганизации, внедрения информационных систем и так далее), а главным образом для реализации основного бизнеса.
Предложено множество моделей оценки организационной зрелости проектного управления, но их общей чертой является то, что одним из факторов, обеспечивающих высокую степень зрелости управления проектами, является присутствие в организации методологического и организационного обеспечения проектного управления, осуществления планирования и контроля портфеля проектов, наличие сводной отчетности о проводимых в организации проектах. Это приводит к необходимости централизации этих функций в проектном офисе организации.
Таким образом, проектный офис или офис управления проектами (англ. - Project Management Office, PMO) является неотъемлемой частью корпоративной системы управления проектами зрелых проектно-ориентированных организаций. PMO выполняет функции подразделения, отвечающего за управление проектами в компании. При этом проектный офис может отвечать, как за исключительно методическую поддержку проектной
деятельности, выступая в роли внутреннего консультанта компании, так и нести полную ответственность за управление всеми проектами. Следует заметить, что, согласно исследованию «Strategic PMO plays vital role in driving business outcomes», проведённому компанией Forrester Consulting среди 40 руководителей среднего и высшего звена в 2013 году [1], именно последний PMO способствует росту выручки или прибыли компании за счёт использования эффективных практик отбора и реализации проектов. Помимо этого, 2/3 компаний, принимавших участие в исследовании, отметили, что проектные офисы, задействованные в стратегическом планировании компании, оказывают положительное влияние на показатели проектной деятельности в течение первых шести месяцев внедрения и обеспечивают возврат вложенных инвестиций в течение первых двух лет.
Для того, чтобы понять, какие именно проблемы могут быть решены с помощью такого подразделения, как проектный офис, следует рассмотреть его основные цели и задачи. Очевидно, что базовая цель создания офиса управления проектами заключается в получении выгод от стандартизации методов, процессов и политик управления проектами. Но какие же это могут быть выгоды? Во-первых, офис управления проектами позволяет избежать возникновения конфликтов между проектами путём координации и распределения ресурсов между ними. Помимо этого, PMO способствует оптимизации ресурсов, что, в свою очередь, сокращает их необходимое количество и приводит к снижению затрат. Во-вторых, наличие проектного офиса в организации помогает следовать методологиям и обеспечивает унификацию процессов. Общепринятые в организации метрики и выбранные показатели эффективности способствуют повышению прозрачности в управлении, что
позволяет снизить оперативные издержки и частоту возникновения конфликтных ситуаций внутри проектных команд, обусловленных несовершенством управления, стремлением защитить информацию. Унификация и прозрачность, кроме всего прочего, упрощают планирование деятельности компании в части реализации проектов. Третья немаловажная выгода от данного подразделения заключается в том, что PMO даёт возможность сформировать сбалансированный портфель проектов, который строится в соответствии со стратегией компании и, следовательно, гарантирует его чёткое соответствие поставленным целям организации. Помимо указанных выгод, наличие офиса управления проектами создаёт условия для повышения производительности: как персонала, так и всей компании в целом, благодаря осуществляемому им обучению сотрудников проектному управлению. Наличие разработанной методологии и концентрация всей информации в проектном офисе существенно упрощают процесс обучения сотрудников; подобное сосредоточение информации также способствует повышению качества её анализа, выявлению причин перерасходования средств и отклонений, сокращению издержек на управление [2].
За последние несколько лет утверждение о том, что повышение зрелости проектного, программного и портфельного управления путём эффективной работы офиса управления проектами действительно приносит выгоды компаниям, было подтверждено Project Management Institute (PMI) - одной из ведущих некоммерческих мировых организаций в области управления проектами. По данным исследования данной организации за 2015 год, эффективные организации добиваются
конкурентного преимущества за счет фокусировки на стандартизации процессов [3]. Проекты и работа проектного офиса у эффективных организаций соотнесены со стратегическими целями компании. На рисунке 1 продемонстрированы основные отличия высокорезультативных и низкорезультативных компаний. Так, успешные компании уделяют внимание стандартизации практик и процесса управления более, чем в три раза чаще (51% и 14% соответственно), также первые более, чем в два раза чаще осуществляют постоянный процесс улучшения действующих практик.
Офис управления проектами (РМО)
Улучшение СтаЕ1дяртн шровякиые РМО действует в сущестующих практики управления соответсвин со практик проектами стратегией
Высокорел-льтатпвные Q Нншореаультятивиые компании ----------
компания
формализованного процесса обмена знаниями заметно повышает эффективность организации: у 75% высокорезультативных компаний и только у 35% низкорезультативных присутствует данный процесс. Следует отметить, что ведущую роль в организации и внедрении процессов передачи знаний играет именно проектный офис. На рисунке 2 показаны различия в результатах проектов компаний, имеющих и не имеющих формализованный процесс обмена знаниями.
г \ 59%
41«
llpork'l ,1
Про« акра» нбр™ Про«,«пк..few.
Рисунок 1. Основные отличия компаний разной уровни результативности
Кроме того, по результатам того же исследования, выявлена взаимосвязь между эффективностью деятельности компании и организацией процесса передачи знаний. Наличие
Кяент фврмкшнаапы! проя I I" шднппмв I Не имени фирчвлн нмнмимы a i:| i п .<■ nijycHj ининянк
Рисунок 2. Результаты проектов компаний с разным уровнем организации процесса передачи знаний
Если рассматривать тенденции развития проектного управления, обнаруживается, что PMO укрепляют свои позиции в качестве стратегического помощника в современных организациях. Из опубликованного отчёта об исследовании «The State of the PMO 2016: Enabling Strategy Execution Excellence» компании PM Solutions [4] следует, что большинство компаний, а именно 85% респондентов имеют PMO, что на 5% выше аналогичного отчёта за 2014 год. Также 30% из компаний, в которых нет такого подразделения, планируют организацию проектного офиса в течение следующего года. Согласно проведённому исследованию, в целом проектные офисы сейчас сосредотачиваются на управлении проектами и контроле следования стратегиям, таким образом, за 2016 год внедрение процессов управления, стандартов и политик проектного менеджмента, согласование проектов со стратегическими целями и задачами, отслеживание портфеля проектов, коучинг и наставничество названы приоритетными функциями для большинства проектных офисов.
Более половины PMO, а именно 60%, имеют программу обучения управлению проектами. Причём при сравнении высокорезультативных и низкорезультативных компаний оказывается, что проектный офис 85% высокорезультативных компаний разрабатывает данную программу и только 38% низкорезультативных организаций, то есть в два раза меньше, уделяют этому внимание. Проектные офисы высокорезультативных организаций гораздо более склонны оценивать компетенцию менеджеров и предлагать им пути карьерного развития через совершенствование навыков проектного управления.
Несмотря на то, что компании всё ещё несколько разделены по признаку, подотчётны ли руководители проектов непосредственно офису управления проектами, процент руководителей проектов, которые отчитываются перед PMO, продолжает расти. В 2012 году процент компаний с подотчётными руководителями проекта был равен 42%, к 2014 он вырос до 49% и в настоящее время находится на уровне 52% компаний. Ещё более
важно то, что в высокопроизводительных Если говорить о приоритетных направлениях организациях данная практика развита лучше, чем в деятельности PMO на 2017 год, то в рамках низкопроизводительных, соответственно в 68% и исследования выделен Топ-5 приоритетов PMO на 53% организаций. следующие 12 месяцев. Они представлены на
рисунке 3.
Внедрение / улучшение процесса управления - 58%
2 Внедрение процесса планирования ресурсов и прогнозирования - 56%
3 Внедрение / совершенствование основных процессов проектного менеджмента - 54%
Внедрение / улучшение отчетности, аналитики, инструментальных средств -
^ Внедрить / усовершенствовать процесс управления портфелем - 49%
Рисунок 3. Приоритетные области деятельности РМО на 2017 год.ж
В динамической, быстро изменяющейся бизнес-среде растёт потребность в эффективном управлении проектами, программами и портфелями. Опираясь на результаты работы фокус-группы, состоящей из экспертов проектного управления компанией TwentyEighty Strategy Execution, можно говорить о бесспорной важности портфельного и программного управления, осуществляемого проектными офисами компаний. В 2016 году программное и портфельное управление стало фактически ключевым элементом успешной реализации стратегии компании. Таким образом, офис управления проектами становится уже не просто способом снижения издержек и повышения производительности проектов, а важнейшим инструментом реализации стратегии компаний. Создание офиса управления проектами превращается в стратегическую задачу, которая требует поддержки со стороны руководства и участия сотрудников компании.
Сейчас проектный офис служит инструментом дальнейшего повышения зрелости управления. Организации, имеющие PMO, с большей вероятностью будут фокусироваться на внедрении, улучшении процесса управления, улучшении планирования и распределения ресурсов, внедрении и улучшении основных процессов проектного менеджмента, а также дополнении и
улучшении средств отчётности, аналитики и инструментария для хранения данных. А всё это в конечном итоге оказывает прямое влияние на эффективность деятельности организации в целом и позволяет получить конкурентное преимущество на рынке. Таким образом, наличие эффективного офиса управления проектами в организации способствует её устойчивому росту и развитию.
Список литературы
1. A Forrester Consulting Thought Leadership Paper Commissioned By Project Management Institute (PMI): Strategic PMO plays vital role in driving business outcomes, November 2013
2. Анцупов А.Б. Офис управления проектами как инструмент повышения эффективности организации // Информационный портал «Проектные сервисы» 24.05.15. URL: http://www.pmservices.ru (дата обращения: 3.05.17)
3. Project Management Institute Annual report: PMI's Pulse of the Profession: Capturing the Value of Project management, February 2015.
4. PM Solutions research: The State of the PMO 2016: Enabling Strategy Execution Excellence, December 2016.
