CC BY
19
Секлетова Н. Н., к. п. н.
доцент
ФГБОУ ВО «Поволжский государственный университет
телекоммуникаций и информатики»
Россия, г. Самара Тучкова А. С. старший преподаватель ФГБОУ ВО «Поволжский государственный университет
телекоммуникаций и информатики»
Россия, г. Самара Калугина М.В. студент 2 курса магистратуры группа ИСТм-01
ФГБОУ ВО «Поволжский государственный университет
телекоммуникаций и информатики»
Россия, г. Самара
ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДА ОРГАНИЗАЦИЙ НА ЭДО
Анотация: в статье акцентируется внимание на созданные в мире предпосылки для перехода организаций с бумажного документооборота на электронный. Обращается внимание на экономические и экологические последствия при использовании бумажного делопроизводства, а также освещается финансовая выгода при использовании электронного.
Ключевые слова: электронный документооборот, компьютерные технологии, электронно-цифровая подпись, законодательная база Российской Федерации, бумажное делопроизводство.
Sekletova N.N., Ph.D. associate professor
FSBEI HE " Volga State University of Telecommunications and Informatics»
Russia, Samara Tuchkova A.S. senior lecturer
FSBEI HE "Volga State University of Telecommunications and Informatics»
Russia, Samara Kalugina M.V. 2nd year master's student ISTm-01
FSBEI HE "Volga State University of Telecommunications and Informatics»
Russia, Samara
PROBLEMS OF TRANSITION OF ORGANIZATIONS TO EDO
Abstract: the article focuses on the prerequisites created in the world for the transition of organizations from paper to electronic document management. Attention is drawn to the economic and environmental consequences of paperwork, and the financial benefits of using electronic paperwork are highlighted.
Keywords: electronic document management, computer technologies, electronic digital signature, legislative base of the Russian Federation, paper clerical work.
Электронный документооборот сегодня. Только ленивый не высказывал свое мнение о том, когда из обихода исчезнут бумажные носители и/или исчезнут ли вообще. Насколько экономически не выгодно использовать бумажный документооборот не надо никому доказывать. Цифры говорят сами за себя, а это закупка бумаги, транспортные расходы, архивация и утилизация. И это неполный перечень действий, который необходимо осуществлять при организации работы с бумажным документооборотом. И в этом перечне отсутствует самая страшная составляющая - это производство бумаги. Не секрет, что основной материал в бумажной промышленности - древесина. На комбинаты поставляют стволы целиком. Лес рубим. Нет, конечно, сегодня для изготовления бумаги используют и вторичное сырье: макулатуру, тряпки. Технический прогресс не стоит на месте. Но все же, для изготовления огромного количества бумаги используем лесные ресурсы. И уж тем более «больная» для нашей страны тема экологии. Целлюлозно-бумажная промышленность относится к ведущим отраслям народного хозяйства, так как Россий располагает огромными лесосырьевыми ресурсами [1]. А новые технологии производства бумаги и вовсе безжалостно сотрут с лица Земли все живое за пару десятилетий.
Компьютерные технологии сегодня достигли такого совершенства, что бумажный документооборот можно с легкостью исключить из обихода. Еще совсем недавно полный переход к системе электронного документооборота не всегда был возможен, например, это касалось кадрового делопроизводства, где причиной служило то, что для должного обеспечения взаимоотношений между работником и работодателем необходимо оформление документов, требующих личной подписи, в бумажном виде. Помимо этого, было строго регламентировано и ведение бумажных трудовых книжек. Бухгалтерская отчетная документация требовала наличия что называется «живой» подписи. Но сегодня все эти требования уходят в прошлое.
Мир меняется и электронный документооборот позволяет компаниям экономить пространство и время, человеческие и финансовые ресурсы, выводит кампании на новый уровень общения.
На передний план выступает цифровая подпись. Еще 05.04.2013 в Трудовой кодекс Российской Федерации была добавлена глава «Особенности регулирования труда дистанционных работников» [2]. Согласно внесенным изменениям, если работа осуществляется дистанционно, то обе стороны - работник и работодатель - должны обладать электронной подписью. В 2013 году внесены изменения, но только сейчас в массовом порядке вносятся изменения в федеральный и/или региональные законодательные акты для ускоренного введения в действие электронно-цифровых подписей (ЭЦП). Квалифицированная электронная подпись полноценно заменяет подпись от руки и обладает такой же юридической силой.
Несмотря на весомые преимущества в плане безопасности, применение технологии электронной подписи по-прежнему сопряжено с опасениями и заблуждениями [3].
Но и не только это является сдерживающим фактором перевода делопроизводства с бумажных на электронные рельсы.
В Российской Федерации первыми уходят от использования бумажных носителей государственные и региональные органы. Это и понятно, позволяет федеральное финансирование. Приобретается новое и современное программное обеспечение. Кроме того, сегодня разработаны не плохие отечественные платформы, что удешевляет процесс их закупки и обучения персонала.
Да, основная сложность - финансовая. Небольшие предприятия не имеют возможности осуществлять свою деятельность в рамках необходимых информационных технологий. Кроме того, законодательная база Российской Федерации запаздывает с утверждением необходимых форм цифровых документов.
И все таки, в скором времени, мы откажемся от такой техники как ксерокс, принтер и факс. Сегодня скорость решает все, мир ориентируется уже не на часы, а на считанные минуты.
Использованные источники:
1. Экология и экологическая безопасность [Электронный ресурс]. Режим доступа - https://ekolog.org/books/16/5_22.htm, свободный.- Загл. с экрана
2. Когаловский, М. Р. Энциклопедия технологий баз данных [Текст] / М. Р. Когаловский. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 800 с.
3. Электронная подпись: безопасное использование и предотвращение рисков [Электронный ресурс]. Режим доступа -https://iitrust.ru/articles/article/elektronnaya-podpis-bezopasnoe-ispolzovanie-i-predotvrashhenie-riskov/, свободный.- Загл. с экрана
