Научная статья на тему 'Проблемы и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела в Российской Федерации'

Проблемы и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела в Российской Федерации Текст научной статьи по специальности «Медицина и здравоохранение»

CC BY
1213
164
Поделиться
Ключевые слова
АРХИВНОЕ ДЕЛО / АРХИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ / ARCHIVE'S INFORMATION TECHNOLOGY / ИНФОРМАТИЗАЦИЯ / INFORMATIZATION / ARCHIVING / PUBLIC ADMINISTRATION

Аннотация научной статьи по медицине и здравоохранению, автор научной работы — Брагина Елена Михайловна

Статья содержит анализ современного состояния процесса информатизации архивного дела в Российской Федерации. Выявлены основные проблемы, рассмотрены возможные пути их решения и перспективы совершенствования государственного управления в данной сфере деятельности.

Похожие темы научных работ по медицине и здравоохранению , автор научной работы — Брагина Елена Михайловна,

Problems and perspectives of development of public administration in Russian Federation’s archives’ information sphere

This article includes an analysis of the current state of the informatizatoin process in the archives of the Russian Federation. Basic problems are identified, possible solutions and perspectives of improvement of public administration in this sphere of activity are viewed.

Текст научной работы на тему «Проблемы и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела в Российской Федерации»

ВЕСТНИК ЮГОРСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

2012 г. Выпуск 4 (27). С. 18-21

УДК 930.25

ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ В СФЕРЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Е. М. Брагина

В настоящее время внедрение информационно-коммуникационных технологий стало важнейшим направлением во всех сферах управления. Не является исключением и государственное, муниципальное управление в области архивного дела.

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. Еще в 1995 г. Росархив разработал и утвердил «Концепцию информатизации архивного дела России», на базе которой в 1996 г. была принята «Программа информатизации архивного дела России (1997-2000 гг.)» В результате ее реализации началась разработка и внедрение программного комплекса «Архивный фонд», появился Интернет-портал «Архивы России», проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли [ 1].

За прошедшее десятилетие, с момента завершения программы, в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», затем - целый ряд федеральных законов, постановлений и распоряжений в области внедрения информационных технологий, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения и выработки единых подходов в вопросе информатизации архивного дела. Речь идет, прежде всего, о федеральных законах от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010.

№ 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановлениях Правительства Российской Федерации: от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти» и других.

В настоящее время можно выделить насколько наиболее важных проблем в сфере внедрения информационно-коммуникационных технологий в сферу архивного дела.

Одним из проблемных вопросов является состояние материально-технической базы архивов. Большая часть имеющихся в архивах компьютеров являются устаревшими моделями, лишь 35,7 % компьютеризированных рабочих мест имеют доступ к сети Интернет. 59 % компьютеров объединены в локально-вычислительные сети архивов. Однако большая часть компьютерной техники сосредоточена в структурных подразделениях, в читальных залах техника практически отсутствует, что делает невозможным доступ к информационным ресурсам пользователям [3].

Еще один блок проблем связан с разработкой и использованием программного обеспечения. Федеральное архивное агентство разработало, направило в регионы единую автоматизированную информационную систему по учету документов Архивного фонда, состоящую из трех комплексов: «Архивный фонд» для архивов, «Фондовый каталог» для органов управления архивным делом регионального уровня; «Центральный фондовый каталог» для Росар-хива. Сегодня программный комплекс «Архивный фонд» в той или иной версии используется практически во всех государственных и муниципальных архивах. Значительная их часть применяет последнюю 4 версию программного комплекса «Архивный фонд», однако более 70 архивов - лишь 3 версию. Более 60 архивов используют одновременно 3 и 4 версию, что ведет к выполнению двойной работы по вводу информации сразу в две базы данных. Во многом сложности с переходом с 3 -ей на 4-ю версию «Архивного фонда» вызваны доработ-

18

Проблемы и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела...

ками программы на местах, что делает невозможным автоматическую конвертацию базы из 3 версии программы в 4-ю [2].

Единый программный комплекс «Архивный фонд» дополняется в архивных учреждениях различными базами данных. В целом же деятельность архивов пока недостаточно автоматизирована. Имеющиеся в наличии программные средства - это чаще всего простые, разработанные на заказ программы, зачастую уже устаревшие и не обеспеченные должной технической поддержкой. Используемые в архивах программы не интегрированы друг с другом. Это приводит к тому, что одна и та же информация вводится несколько раз - в каждую программу отдельно.

Наиболее эффективным решением данной проблемы является создание типовых решений в области автоматизации внутриархивной деятельности. Росархивом планируется разработать (или приобрести уже готовые) и предложить для использования такие типовые программные продукты-модули ,как «Контроль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов граждан» и другие. Это должны быть настраиваемые программные решения, которые каждый архив сможет взять и доработать «под себя» с учётом своей специфики. При этом функциональные модули должны интегрироваться с общей базой данных, созданной в программном комплексе «Архивный фонд», что обеспечит однократность ввода данных и удобство работы с ними.

Во внедрении автоматизированных архивных технологий остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров. В большинстве архивов в штатном расписании отсутствуют должности IT-специалистов. Только в 9 из 15 федеральных архивов имеются подразделения, занимающиеся проблемами информатизации; недостаточен профессиональный уровень имеющихся специалистов из-за невысокой заработной платы в архивных учреждениях. Хотя для отдельных видов информационных работ архиву не обязательно содержать в штате высококвалифицированных программистов. Сейчас в стране активно развивается рынок информационных услуг, в том числе и для архивов. Появились коммерческие организации, готовые создавать архивное программное обеспечение, проводить массовую оцифровку документов и описей, разрабатывать архивные сайты, обслуживать технику и стандартное программное обеспечение.

Для решения сложных вопросов отраслевого управления наиболее эффективным является использование программно-целевого метода. В настоящее время начата реализация «Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.», которая может стать образцом решения проблем информатизации на региональном, муниципальном уровнях управления.

В Программе предусмотрены три основных взаимосвязанных и взаимодополняющих направления: предоставление государственных услуг; развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия; информатизация основной деятельности архивов. Первое направление - предоставление государственных услуг - предполагает:

- повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг в электронной форме, повышение открытости и эффективности работы Ро-сархива и федеральных архивов;

- получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного фонда РФ [4].

В рамках данного направления идет развитие Интернет-портала «Архивы России». Предусмотрено также обязательное создание собственных сайтов федеральных архивов или модернизация уже имеющихся. Это позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи. Таким образом,

19

Е. М. Брагина

делается значительный шаг к созданию автоматизированного информационного ресурса, позволяющего в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг - предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда и месте их хранения.

Значительные проблемы возникают при внедрении систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия органов государственной власти. Прежде всего необходимо отметить, что в настоящий момент правовая и нормативно-методическая основа для этого явно не достаточна. Так, предстоит определиться с форматами электронных файлов, порядком работы с электронными документами в ведомствах и порядком приема электронных документов на постоянное хранение.

Проблема усложняется тем, что далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют ведомственные системы электронного документооборота, а те, которые имеют, применяют разнотипное программное обеспечение. Поэтому системы электронного документооборота значительно различаются между собой, а подчас вообще несовместимы друг с другом. Возможным выходом, способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств, видится создание централизованной системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS («программное обеспечение как услуга») с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота надлежащего качества [3].

В настоящее время уже активно осуществляется массовое создание цифровых образов документов, и поэтому необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе в дальнейшем встанет проблема приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях даже к необходимости повторного сканирования документов.

Все это определяет необходимость проведения научно-исследовательских работ по созданию пакета нормативно-методических документов, охватывающих различные стороны работы с электронными документами и электронными образами документов.

Важнейшим направлением информатизации в сфере архивного дела становится оцифровка объектов культурного наследия, включая архивные фонды. Оно является одной из составных частей государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)». Этой же проблеме посвящен специальный подраздел «Программы информатизации Росархива и подведомственных ему учреждений».

Решение поставленной задачи в силу специфики и разнообразия видов и типов документов, составляющих Архивный фонд РФ, представляется чрезвычайно сложным. Необходимо осуществить научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию, применяемому для оцифровки различных фондов с целью повышения сохранности оригиналов. Остро стоит необходимость разработки единых стандартов оценки и контроля качества электронных копий и носителей электронной информации [4].

Особой проблемой является внедрение цифрового TV и связанные с этим вопросы обеспечения сопоставимого с цифровым TV качества электронных копий архивных кино- и видеоматериалов, а также проблема организации приема на постоянное хранение и дальнейшее использование документов, созданных в форматах и на носителях, применяемых в цифровом телевидении.

Информатизация по новому ставит задачу организации доступа к документам архивного фонда. Необходимо:

- создание компьютеризированных читальных залов на базе терминальной системы информационного обслуживания и обеспечение этих залов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов;

- разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого «Электронного читального зала» с «личными кабинетами исследователей»,

20

Проблемы и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела...

функционирующего на портале «Архивы России» и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов;

- создание системы технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов архивов [4].

Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных материалов, приём электронных документов и главное - обеспечение их сохранности требует совершенно нового типа архивиста, хорошо владеющего информационными технологиями, умеющего обращаться с современной компьютерной техникой. Поэтому внедрение современных технологий обязательно должно сопровождаться обучением сотрудников. Необходимо как повышение компьютерной грамотности всех архивистов, так и целевое обучение работе с внедряемыми программными комплексами.

Информатизация архивного дела - необходимое направление его развития. В настоящее время существует множество проблем в данном направлении, связанных с нормативным правовым регулированием, материально-техническим, финансовым, методическим, кадровым обеспечением. Но их решение позволит достичь качественно нового уровня формирования, учета, обеспечения сохранности, использования архивных документов.

ЛИТЕРАТУРА

1. Киселев, И. Н. Архивные информационные технологии на современном этапе [Электронный ресурс] / И. Н. Киселёв // докл. на Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по теме: «Информационные технологии в архивном деле: актуальные проблемы и пути их решения» (4 июня 2008 г). - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Информатиция / Отчеты, доклады (дата обращения 20.09.2012).

2. Наумов, О. В. Информатизация архивного дела в Российской Федерации [Электронный ресурс] / О. В. Наумов // докл. на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Информатиция / Отчеты, доклады (дата обращения 20.09. 2012).

3. Наумов, О. В. Проблемы информатизации архивного дела в Российской Федерации [Электронный ресурс] / О. В. Наумов // тезисы выступления на заседании Научнометодического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа (г. Абакан, Хакасия, 06.09.2011 г.) - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Информатиция / Отчеты, доклады (дата обращения 20.09. 2012).

4. Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. Утверждена приказом Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 г. № 104 [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Информатиция / Программа (дата обращения 20.09. 2012).

21