CC BY
159
4. Гатаулина К.О. К формированию новой модели дополнительного профессионального образования муниципальных служащих / К.О. Гатаулина // Государственное регулирование социально-экономических процессов региона и муниципалитета: Материалы III региональной заочной научно-практической конференции / Отв. ред. В.А. Воропанов. - Челябинск: Издательство: Челябинский филиал ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации», 2017. - С. 58-62.
5. Комментарий к Федеральному закону от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» [Электронный ресурс] / Е.Ю. Киреева, Д.И. Голушков, Е.А. Чершинцева, Т.А. Бирюкова, М.Ю. Зенков. -Режим доступа: URL: http:// http://www.consultant.ru (дата обращения - 09.10.2019).
6. Пояснительная записка к проекту федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием механизма подготовки кадров для муниципальной службы» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http:// www.pravo.gov.ru (дата обращения - 10.10.2019).
7. Федеральная служба государственной статистики [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http://www.gks.ru (дата обращения - 09.10.2019).
8. Шпакова Р.Н. Особенности подготовки кадров для государственной и муниципальной службы в эпоху цифровой экономики / Р.Н. Шпакова, Т.В. Яровова // Педагогическое образование и наука. - 2017. - № 4. - С. 153-159.
9. Штурбабин А.Ф. Профессиональная подготовка кадров для органов местного самоуправления: проблемы и пути решения / А.Ф. Штурбабин // Актуальные проблемы современности: наука и общество. - 2014. - № 1. - С. 45-51.
Медведева О.В.
кандидат исторических наук Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина г. Тамбов, Россия
ПРОБЛЕМЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ВУЗЕ
Аннотация: Статья посвящена экспертизе ценности документов в высшем учебном заведении (на примере Тамбовского государственного университета имени Г.Р. Державина). Освещается федеральная правовая и локальная нормативная база вопроса, называются основные недостатки и проблемы экспертизы ценности документов.
Ключевые слова: экспертиза ценности документов, делопроизводство, архивное право.
Medvedeva O.V.
Candidate of Historical Sciences Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin Tambov, Russia
PROBLEMS OF EXPERT EVALUATION OF DOCUMENTS IN THE UNIVERSITY
Abstract: The article is devoted to the expert evaluation of documents in higher education (on the example of Tambov State University named after G. Derzhavin). It covers the federal legal and local regulatory framework of the issue, identifies the main shortcomings and problems of the expert evaluation of documents.
Key words: expert evaluation of documents, records management, archival legislation.
Экспертиза ценности документов является важнейшим направлением деятельности в делопроизводстве и архивном деле, поскольку решает такую важную задачу, как определение научно-исторической, социально-культурной, политической ценности документов, их практической значимости. В результате экспертизы ценности производится отбор документов на постоянное хранение для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации либо их уничтожение. В условиях перехода на электронный документооборот данная работа приобретает особую остроту, т.к. непосредственно влияет на то, сохраним ли мы документы, имеющие значение, как для исторической науки, так и для каждого человека. Правильный переход на электронный документооборот требует изучения сложившейся системы документацион-ного обеспечения в каждом подразделении вуза и устранения выявленных недостатков. В связи с этим обратимся к рассмотрению, как нормативной базы вопроса, так и реальной практики.
Как и в любой организации, работа по проведению экспертизы ценности документов в вузе устанавливается в три этапа: в текущем делопроизводстве, при подготовке дел к передаче в архив, а также в архиве, передающем документы в государственный архив на постоянное хранение.
На первом этапе наиболее важно правильно подготовить номенклатуру дел, охватывающую все документы, которые создаются в структурных подразделениях вуза. Высшее учебное заведение обязано ежегодно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в вузе
практики делопроизводства на основании «Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения» (1999) и «Методических указаний по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения» (утв. Минобразования РФ 11.05.1999). В службе докумен-тационного обеспечения управления вуза на основе номенклатуры дел структурных подразделений должна разрабатываться Сводная номенклатура вуза. Могут возникать сложности, связанные с тем, что ведение делопроизводства в вузе имеет свою специфику: служба докумен-тационного обеспечения управления вуза, управление или отдел кадров, бухгалтерия, т.е. функциональные подразделения, формируют свои дела с 1 января (по календарному году), а учебные подразделения (институты, факультеты) с 1 сентября (по учебному году). Такие дела, как протоколы заседаний кафедры, формируются за каждый учебный год. Тем не менее, сводная номенклатура вуза составляется именно на календарный год, проходит согласование с курирующим архивным учреждением, утверждается ректором, вводится в действие с 1 января.
Один из первых вопросов, который вызывает затруднения при проведении экспертизы ценности документов, связан с определением сроков хранения. Всю документацию в вузе условно можно разделить на три большие группы:
1. Документация, отражающая основные направления деятельности вуза (положения, приказы, отчеты, протоколы, переписка с органами власти и др.) и подлежащая главным образом постоянному хранению.
2. Документация, содержащая сведения, которые требуются в практической деятельности (документы бухгалтерии, административно-хозяйственным вопросам и др.) и имеющая временные сроки хранения.
3. Документация по личному составу: приказы, личные карточки, личные дела студентов и др., - имеющая длительный срок хранения.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации должны обеспечивать сохранность архивных документов в соответствии со сроками хранения, установленными федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями типовых архивных документов. Наибольшую ценность имеют именно перечни, содержащие сроки хранения документов: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558), «Пе-
речень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182), «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000, утратил силу 26.08.2010), «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988, часть 2 утратила силу 31.07.2007, часть 1 официально отменена не была) [1]. Следует отметить, что перечни, как и законы, обратной силы не имеют, поэтому после появления нового перечня предыдущий - утрачивает свою силу. Исключение составляет часть 1 Перечня 1988 года. Например, сроки хранения личных дел студентов в перечне 2000 года не установлены, а в перечне 1988 года была статья, в которой говорилось, что личные дела аспирантов, студентов, учащихся, окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов имеют срок хранения «75 лет - В ЭПК»; студентов, отчисленных с 1-3 курсов, -«15 лет ЭПК»; а отчисленных с 1 курса - «5 лет».
Личные дела студентов являются одними из основных документов в вузе, но номенклатура дел ТГУ имени Г.Р. Державина включает в себя лишь один пункт о хранении личных дел студентов, в котором указано, что они хранятся в течение 75 лет по перечню 1980 года с отметкой ЭПК. В номенклатуре не дается никаких уточнений и пояснений по этому поводу, не учитывается и не обговаривается факт отчисления студента, факт окончания образовательной организации, не говорится о том, сколько хранятся копии документов из личного дела. Поэтому целесообразным, правильным и во многом необходимым решением будет разработка такого локального нормативного акта, как Порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся.
Много сложностей возникает на втором этапе, т.е. при передаче документов в архив вуза. Эти вопросы должны решаться локальными нормативными актами вуза, учитывающими специфику данной организации, реальную структуру, штатную численность и т.д. Приказом Минобразования РФ от 24.07.2000 № 2286 была утверждена «Примерная инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении», которая выступает как основа для составления индивидуальных инструкций по делопроизводству в высших учебных заведениях. Согласно Примерной инструкции для организации и проведения экспертизы
ценности документов в вузе создается постоянно действующая экспертная комиссии.
В 2018 г. приказом Росархива была утверждена «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях», которая устанавливает правила работы с документами для организаций, схожих по характеру деятельности и носит методический характер. На основе данной инструкции можно разрабатывать индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта [2].
В вузе должно быть разработано и собственное положение об экспертной комиссии. Данное положение составляется на основании «Примерного положения об экспертной комиссии организации» (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). Создание экспертной комиссии вуза происходит по приказу ректора. Председателем назначается один из руководителей вуза, занимающийся вопросами делопроизводства и архива. Заседания проводятся в соответствии с планом работы либо по необходимости, решения принимаются коллегиально большинством голосов.
Во время проведения экспертизы ценности осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых на государственное хранение в архив; временного хранения в структурных подразделениях; дел, выделенных к уничтожению, сроки хранения которых истекли. Соответственно, составляются следующие описи дел: постоянного срока хранения; временного хранения (более 10 лет); по личному составу, а также разрабатывается акт о выделении к уничтожению дел, которые не подлежат хранению.
В ТГУ имени Г.Р. Державина принято Положение об обработке и хранении архивных документов отдела архивной документации. Положением зафиксировано, что одной из задач и функций архива является проведение экспертизы ценности документов, однако непонятно, кто именно и каким образом проводит данную экспертизу. Архив организации не располагает достаточным количеством документоведов, которые могли бы оказать методическую помощь всем структурным подразделениям университета в работе по организации учета, хранения и комплектования документов. Во многих структурных подразделениях университета нет работников, имеющих достаточные знания о правильном оформлении дел и составления описей. Так, различные документы организационно-распорядительного и справочного характера хранятся в приемной декана факультета и в учебно-методическом отделе факультета. Согласно штатному расписанию должностной со-
став данных отделов включает в себя следующие должности: ведущий специалист учебно-методического отдела, специалист учебно-методического отдела, методист факультета. Рассмотрев должностные инструкции данных специалистов, можно заметить, что ни одна должностная инструкция не включает в себя информацию о формировании дел документов и передаче их в архив. Инструкция о порядке передачи документов в отдел архивной документации университета структурными подразделениями также не содержит таких сведений. В связи с этим часто экспертиза ценности документов не проводится на уровне структурных подразделений, что влечет за собой неправильное комплектование делами архива вуза.
Локальными нормативными актами ТГУ закреплена обязанность архива обеспечивать сохранность данных документов, вести их учет, проводить экспертизу и в дальнейшем передавать в Государственный архив Тамбовской области. Стоит отметить, что приказом Управления культуры и архивного дела Тамбовской области от 14 июня 2012 г. утвержден административный регламент предоставления государственной услуги «Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решений о включении конкретных архивных документов в состав Архивного фонда Тамбовской области».
Таким образом, правовая база на современном этапе не охватывает все аспекты регулирования вопросов по экспертизе ценности документов в конкретных организациях, и особенно в вузах. Администрации вуза необходимо выстроить качественную работу по экспертизе ценности документов и устранить пробелы в правовой базе посредством издания локальных нормативных актов. Оглаженная работа по экспертизе ценности документов в вузе поможет сохранить значимые для общества и отдельных граждан документы, избавиться от лишнего скопления потерявших свое практическое значение бумаг и более безболезненно перейти на электронный документооборот.
Список литературы
1. Медведева О.В. Экспертиза ценности документов: правовой аспект / О.В. Медведева // Социально-экономические явления и процессы. - 2014. -№ 7. - С. 92-99.
2. Мельникова И.С. Нормативная база проведения экспертизы ценности документов в вузе / И.С. Мельникова // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. - 2018. - Вып. 11. - С. 184-187.
