CC BY
452
ПРИНЦИПЫ И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ЗАКРЫТИЯ ОТЧЕТНОГО ПЕРИОДА В КОМПЬЮТЕРНЫХ ПРОГРАММАХ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. РЕШЕНИЕ ВОЗНИКАЮЩИХ ПРОБЛЕМ
В. М. ТРЕГУБОВА
Данная статья позволяет получить краткую информацию о процедурах закрытия отчетного периода в бухгалтерском учете. В статье представлена последовательность закрытия счетов в компьютерной программе, приведены рекомендации по исправлению ошибочных ситуаций.
Ключевые слова: закрытие периода, закрытие счетов, реформация баланса, себестоимость, компьютерные технологии.
Управление предприятием в условиях рыночных отношений невозможно без информации. Обеспечение принятия решений полной и достоверной информацией в нужное время - центральная и наиболее сложная проблема организации управления экономическим субъектом.
Внутренняя информация предприятия (данные из областей планирования, закупок, производства, сбыта, финансирования, бухгалтерского учета) используется для управления производством. Вид, объем и степень детализации информации для управления определяются на самом предприятии. Один из наиболее значимых элементов внутренней информации - информация о затратах на производство [1].
В конце отчетного периода важным этапом в бухгалтерском учете является закрытие счетов. Необходимость закрытия счетов вытекает из существующей системы ведения бухгалтерского учета.
Наличие на предприятии вспомогательных производств также создает необходимость отнесения этих затрат на основное производство. В результате закрытия счетов вспомогательных производств возникает возможность исчисления себестоимости продукции и закрытия счетов основных производств. На основе исчисления себестоимости могут быть определены фактические затраты по реализованной продукции (работ, услуг) и закрыты сопоставляющие счета процесса реализации. Сальдо закрываемых счетов переносятся на другие счета [3].
До закрытия счетов проводится ряд подготовительных работ. В первую очередь руководители планово-финансовой службы предприятия проводят инструктивное совещание по вопросу порядка, сро-
ков и содержания отдельных этапов работы. При этом устанавливаются состав инвентаризационных комиссий, сроки проведения инвентаризаций и др.
Прежде чем закрывать счета бухгалтерского учета:
- производят все текущие бухгалтерские записи включительно по конец отчетного периода;
- на основании акта инвентаризационной комиссии по результатам инвентаризации:
^ приходуют выявленные излишки
^ списывают недостачи по назначению - на затраты производства, на виновных лиц, на финансовые результаты и т. д.;
- проверяют полноту и правильность записей на всех счетах;
- сверяют обороты и остатки аналитических счетов с данными синтетических счетов.
Для составления баланса необходимо закрыть полностью следующие счета:
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 28 «Брак в производстве»;
- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
- 40 «Выпуск продукции»;
- 44 «Расходы на продажу»;
- 90 «Продажи»;
- 91 «Прочие доходы и расходы».
По итогам года дополнительно списываются остатки на субсчетах 90 и 91 счетов, закрывается счет 99 «Прибыли и убытки» и производится реформация баланса.
Рассмотрим процедуру закрытия счетов с использованием компьютерных технологий, в частности, в программе 1С:Бухгалтерия 8.2. Для закрытия
отчетного периода используется помощник «Закрытие месяца» [2]. Операции закрытия периода проводятся один раз в месяц. Важно соблюдать последовательность выполнения регламентных операций. Помощник закрытия месяца содержит список необходимых регламентных операций. Регламентные операции выполняются документами «Регламентная операция», а также документами «Формирование записей книги покупок», «Формирование записей книги продаж», «Начисление налогов (взносов) с ФОТ».
Помощник закрытия месяца предоставляет возможность:
- выполнить все необходимые операции закрытия месяца в правильной последовательности;
- частично выполнить закрытие месяца;
- отменить закрытие месяца;
- частично отменить выполнение закрытия месяца;
- отказаться от выполнения операции в текущем месяце (пропустить);
- отказаться от повторного выполнения выполненных ранее операций (пометить как выполненные все операции до выбранной);
- сформировать отчеты, объясняющие расчеты и отражающие результаты выполнения регламентных операций;
- посмотреть результаты выполнения регламентной операции;
- составить отчет о выполнении регламентных операций.
Регламентные операции или операции, которые рекомендуется повторить, выполняются по
Регла-
кнопке
Выполнить закрытие месяца
ментные операции, выполненные успешно, в этом случае не выполняются.
Частично выполнить закрытие месяца можно по гиперссылке невыполненной регламентной
операции, после чего нужно выбрать пункт Вы-
полнить операции до выбранной.
Отмена выполнения всех регламентных операций указанного периода выполняется по кнопке
Отменить закрытие месяца. Отмена операций
может понадобиться, когда все операции выполнены успешно и в правильном порядке, но по некоторым особым причинам их выполнение требуется повторить.
Частично отменить выполнение закрытия месяца можно по гиперссылке выполненной регламентной операции. В меню, возникающем по ги-
перссылке, нужно выбрать пункт Отменить операции после выбранной.
Команду Пропустить рекомендуется использовать для тех операций, которые не требуется выполнять. Например, если организация применяет расчет стоимости списания МПЗ по средней взвешенной, то регламентная операция «Корректировка стоимости» должна быть пропущена. Если операция пропущена, а требуется ее выпол-
нить
нить, следует воспользоваться командой Выпол-из меню операции.
Команду Пометить как выполненные все
операции до выбранной рекомендуется использо-
вать для тех операций, которые не нужно выполнять повторно. Например, если после того, как закрытие месяца было произведено, операция амортизации ОС была выполнена повторно, но известно, что результаты пересчета амортизации ОС не повлияют на результаты других регламентных операций (Закрытие счетов 20,23,25,26, Закрытие 90,91 и т. д.). Тогда с помощью этой команды можно отказаться от повторного выполнения операций по закрытию счетов затрат.
Сформировать отчеты, объясняющие расчеты и отражающие результаты выполнения регламентных операций, можно по кнопке Справки-расчеты. Справки-расчеты также можно сформировать для выполненной регламентной операции. В меню, возникающем по гиперссылке, нужно выбрать пункт
Сформировать справку-рас-чет При выборе этой
команды формируются справки-расчеты, которые соответствуют этой операции [3].
Посмотреть результаты проведения регламентной операции можно по гиперссылке выполненной регламентной операции. В меню, возникающем по
гиперссылке, нужно выбрать пункт ¡Показать про-
водки.
Сформировать отчет о выполнении регламентных операций можно по кнопке
Отчет о выполне-
нии операций.
Список необходимых регламентных операций формируется для каждой организации в соответствии с:
- периодом, например, формирование книги покупок и продаж предлагается только в конце квартала;
- учетной политикой, например, состав операций зависит от системы налогообложения, заданной в учетной политике;
- состоянием учетных данных, например, операция «Списание расходов будущих периодов» выполняется, если на счетах учета расходов будущих периодов числятся остатки.
Операции распределяются по порядку выполнения на четыре группы.
^ В первую группу входят операции, по результатам которых признаются расходы организации, и некоторые другие операции, выполнение которых необходимо контролировать для правильного закрытия месяца.
^ Во вторую группу входит одна операция «Расчет долей списания косвенных расходов». При выполнении операции проводятся предварительные расчеты для закрытия счетов затрат.
^ В третью группу входят операции закрытия счетов затрат.
^ В четвертую группу входят операции, определяющие финансовые результаты за период.
Сначала должны быть выполнены все операции первой группы, потом второй и т. д. Внутри одной группы операции могут быть выполнены в любом порядке [4].
Если порядок выполнения операции не соблюдается, то при попытке выполнить операцию тогда, когда не все операции ранних групп выполнены, выдается сообщение о нарушении последовательности выполнения регламентных операций. Операция не выполняется.
Если операции выполнены в правильной последовательности и некоторая операция выполняется повторно, то операции старших групп, результаты которых могут измениться, помечаются сероголубым цветом и рекомендуются для повторного выполнения.
Список регламентных операций:
1. Амортизация и износ основных средств.
При выполнении регламентной операции рассчитывается:
- амортизация основных средств, для которых стоимость погашается посредством начисления амортизации и по которым амортизация не была начислена в течение отчетного периода другими документами. Например, «Передача ОС», «Подготовка к передаче ОС», «Списание ОС», «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)»;
- износ основных средств, по которым начисляется износ. Исключение составляют основные средства, по которым износ уже был начислен в течение года, например, документами «Передача ОС» и «Списание ОС». Начисление износа осуществляется один раз в конце года.
2. Амортизация НМА и списание расходов по НИОКР.
Рассчитывается амортизация нематериальных активов, за исключением тех активов, по которым амортизация уже была начислена в течение отчетного периода, например, документами «Передача НМА», «Списание НМА», «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)».
Для организаций, применяющих ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», одновременно с начислением амортизации проводится расчет постоянных и временных разниц.
Для индивидуального предпринимателя, применяющего общий режим налогообложения, в налоговом учете амортизация рассчитывается только в части оплаченной стоимости объектов.
3. Погашение стоимости спецодежды и спе-цоснастки.
Производится погашение стоимости специальной одежды и специальной оснастки. Для организаций, применяющих ПБУ 18 «Учет расчетов по налогу на прибыль», одновременно с начислением амортизации проводится расчет постоянных и временных разниц.
4. Переоценка валютных средств. Рассчитываются суммы переоценки по счетам учета денежных средств, взаиморасчетов с контрагентами и подотчетными лицами. При переоценке валютных средств считается неизменным остаток в валюте. Остатки в валюте ведения регламентированного учета рассчитываются по курсу, указанному в справочнике валют на момент проведения переоценки.
5. Корректировка стоимости номенклатуры. Формируются корреспонденции счетов по корректировке стоимости списания МПЗ. Это необходимо для тех случаев, когда:
- дополнительные расходы включаются в стоимость МПЗ после их списания,
- при применении метода «По средней». В течение отчетного периода сумма списания материальных ценностей рассчитывается по средней скользящей. Формируются корректирующие записи на разницу между средней скользящей и средней взвешенной.
Для организаций, применяющих ПБУ 18 «Учет расчетов по налогу на прибыль», и для организаций, уплачивающих налог на прибыль, сумма корректировки рассчитывается аналогично бухгалтерскому учету.
6. Списание расходов будущих периодов. Производится списание расходов будущих периодов и расходов на страхование. Если на момент выполнения регламентной операции, числятся остатки по дебету следующих счетов:
- субсчета счета 97 «Расходы будущих периодов» (кроме 97.01 «Расходы на оплату труда будущих периодов»)
- субсчет 76.01.2 «Платежи (взносы) по добровольному страхованию на случай смерти и причинения вреда здоровью»
- субсчет 76.01.9 «Платежи (взносы) по прочим видам страхования».
Списание расходов будущих периодов происходит по правилам, указанным в аналитике по справочнику «Расходы будущих периодов».
Для индивидуального предпринимателя, применяющего общий режим налогообложения, в налоговом учете сумма списания рассчитывается только в части оплаченной стоимости расходов.
7. Расчет торговой наценки по проданным товарам. Производится расчет и списание торговой наценки, приходящейся на реализованные товары, учитываемые в продажных ценах.
8. Признание расходов на приобретение ОС для УСН. Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, выполняется признание расходов на приобретение (строительство) объектов основных средств, а так же расходов на модернизацию основных средств, в соответствии с п. 3 ст. 346.16 НК РФ.
9. Признание расходов на приобретение НМА для УСН. Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, выполняется признание расходов на приобретение (создание собственными силами) объектов нематериальных активов, в соответствии с п. 3 ст. 346.16 НК РФ.
10. Исключение НЗП из состава материальных расходов для УСН
При УСН регламентная операция выполняется, если согласно учетной политике организации материальные расходы следует уменьшать на остаток материалов в незавершенном производстве.
Происходит уменьшение или увеличение суммы признанных материальных расходов на величину изменения остатка материалов в незавершенном производстве по отношению к предыдущему месяцу.
11. Списание доп. расходов для УСН. Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, производится признание дополнительных расходов по товарам и материалам, списанным или реализованным в текущем отчетном периоде.
12. Расчет долей списания косвенных расходов, закрытие счетов 20, 23, 25, 26. В бухгалтерском учете производится:
- расчет порядка переделов, в случае, если в учетной политике организации на закладке Выпуск
продукции, услуг установлен автоматический спо-
соб определения порядка подразделений для закрытия счетов затрат. Если установлен ручной способ, то порядок закрытия счетов по подразделениям обязательно нужно задать в документе «Установка порядка подразделений для закрытия счетов»;
- расчет себестоимости продукции, полуфабрикатов и услуг:
^ списание расходов основного и вспомогательного производства на себестоимость выпуска,
^ списание общепроизводственных и общехозяйственных расходов на расходы основного и вспомогательного производства,
^ списание расходов основного и вспомогательного производства на себестоимость выпуска;
- корректировка стоимости выпуска от плановой до фактической.
- закрытие счета 26 «Общехозяйственные расходы» в случае применения директ-костинга.
В налоговом учете для постоянных и временных разниц производится:
- нормирование производственных расходов: ^ нормирование расходов на рекламу,
^ нормирование расходов на добровольное страхование,
нормирование представительских расходов;
- расчет себестоимости продукции, полуфабрикатов и услуг:
^ списание расходов основного и вспомогательного производства на себестоимость выпуска,
^ списание общепроизводственных и общехозяйственных расходов на расходы основного и вспомогательного производства,
^ списание расходов основного и вспомогательного производства на себестоимость выпуска;
- распределение косвенных производственных расходов по типам налогообложения;
- списание косвенных производственных расходов;
- расчет разниц, возникающих по причине применения разного порядка распределения косвенных производственных расходов в бухгалтерском учете и в налоговом учете.
После выполнения регламентной операции остаток по счетам 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательное производство» будет равен остатку, указанному в документе «Инвентаризация НЗП» за соответствующий период. Остатки по остальным производственным счетам будут равны нулю.
13. Закрытие счета 44 «Издержки обращения». Регламентная операция выполняется в два этапа:
- списание транспортных расходов. Сумма списания транспортных расходов определяется, согласно коэффициентам, рассчитанным по данным налогового учета по налогу на прибыль;
- списание иных издержек обращения. Остатки по дебету субсчетов счета 44 «Издержки обращения» включаются в расходы текущего месяца.
14. Распределение расходов по видам деятельности для УСН.
Если организация совмещает виды деятельности с особым порядком налогообложения и облагаемые налогом на прибыль, то производится распределение расходов по всем видам деятельности.
Распределению по видам деятельности подлежат расходы, отраженные в течение месяца на счетах учета косвенных расходов:
- 25 «Общепроизводственные расходы»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 44 «Расходы на продажу».
Расходы, подлежащие распределению по видам деятельности, учитываются по статье затрат с признаком «По разным видам деятельности».
Для определения суммы расходов, относящейся к деятельности с особым порядком налогообложения, рассчитывается коэффициент, равный отношению суммы доходов по деятельности с особым порядком налогообложения к общей сумме доходов. Сумма доходов, относящихся к деятельности с особым порядком налогообложения, рассчитывается как оборот по кредиту счету 90.01.2 «Выручка от продаж по деятельности с особым порядком налогообложения».
Общая сумма доходов рассчитывается как разница между кредитовым оборотом счета 90.01 «Выручка от продаж» и дебетовым оборотом по счетам
90.03 «Налог на добавленную стоимость», 90.04 «Акцизы» и 90.05 «Экспортные пошлины».
Сумма расходов, отнесенных к деятельности с особым порядком налогообложения, исключается из налогового учета путем списания на счет 90.07.2 «Расходы на продажу по деятельности с особым порядком налогообложения».
15. Распределение расходов по видам деятельности для ИП.
Индивидуальным предпринимателем, применяющим общий налоговый режим, выполняется распределение стоимости материалов, переданных в производство, а также стоимости полученных услуг производственного характера (в том числе топливо, электроэнергия, транспортные услуги и т. п.) по видам деятельности. Распределение производится пропорционально доходам, полученным от каждого вида деятельности. Также производится списание дополнительных расходов, связанных с приобретением и реализацией товаров.
16. Закрытие счетов 90,91. Кредитовое (дебетовое) сальдо счета 90 «Продажи» признается прибылью (убытком) и отражается по дебету (кредиту) счета 90.09 «Прибыль /убыток от продаж» в корреспонденции с:
- кредитом (дебетом) счета 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности с основной системой налогообложения» для статей затрат с видом «Расходы относятся к деятельности с основной системой налогообложения»;
- кредитом (дебетом) счета 99.01.2 «Прибыли и убытки по деятельности с особым порядком налогообложения» для статей затрат с видом «Расходы относятся к деятельности с особым порядком налогообложения».
Кредитовое (дебетовое) сальдо счета 91 «Прочие доходы и расходы» признается прибылью (убытком) и отражается по дебету (кредиту) счета 91.09 «Сальдо прочих доходов и расходов» в корреспонденции с:
- кредитом (дебетом) счета 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности с основной системой налогообложения» для статей затрат с видом «Расходы относятся к деятельности с основной системой налогообложения»;
- кредитом (дебетом) счета 99.01.2 «Прибыли и убытки по деятельности с особым порядком налогообложения» для статей затрат с видом «Расходы относятся к деятельности с особым порядком налогообложения».
17. Списание убытков прошлых лет.
Для налогового учета по налогу на прибыль убытки прошлых лет включаются в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, согласно ст. 283 гл. 25 НК РФ. Расчет сумм списания расходов будущих периодов происходит, если на момент выполнения регламентной операции на счете 97.11 «Убытки прошлых лет» в налоговом учете числится дебетовое сальдо. Списание производится по правилам, указанным в справочнике «Расходы будущих периодов», на счет 99.01 «Прибыли и убытки от хозяйственной деятельности (за исключением налога на прибыль)».
18. Расчет налога на прибыль.
Регламентная операция выполняется в три
этапа:
- признание и списание постоянных налоговых активов и обязательств. Производится анализ данных налогового учета по суммам постоянных разниц, выявление постоянных разниц в оценке текущих расходов, их квалификация в качестве активов и обязательств. Сумма постоянных налоговых активов отражается по дебету счета 68.04 «Налог на прибыль» в корреспонденции с кредитом счета
99.02.3 «Постоянное налоговое обязательство». Сумма постоянных налоговых обязательств отражается по кредиту счета 68.04 «Налог на прибыль» в корреспонденции с дебетом счета 99.02.3 «Постоянное налоговое обязательство»;
- признание и списание отложенных налоговых активов и обязательств. Производится анализ данных налогового учета по суммам временных разниц, выявление временных разниц в оценке текущих расходов, их квалификация в качестве признанных и погашенных отложенных активов и обязательств. Сумма признанных отложенных налоговых активов отражается по кредиту счета 68.04 «Налог на прибыль» в корреспонденции с дебетом счета 09 «Отложенные налоговые активы». Сумма погашенных отложенных налоговых активов отражается по дебету счета 68.04 «Налог на прибыль» в корреспонденции с кредитом счета 09 «Отложенные налоговые активы». Сумма признанных отложенных налоговых обязательств отражается по дебету счета 68.04 «Налог на прибыль» в корреспонденции с кредитом счета 77 «Отложенные налоговые обязательства». Сумма погашенных отложенных налоговых обязательств отражается по кредиту счета 68.04 «Налог на прибыль» в корреспонденции с дебетом счета 77 «Отложенные налоговые обязательства»;
- признание условного расхода (дохода). Сумма условного расхода (условного дохода) определяется на основании оборотов по счету 99.01 «Прибыли и убытки хозяйственной деятельности (за исключением налога на прибыль)» и ставки налога на прибыль, указанной в регистре «Ставки налога на прибыль». Условный расход по налогу на прибыль отражается по кредиту счета 68.04.2 «Расчет налога на прибыль» в корреспонденции с дебетом счета 99.02.1 «Условный расход по налогу на прибыль». Условный доход по налогу на прибыль отражается по кредиту счета 99.02.2 «Условный доход по налогу на прибыль» в корреспонденции с дебетом счета 68.04.2 «Расчет налога на прибыль».
19. Реформация баланса.
Сальдо субсчетов счетов 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» списываются на субсчета с кодом 90.09 «Прибыль / убыток от продаж» и 91.09 «Сальдо прочих доходов и расходов».
Сальдо субсчетов счета 99 «Прочие доходы и расходы» списываются на счет 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности с основной системой налогообложения» или 99.01.2 «Прибыли и убытки по деятельности с особым порядком налогообложения».
Сальдо счетов 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности с основной системой налогообложения» или 99.01.2 «Прибыли и убытки по деятельности с особым порядком налогообложения» списывается на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
Регламентная операция выполняется в конце последнего месяца отчетного года.
В процессе закрытия отчетного периода могут возникать ошибки закрытия счетов бухгалтерского учета, с которыми сталкиваются как начинающие, так и опытные пользователи компьютерных бухгалтерских программ. Как правило, это происходит из-за неправильной настройки учетных параметров системы и неправильного или неполного отражения финансово-хозяйственных операций в программе.
В программах системы «1С:Предприятие 8» при выполнении операции закрытия месяца автоматически проводится проверка правильности отражения хозяйственных операций в программе. В результате могут быть обнаружены, например, неправильные обороты и остатки на счетах учета производственных затрат и неправильные данные в регистрах. В такой ситуации регламентная операция закрытия счетов производственных затрат не может быть проведена корректно, поэтому программа выдает сообщение об ошибке [5].
Рассмотрим основные причины возникновения ошибок и пути их устранения:
1. При выполнении регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» может быть выдано сообщение: «Не отражен выпуск продукции, оказание услуг или остатки НЗП». В этом случае следует, прежде всего, проверить, как задана база распределения прямых расходов в учетной политике (Учетная политика организаций, закладка Производство). Возможные варианты в данном случае: а) по плановой себестоимости выпуска; б) по выручке. Далее следует действовать в зависимости от выбранного варианта.
Если распределение прямых расходов проводится по плановой себестоимости выпуска, то следует проверить, не равна ли она нулю.
Для этого рекомендуется сформировать отчет «Анализ счета» 20 (23) с детализацией по субконто «Подразделения» и «Номенклатурные группы» и проверить соответствие сумм текущих расходов (оборотов по дебету) и сумм плановой себестоимости выпуска (оборотов по кредиту). При этом должен быть не нулевой оборот и по дебету, и по кредиту. Если по кредиту оборот нулевой, потому что действительно не было выпуска, необходимо отразить остатки НЗП с помощью документа «Инвентаризация НЗП».
Если распределение прямых расходов проводится по выручке, то следует проверить, не равна ли она нулю. Для этого рекомендуется сформировать отчет «Анализ субконто» по виду субконто «Номенклатурные группы». И проверить наличие оборотов по счету 90 и по счету 20, 23 одновременно.
Если услуги действительно не были оказаны, то необходимо также отразить остатки НЗП с помощью документа «Инвентаризация НЗП».
2. Не установлен порядок подразделений. Если последовательность закрытия счетов затрат определяется вручную (Учетная политика, закладка Выпуск продукции, услуг), то она должна быть указана. Для этого пользователю необходимо создать, заполнить и провести документ «Установка порядка подразделений» для закрытия счетов затрат.
При этом, если документ «Установка порядка подразделений» для закрытия счетов затрат создан ранее, то в нем по тем или иным причинам могут содержаться неактуальные данные: не все подразделения или подразделения, принадлежащие другой организации. Для устранения этой ошибки рекомендуется создать документ с датой текущего периода. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке
Заполнить
3. Не заполнена аналитика затрат. Для правильного закрытия двадцатых счетов важно указывать все объекты аналитического учета затрат при отражении расходов и выпуска. Для проверки следует сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 20, 23, 25, 26 в детализации по всем видам субконто.
В отношении оборотов по дебету счетов 20, 23 должны быть указаны: «Подразделение», «Номенклатурная группа», «Статья затрат». Для оборотов по кредиту счетов 20, 23 должны быть указаны: «Подразделение», «Номенклатурная группа». Для оборотов по дебету счетов 25, 26 должны быть указаны: «Подразделение», «Статья затрат».
4. Ошибки, связанные с отражением оказания услуг. Счет 20 не может быть закрыт, если при отражении реализации услуг с помощью документа «Реализация товаров и услуг» на закладке «Услуги» не заполнена колонка «Субконто». Для проверки этого показателя рекомендуется открыть записи регистра накопления «Реализация услуг» и убедиться, что колонка «Номенклатурная группа» заполнена.
Также в программе «1С:Бухгалтерия 8» при выполнении регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» может быть выдано сообщение: «Неверно указана номенклатурная группа для выпуска». Одна номенклатурная группа не может быть использована в документах «Реализация товаров и услуг» на закладке «Услуги» в колонке Субконто и в документах «Акт об оказании услуг производственного характера» и «Отчет производства за смену».
Для проверки правильности указания номенклатурных групп для выпуска рекомендуется сопос-
тавить записи в регистре накопления «Выпуск продукции» в плановых ценах (бухгалтерский учет) в колонке «Номенклатурная группа», а также записи в регистре накопления «Реализация услуг» в колонке «Номенклатурная группа».
5. Не задана база распределения косвенных расходов. Проблемы с закрытием счетов производственных затрат могут возникнуть из-за отсутствия базы распределения косвенных расходов.
В этом случае на счете 25 или счете 26 ошибочно будет числиться остаток. База распределения косвенных расходов задается в регистре сведений «Методы распределения косвенных расходов».
В этом регистре правила должны быть заданы так, чтобы:
- все обороты по дебету счетов 25 и 26 были охвачены;
- все базы распределения не были равны нулю.
Чтобы увидеть, как сформирована база распределения «Плановая себестоимость выпуска», нужно просмотреть записи регистра накопления «Выпуск продукции» в плановых ценах (бухучет) за текущий период. В колонке «Плановая стоимость» должны присутствовать не нулевые показатели.
Чтобы проследить за формированием базы распределения «Объем выпуска» необходимо просмотреть записи того же регистра накопления. В колонке «Количество» должны присутствовать не нулевые показатели.
Чтобы увидеть, как сформирована база распределения «Материальные затраты», рекомендуется сформировать отчет «Анализ субконто» по субконто с видом «Статьи затрат» с отбором по реквизиту «Вид затрат НУ» со значением «Материальные расходы». Отчет должен иметь не нулевые обороты по дебету анализируемого счета.
Для контроля за базой распределения «Оплата труда» рекомендуется сформировать отчет «Анализ счета» 20 и «Анализ счета» 23 по субконто с видом «Статьи затрат» с отбором по реквизиту «Вид затрат НУ» со значением «Оплата труда». Отчет должен иметь не нулевые обороты по дебету.
За базой распределения «Выручка» можно проследить по записям регистра накопления «Реализация услуг» за текущий период. В колонке «Сумма» должны присутствовать не нулевые показатели.
6. Ошибки при отражении выпуска готовой продукции. Чаще всего ошибки, связанные с закрытием счета 20, обусловлены неправильным отражением ручных операций.
При выполнении регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» может быть выдано сообщение: «Неверно отражен выпуск продукции
или услуг». Для правильного закрытия счетов производственных затрат необходимо, что информация о выпуске продукции и услуг была отражена в следующих регистрах накопления: «Выпуск продукции в плановых ценах (бухгалтерский учет)», «Выпуск продукции в плановых ценах (налоговый учет)», «Реализация услуг».
Для этого выпуск продукции должен быть отражен следующими документами: «Отчет производства за смену», «Акт об оказании производственных услуг», «Реализация товаров и услуг».
Если для отражения выпуска используются иные средства (ручная операция, нетиповые документы), то необходимо позаботиться о создании записей в вышеупомянутых регистрах.
Помимо этого, ошибки могут быть связаны с тем, что выпуск готовой продукции отражен по кредиту учета косвенных расходов.
Выпуск готовой продукции учитывается по кредиту счетов учета прямых расходов. В отношении основного производства это счет 20.01, по вспомогательному производству это счет 23. Иные счета не могут быть использованы для отражения выпуска готовой продукции и услуг.
7. Ошибки при регистрации затрат на счетах учета прямых расходов. Здесь можно выделить две группы ошибок. Во-первых, проблемы со счетом 20 могут возникнуть, если распределяемые расходы зарегистрированы на счетах учета прямых расходов. Расходы, относящиеся ко всем видам деятельности, отражаются по статьям затрат с видом «По разным видам деятельности» на счетах учета косвенных расходов. Речь идет о 25 и 26 счетах. Во-вторых, ошибки могут быть связаны с тем, что нормируемые расходы зарегистрированы на счетах учета прямых расходов.
Нормируемые расходы отражаются по статьям затрат с видом:
- добровольное личное страхование, предусматривающее оплату страховщиками медицинских расходов;
- добровольное личное страхование на случай наступления смерти или утраты трудоспособности;
- добровольное страхование по договорам долгосрочного страхования жизни, пенсионного
страхования и (или) негосударственного пенсионного обеспечения работников;
- представительские расходы;
- расходы на рекламу (нормируемые).
Расчет суммы признания этих расходов для
налогового учета производится согласно установленным законодательством нормам нарастающим итогом с начала года только для косвенных расходов налогового учета.
Таким образом, в автоматизированной системе ведения учета при правильной настройке системы учета и правильной обработке текущих хозяйственных операций, сложные регламентные задачи могут быть выполнены автоматически с помощью документа «Закрытие месяца».
Литература
1. Махонина И. Н. Доверительные операции коммерческого банка: сущность и порядок отражения в бухгалтерском учете // Вестник Тамбовского университета Серия Гуманитарные науки. 2011. № 1. С. 238243.
2. Трегубова В. М, Мялкина А. Ф. Формирование информационных ресурсов предприятия на базе интернет-технологий. //Соцально-экономические явления и процессы. Тамбов, 2012. № 5-6. С. 128-135.
3. Харитонов С. А. Бухгалтерский и налоговый учет в программе 1С:Бухгалтерия 8: практ. пособие. 2е изд. СПб., 2008.
4. URL: http:// www.garant.ru
5. URL: http:// www.1C.ru
* * *
PRINCIPLES AND SEQUENCE OF THE REPORTING PERIOD CLOSING IN COMPUTER PROGRAMS OF ACCOUNTING.
THE SOLUTION OF ARISING PROBLEMS
V. M. Tregubova
This article allows to receive summary of procedures of the reporting period closing in accounting. In article the sequence of closing of accounts in the computer program is presented, recommendations about correction of erroneous situations are provided.
Key words: period closing, closing of accounts, balance reformation, prime cost, computer technologies.
