CC BY
276
УДК 519.85
ПРИМЕНЕНИЕ ERP-СИСТЕМ В ТОРГОВЛЕ
© С.В. Мукин
Ключевые слова: IT-система; ERP-система; торговля; оптово-розничная сеть.
В статье приведен обзор применения различных классов IT-систем в торговле в 2013 г. Наиболее популярными IT-системами являются ERP-системы, среди которых самыми распространенными были такие программные продукты, как 1С: Предприятие, GESTORI Pro, Microsoft Dynamics NAV и Microsoft Dynamics AX, Avarda, ERP-система «Компас». Отмечены основные возможности комплексного интегрированного решения на платформах Microsoft Dynamics AX и 1С: «Управление движением товаров и финансов в оптово-розничной сети», которые ориентированы на автоматизацию управления оптово-розничной сетью.
До самого последнего времени наибольшей популярностью в сфере торговли пользовалось программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процесса ведения бухгалтерии. Сейчас на рынок выходят и программные продукты другого плана, но практика использования программного обеспечения по управлению торговыми объектами в России еще недостаточно развита, исключая практику применения систем учета. Отечественные компании-разработчики программного обеспечения могут предложить более десятка проверенных программных продуктов, готовых к использованию как в небольших магазинах, так и в крупных торговых центрах. Если же говорить о других тенденциях, то изменился сам механизм выбора клиентами необходимого программного оборудования. Так, раньше основным критерием выбора была цена, сейчас покупатели все чаще обращают все большее внимание на качество конкретного программного продукта, на его надежность, простоту и, вместе с тем, функциональность.
Кроме того, ранее гораздо большим спросом пользовалось программное обеспечение (ПО) для отдельных магазинов, сейчас заказчикам требуются качественные сетевые решения. Первые работы программистов, ориентированные на торговые сети, не отличались принципиальной новизной. Создание ПО для торговых сетей сводилось к добавлению дополнительных модулей к созданному ранее ПО управления отдельным магазином. Тем не менее, такие продукты также пользовались определенным спросом, в основном благодаря большой степени децентрализации отечественных торговых сетей. При этом сетевые приложения программных систем в полной мере использовались в основном для подготовки отчетов, а не для реализации функций управления. По мере своего развития торговые сети стали нуждаться в более функциональном ПО, с акцентом именно на сетевую составляющую. Однако стоит отметить, что речь все еще идет о небольшом числе торговых объектов, менеджеры которых признали ПО такого класса как необходимость. Основной же процент предприятий, оперирующих в сфере торговли, финансируют ИТ-подразделения по
остаточному принципу, считая их затратными и, зачастую, даже бесполезными [1].
Для тех торговых сетей, которые собираются активно применять подобное ПО, очень важно ответственно подойти к выбору ПО, т. к. перенос данных в новую систему может стоить даже дороже самого ПО. Более того, наиболее явственно преимущества систем управления торговой сетью становятся наиболее явными только через несколько лет, когда накопленные данные позволяют проводить полноценный анализ итогов работы торговой сети и на базе полученной информации осуществлять дальнейшее стратегическое планирование.
Вообще, существуют три пути для внедрения ПО для управления торговой сетью: 1) покупка уже готового программного обеспечения у компании, занимающейся его разработкой на профессиональной основе; 2) осуществить разработку ПО силами собственного ИТ-департамента либо 3) передать разработку на аутсорсинг сторонней компании, которая будет работать только с одним заказчиком. Самым популярным решением для отечественных торговых сетей является второй вариант. На сегодняшний день существуют примеры успешной разработки такого ПО, например, ПО для сети магазинов «Перекресток».
К недостаткам подобного подхода можно отнести то, что система тестируется и в нее вносятся корректировки в рабочем режиме, т. е. , зачастую, факт создания системы не означает то, что она сразу же начинает работать на благо торговой сети, и долгий период времени тратится на отладку. Кроме того, если над созданием и поддержкой ПО долгое время работает штат из нескольких программистов, то возникает зависимость руководства от своих сотрудников, хотя данный недостаток относится скорее к сфере организационных вопросов. Таким образом, стандартного решения, подходящего для любой торговой сети в нашей стране, попросту не существует. Если же характеризовать само ПО, то, ввиду недостатка опыта по созданию подобных систем у российских программистов, оно отличается незавершенностью, большим количеством неточностей и недоработок.
2044
Говоря о программном обеспечении, применяемом в сфере торговли, нельзя не сказать о собственно различиях между системами управления, разрабатываемыми для отдельных магазинов, и системами, предназначенными для торговых сетей. Прежде всего, ПО для торговых сетей должно позволять хранить и передавать серьезные объемы информации. Сам процесс обмена данных должен быть предельно упрощен и ускорен.
Архитектура системы управления не ограничивается только одной рабочей схемой, а зависит от такого фактора, как количество баз данных. При существовании только одной централизованной базы данных локальным терминалам для нормальной работы необходимы постоянное соединение с сервером центральной БД и, соответственно, высокая скорость передачи данных по каналу связи, помимо этого желательно наличие дублируюшцх каналов на случай непредвиденных обстоятельств. За счет этого подобная система является довольно дорогостоящей, и ее поддержание требует постоянных финансовых вложений.
По вышеназванным причинам гораздо чаще применяется система, которая базируется на применении локальных БД. Она не требует постоянного обмена данными, 1-2 раза в день вполне достаточно. Недостатком является то, что персонал локальных магазинов может заносить в БД различную информацию об одних и тех же категориях товаров. Как следствие данный тип ПО требует интеграции механизма, который позволит производить автоматическое сравнение данных [2].
Небольшие компании чаще всего предлагают решения на базе программного продукта фирмы 1С: -«1С: Предприятие». Более всего подобное ПО подходит для использования в отдельных магазинах и небольших торговых сетях, оно отличается сравнительно маленькой стоимостью, а также возможностью выбора заказчиком одного из трех методов обмена данными, к которым относится управление распределенными БД, XML, и, кроме того, менеджер обмена данными [3].
Таким образом, по итогам рассмотрения практики использования ПО, предназначенного для автоматизации процессов в сфере торговли, можно сделать следующие выводы. Во-первых, в нашей стране, исключая несколько крупных городов, программные продукты такого типа еще не получили широкого распространения, а основная масса применяемого ПО не вполне удовлетворяет потребностям в автоматизации. Помимо этого, у российских программистов практически отсутствует опыт создания подобного программного обеспечения. Несмотря на это, ПО, предназначенное для управления торговыми объектами, становится жизненно необходимым для успешного функционирования крупных торговых сетей.
Все информационные системы, применяемые в торговле, разрабатываются с использованием информационных технологий, информация о которых приведена в табл. 1.
Наибольшей популярностью среди информационных систем пользуются такие программные продукты, как 1С: Предприятие, GESTORI Pro, Microsoft Dynamics NAV и Microsoft Dynamics AX, Avarda, ERP-система «Компас».
Внедрение комплексных (интегрированных) ИТ-решений для управления торговым предприятием позволяет:
Таблица 1
Классы ИТ-систем по количеству реализованных проектов внедрения продуктов в 2013 г.
Технология, используемая Количе-
при разработке проектов ство
ERP 1329
Системы автоматизации торговли 702
WMS 454
Учетные системы 409
CRM 289
BI 270
HRM 263
SaaS - Программное обеспечение как услуга 221
СЭД 189
OLAP 182
Логистическая информационная система 134
Call-центры 95
ИТ-аутсорсинг 84
SCM 70
BPM 70
Корпоративные порталы 64
IP-телефония 64
CPM 56
ITSM - Системы управления IT-службой 55
Data Mining 55
Складская автоматизация 39
SRM - Управление взаимоотношениями 37
с поставщиками
TMS - Управление транспортом 35
Видеоконференцсвязь 34
Антивирусы 33
ИБ - Антивирусы 33
CMS - Системы управления контентом 32
Серверные платформы 29
- увеличить количество обрабатываемых заказов (при том же количестве работников) на 50 %;
- уменьшить уровень неликвидов на 70 %;
- увеличить средний размер прибыли в среднем на 5 %.
На Западе и в странах СНГ наиболее популярны такие ERP-системы, как SAP, Microsoft Dynamics AX, 1С:, Oracle E-Business. В торговой отрасли сейчас происходят колоссальные изменения: развиваются оптово-розничные и фирменные сети, создаются транспортно-логистические центры. Но, анализируя состояние и учитывая прогноз развития компаний оптово-розничной торговли в стране, в настоящее время SAP малоперспективен по причине невостребованности бизнесом (в силу малого масштаба деятельности) его возможностей и, как следствие, существенных излишних затрат на создание, внушительных сроков окупаемости, превышающих 2 года. Более рациональным является использование на предприятиях оптово-розничной торговли относительно недорогих продуктов с несложным циклом внедрения, таких как Microsoft Dynamics AX и 1С: .
Когда говорят об автоматизации магазина, все в первую очередь вспоминают о необходимости исполь-
2045
зования т. н. систем front office. Действительно, эти системы призваны обеспечить оперативное, качественное и удобное взаимодействие магазина и покупателей. Однако, не умаляя значимости данных систем, следует сказать, что более эффективным классом систем автоматизации, способствующих повышению результативности управления магазином, являются все же системы back office, которые функционируют как единое целое с системами front office. Именно этот факт, к сожалению, еще не нашел должного понимания в сфере отечественного ритейла. Компания IBA разработала программный продукт «IBA: Управление торговым предприятием» на платформе «1С: Предприятие 8», который позиционируется как решение, охватывающее основные контуры управления и учета современного торгового предприятия различных форм собственности и размера [4].
ERP на базе «1С: Предприятие» эффективно управляет отдельным магазином, но если речь идет о холдинге, в котором алгоритмы взаимоотношений с поставщиками, взаиморасчетов, функционирования складов и других механизмов деятельности в разы сложнее, чем в магазине, то у управляющего (владельца или менеджера) этим бизнесом зачастую возникает необходимость поиска более подходящего решения.
IBA, проанализировав состояние и перспективы развития торговых компаний, а также возможности и стоимости каждой ERP-платформы, разработала и предлагает комплексное интегрированное решение на платформах Microsoft Dynamics AX и 1С: «Управление движением товаров и финансов в оптово-розничной сети» для компаний оптово-розничной торговли с годовым оборотом от 5 до 50 млн евро, количеством рабочих мест пользователей в офисах и на складах от 25 до 3600, в магазине - до 200.
На базе этого решения могут быть автоматизированы как отдельные предприятия, имеющие в своем составе центральный либо центральный и региональные офисы, один или сеть оптовых складов, сеть магазинов (торговых точек, включая выездную торговлю) - в т. ч. и на территориях разных государств, - так и группы компаний, и объединяющий их холдинг. Внедрение этого решения позволяет не только контролировать процессы каждого отдельного магазина, но и управлять оптово-розничной сетью: финансами, продажами, запасами, остатками, ценами и скидками, заказами клиентов и поставщиков, взаиморасчетами, складской логистикой - работать, учитывая структуру конкретной сети, и подходить к каждому процессу и комплексно, и с учетом деятельности каждого магазина [5].
Упомянутое решение обеспечивает минимальную стоимость и оптимальное использование возможностей и функциональности платформ ERP:
- Dynamics АХ 2009 обеспечивает управление офисом или офисами, оптовым складом или складами и обеспечением магазинов;
- «1С: Предприятие» обеспечивает управление магазином. В основу комплекса положены Best Practices управления бизнес-процессами коммерческой деятельности, настройки функционирования которых обеспечиваются лицензионной конфигурацией Microsoft Dynamics AX 2009 без перепрограммирования, а также положительный опыт внедрения «1С: Предприятие 8» в различных крупных торговых объектах.
Для эксплуатации решения осуществляется настройка структуры оптово-розничной сети на конкрет-
ную компанию, которая включает задание в системе юридических лиц, их подразделений, структуры и порядка взаимодействия оптовых складов и магазинов. Период бизнес-цикла определяет важнейшее понятие системы - «излишки». Таковыми в системе являются товары в запросах и заказах поставщикам, «в пути», на складах или в магазинах, продажи которых не запланированы, не установлены в заказах клиентов и нормами запасов. Таким образом, излишки в системе являются понятием динамическим и автоматически рассчитываются на весь спланированный будущий период. Автоматический расчет излишков обеспечивается системой за счет автоматической привязки по датам всей существующей в системе потребности (планы продаж, заказы клиентов и нормы запасов) к ее обеспечению (фактическому наличию, «в пути» или заказанному) - «безадресный товар» - и определяется системой как излишек. Расчет потребность/обеспечение осуществляется с любой периодичностью (например, ежедневно на основании фактически произведенных продаж, существующих заказов оптовых клиентов и планов продаж), что позволяет оперативно корректировать запросы поставщикам и принимать меры по ликвидации фактически образовавшихся излишков в наличии (уценки, распродажи и т. д.) - с точностью до конкретного кода товара.
Финансовое планирование бизнес-цикла осуществляется путем автоматического расчета статей доходов и расходов от плана продаж (по установленным на планируемый период отпускным ценам) и плана закупок с автоматическим расчетом остальных статей через заданные коэффициенты и календарь системы. При финансовом планировании комплекс автоматически рассчитывает прогноз движения денежных средств и потребностей в валюте.
Планирование продаж в системе можно осуществлять различными методами: математического прогнозирования, «от достигнутого», пересчета планов прошлых периодов, с использованием CRM и вручную. При этом планы продаж могут корректироваться в зависимости от фактической реализации.
Расчет цены производится исходя из цен закупок с учетом цены первого поставщика. При этом реализована возможность создания комбинированной системы скидок: в заказах клиентов автоматически применяются установленные цены и системы скидок, редактировать которые вручную могут только уполномоченные пользователи.
Планирование закупок осуществляется путем автоматического расчета неттопотребности по датам, который ведется с учетом установленных сроков исполнения заказа и доставки, а также фактического наличия каждого товара в сети; спланированных продаж; запрошенного, заказанного и товара «в пути», установленных по складам и магазинам норм запасов.
Управление заказами клиентов в системе включает функциональность CRM и возможность учета полного цикла исполнения (частичные и полные отгрузки, возвраты и претензионная работа). При отпуске система автоматически отслеживает заданные лимиты кредитования для данного клиента - вплоть до полного запрета отгрузки [6].
Управление закупками поставщиков в системе производится путем автоматической привязки спланированных по датам количеств товаров к поставщикам и договорам, автоматического создания запросов и по
2046
согласованию закупок с полным циклом исполнения (частичные и полные отгрузки, возвраты и претензионная работа). Поставки могут осуществляться на склады или напрямую в магазины.
Что касается складов, то получение товаров от поставщиков и отпуск клиентам осуществляются путем регистрации отклонений по количествам (разрешенный менеджерами перечень товаров и количества формируются автоматически), допустимые значения которых заданы настройкой. В системе возможен учет партий поступления товаров - в этом случае все движение товара в сети осуществляется с автоматическим отслеживанием партий поступления.
Все складские операции можно осуществлять с использованием сканерных или RFID-технологий или без них, с использованием внутрискладских документов или по безбумажной технологии. При расчете планов закупок система согласно настройкам автоматически формирует межскладские перемещения для обеспечения заказов клиентов и восстановления запасов (других складов или магазинов). Система отслеживает сроки годности товаров и необходимость выдачи сертификатов.
В магазинах данные по установленным ценам и скидкам (акциям и т. п. - для кассовых аппаратов) и ожидаемым поставкам автоматически импортируются в «1С: Предприятие 8» - по получении товаров необходима только сверка с фактом.
Из «1С: Предприятие 8» автоматически импортируются данные о фактических продажах (история продаж с кассовых серверов) и возвратах товаров (периодически или on-line) и инкассации денег.
Управление взаиморасчетами включает ведение касс и банков в системе. Автоматически формируемые системой данные об отгрузках, поступлении, возвратах и реализации товаров автоматически или вручную сопоставляются с поступающими и исходящими платежами или другими формами расчетов (наличными, чеками и т. д.). Система рассчитывает кредиторскую и дебиторскую задолженность с автоматическим формированием акта сверки взаиморасчетов (в т. ч. в случае, когда контрагент является и поставщиком, и клиентом). Учет денежных средств, движения товарно-материальных ценностей и взаиморасчетов адаптирован к законодательству - это обеспечивает не только полный контроль финансового состояния предприятия, но также высокую достоверность и корректность коммерческой информации (исправление ошибок ввода пользователей).
Кроме того, в системе имеется адаптированный к законодательству кадровый учет, реализована возможность планирования и учета проектов и производства, планирования и учета сервисного обслуживания, автотранспорта, капитальных вложений и ОС, расчета зарплаты и налогов с формированием баланса. Мощные инструменты контроля и анализа (более 400 форм запросов и отчетов, 4 генератора и мастера отчетов, OLAP, Balanced Scorecard) обеспечивают возможность полного контроля деятельности в любых разрезах аналитики. В системе имеется также специальный модуль AIF, обеспечивающий ее интеграцию с внешними системами всех современных программных платформ.
В комплексном решении с Dynamics AX «IBA: Управление торговым предприятием» обеспечивает управление магазином как подразделением или как самостоятельным юридическим лицом, входящим в
оптово-розничную сеть. При использовании комплекса для магазина, являющегося подразделением оптово-розничной сети, когда функции планирования, управления ценами, закупками, поставками и взаиморасчетами осуществляет центральный или региональный офис, система обеспечивает выполнение:
- регистрации и приемки товаров складом магазина (в т. ч. возвраты, конфискат, комиссионный товар, брак);
- расхода со склада (в т. ч. резервирование товара для расхода; учет возвратной тары, отправка товара в химчистку, ремонт; списание боя и др.);
- внутреннего перемещения (между складами магазина, секциями, подразделениями общепита, выездной торговлей, приемным пунктом и др.);
- инвентаризации, переоценки, комплектации, разукомплектации, перемера, списания отходов и др.;
- контроля двойных цен на товары, поступающие со склада в секцию, торговый зал;
- контроля за наличием товаров, которые отсутствуют в секциях, но есть на складе;
- обеспечения всех заинтересованных лиц оперативной информацией о состоянии запасов в секциях и продажах в необходимых аналитических измерениях;
- хранения исторической информации о поставках, остатках и продажах товаров;
- универсального механизма взаимодействия с кассовыми серверами;
- возможности генерации штрих-кодов, в т. ч. для весового товара;
- работы с торговым оборудованием (кассы, весы, сканеры и принтеры штрих-кодов, терминалы сбора данных и др.).
В рамках использования «IBA: Управление торговым предприятием» для магазина, являющегося юридическим лицом в оптово-розничной сети, функции планирования, управления ценами, закупками, поставками и взаиморасчетами осуществляются системой. При этом порядок взаимодействия с центральным или региональным офисом и оптовыми складами сети с помощью Dynamics AX настраивается в соответствии с требованиями конкретной компании.
Для оптимальной автоматизации деятельности компании необходимо определить перечень бизнес-процессов (узкие места), которые целесообразно автоматизировать в первую очередь. Не стоит внедрять все и сразу. Оптимальной является пошаговая автоматизация, тем более, если торговое предприятие ограничено в средствах. Также, приступая к автоматизации, необходимо разработать конкурсные документы и объявить конкурс на обследование бизнес-процессов и разработку технического задания по ГОСТ 34.602 на разработку и внедрение системы. Затем следует проанализировать конкурсные предложения и выбрать платформу и поставщика. Важно также помнить, что в условиях обостряющейся конкуренции и возможного вступления страны в ВТО целесообразно ориентироваться на мировые стандарты ведения бизнеса.
ЛИТЕРАТУРА
1. Оптовый продавец // Мерчендайзер. 2008. № 2. С. 49-51.
2. Евгелевский А. Автоматизация торговой сети // Современная торговля. 2010. № 3. С. 21-24.
3. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. М.:
Финансы и статистика, 2009. 368 с.
2047
Басков А.В. Информационный поток. URL: http://newideology.ru/slo-var/i/informatsionnyi-potok/ (дата обращения: 03.10.2014). ERP-системы (Enterprise Resources Planning - планирование ресурсов корпорации). URL: www.e-commerce.ru/ biz_tech/ implementation/ management/ erp.html (дата обращения: 03.10.2014). Что такое ERP. URL: http://consulting.ru/econs_wp_4906 (дата обращения: 03.10.2014).
Поступила в редакцию 30 октября 2014 г.
Mukin S.V. APPLICATION OF ERP-SYSTEMS IN TRADE The article provides an overview of the use of different classes IT-systems in the trade in 2013. The most popular IT-systems are the ERP-system, among which the most common were such software as 1C: Enterprise, GESTORI Pro, Microsoft Dynamics NAV and Microsoft Dynamics AX, Avarda, ERPsystem "Compass". In the article the main features of integrated solutions on platforms Microsoft Dynamics AX and 1C: "Managing the movement of goods and finance in the wholesale and retail network" which focused on the automation of the management of wholesale and retail network.
Key words: IT-system; ERP-system, trade, wholesale and retail trade network.
Мукин Сергей Викторович, Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, кандидат педагогических наук, доцент, профессор кафедры бизнес-информатики и математики, e-mail: [email protected]
Mukin Sergey Viktorovich, Tambov State University named after G.R. Derzhavin, Tambov, Russian Federation, Candidate of Education, Associate Professor, Professor of Business Informatics and Mathematics Department, e-mail: [email protected]
2048
