Научная статья на тему 'Правила идентификации организации и этапы построения информационной территории системы'

Правила идентификации организации и этапы построения информационной территории системы Текст научной статьи по специальности «Организация и управление»

CC BY
314
25
Поделиться
Ключевые слова
идентификация организации / информационная территория системы / построение информационной территории

Аннотация научной статьи по организации и управлению, автор научной работы — Галузина С. М.

В статье раскрыто содержание понятия «организация» в широком и узком смыслах, рассмотрены основные правила идентификации организации как целого (исследуемой экономической системы) и этапы построения информационной территории системы.

The article reveals the substance of the notion «organisation» in the wide and narrow senses. The author considers the main rules of organisation identification as a whole (an economic system under consideration) and phases of the system"s informational territory construction.

Текст научной работы на тему «Правила идентификации организации и этапы построения информационной территории системы»

С. М. Галузина

ПРАВИЛА ИДЕНТИФИКАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ И ЭТАПЫ ПОСТРОЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕРРИТОРИИ СИСТЕМЫ

Работа представлена кафедрой экономики и менеджмента Российского государственного гидрометеорологического университета. Научный руководитель — доктор экономических наук, профессор И. П. Фирова

В статье раскрыто содержание понятия «организация» в широком и узком смыслах, рассмотрены основные правила идентификации организации как целого (исследуемой экономической системы) и этапы построения информационной территории системы.

7 1

The article reveals the substance of the notion «organisation» in the wide and narrow senses. The author considers the main rules of organisation identification as a whole (an economic system under consideration) and phases of the system's informational territory construction.

В экономике понятие «организация» определяется в двух основных смыслах: широком и узком. В широком смысле организация представляет собой совокупность (объединение) людей, состоящую по меньшей мере из двух человек, которые работают для достижения общей и личных целей. При этом они действуют на основе определенных правил, процедур и обязанностей, разделения труда, мобилизации ресурсов, использования возможностей окружения и наличия иерархической структуры системы управления. В узком смысле организация - объективно заданный старшей системой (государством) экономический субъект (юридическое лицо или их совокупность), в форме которого (или которых) старшей (государственной) системой регистрируется организация в широком смысле для легализации своей финансово-хозяйственной деятельности, ее учета и налогообложения .

Организация в широком смысле может состоять из одной или более организаций в узком смысле. При этом организация способна существовать, стремиться к устойчивому функционированию и развитию, обладая при этом собственной жизнедеятельностью и возможностью самосохранения, объективно (как нечто реальное, как социально-экономическая система), вне зависимости от того, признана она с правовых позиций одним (двумя или более) юридическим лицом (юридическими лицами) или не признана таковым (таковыми) вовсе. Организация существует не в обособленной среде, а в составе старшей экономической системы (государства) и является ее подсистемой. В связи с этим все исследования свойств организации, ее поведения и т. п., как правило, проводят не обособленно, а

на моделях, учитывающих возможные воздействия окружающей среды и старшей системы.

Идентификация организации (экономического объекта) как целого (системы) для целей исследования ее свойств предполагает выделение исследователем некоторой части внешнего мира по системообразующим признакам. Основными из них являются: целостность и делимость, наличие устойчивых связей, организация, эмерд-жентность. Существуют два современных подхода к идентификации организации в качестве исследуемой системы. Согласно первому подходу, результат идентификации организации предопределен исследователю в виде юридического лица или группы юридических лиц (организации в узком смысле) старшей (государственной) системой. В соответствии со вторым подходом исследователь самостоятельно идентифи-цирует (выделяет из внешней среды) орга-низацию в качестве объекта анализа согласно цели своего исследования. Результатом такой идентификации допустимо считать организацию в широком смысле.

Анализ деятельности юридического лица проводят, главным образом, внешние по отношению к нему исследователи на экономической модели - информации внешней бухгалтерской отчетности. Существование юридического лица зависит от действующих юридических норм. Эти нормы, как всякое социальное явление, изменчивы и относительны во времени и пространстве и являются обязательными в силу того, что признаются таковыми со стороны органов государственной власти1. При этом ликвидация юридического лица или его реорганизация не всегда являются причинами для прекращения деятельности объективно

существующей организации или изменения ее внутренней структуры.

Отчетная бухгалтерская информация отражает своим содержанием состояние экономического объекта и формируется в результате его деятельности. Следовательно, от результата идентификации организации в качестве исследуемой системы зависит содержание информации о результа-тах деятельности организации и в конечном итоге - экономическая безопасность и состоятельность управляемого экономического объекта.

Согласно положениям теории систем, процесс идентификации организации как целого (экономической системы) из внешней среды необходимо осуществлять с использованием четырех основных правил2.

Правило I. Система выделяется из внешней среды (проводится граница) на основе установления ее функций и определения ограничений и связей с ее окружением. При выполнении первого правила необходимо обратить внимание на многовариантность способов идентификации системы и неоднозначность ее выбора.

Правило II. Четко определяются функции системы. В соответствии с ними при выделении системы необходимо проверить: полноту включенных в состав системы элементов; целостность исследуемой системы; единство ее функционирования с позиции достижения поставленной цели. При выполнении второго правила также необходимо выявить наличие в системе лишних, дублирующих, несовместимых либо недостающих элементов и связей между ними.

Правило III. Строится структура системы. При этом учитывается, что отдельная функция системы может быть реализована различными ее структурами.

Правило IV. Устанавливаются внутренние законы, по которым система функционирует и развивается. При этом система должна рассматриваться диалектически, т. е. в развитии и движении. Должна быть установлена связь законов функционирова-

ния системы с законами функционирования ее системного окружения (среды и надсис-темы).

При выполнении правил идентификации организации в качестве исследуемой экономической системы нужно учитывать следующие важные обстоятельства3.

1. Понятие «организация» определяется в широком смысле и не отождествляется с понятием «юридическое лицо» (организацией в узком смысле).

2. Основным постоянным исследователем организации является ее стратегический внутренний орган управления (СВОУ), возглавляемый директором (руководителем) организации.

3. Деятельность директора (руководителя) организации имеет определяющее значение в обеспечении ее безопасности и устойчивости.

4. Главная цель исследования организации СВОУ заключается в оценке и анализе ее текущих состояний безопасности и устойчивости.

5. Руководители СВОУ должны иметь четкое и ясное представление о доминирующей цели управляемой ими организации.

Для построения адекватной экономической модели организации (исследуемой экономической системы) необходимо провести ее рациональную декомпозицию и создать информационную территорию системы (организации) - ИТС. Основной принцип ее построения заключается в информационном расчленении системы (организации) на подсистемы (центры ответственности)4 . Обособление центров ответственности при построении ИТС предполагает выделение в организационной системе доминирующих областей самостоятельности, от функционирования которых в первую очередь зависит безопасность организации. Такое выделение доминирующих областей самостоятельности организации (формирование центров ответственности) должно соответствовать главной цели функционирования организации.

Информационная территория системы необходима для выполнения обязательного требования эффективного управления организацией. Оно выполнимо, если в организации (системе) отсутствуют информационные пустоты и «оазисы безответственности». Организация как целое (система) может быть представлена агрегированием ее подсистем (центров ответственности). Главной особенностью информационной территории системы является ее независимость от существующей в определенный момент времени организационной структуры экономического объекта.

Согласно правилам декомпозиции общего процесса управления5, процесс построения информационной территории системы (рис. 1) предполагает последователь -ное выполнение шести этапов6.

Этап I. Проводятся анализ и классификация функций элементов организационной системы на основные и обеспечивающие в соответствии с главной целью ее деятельности. Основные функции выполняют «основные» (с позиции достижения цели организации) элементы организационной системы. Обеспечивающие функции выполняют остальные элементы организационной системы.

Этап II. Выполняется первичная декомпозиция организационной системы управления, в результате которой должны быть выделены субъект и объект управления. В качестве субъекта управления выделяет -ся управляющая часть организации, включающая СВОУ и часть элементов организационной системы, выполняющих обеспечивающие функции. К объекту управления (управляемой части) относится все то, что не было включено в субъект управления: элементы, выполняющие основные функции, и не включенные в управляющую часть элементы, выполняющие обеспечивающие функции.

Этап III. Выделяются составляющие цикла деятельности организации: снабже-

ние, производство, сбыт. Снабжение -обеспечение процессов функционирования организации входными элементами и ресурсами. Производство - преобразование входных элементов с использованием входных ресурсов в организационной системе в выходные элементы. Сбыт - выпуск выходных элементов экономической системы в окружающую ее среду. Итогом завершения цикла деятельности организации и результатом ее функционирования является прибыль, анализ величины которой дает возможность оценить эффективность функционирования организационной системы.

Этап IV. Выполняется дальнейшая декомпозиция каждой из выделенных частей (управляющей и управляемой) на подсистемы: центры ответственности (ЦО) и подсистему «все остальное». Центры ответственности - выделенные области самостоятельности организационной системы, цели которых определены исходя из общей цели ее функционирования. ЦО состоят из элементов организации, выполняющих в ней основные и обеспечивающие функции. При этом сотрудники организации (живые элементы) должны нести индивидуальную ответственность за результаты своей деятельности в соответствии с определенными для них правами и функциональными обязанностями и главной целью функционирования организации.

Подсистемы управляющей части - обеспечивающие ЦО, которые выполняют обеспечивающие с позиции главной цели функционирования организации (так, для коммерческой организации - выработки прибыли) функции. Подсистемы управляемой части - основные ЦО, которые выполняют и основные, и обеспечивающие функции. Деятельность основных ЦО с позиции осуществления цикла деятельности организации «сбыт» является доминирующей.

Например, руководителями основных ЦО коммерческой организации могут быть

Функционирующая организация — экономическая систе&н управления

Декомпозиция экономической системы (организации) Этап I. Анализ и классификация фуимцш элементов организационной системы

на основные и обесп£чшаяяцш Этап II. Первичная декомпозиция оргатпащюнной сштелш управления

_I I_

Управляющая часть — СВОУ и элементы организации,

выполняющие обеспечивающие функции

Т

Управляемая часть —элементы организации:

выполняющие основные функции; выполняющие обеспечивающие фунжции, не вошедшие в управляющую часть

Т

т

Этап III. Выделение составляющих цикла деятельности организации

\

* г

Этап IV. Дальнейшая декомполщия управляющей и упртляелюй частей организационной системы на подсистемы: ирнтры ответственноспи

и шее остальное»

_I__._±_

О б еспечивающи е центры ответственности (ЦО)

«Все Основные центры

остальное» ответственности (ЦО)

Этап V. Включение подсистемы «все остальное» в подсистему обеспечгкаюищх ЦО ^_

4_

1

Этап VI. Атрегирование подсистем: аобеспечнваюшце ЦО» и аосновные ЦО» Инфор млционная территория системы

_1_

Р

С

В

Центр (центры) ответственности, выполняющий (ие) обеспечивающие функции

Центры ответственности, выполняющие основные функции по направлениям деятельности организации

Рис. 1. Процесс построения информационной территории системы

менеджеры по продажам, управляющие сбытом. В таком случае формирование основных ЦО предполагает выполнение следующих действий:

1) расчленение составляющей цикла деятельности организации «сбыт» в соответствии с деятельностью менеджера по продажам по направлениям деятельности организации;

2) расчленение составляющих циклов деятельности организации «производство» и «снабжение» в соответствии с проведенным расчленением составляющей цикла деятельности организации «сбыт».

Этап V. После проведения реализации представленных выше четырех этапов построения ИТС могут остаться элементы организационной системы, которые не были включены в состав выделенных подсистем. Эти элементы объединяются в подсистему «все остальное», после чего подсистема «все остальное» подлежит включению в систему обеспечивающих ЦО.

Этап VI. Агрегирование подсистем (рис. 1): «обеспечивающие ЦО» (фигура БЕБС), «основные ЦО» (фигура ЛБСБ) в

систему «информационная территория системы» (фигура ЛЕББ).

На основании вышеизложенного допустимо сделать вывод о том, что выполнение представленных правил идентификации организации как целого (исследуемой системы) с учетом приведенных в статье обстоятельств является необходимым условием создания (разработки) ее адекватной экономической модели - внутренней бухгалтерской отчетности. Использование информационной территории системы, в свою очередь, позволит обеспечить независимость формул расчета и правил формирования результатных учетно-аналитиче-ских показателей такой отчетности от организационной структуры экономической системы. Применение данной отчетности в качестве экономической модели даст возможность СВОУ сопоставлять и сравнивать реакции организационной системы на осуществляемые управленческие воздействия при разных существующих в определенные моменты времени ее организационных структурах с целью выбора наиболее оптимальной из них.

ПРИМЕЧАНИЯ

1 Капустина М. А. Действие юридических норм во времени. СПб.: Изд-во СПбГУ, 2001. С. 12-16.

2 Миротин Л. Б., Ташбаев Ы. Э. Системный анализ в логистике: Учебник. М.: Экзамен, 2002. С. 130-131.

3 Галузина С. М. Учетно-аналитическая информация в управлении организацией: Монография. СПб.: Знание, ИВЭСЭП, 2006. С. 83-84.

4 Пупшис Т. Ф., Галузина С. М. Внутрихозяйственный контроль и экономическая безопасность бизнеса // Ученые записки. ИВЭСЭП. Т. 3: Бухгалтерский учет, анализ и аудит в системе информационного обеспечения управления организацией. СПб.: ИВЭСЭП, Знание, 2001. С. 96-97.

5 Мухин В. И. Исследование систем управления: Учебник. М.: Экзамен, 2002. С. 101-102.

6 Галузина С. М. Аспекты повышения роли учетно-аналитической информации в системе управления организацией: Монография. СПб.: Знание, ИВЭСЭП, 2006. С. 115-117.