Практические аспекты аутсорсинга бухгалтерского учета Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Е.В. Севастьянова

ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АУТСОРСИНГА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА

Рассматриваются практические аспекты взаимоотношений сторон в рамках оказания услуг по договору на ведение аутсорсинга бухгалтерского учёта.

Ключевые слова: аутсорсинг; бухгалтерский учёт; договор; оптимизация издержек; конкурентное преимущество организации.

Успешно применяемые на Западе услуги по ведению бухгалтерского учета (так называемый аутсорсинг бухгалтерских услуг) сегодня реализуются и в России в условиях растущей конкуренции, требующей от предприятий эффективного производства и сокращения затрат на непрофильные функции. Несмотря на то что в условиях кризиса задача снижения затрат выходит на первый план, необходимо помнить, что аутсорсинг предоставляет возможность быстрой реорганизации бизнеса, которая способна привести к повышению конкурентоспособности и увеличению стоимости предприятия.

К аутсорсингу относится и ведение бухгалтерского учёта специализированной организацией. В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» руководители организаций могут: «учредить бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером; ввести в штат должность бухгалтера; передать на договорных началах ведение бухгалтерского учёта централизованной бухгалтерии, специализированному предприятию или бухгалтеру-специалисту; вести бухгалтерский учёт лично». Таким образом, законодательство указывает на возможность передачи ведения бухгалтерского учёта специализированным организациям, что фиксируется в приказе об учётной политике на соответствующий финансовый год.

В большинстве случаев ведение бухгалтерского учёта передаётся аудиторским организациям. Согласно пп. 1, 2, 5 п. 7 ст. 1 Закона об аудиторской деятельности от 30.12.2008 г. № 307-ФЗ, «аудиторские предприятия могут оказывать прочие, связанные с аудиторской деятельностью, услуги, в частности, постановку, восстановление и ведение бухгалтерского учёта, составление бухгалтерской (финансовой) отчётности, постановку, восстановление и ведение налогового учёта, составление налоговых расчётов и деклараций» и т. д.

Следует отметить, что в ГК РФ нет нормы, регулирующей взаимоотношения между заказчиком и органи-зацией-аутсорсером по уровню сервиса, поэтому процесс оказания услуг аутсорсинга регламентируется нормами ГК РФ, которым соответствует фактическое содержание взаимоотношений между заказчиком и организацией-аутсорсером.

Согласно п. 1 ст. 421 ГК РФ юридические лица свободны в заключении договора. При этом стороны могут заключать договор как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами. Стороны могут заключать договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор).

В большинстве случаев для оказания данного вида услуг заключается договор возмездного оказания услуг

(п. 2 ст. 779 Гражданского Кодекса РФ), сторонами которого являются заказчик (предприятие) и исполнитель (аутсорсер). Решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру должно быть отражено в приказе об учётной политике предприятия-заказчика [1. С. 131-132].

На практике сложились следующие основные критерии, позволяющие предприятию заключить договор на бухгалтерское обслуживание:

- предприятие-заказчик должно иметь небольшой объём операций и численность работников;

- потребность в главном бухгалтере предприятия возникает не чаще 1-2 раз в неделю;

- предприятие должно иметь в штате учётного работника, который осуществляет функции по созданию первичных документов, их оформлению и, возможно, хранению;

- при работе на территории заказчика для специалиста - представителя исполнителя должны быть созданы необходимые условия работы.

Согласно исследованию, проведённому компанией Е-хесиЙуе, 63% российских предприятий уже применяют аутсорсинг в своей деятельности, при этом 63,8% из них расположены в Москве, 11,2% - в Санкт-Петербурге и лишь 25% приходится на все остальные города России [2]. Практика подтверждает, что, например, в Москве услугами сторонних бухгалтерских компаний или частных специалистов пользуются около 40% средних и малых предпринимателей. При этом к сторонним организациям часто обращаются фирмы, начинающие свою деятельность [3].

Сотрудничество заказчика с исполнителем в сфере оказания услуг по ведению бухгалтерского учёта осуществляется на основе специально разработанного договора. Проект договора, как правило, формируется заказчиком, т.к. именно он формулирует свои требования к потенциальным исполнителям, а также принимает решение об объёме аутсорсинга. При наличии составленного должным образом договора на оказание услуг по ведению бухгалтерского учёта исполнитель несет полную ответственность в размере возможных штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Работу в рамках оказания услуг аутсорсинга можно представить в виде двух последовательных этапов:

- определение порядка и организация оказания услуг заказчику;

- непосредственное осуществление работ (с использованием методов контроля на каждом из подэта-пов);

Кроме того, в рамках оказания услуг по договору аутсорсинга могут быть включены работы по оптимизации необоснованных затрат и скрытых резервов предприятия-заказчика (таблица).

Этап Содержание выполняемых в рамках этапа работ

1. Определение порядка и организация оказания услуг заказчику 1) осуществление экспертного анализа финансово-хозяйственной деятельности заказчика; 2) определение прав и обязанностей сторон, иных существенных условий договора об оказании услуг, в том числе: - представление заказчиком Учредительных документов; - экспертиза первичных документов заказчика на соответствие требованиям действующего законодательства; - согласование способов доставки документов заказчиком для обработки; - установление основополагающих принципов документооборота с заказчиком (в том числе, право подписи в документах заказчика, порядок передачи документации заказчику, количество экземпляров документов и сроки их подготовки, периодичность, формы представления документов, график документооборота; - согласование принципов архивирования документов; - согласование и обеспечение представленных заказчиком требований налогового планирования; - согласование порядка уничтожения рабочих документов по оказанным услугам; - согласование стоимости услуг между заказчиком и исполнителем (в том числе, возможности и условий ее индексации) и порядка расчётов; - составление, оформление и подписание договора и приложений к нему; - определение периодичности контроля оказанных услуг; 3) предоставление заказчиком документов (в частности, копий Уставных и Учредительных документов, Учётной политики в целях бухгалтерского и налогового учёта; рабочего плана счетов, перечня форм бухгалтерской отчётности) в соответствии с согласованным Реестром

2. Непосредственное осуществление работ по договору 1) обработка принятых документов (с использованием специализированных компьютерных программ), в том числе: - контроль по формальным признакам, регистрация сведений о количестве документов, соответствующих требованиям действующего законодательства, количестве проведённых операций, сформированных первичных бухгалтерских документов и налоговых регистров, количестве первичных документов; - формирование реестра документов, не соответствующих требованиям законодательства (при наличии таковых) и их доработка; 2) подготовка сформированных исполнителем документов на бумажных носителях (в соответствии с условиями, согласованными сторонами договора); 3) экспертиза подготовленных исполнителем документов; 4) представление подготовленных исполнителем документов заинтересованными пользователями (в соответствии с условиями, согласованными сторонами договора); 5) подготовка Отчётов (в соответствии с условиями, согласованными сторонами договора, -о проделанной работе и налоговом планировании); 6) выдача подготовленных документов заказчику; 7) архивирование подготовленных документов

3. Формулирование результата и выдача рекомендаций Выявление необоснованных затрат и скрытых резервов предприятия-заказчика и их оптимизация

Необходимо отметить, что по результатам работ, выполняемых в рамках каждого этапа и подэтапа, имеет место документальное оформление их результатов как в форме отчётов и реестров, так и в форме документов, формируемых непосредственно в рамках оказания услуг по договору, а именно - регистров бухгалтерского и налогового учёта, налоговых деклараций, а также бухгалтерской отчётности.

Стоимость услуг по ведению бухгалтерского и налогового учёта и представлению отчётности в налоговые органы зависит от следующих аспектов деятельности предприятия-заказчика:

- количества видов деятельности;

- наличия обособленных подразделений;

- количества работающих по любым основаниям;

- количества хозяйственных операций, совершаемых предприятием;

- количества первичных учётных документов;

- используемого программного обеспечения для обработки первичных учётных документов;

- территориального расположения заинтересованных пользователей отчётности предприятия (налоговой инспекции, органов статистики и внебюджетных фондов и т.д.).

Таким образом, передача услуг по ведению бухгалтерского учёта на аутсорсинг, целесообразность которого в настоящее кризисное время может быть отражена предприятием в его бизнес-плане, позволяет:

- получить от исполнителя услуги, оказанные на высоком профессиональном уровне;

- снизить риски по представлению недостоверной бухгалтерской и налоговой отчётности и предъявлению штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Кроме того, аутсорсинг бухгалтерского учёта выступает эффективным способом оптимизации издержек предприятия, выявления скрытых резервов и перераспределения его ресурсов, что обеспечивает важное конкурентное преимущество.

ЛИТЕРАТУРА

1. Филина Ф.Н. Аутсорсинг бизнес-процессов. Проблемы и решения. М.: ГроссМедиа, 2008. 208 с.

2. Особенности перехода российских промышленных предприятий на аутсорсинг. Специфика правовой среды // Экономический анализ: тео-

рия и практика. 2008. № 18.

3. Данилкин И. Свой или чужой? Бухгалтерский аутсорсинг. Бизнес-журнал. Режим доступа: http://www.klerk.ru/articles/742986 Статья представлена научной редакцией «Экономика» 8 сентября 2009 г.