CC BY
72
УДК 334.024
08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством
Новичкова Александра Владимировна
Нижегородский институт управления - филиал ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»
Россия, Нижний Новгород Кандидат экономических наук, доцент E-Mail: [email protected]
Повышение эффективности управления бизнесом через построение моделей корпоративной памяти
Аннотация: В современных социально-экономических условиях российские бизнес-организации должны работать на новых принципах функционирования, основным из которых является обязательное осуществление инновационной деятельности и для нее должны быть созданы необходимые условия. Вместе с тем тема моделирования корпоративной памяти с целью повышения эффективности управления компанией является мало изученной, а ее актуальность обусловлена тем, что международная конкуренция требует опережающего развития российского бизнеса.
В данной статье рассмотрены сущность и содержание модели корпоративной памяти; приведено определение процесса моделирования и функционирования модели корпоративной памяти в системе управления знаниями; отражены этапы проектирования модели корпоративной памяти и определены условия и принципы ее функционировании.
Приведенный анализ построения моделей корпоративной памяти в зарубежных компаниях позволил выявить их влияние на решение бизнес-задач в организации и повышения ее конкурентоспособности. Исследование показало, что в тех зарубежных компаниях, в которых выявлено функционирование модели корпоративной памяти в системе управления знаниями поставленные цели и бизнес-задачи достигаются с большей долей.
Результаты анализа, приведенного в работе, расширили представление о роли функционирования модели корпоративной памяти в управленческой деятельности организации.
Ключевые слова: Модель; корпоративная память; система; управление знаниями; разработка; функционирование; методы; условия; процессы; конкурентоспособность.
Идентификационный номер статьи в журнале 47EVN613
Alexandra Novichkova
The Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration
Russia, Nizhniy Novgorod E-Mail: [email protected]
The increase of efficiency of business management is the construction of models of corporate memory through
Abstract: The Russian business organizations need to work at the new principles of functioning in modern social and economic conditions, surely implementation of innovative activity is the main and necessary conditions have to be created for it. However, the subject of modeling of corporate memory for the purpose of increase of management efficiency by the company is a little studied , and its relevance is caused by that the international competition demands advancing development of the Russian business.
The essence and the content model of the corporate memory are considered, concept of process modeling and model functioning of corporate memory in the system of knowledge management is given, stages of designing a model of corporate memory and reflected the conditions and principles of operation are defined in the article.
The provided analysis of construction of models of corporate memory in the foreign companies allowed revealing their influence on the solution of business challenges in the organizations and increases of its competitiveness
The study showed that those foreign companies in which functioning of model of corporate memory in the knowledge management system is revealed, goals and business challenges are reached with a bigger.
The results of the analysis presented in the paper, expanded idea of the role of a functioning model of corporate memory in the management of the organization.
Keywords: Model; corporate memory; system; knowledge management; development; operation; methods; conditions; processes; competitiveness.
Identification number of article 47EVN613
В настоящее время, компании использующие модели «корпоративной памяти» [10] получают возможность концентрации знаний в едином комплексном носителе, быстрый доступ к ним, ускорение сделок, снижение времени и затрат на обработку одного знания, снижение рисков человеческого фактора, что «приводит к развитию инновационной инфраструктуры и повышению конкурентоспособности» [5].
Моделирование корпоративной памяти - это процесс создания образа корпоративной памяти с определением задач, структуры, состава элементов и функций, включенных в общую систему управления знаниями (далее - СУЗ), исходя из «целей организации (стратегических целей, бизнес-задачии целей в области управления знаниями)» [2].
Модель корпоративной памяти включает в себя те же элементы, что и элементы СУЗ:
• сотрудники, являющиеся носителями неформализованных явных и неявных знаний;
• технологии (информационные, гуманитарные и технологии принятия решений);
• процессы (создание, определение, сбор, выбор, хранение, распределение и применение знаний) (рисунок 1).
Рис. 1. Модель корпоративной памяти в СУЗ [9]
«Функционирование модели корпоративной памяти» [9] - это комплексная
взаимосвязанная работа, которая включает в себя все мероприятия, которые фирма желает сделать для совершенствования создания, распространения, кодификации, сохранения и использования знаний своих работников, партнеров и клиентов [7].
При организации модели корпоративной памяти необходимо выделить задачи ее проектирования, в соответствии с условием - целесообразность проектирования модели корпоративной памяти в СУЗ различных организаций:
• определение понятия «знание» в контексте исследуемой проблемной области моделирования корпоративной памяти;
• выявление источников корпоративной памяти, активная работа с ними;
• определение элементов знаний для определения компонентов модели корпоративной памяти;
• определение способа структуризации знаний в модели корпоративной памяти;
• выбор способа представления знаний;
• определение структуры модели корпоративной памяти;
• подготовка к процессу заполнения модели корпоративной памяти;
• определение характера взаимодействия модели корпоративной памяти с другими элементами СУЗ в процессе поиска решений.
Проектирование модели корпоративной памяти осуществляется последовательно, поэтапно. Эти этапы обеспечивают обязательную платформу для функционирования модели корпоративной памяти. (рисунок 2).
Составление Определение Создание Оценка
бизнес-задачи цели разработки специального результатов
модели подразделения деятельности по
корпоративной (отдела)и сохранению и
памяти наделение его испо льз ованию
полномочиями знаний для
* * * развития
компетенции с
целью создания
инноваций для
повышения
конкурентных
преимуществ
Рис. 2. Основные этапы проектирования модели корпоративной памяти Рассмотрим каждый этап более подробно.
1. Составление бизнес-задачи.
Здесь важно выделить, именно, те задачи, которая компания сможет решить при функционировании модели корпоративной памяти.
При анализе научной литературы автором были отмечены следующие бизнес-задачи:
• снижение затрат;
• управление инновациями;
• повышение качества обслуживания и предоставляемых услуг;
• повышение эффективности деятельности;
• увеличение интеллектуального капитала.
По-мнению автора, приоритетными здесь будут задачи - управление инновациями и увеличение интеллектуального капитала.
4
2. Определение цели моделирования корпоративной памяти в управлении знаниями.
Такими могут быть:
• сохранение знаний;
• распространение передового опыта;
• использование знаний, накопленных в организации;
• повышение скорости создания и качества новых знаний [8].
Для повышения эффективности деятельности и конкурентных преимуществ, компаниям следует по мере своих возможностей реализовывать все эти цели, использую системный подход.
3. Создание специального подразделения (отдела) и наделение его полномочиями.
Основные функции данной структуры должны быть следующие:
• документирование формализованных знаний;
• форматирование и поддержание электронных систем;
• категоризация, форматирование и ликвидация документов на различных носителях;
• обеспечение процессов управления знаниями современными технологиями.
Эти базовые функции могут дополняться другими по мере необходимости.
4. Оценка результатов деятельности по сохранению и использования знаний.
«Подходы к оценке результатов должны проводиться с позиций совершенствования СУЗ, решения бизнес-задач и увеличения конкурентных преимуществ» [3].
Далее в компании могут быть сформированы основные процессы функционирования модели корпоративной памяти. Они могут быть реализованы на основании методов функционирования модели корпоративной памяти.
Однако сначала компаниям необходимо выделить для себя следующие положения, которые должны быть в основе формирования модели корпоративной памяти
1. Выявление сотрудников с уникальными знаниями или создание сообществ. Компании, особенно крупные, нуждаются в возможности выявлять работников, обладающих уникальным опытом, или экспертов-специалистов. Это позволяет сократить время преодоления проблем, принятия решений, выполнения неотложных действий или продвижения проекта. Служащим необходимо встречаться и обмениваться мнениями за рамками проекта или конкретной предметной области [1].
2. Помощь в организации взаимодействия и совместной работы групп и команд. Фирмы часто ведут децентрализованные разработки, поддерживают географически распределенные сети деятельности, предлагают клиентам комплексные консультационные услуги. Для успешного управления этими процессами организациям необходима среда, в которой специалисты могут обмениваться идеями и опытом, консультировать друг друга или использовать результаты предыдущих работ, сохраненных в модели корпоративной памяти [1].
3. Обеспечение индивидуального и коллективного доступа к модели корпоративной памяти. Некоторым фирмам требуется предоставлять расширенный доступ к уже накопленным знаниям. При этом сотрудники и партнеры тратят много времени на поиск и
ожидание. Для обеспечения согласованного доступа к знаниям, создается таксономия, доступная и открытая для пользователей. Кроме того, необходимо, чтобы знания, классифицировались как важные для бизнеса, имели атрибуты для разграничения доступа и обрабатывались надлежащим образом [1].
4. Документирование, моделирование и выполнение бизнес-процессов. Компании рискуют потерять свои знания, когда ключевые работники увольняются, и компания слишком поздно обнаруживает, что бизнес-процессы, которыми эти работники управляли, не документированы. Современные технологии управления бизнес-процессами позволяют моделировать и кодировать процессы, связи между приложениями, заданиями и данными, распределять их по шагам выполнения процесса. [1]
Некоторые зарубежные компании уже накопили существенный опыт проектирования, реализации и функционирования моделей корпоративной памяти в управлении знаниями. [4].
Для этого они определили, как цели в управлении знаниями, так и бизнес-задачи, которыми были решены методами функционирования моделей корпоративной памяти. Автором в ходе кабинетного исследования были проанализированы литературные и интернет-источники по построению и функционированию моделей корпоративной памяти в зарубежных компаниях с целью выявления ее влияние на решение бизнес-задач организации и повышения ее конкурентоспособности (Таблица 1).
Автором было установлено, что в тех зарубежных компаниях, в которых выявлено функционирование модели корпоративной памяти в системе управления знаниями поставленные цели и бизнес-задачи достигаются с большей долей (это такие компании, как, Huges Electronics, Hewlet-Packard, Microsoft), в тех же организациях, состояние которых можно охарактеризовать как «корпоративная амнезия», исследование показало не достижение или не достаточное достижение целей и бизнес-задач.
Важнейшей характеристикой эффективной организационной диагностики формирования модели корпоративной памяти является ее системность, которая предполагает взаимосвязанность полученных знаний и их полноту. Модель корпоративной памяти должна функционировать при соблюдении ряда условий (Таблица 2).
Таблица 1
Методы функционирования моделей корпоративной в зарубежных компаниях
Наименование организации Бизнес-задачи Цель создания модели в управлении знаниями Работа с носителями знаний
Развитие знаний сотрудников Работа с бумажными носителями Формирование репозитария знаний
Huges Electronics Повышение качества обслуживания и предоставляемых услуг Использование знаний накопленных в организации Привлечение менеджеров знаний, занимающихся информационным обслуживанием Обеспечение быстрого доступа документам за счет размещения их по методу «трех зон» Репозитарий лучших проектов реконструкций предприятия
Booz Allen & Hamilton Увеличение интеллектуального капитала Распространение передового опыта и знаний Привлечение менеджеров знаний, занимающихся обучением совместного использования знаний Обеспечение доступа к документам по критерию достаточность/ избыточность Метазнания в виде бюллетеня, размещенные в сети Intranet
Ernst & Young Повышение эффективности деятельности; Увеличение интеллектуального капитала Сохранение знаний; распространение передового опыта; использование знаний накопленных в организации Коллективная работа на основе видеоконференций и электронных досок объявлений Ответственность сотрудников за порядок отчетности и контроль использования документов Репозитарий документов, поступивших от консультантов и их повторное использование
IBM Увеличение интеллектуального капитала Распространение передового опыта и знаний Обмен знаниями за счет делегирования полномочий и их объединения в социальную сеть Индивидуальный кодификатор больших накопленных массивов документов. Представление малых информационных единиц Метазнания о деятельности и результатах работы отделов и подразделений
Hewlet-Packard Увеличение интеллектуального капитала Сохранение знаний Занятия с экспертами в форме беседы, последующее обсуждение в группах Категоризация документов по видам и типам, и кастомизация их по приоритетности Отдельная торговая марка репозитария Knowledge links
http://naukovedenie.ru 47EVN613
Таблица 2
Условия функционирования моделей корпоративной памяти
№ Основные процессы функционирования Методы функционирования
1 Наделение отдельного подразделения специальными функциями - форматирование и ликвидация документов на различных носителях; - поиск и приглашение консультантов по вопросам использования знаний; - обеспечение процессов управления знаниями современными технологиями; - разработка стратегии обучения и тренинга работников, деятельность которых связана с управлением знаниями; - анализ и развитие компетенций для создания инноваций
2 Повсеместное распространение и использование информационных технологий и телекоммуникационных сетей - традиционные системы автоматизации и информационнопоисковые системы; - интернет и интранет, электронная почта; - системы корпоративного документооборота; - экспертные системы и банки знаний
3 Мотивация и стимулирование сотрудников к использованию знаний - включение данных об обмене знаниями в отчеты по итогам работ; - денежное вознаграждение; - выделение специального времени для сохранения знаний; - нематериальные награды
4 Определение элементов организационных знаний, необходимых для включения их в состав модели корпоративной памяти, выбор приоритетных носителей знаний и разделение знаний на неформализованные и формализованные Развитие индивидуальных знаний сотрудников - неформальная беседа; - лекции, анкетирование, экспертные игры, деловые ролевые игры, интервьюирование; - работу в команде с помощью groupware; - on-line встречи. Работа с бумажными носителями -таксономия и классификация документов; - использование программ-агентов, позволяющих исключить дублирование или удаление документов. Создание репозитария знаний ранее реализованных проектов, включая все необходимые метазнания
5 Оценка знаний в отношении их объективности, надёжности, валидности и достоверности и осуществление необходимой фильтрации - объективность реализуется как критерий интерсубъективности; - надежность и валидность, это два взаимосвязанных показателя, первая обеспечивает уверенность в истинности знания, последняя обеспечивает уверенность в точности знания; -достоверность выступает в качестве критерия истинности полученного в результате исследования знания. - фильтрация включает корректировку, реконструкцию и постоянное обновление
6 Подходы к оценке результатов функционирования моделей корпоративной памяти - результат соответствует целям и задачам компании; - реализация информационных интерфейсов для взаимодействия с другими системами; - достижение рационального соотношения между затратами и целевыми эффектами
s
Разработка и функционирование модели корпоративной памяти в системе управления знаниями компаний должно подчиняется ряду принципов.
Принцип научности заключается в том, что разработка модели корпоративной памяти осуществляется на основе прикладных и фундаментальных научных разработок.
Принцип системности заключается в том, что модель корпоративной памяти представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов и обладает системными свойствами.
«Принцип универсальности заключается в том, модель корпоративной памяти носит универсальный характер и может быть применимой в различных организациях, независимо от вида их деятельности» [6].
Принцип целевой направленности заключается в том, разработка и функционирование модели корпоративной памяти направлены на достижение целей в управлении знаниями и решение бизнес - задач.
Принцип практичности заключается в том, процесс функционирования модели корпоративной памяти можно использовать в практической деятельности по управлению знаниями.
Принцип структурированности заключается в том, что процесс разработки и функционирования модели корпоративной памяти состоит из нескольких иерархически представленных блоков, последовательно осуществляемых.
Принцип разнонаправленности заключается в том, что при функционировании модели корпоративной памяти ведется работа по двум основным направлениям: объективизация знаний путем выявления и последующей фиксации их в форме формализованных знаний на бумажных и электронных носителях и формирование интеллектуальной среды и соответствующих методик для наиболее эффективной передачи важных навыков, технологических приемов и процедур от исполнителя к исполнителю, т.е. сохранение и использование знаний в структурах интеллектуального потенциала компании [8].
Принцип открытости заключается в том, что разработка и функционирование модели корпоративной памяти производится с участием и учетом мнения всех заинтересованных сторон, включая создателя, исполнителя, корректировщика и оценщика.
Принцип адаптивности заключается в том, что процесс функционирования модели может координироваться, корректироваться и дорабатываться.
Принцип инновационности заключается в том, что модель корпоративной памяти представляет собой новую разработку в рамках управленческой теории и практики.
Принцип актуальности заключается в том, что разработка и функционирование модели представляется крайне важной для развития управления знаниями в компаниях.
Принцип оценки эффективности результатов заключается в том, разработка и функционирование модели оценивается на предмет эффективности на основе факторов и показателей.
Таким образом, построение и эффективное функционирование модели корпоративной памяти на основе принципов, процессов и методов проектирования зависит от выбора стратегических целей компании в управлении знаниями.
ЛИТЕРАТУРА
1. Балыков, П. Трудно опоздать, легко не успеть / П. Балыков // Директор информационной службы. - № 1. - 2005. (http://www.osp.ru/cio/2005/01/173739/).
2. Бочарова, М.А. Управление знаниями на основе корпоративной культуры / М.А Бочарова. //Сборник научных статей по актуальным проблемам экономики «Научные труды Вольногоэкономического общества России». - М.: Вольное экономическое общество России, 2006.- Том 78.
3. Малыгина О.В. Роль управления знаниями в формировании устойчивого конкурентного преимущества / О.В. Малыгина. // Вестник университета (Государственный университет управления). - №8 - М.: ГУУ, 2008.
4. Мильнер, Б.З. Управление знаниями: первые итоги, уроки и перспективы / Б.З Мильнер. // Проблемы теории и практики управления. - 2010. - № 06.
5. Морозова, Г.А. Инновационное развитие промышленных комплексов в регионе / Г.А. Морозова и др.: Волго-Вятская акад. гос. службы, Нижегородское региональное отд-ние Вольного экономического о-ва России. Нижний Новгород, 2010.
6. Новичков, Н.В. От бизнеса к творчеству / Н.В. Новичков. // Свободная мысль. -№ 9. - 2010.
7. Новичкова, А.В. Корпорации знания / А.В. Новичкова. // Вестник ИНЖЭКОНА (Санкт- Петербургский инженерно-экономический университет), № 2 (29) -СПб.: 2009.
8. Новичкова А.В. Знания как интеллектуальный капитал компании / А.В. Новичкова. // Вестник университета (Государственный университет управления), № 8 - М.: ГУУ, 2009.
9. Huynh, M., Popkin, L. Constructing a corporate memory infrastructure from Internet Discovery Technologies / M. Huynh, L. Popkin.-(http://www.ncsa.uiuc.edu/SDG/IT94/Proceedings/CorInfSys/huynh/cmi.html)
10. Kuhn, O Corporate Memories for Knowledge Management in Industrial Practice: Prospects and Challenges / Kuhn. - New-York, 1998.
Рецензент: Морозова Галина Алексеевна, доктор экономических наук, профессор, заведующая кафедрой управления и маркетинга Нижегородского института управления -филиала РАНХиГС.
REFERENCES
1. Balykov, P. Trudno opozdat', legko ne uspet' / P. Balykov // Direktor informacionnoj sluzhby. - № 1. - 2005. (http://www.osp.ru/cio/2005/01/173739/).
2. Bocharova, M.A. Upravlenie znanijami na osnove korporativnoj kul'tury / M.A Bocharova. //Sbornik nauchnyh statej po aktual'nym problemam jekonomiki «Nauchnye trudy Vol'nogojekonomicheskogo obshhestva Rossii». - M.: Vol'noe jekonomicheskoe obshhestvo Rossii, 2006.- Tom 78.
3. Malygina O.V. Rol' upravlenija znanijami v formirovanii ustojchivogo konkurentnogo preimushhestva / O.V. Malygina. // Vestnik universiteta (Gosudarstvennyj universitet upravlenija). - №8 - M.: GUU, 2008.
4. Mil'ner, B.Z. Upravlenie znanijami: pervye itogi, uroki i perspektivy / B.Z. Mil'ner. // Problemy teorii i praktiki upravlenija. - 2010. - № 06.
5. Morozova, G.A. Innovacionnoe razvitie promyshlennyh kompleksov v regione / G.A. Morozova i dr.: Volgo-Vjatskaja akad. gos. sluzhby, Nizhegorodskoe regional'noe otd-nie Vol'nogo jekonomicheskogo o-va Rossii. Nizhnij Novgorod, 2010.
6. Novichkov, N.V. Ot biznesa k tvorchestvu / N.V. Novichkov. // Svobodnaja mysl'. -№ 9. - 2010.
7. Novichkova, A.V. Korporacii znanija / A.V. Novichkova. // Vestnik INZhJeKONA (Sankt- Peterburgskij inzhenerno-jekonomicheskij universitet), № 2 (29) - SPb.: 2009.
8. Novichkova A.V. Znanija kak intellektual'nyj kapital kompanii / A.V. Novichkova. // Vestnik universiteta (Gosudarstvennyj universitet upravlenija), № 8 - M.: GUU, 2009.
9. Huynh, M., Popkin, L. Constructing a corporate memory infrastructure from Internet Discovery Technologies / M. Huynh, L. Popkin.-(http://www.ncsa.uiuc.edu/SDG/IT94/Proceedings/CorInfSys/huynh/cmi.html)
10. Kuhn, O Corporate Memories for Knowledge Management in Industrial Practice: Prospects and Challenges / Kuhn. - New-York, 1998.
