CC BY
11
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ ПРИ РАЗРАБОТКЕ И ВНЕДРЕНИИ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ В ЗДРАВООХРАНЕНИИ (НА ПРИМЕРЕ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН)
Р. Ш. Сунгатов
Научно-исследовательский институт вычислительных систем, Татарстан
Важнейшим направлением решения задач по реализации приоритетного национального проекта в сфере здравоохранения является информатизация отрасли. Концепция информатизации Министерства здравоохранения Российской Федерации предусматривает создание и внедрение информационно-аналитических систем управления (ИАСУ) с использованием современных информационных технологий.
Независимо от области применения ИАСУ (министерство, лечебно-профилактические учреждения различного уровня и профиля), исходя из критерия эффективного использования выделяемых финансовых средств, необходимы единые подход и методология организации и проведения проектных работ с требуемым качеством. В мировой и отечественной практике инструментом для получения требуемого качества проектных работ со снижением риска нерационального использования выделенных средств и имеющихся ресурсов является комплекс российских государственных и международных стандартов.
Аристотель положил начало трактовке философской категории «качество», величайшие умы на протяжении столетий пытались прийти к единому пониманию и определению его понятия и содержания. Вековую эстафету философов подхватили технократы, политики, бизнесмены, менеджеры, придав понятию «качество» новые требования индустриального общества.
Сегодня во всех областях жизни и деятельности, отраслях науки, производства действуют тысячи нормативно-технических документов, позволяющих определить понятие «качество», заполнить его количественными и качественными требованиями, определить методы его обеспечения, проверки и оценки на этапах разработки и в конечном «продукте», ключевым документом при этом является техническое задание.
Основным стандартом в области информатизации здравоохранения и разработке автоматизированных систем является «Руководящий документ по стандартизации. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандар-
тов и руководящих документов на автоматизированные системы» (РД 50-34.698—90). Соблюдение требований РД 50-34.698—90 позволяет:
— эффективно организовать и контролировать процесс (этапы) проектных работ со стороны заказчика;
— снижать риски принятия ошибочных технических решений заказчика и разработчика, начиная с начального этапа проектирования, в том числе исключать, либо сводить до минимальных значений дополнительные затраты на устранение замечаний и проведение доработок;
— технически обоснованно и оптимально использовать ресурсы на приобретение программно-аппаратных средств;
— поэтапно контролировать реализацию заданных требований и своевременно уточнять техническое задание;
— получать и внедрять в эксплуатацию продукт требуемого качества;
— повышать эффективность использования выделяемых финансовых средств на проектные работы;
— создавать базовый (тиражируемый) продукт с полным комплектом проектно-эксплуатацион-ной документации для последующего внедрения в лечебно-профилактические учреждения региона с соответствующей адаптацией;
— сокращать сроки окупаемости финансовых вложений;
— обеспечивать долгосрочный срок эксплуатации с гарантийным обслуживанием и техническим сопровождением;
— своевременно и правильно оформлять платежные документы по договорам и проводить расчеты;
— качественно и количественно повышать эффективность производственной деятельности лечебно-профилактического учреждения (организации) по завершению проекта и внедрению в эксплуатацию.
Независимо от сложности и назначения проекта, любое отклонение от нормативного порядка выполнения проектных работ приводит к отрицательным результатам, в первую очередь по качеству, срокам и дополнительным ресурсным затратам.
Выделяют 5 этапов организации и проведения проектных работ:
1. Маркетинговая работа (отдельное направление, в статье не рассматривается).
2. Преддоговорная работа.
3. Договорная работа.
4. Выполнение проектной работы (опытно-конструкторская работа по терминологии ГОСТ).
5. Техническое сопровождение (предмет отдельного договора с заказчиком, в данной статье не рассматривается).
Далее излагаются последовательность, содержание, необходимые результаты проектных работ и рекомендации по их организации и проведению. Весь материал основан на многолетнем практическом опыте разработок в здравоохранении и других отраслях промышленности, различных организациях, и, по мнению автора, может быть полезен для руководителей и специалистов заказчика и исполнителя (разработчика).
ПРЕДДОГОВОРНАЯ РАБОТА
Необходимый результат — подписание совместного протокола (договора) о намерениях исполнителя (разработчика) с потенциальным заказчиком1.
Совместный протокол (договор) о намерениях должен закрепить взаимоотношения между исполнителем (разработчиком) и заказчиком, определить обязательства сторон по проведению конкретных работ, сроков и последующих совместных действий для выхода на договорные отношения. Как правило, работы на данном этапе проводятся за счет средств исполнителя (разработчика), и протокол (договор) о намерениях не является юридическим документом для проведения взаиморасчетов.
Следует отметить важность деловых контактов с первыми лицами и специалистами от потенциального заказчика, что требует подбора кандидатур исполнителя для переговоров на различных уровнях в плане коммуникабельности, владения ими общими и техническими вопросами, а также иметь персональный ограни -ченный состав участников переговорного процесса с закрепленными правами и кругом задач по принятию совместных решений со стороны как исполнителя (разработчика), так и заказчика.
'Термины «исполнитель» («разработчик») и «заказчик» используются в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации по договорной работе.
Положительным фактором в развитии сотрудничества является представление потенциальному заказчику технических предложений по проекту (желательно с требованиями соответствующего ГОСТ 2.118—73 и в виде утвержденного документа с сопроводительным письмом, особенно важны ссылки на действующие директивные документы в области деятельности потенциального заказчика).
ДОГОВОРНАЯ РАБОТА
Необходимый результат — заключенный и зарегистрированный в финансовых органах договор.
По иерархии основанием для заключения договоров являются:
— постановления государственных органов, утвержденные целевые программы государственных органов, отраслевые программы;
— приказы вышестоящей организации заказчика;
— приказы организации заказчика;
— решение конкурсной комиссии;
— протокол, подписанный руководителем организации заказчика, предусматривающий заключение договора в определенный срок;
— утвержденное заказчиком техническое задание (весьма редкий случай в области информационных систем, когда требования могут быть определены после этапа обследования объекта, но возможно получение утвержденного частного технического задания от головного разработчика);
— утвержденный заказчиком план-график (сетевой график) совместных работ на выполнение проекта; этот вариант юридически закреплен законодательством и позволяет получать финансирование от заказчика на предварительные этапы проекта до утверждения технического задания.
Срок подписания договора заказчиком — не более 10 дней с даты предъявления договора исполнителем (разработчиком).
Разработчик готовит договорные материалы в следующем составе:
1. Договор — типовая форма определена в гражданском законодательстве РФ, может уточняться нормативными отраслевыми документами, но в любом случае недопустимо упрощать форму и содержание договора. Задача планово-экономических и юридических служб исполнителя (разработчика) и
заказчика представить руководству на подписание договор и расчетно-калькуляцион-ные материалы применительно к проектным работам, исключив вариант договоров на поставку продукции и оказание услуг. В РФ действуют 11 моделей договорных цен на проектные работы для заключения договоров, что позволяет достаточно гибко и эффективно использовать финансовые средства, учитывая специфику проекта. К сожалению, чаще всего, если не всегда, используется твердая фиксированная договорная цена, в первую очередь, из-за установления «жесткой» сметы работ у заказчика и недостаточно экономически обоснованной методологии проведения конкурсов.
2. Пояснительная записка к договору.
3. Протокол стоимости с расчетно-калькуля-ционными материалами в разрезе калькуляционных статей в соответствии со структурой цены.
4. Ведомость исполнения к договору (платежные этапы, сроки и отчетные документы).
5. Платежные этапы — определены законодательством РФ и нормативно-техническими документами: предпроектная стадия (этап обследования объекта), эскизный проект, технический проект, рабочее проектирование, ввод в опытную эксплуатацию, ввод в постоянную эксплуатацию.
ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ РАБОТЫ (НА ПРИМЕРЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН)
Необходимый конечный результат — утверждение заказчиком совместного акта приемки ИАСУ в постоянную эксплуатацию и полного комплекта эксплуатационной документации.
Уровень Министерства здравоохранения Республики Татарстан (МЗ РТ)
1. Разработка Концепции создания ИАСУ МЗ РТ на основе отраслевой программы «Повышение структурной эффективности системы здравоохранения Республики Татарстан на 2004—2006 года».
2. Разработка информационных моделей управления здравоохранением МЗ РТ.
3. Выбор первоочередных проектов, разработка и утверждение технических заданий на их
проведение, реализация в пилотных лечебно-профилактических учреждениях в соответствии с Приказами МЗ РТ (выполняется проект по созданию и внедрению базовой подсистемы ИАСУ МЗ РТ «Ценообразование стоимости медицинских услуг» в пилотных лечебно-профилактических учреждениях: Межрегиональный клинико-диагностический центр, Детская республиканская клиническая больница, Республиканский онкологический диспансер).
4. Разработка целевой программы информатизации здравоохранения МЗ РТ.
5. Реализация программы.
Уровень лечебно-профилактических учреждений
Предпроектная стадия (обследование объекта)
Необходимый результат — разработка и утверждение заказчиком отчета по обследованию; разработка и утверждение заказчиком технического задания на выполнение проекта.
От качества проведения данного этапа зависит конечный результат проекта. Только после обследования объекта возможно сформировать правильные требования в техническом задании. Это важнейший этап проектных работ, который снижает риски для всех последующих этапов проекта.
Работа выполняется совместно с сотрудниками исполнителя по план-графику. На этом этапе важно достичь взаимного понимания в содержании работы, определить единую терминологию, сформировать проектную бригаду специалистов с выпуском совместного приказа заказчика и исполнителя.
Эскизный проект
Необходимый результат — утверждение заказчиком акта приемки (пояснительной записки).
Необходимость выполнения этого этапа определяется сложностью проекта. Разработчик должен быть сам заинтересован в выполнении этого этапа в случае неясности принципиальных вопросов построения системы, необходимости дополнительного витка обследования объекта, формирования или уточнения требований технического задания. В то же время введение этапа эскизного проектирования ведет к увеличению сроков выполнения работы и может неблагоприятно воздействовать на заказчика для
оценки потенциала фирмы. По ГОСТ допускается исключение этапа эскизного проекта либо его совмещение с техническим проектом.
Приемка эскизного проекта осуществляется комиссией, назначаемой заказчиком с участием разработчика (состав от разработчика — по согласованию). Акт приемки эскизного проекта утверждается заказчиками и служит основанием для выставления счета заказчику.
Технический проект Необходимый результат — утверждение заказчиком акта приемки технического проекта.
Технический проект для разработчика (исполнителя) и заказчика является определяющим этапом перед началом рабочего проектирования.
Основной документ данного этапа — пояснительная записка, которая должна содержать проработку и комплекс технических решений для реализации предпроектных стадий. Порядок приемки аналогичен эскизному проекту. Требования к пояснительной записке изложены в РД50-34.698—90. Для разработки комплекс -ных информационных систем управления, включающих в свой состав системы различного назначения, подсистема выполнения технического проекта обязательна.
Важнейшим конструкторским документом для создания единого информационного пространства является схема деления системы (подсистемы) на составные части с обоснованием и техническими решениями общесистемного характера, как например:
— разработка единого классификатора;
— обоснование функциональных требований к системе в целом;
— обеспечение информационного обмена между системами (подсистемами);
— независимый поэтапный ввод в эксплуатацию систем, подсистем, модулей по их готовности. Для сложных проектов возможно наличие технического задания на этап технического проекта, тогда одной из задач этого этапа будет являться уточнение требований для этапа рабочего проектирования.
Следует отметить, что ни один этап разработки не исключает уточнения требований, но число уточнений должно снижаться в геометрической прогрессии к началу опытной эксплуатации и носить характер улучшений (дополнений) по требованиям заказчика.
Рабочее проектирование Необходимый результат — предъявление Заказчику полного комплекта проектной документации.
Состав проектно-эксплуатационных документов определяется в техническом задании и в общем случае включает:
— спецификацию;
— ведомость держателей подлинников (что хранит разработчик у себя, имеет авторские права, архив, защищает документацию в случае форсмажора — несанкционированные действия исполнителей);
— ведомость эксплуатационных документов;
— ведомость машинных носителей информации;
— инструкцию по формированию и ведению базы данных (набора данных);
— руководство системного программиста;
— руководство пользователя;
— описание программы;
— текст программы (на магнитных носителях);
— руководство по техническому обслуживанию;
— формуляр.
Форма и содержание каждого документа регламентированы ГОСТ.
На данном этапе обязательно развертывание обучения пользователей по согласованным программам и проектам эксплуатационных документов.
Ввод в опытную эксплуатацию Необходимый результат — утверждение заказчиком акта ввода в опытную эксплуатацию. Организующие документы:
— приказ заказчика о назначении комиссии о проведении опытной эксплуатации (председатель — от заказчика, зам. председателя — от исполнителя (разработчика), члены комиссии по согласованию);
— программа и методика приемки в опытную эксплуатацию;
— акт приемки в опытную эксплуатацию (утверждается заказчиком).
К началу опытной эксплуатации комплект документации подлежит утверждению заказчиком.
По завершению опытной эксплуатации составляется акт завершения опытной эксплуатации и план мероприятий по ее результатам, который должен содержать работы по устранению отмеченных недостатков, рекомендации по
уточнению технического задания и сроки внедрения в постоянную эксплуатацию.
В случае появления дополнительных требований, разрабатывается дополнение к техническому заданию и предъявляется заказчику дополнение к существующему договору.
Выполнение плана мероприятий является основанием для предъявления заказчику ИАСУ в постоянную эксплуатацию.
Ввод в постоянную эксплуатацию.
Необходимый результат — утверждение заказчиком акта приемки в постоянную эксплуатацию.
Организующие документы:
— приказ заказчика о назначении комиссии;
— программа и методика приемочных испытаний (утверждает заказчик)
Отчетный документ — акт приемки в эксплуатацию с протоколами испытаний. Акт утверждает заказчик, он же переутверждает эксплуатационную документацию для постоянной эксплуатации. Акт является основанием для выставления счета заказчику. Заказчик на основании акта должен издать приказ по организации о введении в эксплуатацию системы. С этого момента исполнитель (разработчик) обязан вести гарантийное обслуживание в соответствии с эксплуатационной документацией.
НЕСКОЛЬКО ПРОБЛЕМНЫХ ВОПРОСОВ
Базовой калькуляционной статьей, определяющей стоимость проекта, является основная заработная плата (трудоемкость). Утвержденных нормативом в РФ по трудоемкости в области современных информационных технологий нет.
Существует риск заказчика и исполнителя (разработчика) при согласовании трудоемкости. Большое значение при определении трудоемкости имеет статистика (базовые значения) по ранее выполненным аналогичным проектам. Но в условиях дефицита бюджета формирование сметы на науку и выполнение комплексных системных работ по созданию и внедрению информационно-аналитических систем управления идет по остаточному принципу. В результате в лучших условиях оказываются заказчик и исполнитель (разработчик), имеющие долгосрочные генеральные договоры на выполнение системных долгосрочных проектных работ, позволяющие проводить экономический анализ выполненных
Обследование
Эскизно-технический проект
Рабочее проектирование
Опытная эксплуатация
Приемка проекта, ввод в эксплуатацию
Гарантийный
срок, -►
1. Отчет (утв. заказчиком);
2. Техническое задание (утв. заказчиком)
1. Комплект документации
2. Приказ о назначении комиссии
3. Акт приемки
4. Мероприятия
1. Комплект документации
2. Уведомление Заказчика
3. Акт приемки этапа
4. Мероприятия
1. Приказ о назначении комиссии (совместный)
2. Акт приемки в опытную эксплуатацию
3. Акт завершения опытной эксплуатации
4. Мероприятия
1. Приказ о назначении комиссии (совместный)
2. Акт приемки в эксплуатацию
3. Комплект эксплуатационной документации, утвержденный заказчиком
4. Приказ заказчика о вводе в эксплуатацию ИАСУ в организации
техническое обслуживание
Основные документы для выполнения проекта:
1. Договор (протокол стоимости работы с расчетно-калькуляционными материалами, ведомость исполнения с платежными этапами).
2. План-график совместных работ.
3. Техническое задание.
4. Дополнения (уточнения) к техническому заданию (по результатам приемки этапов).
5. Платежные требования по завершенным этапам (расчеты).
6. Дополнительные соглашения к договорам (в случае изменения требований технического задания)
Примечание. Особое внимание следует уделять 1 этапу:
- это совместная творческая работа исполнителя и заказчика;
- от качества разработанной документации зависят результаты всего проекта;
- детальная проработка всего комплекса вопросов обследования и описания процессов, создание моделей, экранных форм снижают степень риска принятия ошибочных технических решений для последующих этапов работ;
- от этого этапа зависит правильность задания требований в техническом задании и необходимый объем финансирования.
Порядок выполнения проектных работ
работ и технико-экономическое обоснование и планирование бюджета (сметы) на последующие периоды.
Калькуляционная статья «Спецоборудование» в проектных работах (на примере договоров по ИАСУ МЗ РТ) не заполняется. Приобретение программно-аппаратных средств для лечебно-профилактических учреждений проводится по другим статьям сметы МЗ РТ, что в определенной степени снижает комплексный технический уровень проектов, так как именно в содержание проекта входят обоснование состава программно-аппаратных средств и разработка автоматизированного рабочего места под заданные технические требования ИАСУ. Это приводит к дополнительным невосполнимым затратам со стороны исполнителя ( разработчика) для адаптации и интеграции с уже находящимися в эксплуатации разнородными и порой несовместимыми программно-аппаратными средствами.
В силу ограниченных финансовых средств реализация технических требований и возможностей проекта сдерживается отсутствием локальных вычислительных сетей с требуемыми характеристиками и комплектом документации.
Следует при проведении обследования и разработке технического задания обратить особое внимание находящимся у заказчика в эксплуатации
локальным вычислительным сетям и своевременно развернуть проектные работы либо по созданию новых, либо по модернизации в соответствии с требованиями комплекса стандартов (предусмотрены этапы работ, состав проектно-эксплуатационной документации, порядок испытаний и приемки).
Существует отрицательный фактор внедрения в эксплуатацию отдельных бессистемных программ штатными специалистами автоматизированной системы управления и «разовыми» исполнителями (разработчиками).
Внедрение ИАСУ в технологический производственный процесс имеет и социальную, и психологическую составляющую, требующую постоянной и кропотливой совместной работы исполнителя (разработчика) и заказчика и поддержки, в первую очередь, со стороны руководства заказчика.
На схеме представлена сводная памятка по порядку проведения проектных работ, которая поможет руководителям-администраторам не тратить время на изучение ГОСТ и не упустить из внимания реперные проектные точки.
Рекомендуется также регламентировать выполнение проектов совместными внутренними стандартами (положениями) заказчика и исполнителя (разработчика).
