CC BY
58
- отказ от построения целевых моделей при описании бизнес-процессов, концентрируясь на степени использования, а значит, необходимости автоматизации тех или иных функций;
- выделение событий и состояний, требующих прямого принятия решений сотрудником малого предприятия с разбивкой на определенные периоды (день, месяц, год или др.);
- введение четкого разбиения списка количественных показателей на малом предприятии на независимые от прямого управленческого воздействия факторы (например, прибыль, объемы продаж) и прямые факторы управления (цены, количество продуктов и т. д.) для большего упрощения оценки необходимости тех или иных функций и процессов;
- использование статистического анализа для подсчета количества проведенных бизнес-процессов (подтвержденных появлением ключевых объектов-концентов, а
также не приведших к их появлению) с разбивкой на определенные периоды (день, месяц, год или др.);
введение трех групп критериев определения вероятности наличия дополнительных бизнес-процессов в будущем.
Библиографический список
1. Хаммер, М. Реинжениринг корпорации: манифест революции в бизнесе / М. Хаммер, Д. Чампи. СПб: Изд-во С.-Петербург. ун-та, 1999.
2. Тельнов, Ю. Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов: учеб. пособие / Ю. Ф. Тельнов ; Моск. междунар. ин-т эконометрики, информатики, финансов и права. М., 2002. С. 7.
3. Шполянская, И. Ю. Экономико-математические и инструментальные методы обеспечения потребительского качества проектируемых информационных систем для малых предприятий : автореф. дисс. ... д-ра экон. наук / И. Ю. Шполянкский. Ростов-н/Д, 2006.
V. A. Esalov
MANAGEMENT OF INFORMATION SYSTEM OF A SMALL ENTERPRISE IN CONDITIONS OF DEVELOPMENT
It is considered the problem of management of small enterprise in conditions of developmen information system. Refusal of construction of target models at the description of business-processes, concentrating on degrees of some functions use, and introduction of three groups of criteria of definition of probability of including additional business-processes are proved.
УДК 658.1:004
В. А. Есалов, В. П. Ворошилов
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ МАЛОГО И СРЕДНЕГО БИЗНЕСА
Рассмотрена проблема повышения эффективности использования информационных систем на промышленных предприятиях малого и среднего бизнеса. Показана специфика информационных систем таких предприятий, необходимость использования «сервисного» подхода и типовых моделей бизнес-процессов, возможность повышения эффективности за счет априорного планирования возможных изменений информационной системы при развитии малого предприятия.
Как показывают исследования и практика работы предприятий, одной из основных причин, тормозящих развитие малого предпринимательства, является недостаточно эффективное использование информационного обеспечения на малых предприятиях. В то же время проблемам информации и управлению ей как процессу на малых предприятиях, а также созданию эффективных информационных систем (ИС) должно быть уделено большое внимание, обусловленное следующими объективными процессами [1]:
- человечество в целом и сфера бизнеса переживают информационный взрыв, причем рост циркулирующей и хранящейся в обществе и деловой среде информации уже вышел за пределы индивидуальных возможностей человека по ее усвоению;
- активно развиваются массово-коммуникационные процессы и происходит быстрое проникновение информационных технологий в социально-экономические сферы, причем если ранее в эти процессы активно вовлекались лишь крупные предприятия, то в настоящее время ими охвачены как малые предприятия, так и их клиенты;
- все большее значение и вес в экономике приобретают малые предприятия, которые оперативно реагируют на изменение спроса, придают экономике необходимую гибкость, обеспечивая необходимое равновесие на потребительском рынке.
В этих условиях на уровне малой фирмы возникает необходимость централизовать получаемые внутри и приходящие извне информационные ресурсы для их эффективного использования. Данная задача ложится на информа-
ционные системы таких предприятий. Как же обеспечить эффективную работу информационной системы малого предприятия? Очевидно, необходимо учесть требования бизнеса при создании его информационной системы.
За рубежом существует больший опыт управления информационными системами для целей бизнеса, причем для повышения эффективности поддержки бизнеса повсеместно используются типовые модели бизнес-процессов. В области управления ИТ типовые модели управления были разработаны сравнительно недавно, что является признаком новизны соответствующей области менеджмента. В качестве типовой модели бизнес-процессов для сферы ИТ в развитых странах используется модель ITIL (Information Technology Infrastructure Library) и ее коммерческие реализации.
ITIL подчеркивает важность предоставления ИТ-ус-луг (или сервисов) для удовлетворения бизнес-требований, причем экономически эффективным способом. ITIL предлагает модель организации бизнес-процессов ИС фирмы, благодаря которой информационная система превращается в «продавца» информационных услуг, переставая быть только источником затрат и превращаясь в опосредованный источник корпоративной прибыли. Опираясь на систему стандартов ITIL, типовая модель описывает основные группы процессов, отражающие разные аспекты жизненного цикла ИТ-услуги - от анализа тех задач, которые бизнес-подразделения ставят перед отделом автоматизации, до определения спецификаций услуги и разработки соглашений об уровне обслуживания, реализации, развертывания и поддержки услуг.
Переход к ИТ -услугам как объектам управления (вместо информационных систем в целом) для процессов управления ИС малого предприятия представляет ряд преимуществ.
1. В области бюджетирования и планирования ITIL предусматривает, что предприятие в целом и его бизнес-подразделения выдвигают перед ИС необходимые им параметры ИТ-услуг, а ИС обеспечивает их разработку и сопровождение. В этом случае информационные системы выступают как один из ресурсов малого предприятия наряду с другими (персонал, бюджет и др.), а их развитие определяется планами развития и сопровождения ИТ-ус-луг. В рамках бюджетирования сопоставляются требования бизнеса к услуге и затраты на выполнение этих требований. Далее при определении финансового результата от планируемой услуги бизнес определяет поток доходов, связанный с использованием сервиса, тогда как ИС определяет поток расходов, связанный с ее внедрением и эксплуатацией. Сумма потоков и дает финансовый результат. Проекты развития ИТ-услуг, удовлетворяющие при этом критериям предприятия, вносятся в бюджет.
2. При организации работ поддержка ИТ-услуги -более широкое понятие, нежели поддержка информационной системы. Так, при серьезном сбое это означает возможность перехода на альтернативную информационную систему, подготовленную заблаговременно для поддержания сервиса в рабочем состоянии. Такое же расширение понятия происходит и по отношению к разработке сервиса: психологически и управленчески проще отказаться от одной программно-аппаратной платфор-
мы в пользу другой. Кроме этого, меняется отношение к изменениям в составе и настройках оборудования и программного обеспечения. Необходимость поддерживать существующие сервисы, закрепленная в правилах и процессах ИС, предопределяет гораздо более жесткие процедуры контроля изменений, чем в случае, когда объектом управления является система. При этом логика процесса управления ориентирует контроль изменений на отдельно взятую информационную систему, а не на информационную инфраструктуру фирмы.
3. При контроле и измерении результатов деятельность ИС контролируется показателями, представляющими непосредственную ценность для бизнес-пользователей. Параметры сервиса, необходимые бизнесу, представляют собой данные для контроля результатов деятельности информационной службы. При контроле параметров информационной системы, напротив, возникает понятийный барьер между бизнес-пользователями и сотрудниками ИС: технические параметры системы сложно объяснить бизнес-пользователю, тогда как требования пользователя становятся недоступными сотрудникам ИТ-службы.
Рассмотрим возможности применения этих результатов на малых предприятиях. В отличие от крупных предприятий, субъекты малого бизнеса не перегружены инертными активами, тормозящими быструю смену различных фондов, продукции, а также видов и способов деятельности. Общепризнано, что специфика и преимущества малых фирм во многом связаны с их гибкостью и способностью оперативной адаптации в условиях изменений внешней среды. В условиях динамичного развития рынка, быстрого изменения конъюнктуры, внешних и внутренних условий адаптация и развитие такого предприятия становится необходимым условием его выживания. Минимум персонала, основных средств, простая организационная структура и отсутствие проектов, имеющих чрезмерно длительный срок окупаемости, позволяют говорить о малом предприятии не как об уменьшенной копии крупного, а как об экономическом объекте, имеющем свою специфику и особенности.
Из этих особенностей проистекают и специфические потребности таких предприятий к информационным системам. Поставим задачу выделить особенности и проблемы практического применения информационных систем в управлении малыми предприятиями как специфическим классом экономических объектов.
Для того чтобы выявить текущее положение в области использования информационных систем на малых предприятиях, было проведено соответствующее исследование. Кратко представим технологию проведения и полученные результаты. Исследование проведено в течение первого полугодия 2006 г. среди 28 малых предприятий, ведущих свою деятельность в г. Красноярске и на территории Красноярского края. Методы исследования
- опрос и наблюдение.
В результате проведенного исследования были выявлены основные потребности малых предприятий в области информационного обеспечения системы управления и бизнес-процессов.
На основе проведенного исследования, в рамках задачи по поиску способов наиболее эффективной реали-
зации информационных потребностей малых предприятий, наиболее востребованным с точки зрения руководителей этих предприятий, как выяснилось, является комплекс экономичных решений по следующим направлениям:
- организация ведения бухгалтерского (финансового) учета;
- интегрированная с системой бухгалтерского учета система управленческого учета по необходимым для данного предприятия блокам, с учетом специфики отрасли (складской учет, учет персонала, логистика и т. д.);
- консультации и выработка рекомендаций по выбору оптимальных прикладных и системных программных продуктов. Обеспечивающих простоту внедрения и наименьшие затраты на реализацию необходимых функций;
- организация доступа в сеть Internet;
- организация сетевой печати;
- готовые комплекты активного и пассивного сетевого оборудования для развертывания локальной сети.
Подход к информатизации фирмы на основе данных направлений помогает комплексно и обоснованно решить стоящие задачи в области информационного обеспечения, сократить излишние расходы, обеспечить экономию времени на внедрение и эксплуатацию. Данная схема позволяет объединить ресурсы предприятия, сделать доступными любые устройства с требуемых рабочих мест и оптимизировать работу.
Конкретные способы реализации направлений и сами технологические решения разрабатываются в соответствии с требованиями руководства малого предприятия и должны быть основаны на адекватных задаче технологиях. При этом нужно учитывать необходимость комплексного подхода, возможность масштабирования и другие параметры.
Для сравнительного анализа программных систем для малого бизнеса по критерию функциональной полноты в более ранних исследованиях различных авторов уже проводились численные оценки функциональной полноты различных информационных систем, которые позволяют сопоставить системы как между собой, так и по отношению к потребностям конкретного малого предприятия [2]. Анализ наиболее распространенных программных систем для малого бизнеса позволяет выделить перечень функций управления, который дополняется функциями, выявленными в соответствии с требованиями пользователей ИС. Среди наиболее известных и востребованных продуктов могут быть выделены такие, как «1С - набор для небольшой фирмы», «Парус - предприятие 7.5», «Парус
- предприятие 4W», «Бэст-офис», «Галактика-Старт», «SAP Business One», «SAP All-In-One», «MBS Navision», «MBS Navision Малый бизнес» и др. (см. таблицу).
В то же время практически во всех случаях были отмечены недостатки тех или иных решений информационных систем, которые выявляются уже через несколько месяцев после начала их эксплуатации. Попытки справиться с ними привели к очень интересному выводу, смысл которого заключается в том, что при проектировании и внедрении решения задаются одни параметры функционирования систем, а затем потребности фирмы несколько меняются, и данное решение уже не соответствует современным потребностям в полной мере. Та-
ким образом, основное отличие малых предприятий от крупных - способность к быстрой адаптации - не находит должного адекватного ответа со стороны их информационных систем.
Список автоматизируемых функций наиболее известных программных систем для малого бизнеса по И. Ю. Шполянской (фрагмент) [3]
Кадры 9 зарплата
1. План9рован9е ч9сленност9 персонала
2. Расчет фонда оплаты трода
Управлен9е продажам9
3. Веден9е БД кл9ентов
4. Веден9е БД продоктов
5. Анал9з предпочтен9й кл9ентов
6. Прогноз9рован9е спроса кл9ентов
7. Анал9з продаж
Управлен9е запасам9
8. План9рован9е потреаностей в матер9альных ресорсах
9. План9рован9е оровня запасов товаров, матер9алов
10. Учет 9 анал9з состоян9я матер9альных запасов
Расширение территории деятельности фирмы, создание новых филиалов и подразделений, появление новых видов продукции, изменение бизнес-процессов - объективные причины для модернизации и соответствующего развития информационных систем (ИС) предприятий малого и среднего бизнеса. При этом очевидно, что выбор, построение и внедрение информационных систем должно соответствовать этим новым вызовам, а уже внедренные ИС в условиях развития предприятия должны при необходимости адекватно изменяться, демонстрировать стабильность и высокую экономическую эффективность при их применении.
С учетом ограниченности ресурсов малого предприятия и невозможности отвлечения значительных средств на ее информационную систему, исследование среди малых предприятий было дополнено опросом о том, насколько возможно выявить будущие изменения уже сегодня и на этой основе попытаться понять, какой методологический аппарат для этого использовать.
Были выявлены оценки руководителей малых предприятий касательно причин изменений информационных систем за последние 5 лет и прогноз причин дальнейших изменений. Результаты свидетельствуют о том, что функционирование исследованных малых предприятий всех отраслей и форм собственности в настоящее время сопровождается следующими обстоятельствами:
- постоянно меняющимися экономическими и правовыми условиями;
- возрастанием конкуренции;
- уменьшением рентабельности деятельности;
- относительной стабилизацией основных материальных и микроэкономических решений.
В то же время, предусмотреть заранее на основании известных методик, какой из этих факторов приведет к тем или иным изменениям в деятельности фирмы (а значит, потребует изменения ИС) в настоящий момент не
представляется возможным и является нерешенной задачей.
Итак, несмотря на то, что существует целый ряд различных решений и методологий построения корпоративных информационных систем для малого предприятия, это не дает возможность руководству предприятия напрямую на основе тех или иных формализованных критериев выбрать тот вариант, который наиболее соответствует цели эффективного обеспечения информационно-управленческих процессов предприятия в течение планируемых периодов эксплуатации ИС. Существует несколько причин этого, однако в качестве наиболее актуальных выступают вероятная неспособность информационной системы адаптироваться к будущим изменениям и отсутствие возможностей отвлечения ресурсов малого предприятия на постоянную «подстройку» ее ИС.
В связи с этим, можно сделать вывод о том, что необходимая степень соответствия функциональных характеристик информационной системы будущим потребностям малого предприятия на требуемый период времени может быть достигнута посредством планирования изменений бизнес-процессов предприятия и соответствующих ИТ-услуг (сервисов). Каким образом и с помощью каких методов может быть осуществлено такое планирование? Наиболее полные формы бизнес-процессов реализованы в типовых моделях бизнес-процессов, таких как коммерческие реализации идеологии ITIL, и используются в информационных системах развитых классов MRP II и ERP. Последнее является дополнительным немаловажным преимуществом для малых предприятий, поскольку самостоятельная разработка приложений на этих принципах практически невозможна.
Кроме этого, дополнительно необходима разработка методик включения в текущий набор ИТ-услуг (сервисов) тех или иных функций. После разработки методик такое планирование также может быть осуществлено с использованием типовых моделей бизнес- процессов, встроенных в функциональные возможности информационной системы.
Таким образом, малое предприятие не является уменьшенной сущностью крупного, а представляет из себя экономический субъект, имеющий определенную специфику, в том числе отражающуюся на его системе информационного обеспечения. Применительно к последней важнейшими элементами специфики являются необходимость частых изменений, мобильность и высокая скорость реакции предприятия на изменения среды, а также невозмож-
ность выделения сложных организационных элементов и несения чрезмерных расходов на поддержку ИС.
Использование мирового опыта и практики в области управления ИС предприятий (в частности, 1Т^) возвращает управление ИС малого предприятия к его изначальной цели - информационному обслуживанию бизнеса. Элементами данного подхода является использование ИТ-услуг в качестве объектов управления ИС, применение четких параметров ИТ-услуг, применение комплексных типовых моделей бизнес-процессов.
Проведенный анализ идеологий и стандартов построения корпоративных информационных систем, а также конкретных решений показал, что существует несколько возможностей построения корпоративных информационных систем для малого предприятия. Однако это не дает возможности руководству предприятия напрямую на основе тех или иных формализованных критериев выбрать тот вариант, который наиболее соответствует цели эффективного обеспечения информационно-управленческих процессов предприятия в течение планируемых периодов эксплуатации ИС. Существует несколько причин этого, однако в качестве наиболее актуальной выступает вероятная неспособность информационной системы адаптироваться к будущим изменениям.
Необходимая степень соответствия функциональных характеристик информационной системы потребностям малого предприятия может быть достигнута посредством планирования изменений бизнес-процессов предприятия и соответствующих ИТ-услуг (сервисов). Такое планирование может быть осуществлено с использованием типовых моделей бизнес-процессов, встроенных в функциональные возможности информационной системы.
Библиографический список
1. Алехина, Г. В. Информационные технологии в экономике и управлении : материалы к лекциям / Г. В. Алехина. М. : МЭСИ, 2000.
2. Шполянская, И. Ю. Анализ качества информационных систем для малого бизнеса / И. Ю. Шполянская // Изв. вузов. Сев.-Кав. регион. Общественные науки. Спецвыпуск: Экономика, право, образование. 2005. С. 48.
3. Шполянская, И. Ю. Экономико-математические и инструментальные методы обеспечения потребительского качества проектируемых информационных систем для малых предприятий : автореф. дисс. ... д-ра экон. наук / И. Ю. Шполянская. Ростов-н/Д, 2006. С. 17.
V. A. Esalov, V. P. Voroshilov
INCREASE OF USING EFFICIENCY OF SMALL AND AVERAGE INDUSTRIAL ENTERPRISES INFORMATION SYSTEMS
It is considered a problem of increase of using efficiency of information systems at the industrial enterprises of small and average business. Specificity of information systems of such enterprises, necessity of use of the «service» approach and business-processes typical models, an opportunity of increase of efficiency due to aprioristic planning possible changes are shown.
