CC BY
81
■ ■ ■ ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ ТРАНСЛЯЦИИ ВНУТРИКОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ В КОМПАНИИ
Автор: БУЯНОВ В.И.
БУЯНОВ Владимир Иванович - кандидат психологических наук, доцент кафедры управления персоналом Института государственной службы и управления Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Адрес: 119571 г. Москва, проспект Вернадского, 84. Тел.: +7(985)1235255. E-mail: [email protected]
Аннотация: статья посвящена построению системы трансляции внутрикорпоративного информирования в компании, которая представляет собой совокупность информационных каналов, формализованных механизмов и регламентов их функционирования, позволяющую обеспечить своевременное информирование всех категорий сотрудников о стратегии развития, решениях руководителя и коллегиальных органов, основных направлениях деятельности компании, ее социальной политике, о новых технологиях, проектах и задачах, об особенностях организационной культуры, корпоративных ценностях и нормах. Принципами ее организации являются комплексный и дифференциальный подход, четкость и определённость, прозрачность, достоверность и надежность, обратная связь и позитивная направленность информации. Трансляция внутрикорпоративной информации может осуществляться по следующим каналам: коммуникативному, информационному, организационному и аналитическому, что способствует повышению информационной насыщенности трансляции. Организацию транслирования внутрикорпоративной информации призван осуществлять единый центр - отдел внутрикорпоративного информирования в службе управления персоналом.
Ключевые слова: система трансляции внутрикорпоративной информации, внутренний PR, каналы трансляции: информационный, аналитический, коммуникативный, организационный, инициатор информации, матрица трансляции.
Современная жизнь богата стрессами и эмоциональными перегрузками. Зачастую в виде стрессогенных выступают факторы, связанные с информацией и коммуникациями. Часто такое состояние возникает из-за информационных перегрузок, связанных с бурным развитием СМИ и интернета. В то же время негативно влияет на сотрудников организаций состояние неопределенности, которая порождается недостатком информации, особенно в ситуациях кризиса и внедрения инноваций, различных реорганизаций, в том числе и связанных со слияниями и поглощениями компаний. Информационная теория эмоций П.В. Симонова свидетельствует, что одним из важнейших путей борьбы с нежелательным эмоциональным напряжением, способным оказать отрицательное влияние на деятельность и здоровье человека, является «максимальное информирование человека о способах и средствах решения стоящей перед ним задачи, максимальная вооруженность субъекта соответствующими знаниями и навыками, профессиональным опытом, включающим умение использовать этот опыт для достижения цели» [1, с.160]. При этом неэффективные коммуникации могут породить серьезные проблемы, включающие плохой морально-психологический климат, отсутствие инновационных идей, снижение производительности и неспособ-
ность адекватно реагировать на угрозы и благоприятные возможности, возникающие в окружающей среде [2, с. 605].
Один из «гуру» современного менеджмента Питер Друкер, полагал, что «коммуникация в организации...не является средством организации. Это образ действий, определенный метод организации» [3, с. 431-433], а другой из классиков теории управления Честер Барнард говорил о том, что «отсутствие подходящего способа коммуникаций препятствует возможности определить цели, лежащие в основе организации» [4, с. 90].
Коммуникацией в компании нужно управлять, имея ввиду, что «коммуникационный менеджмент - это профессиональная деятельность по использованию коммуникационных средств, инструментов, механизмов, а также коммуникационных технологий, обеспечивающих формирование и развитие организации» [5, с. 279].
Всю информацию, которая курсирует в компании, можно условно разделить на четыре компонента. Первым из них является обмен информацией в ходе бизнес-процессов. Сюда входит все общение, происходящее в процессе выполнения задач бизнеса. Это общение может быть как регламентированным, так и нет, как письменным, так и устным. Второй компонент - официальная информация. Это неотъемлемая часть жизни любой компании на любом этапе ее развития. В основном, такая информация излагается в виде приказов, распоряжений, информационных писем, регламентов и других официальных документов, распространяемых письменно и хранящихся в общедоступном месте. В качестве третьего компонента выступает управление знаниями (Knowledge management). Этот компонент информационного поля компании появляется через некоторое время ее жизни, когда накапливается достаточно большой объем ценного опыта, который нуждается в структурировании и сохранении для дальнейшего использования. И, наконец, внутреннийPR, представляющий собой целенаправленное и структурированное информационное воздействие на персонал, призванное укрепить в его глазах имидж компании, повысить вовлеченность и лояльность сотрудников [6]. При этом внутренний PR является очень эффективным методом формирования и поддержки командного духа, положительного отношения сотрудников к компании, развития творческой инициативы сотрудников. Свободный обмен необходимой для работы информацией способствует установлению благоприятного психологического климата, когда для людей важны взаимопонимание и чувство общности интересов [7].
Внутрикорпоративная информационная политика определяет общий подход, принципы и направления распространения служебной, социально-значимой и профессиональной информации на каждом уровне управления компанией с учетом специфики деятельности подразделений и характера информации.
Целями разработки и реализации внутрикорпоративной информационной политики являются: создание единого информационного пространства для всех субъектов и сотрудников компании, включая удаленные подразделения (филиалы); развитие корпоративной культуры, формирование единых стандартов поведения сотрудников в соответствии с принятыми в организации ценностями и традициями; создание информационной инфраструктуры для профессионального самосовершенствования сотрудников; повышение управленческой культуры руководителей и усиление их авторитета среди подчиненных, повышение лояльности и вовлечённости персонала, а также привлекательности компании как работодателя. В условиях недостатка информации сотрудники стремятся восполнить его путем активного неформального обсуждения, в ходе которого они ищут
подтверждения своим догадкам. Возникающие при этом слухи передаются уже с какими-то искажениями исходной информации, люди добавляют к слуху что-то от себя, провоцируя его быстрое распространение, причем в разных версиях. Контролируемая система внутренней коммуникации может пресечь слухи устранением информационного вакуума, прямо опровергая муссируемое в коллективе сообщение» [8, с. 175].
Основным средством реализации внутрикорпоративной информационной политики является система трансляции внутрикорпоративной информации в компании, которая представляет собой совокупность информационных каналов, формализованных механизмов и регламентов их функционирования, позволяющую обеспечить своевременное информирование всех категорий сотрудников о стратегии развития, решениях руководителя и коллегиальных органов, основных направлениях деятельности компании, ее социальной политике, о новых технологиях, проектах и задачах, об особенностях организационной культуры, корпоративных ценностях и нормах.
Принципами трансляции внутрикорпоративной информации являются следующие:
Комплексный и дифференцированный подход, состоящий в том, что вся необходимая для эффективной работы сотрудника информация доводится с использованием различных каналов трансляции (организационных, коммуникативных, информационных), при этом требования конфиденциальности обеспечиваются путем доведения различных категорий служебной информации только до конкретных уровней сотрудников (с учетом должностного уровня, специфики решаемых задач и т.п.).
Четкость и определенность, заключающаяся в строгой регламентации системы трансляции по ее источнику и получателю, используемому каналу трансляции, организации ответственности, периодичности и срокам информирования.
Оперативность, то есть введение ограничений по времени на передачу информации (с момента ее появления) и доведение ее до конкретного адресата.
Достоверность и надежность: сообщаемые сведения должны быть достоверными, однозначно трактуемыми, основанными на принятых решениях и реальных фактах; либо полная открытость и однозначность официальной версии, либо не предоставление вообще никаких сведений о принятом решении.
Обратная связь: обеспечение на всех уровнях трансляции прохождения не только нисходящих, но и восходящих потоков информации.
Позитивная направленность информации, состоящая в том, что внутрикорпоративные коммуникации должны развивать корпоративную культуру, помогать бороться с атмосферой неуверенности в способности работать по-новому, проявлениями настороженности и недоверия в коллективе.
Для доведения информации до сотрудников и осуществления встречных потоков информации служат различные каналы информации, представляющие собой линии связи (контакта), по которым сообщение передается от коммуниканта (отправителя) к реципиенту [9]. Эти каналы обеспечивают потоки нисходящей и восходящей коммуникаций. При этом нисходящие информируют о планах, политике или показателях работы компании, а восходящие - содержат замечания и реакции работников на предполагаемые или на уже происходящие действия, затрагивающие их [10, с. 757].
Трансляция внутрикорпоративной информации может осуществляться по следующим каналам: коммуникативному, информационному, организационному и аналитическому (см. Рис 1), что способствует повышению информационной насыщенности трансляции [11].
Коммуникативный канал трансляции внутрикорпоративной информации представляет собой совокупность мероприятий, направленных на адаптацию, развитие и обучение сотрудников, сплочение рабочих групп и имеющий, как правило, характер двустороннего обмена информацией.
Средствами транслирования информации по коммуникативному каналу являются: различные семинары (стратегические, по профильным видам деятельности, по коман-дообразованию); регулярные отчеты руководителей филиалов на региональных советах; корпоративное обучение; ориентационная программы для новых сотрудников; общекорпоративные мероприятия и др.
Рисунок 1. Каналы внутрикорпоративной информации
Информационный канал трансляции внутрикорпоративной информации представляет собой специализированные мероприятия и технические средства доведения информации до сотрудников. Средствами транслирования информации по информационному каналу могут быть доски объявлений на ресурсах КИС (корпоративной информационной системы), корпоративный журнал и (или) газета, проведение дней информирования (совещаний, проводимых руководителями филиалов в форме собраний трудовых коллективов) [12]; информационные доски (в подразделениях, где нет КИС) и др.
Организационный канал трансляции внутрикорпоративной информации представляет собой регулярные, регламентированные мероприятия по доведению наиболее важной информации, как правило, руководителями до непосредственных подчиненных. Средства транслирования информации по организационному каналу: собрания персонала подразделений; оперативные совещания, в том числе и в виде видеоконференций; планерки, инструктажи; оперативные советы проектов и др. Заслуга совещаний в группах состоит в том, что они делают возможным личные коммуникации, которые спланированы и в разумной форме формализованы [10, с. 761].
Аналитический канал трансляции внутрикорпоративной информации представляет собой канал обратной связи, организованный с целью получения, анализа и доведения
восходящей информации до руководства компании. Самое важное, что могут сделать менеджеры для организации, — это создать в ней атмосферу доверия и открытости. Открытые коммуникации и диалог побуждают работников к честному общению друг с другом, к безбоязненной передаче наверх как хороших, так и плохих новостей [12, с. 634].
К средствам транслирования информации по аналитическому каналу могут быть отнесены: внутрикорпоративный интернет-сайт «Обратная связь»; мониторинг социально-психологического климата в подразделениях; измерение индекса удовлетворённости работой; опросы и анкетирование персонала; собеседования с увольняющимися сотрудниками и др.
Вся внутрикорпоративная информация в зависимости от ее содержания и степени актуальности для сотрудников компании может категоризироваться. Отнесение внутрикорпоративной информации к одной из категорий является прерогативой источника информации (должностного лица или органа управления). При принятии решений, утверждении, согласовании документов источник информации обязан присвоить ту или иную категорию информации, которую необходимо транслировать сотрудникам. В зависимости от категории присвоенной информации определяется порядок ее транслирования до сотрудников и осуществлен выбор соответствующих каналов трансляции.
Так к различным категориям информации могут быть отнесены:
- стратегия компании, послания и решения первого лица организации и коллегиальных органов компании, касающиеся всех сотрудников и принципиально меняющие систему управления организации, технологию глобальных процессов, основы кадровой политики;
- текущие приказы и распоряжения руководителя компании;
- положения, регламенты, методические рекомендации;
- информация социального характера, затрагивающая корпоративные нормы и ценности, репутацию и имидж компании, итоги опросов и т.д.
Организацию транслирования внутрикорпоративной информации призван осуществлять единый центр - отдел внутрикорпоративного информирования в службе управления персоналом. Задачами такого отдела могут быть следующие:
- обеспечение своевременной трансляции внутрикорпоративной информации до подразделений и сотрудников компании;
- координация действий всех подразделений и должностных лиц в центре и на местах по вопросам организации внутрикорпоративного информирования персонала;
- формирование с помощью системы внутрикорпоративного информирования персонала положительной мотивации сотрудников организации;
- подготовка статистического отчета по объемам работ, контроль за исполнением бюджета расходов, формирование предложений для руководства по совершенствованию системы внутрикорпоративного информирования.
Основные функции отдела внутрикорпоративного информирования: планирование, методическое обеспечение и организация проведения дней информирования в филиалах компании; оперативное размещение на электронной доске объявлений актуальной для сотрудников информации; подготовка информационных материалов внутрикорпоративного характера для опубликования в корпоративных СМИ; подготовка и рассылка материалов для размещения на информационных досках в филиалах компании; проведение анализа качества системы трансляции и качества усвоения информации, достижения целей трансляции по объему и содержанию.
коммуникология - соммимсоюоу
Особую роль в реализации системы внутрикорпоративной информации играет средний менеджмент организации. Эта роль определяется его объективной близостью к персоналу и возможностью непосредственного влияния на подчиненных. Даже самая передовая информационная технология сама по себе не гарантирует эффективного использования и управления информацией. Именно «мидл-менеджер» отвечает за то, чтобы компания использовала информацию в соответствии со своей стратегией. В различных департаментах и региональных подразделениях существуют свои характерные особенности в процессе обработки и использования информации. Учесть эти особенности и эффективно влиять на них способен только средний менеджмент.
Важным «нетехническим» средством организации трансляции информации и осуществления контроля за ее распространением является матрица трансляции, которая позволяет неспециалисту быстро определить оптимальные каналы информирования разных корпоративных аудиторий. «Матрица» включает в себя данные о каналах, средствах, аудитории и сроках трансляции, а также список ответственных за эту работу должностных лиц [12]. Вариант такой матрицы и её возможного заполнения представлен в Таблице 1.
Таблица 1. Матрица трансляции внутрикорпоративной информации
Что транслируется Каналы трансляции Ответственный Аудитория Срок Критерии оценки эффективности
Стратегия компании Стратегические семинары Президент компании Члены совета директоров и корпоративного совета (30 человек) Ежегодно в апреле 100% топ-менеджеров знают и разделяют стратегию
Информация о компании Ориентационная программа Служба управления персоналом Новые сотрудники (Ш чел.) Ежемесячно 95% сотрудников прошли ориентационную программу
Актуальная рабочая информация Инструктажи сотрудников Линейные руководители Сотрудники подразделений (Ш чел.) Еженедельно 85% сотрудников прошли инструктажи
Таким образом, создание и надежное функционирования системы внутрикорпоративной информации является одной из важных задач организации и служит созданию единого информационного пространства, развитию корпоративной культуры и формированию единых стандартов поведения сотрудников в соответствии с принятыми в организации ценностями и традициями; созданию информационной инфраструктуры для профессионального самосовершенствования сотрудников; повышению управленческой культуры руководителей и усилению их авторитета среди подчиненных, а также повышению лояльности и вовлечённости персонала.
Список литературы
1. Симонов П.В., Ершов П.М. Темперамент. Характер. Личность. М., 1984. 161 с.
2. ДафтР. Менеджмент. СПб., 2010. 800 с.
3. Друкер П., Макьярелло Дж. А. Менеджмент. М., 2010. 704 с.
4. Chester I. Barnard, C.I. (1968). The Functions of the Executive, 17th edition. . Cambridge, MA: Harvard University Press.
5. ГапоненкоА.Л., Орлова Т.М. Управление знаниями. Как превратить знания в капитал. М., 2008. 400 с.
6. Мамышева Т. Полезный внутренний PR. URL: http://hr-portal.ru/article/poleznyy-vnutrenniy-pr (дата обращения: 02.08.2014)
7. Рутицкая В. Корпоративная культура и внутренний PR. URL: http://hr-portal.ru/article/korporativnaya-kultura-i-vnutrenniy-pr (дата обращения: 12.08.2014)
8. МинаеваЛ.В. Внутрикорпоративные связи с общественностью. Теория и практика. М., 2010. 287 с.
9. Евстафьева М. Внутренний PR от HR // Справочник по управлению персоналом. 2010. №2. С. 45-53.
10. АрмстронгМ. Практика управления человеческими ресурсами. СПб., 2009. 848 стр.
11. Principles of Management [Online] Available: http:// www.saylor.org/site/wp-content/.../Principles-of-ManagementNEW.docx [12 Aug 2014].
12. Успенская Е.А. HR-служба - внутренних PR дирижёр и настройщик // Справочник по управлению персоналом. 2010. №2. С. 18-22.
■ ■ ■ CREATION OF THE CORPORATE INFORMATION TRANSMISSION SYSTEM
Author: BUYANOV V.I.
BUYANOV Vladimir Ivanovich, Candidate of Psychological Sciences, Associate Professor of Department of Personnel Management, the Institute of Public Administration and Management of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration. Address: 84, Vernadskogo prospect, Moscow, Russia, 119571. Tel: +7 (985) 1235255. E-mail: [email protected]
Abstract. The article focuses on the creation of the corporate information transmission system, which is the combination of information channels, formalized mechanisms and functioning rules, and helps to facilitate and accelerate the process of providing timely information to all staff members of the development strategies, managerial decisions, the main areas of the company's activity, its social policy, new technologies, projects and objectives, features of organizational culture, corporate values and standards. Comprehensive and differential approach, precision and distinctness, efficiency, credibility and security, feedback and positive information direction are the main principles of the corporate information transmission system organization. Corporate information transmission can be implemented by communication, information, organizational and analytical channels, which contribute to increase in information richness of transmission. The section of corporate information of personnel department should be responsible for organizing corporate information transmission.
Keywords: the corporate information transmission system, internal PR, information, analytical, communication, organizational transmission systems, information indicator, transmission matrix.
References
1. SimonovP.V., ErshovP.M. Temperament. Kharakter. Lichnost. M. 1984. 161 s. [Simonov, P.V. and Ershov, P.M. (1984) Temperament. Character. Personality. Moscow].
2. Daft, R. Menedzhment. SPb., 2010. 800 s. [Daft, R. (2010) Management., St. Petersburg].
3. Druker, P., Mak'yarello Dzh. A. Menedzhment. M.: 2010. 704 s.[ Druker, P.F. and Maciarello, J.A.(2010) Management. Moscow].
4. Barnard, C.I. (1968). The Functions of the Executive, 17th edition. Cambridge, MA: Harvard University Press.
5. Gaponenko, A.L., Orlova T.M. Upravlenie znaniyami. Kak prevratit' znaniya v kapital. M., 2008. 400 s. [Gapo-nenko, A.L. and Orlova, T.M (2008) Knowledge Management. How to turn knowledge into capital. Moscow]
6. Mamysheva, T. Poleznyj vnutrenniy PR. URL: http://hr-portal.ru/article/poleznyy-vnutrenniy-pr (data obrascheniya: 02.08.2014) [Mamysheva, T. (2014) Useful internal PR. Available: http://hr-portal.ru/article/ poleznyy-vnutrenniy-pr [2 aug 2014]]
7. Rutitskaya, V. Korporativnaya kul'tura i vnutrenniy PR. URL: http://hr-portal.ru/article/korporativnaya-kul-tura-i-vnutrenniy-pr (data obrascheniya: 12.08.2014) [Rutitskaya, V. (2014) Corporate culture and internal PR. Available: http://hr-portal.ru/article/poleznyy-vnutrenniy-p [12 aug 2014]].
8. MinaevaL.V. Vnutrikorporativnye svyazi s obschestvennost'yu. Teoriya i praktika. M., 2010. 287 s. [Minaeva, L.V. (2010) Internal PR. Theory and practice. Moscow].
9. Evstaf'eva, M. Vnutrenniy PR ot HR // Spravochnik po upravleniyu personalom. 2010. №2. S. 45-53.[ Evstaf'eva, M. (2010) Internal PR from HR. Handbook of Human Resources Management. 2010, No. 2, pp. 45-53].
10. Armstrong, M. Praktika upravleniya chelovecheskimi resursami. SPb., 2009. 848 s. [Armstrong, M. (2009) A handbook of human resource management practice. St. Petersburg].
11. Principles of Management [Online] Available: http:// www.saylor.org/site/wp-content/.../Principles-of-Man-agementNEW.docx [12 Aug 2014].
12. Uspenskaya, E.A. HR-sluzhba - vnutrennih PR dirizher i nastroyschik.// Spravochnik po upravleniyu personalom. 2010. №2. S. 18-22. .[Uspenskaya, E.A. (2010) HR-department - Conductorand tuner of internal PR. Handbook of Human Resources Management. No. 2, pp. 18-22].
