CC BY
41
Построение
информационно-аналитических систем на основе BSC И KPI
Е.В. Романова,
доцент кафедры прикладной
информатики в экономике МЭСИ,
В.А. Келейникова,
канд. тех. наук, доцент кафедры
информационных технологий
Тверского филиала МЭСИ,
Информатизация управленческих процессов - основной стимул повышения инвестиционной привлекательности и капитализации предприятий. Способность компании мобилизовать и использовать свои нематериальные активы стала значимым фактором успеха. Обеспечение прозрачности деятельности компаний требует создания новых информационных систем, способных дать возможность контроля за работой менеджеров, а руководителям — принимать оптимальные решения, связанные с изменением рынка сбыта, труда и т.п.
В настоящее время рынок информационных систем для бизнеса предлагает богатый выбор решений в области оперативного управления предприятием (online Transaction Processing — OLTP), помогающих предприятию организовать различного рода учет, обеспечить оперативное управление производством и реализацией продукции, эффективное взаимодействовать с заказчиками и поставщиками и прочее.
Отдельную нишу на этом рынке занимают информационно-аналитические системы (ИАС), предназначенные для эксплуатации на стратегическом и управленческом уровнях управления предприятием. Главное отличие ИАС от систем оперативного управления (OLTP) состоит в том, что задача ИАС - помощь руководству предприятия в выработке, планировании и реализации решений, касающихся развития предприятия, в то время как OLTP лишь обеспечивают возможность управления им в рамках определенных производственных программ на нижнем, операционном уровне управления .
Лица, принимающие решения, рассматривают альтернативы развития, задавая себе вопрос: «Что будет, если...?». Информационная система предприятия, реализованная как транзакционная система, не может помочь в решении подобных вопросов, так как настроена на стационарные, устоявшиеся бизнес-процессы, и в ней отсутствует информация для принятия решений относительно новых областей бизнеса, новых технологий, новых организационных решений.
ИАС позволяют решать следующие основные задачи для бизнеса:
- оценка прибыльности различных сегментов рынка и каналов сбыта;
- анализ сильных и слабых сторон компании;
- анализ конкурентных позиций компании на рынке;
- анализ портфеля выпускаемой продукции;
- анализ выгод и рисков, связанных с различными сценариями развития компании;
- выбор схемы финансирования развития компании и формирование оптимальной структуры собственного и заемного капитала;
- определение эффективности различных направлений деятельности холдинга;
- мониторинг показателей деятельности компаний холдинга и т.д.
На верхнем уровне управленческой «пирамиды» располагаются системы стратегического управления, а фундамент составляют корпоративные информационные системы (КИС) и CRM-системы. При этом на вершине этой пирамиды концентрируется информация, наиболее существенная для выработки стратегических решений, и именно здесь осуществляется единый процесс стратегического управления, поддерживаемый полным набором аналитического инструментария (рис.1).
Для анализа информации, накапливаемой в корпоративных хранилищах данных, используется OLAP-технология (On-Line Analytical Processing - аналитика в реальном времени) — технология многомерного анализа данных.
Для превращения информации в знания о закономерностях и тенденциях используется технология Data Mining («извлечение данных»), обеспечивающая выявление скрытых зависимостей между данными в больших массивах данных и позволяющая осуществлять анализ тенденций
Правильно организованное корпоративное хранилище данных содержит информацию о процессах предприятия, поступающую из КИС, и данные о клиентах и процессе взаимодействии с ними, попадающие в него из CRM-системы
Сделать процесс реализации стратегии предприятия реально управляемым поможет Система сбалансированных показателей (ССП или Balanced Scorecard (BSC))
BSC подчеркивает важность показателей нефинансового характера, оценивающих удовлетворенность покупателей, эффективность внутренних бизнес-процессов, потенциал сотрудников в целях обеспечения долгосрочного финансового успеха компании.
Система сбалансированных показателей — современная технология стратегического управления любой организацией, которая позволяет:
- формализовать стратегию развития компании;
- донести ее на каждый уровень организации;
AUTHOR: КслеЯнмюш ЙЛ, Роивши ГЯ PROJECT: НС в
DATE: 14-10.2Л0* REV: М.10.200"
NOTES;
KFXOM MENDED
PUBLKATION
нормативно- upircun 6au
fwiMM« H lipilLI^HH J К N
"Пнрлмнда" управления ко p пор щше H
Рис. 1. Декомпозиция «Пирамиды» управления корпорацией в нотации IDEF0
Таблица 1
Пример KPI Уза-преподаватель
Измерение Преподаватель
Функция Обучение учащихся, подготовка новых курсов, создание УМК по закрепленным курсам, научная работа , руководство научной работой различного уровня обучающихся, повышение квалификации, полученные патенты на изобретения
Показатель Эффективность преподавания
Что показывает Сравнительную эффективность работы преподавателей
Степень влияния Преподаватель максимально влияет на показатель (80—100%)
Формула расчета (количество оценок «отлично» по дипломному проектированию , научным руководителем которых является преподаватель , за период / количество дипломных проектов за период) + количество научных докладов , статей студентов + количество изданных статей + количество Олимпиад, в которых приняли участие студенты под руководством преподавателя + количество дипломных проектов студентов , научным руководителем которых является преподаватель, выдвинутых на ВКР + количество патентов + количество защитившихся соискателей
Методика расчета Составляется таблица показателей «Индивидуального плана преподавателя», попадающих в период расчета. Считается количество преподаваемых дисциплин, количество учебных часов, приходящихся на дисциплину. Считается количество вновь поставленных дисциплин, количество патентов, количество защитившихся соискателей Суммируется количество Олимпиад, в которых приняли участие студенты под руководством преподавателя , количество дипломных проектов студентов , выдвинутых на ВКР
Минимальный период расчета Месяц
Область применения Целесообразно использовать в рейтингах, при аттестации, анализе потребностей в переподготовке ,при конкурсном избрании , ежемесячных премиях..
Экономика, Статистика и Информатика
- спроецировать стратегические цели на уровень оперативного управления;
- обеспечить систему контроля достижения стратегических целей
Одна из базовых идей, положенных в основу системы BSC создателями Нортоном и Капланом, идея измеримости. Все факторы, важные для управления предприятием, должны быть так или иначе измерены и представлены в виде показателей (индикаторов).
В рамках BSC предприятие необходимо рассматривать и оценивать в четырех перспективах (проекциях):
1) «Финансы», связанной с финансовым состоянием (общепринятые показатели);
2) « Клиент», связанной с позицией предприятия на рынке (число клиентов, доля рынка и т.д.);
3) «Внутренние процессы», связанной с внутренними бизнес процессами (с точки зрения эффективности);
4) « Рост и развитие», связанной с развитием и обучением персонала.
Перспектива (Perspective) — одно из измерений, по которым отслеживается реализация корпоративной стратегии посредством мониторинга Целей и Ключевых показателей эффективности.
Цель (Goal, Objective) — конкретная задача, выполнение которой напрямую ведет к реализации корпоративной стратегии. Примерами целей могут служить «Уровень креативности сотрудников» или «Удержание перспективных сотрудников».
Ключевые показатели эффективности (KPI , Key Performance Indicators) — набор показателей деятельности предприятия, наглядно демонстрирующий эффективность его деятельности. Их примерами являются коэффициент использования производственных мощностей, прибыльность клиентов. KPI характеризуют процессы, имеющие первостепенное значение для успешного функционирования предприятия.
KPI дает возможность компании не только оценить свою работу, но и сравнить полученные результаты с аналогичными показателями конкурентов, поставщиков, клиентов. Система ключевых показателей помогает смотреть
на текущую ситуацию в стратегической перспективе.
Подход к проектированию ПАС с позиций BSC определяет бизнес-аспекты анализируемых данных, Вместо исключительно ретроспективных финансовых метрик, в хранилищах данных ПАС, созданных на основе подхода BSC, будут учитываться «опережающие индикаторы» (leading indicator), позволяющие прогнозировать изменения в бизнесе. Такие хранилища данных предоставят аналитикам целостную картину развития предприятия.
Этап проектирования информационно-аналитической системы — это определение KPI , численных характеристик выбранных целей, которые необходимо собирать в хранилище данных .
Рассмотрим пример некоторых KPI гипотетического учебного заведения (УЗ), указанные в табл. 1 и 2, которые определяют содержание хранилище данных. Поскольку деятельность любого предприятия протекает во времени, первый вопрос, который возникает при анализе, это вопрос о динамике развития предприятия.
Правильная организация оси времени позволит качественно ответить на этот вопрос. Обычно ось времени делится на годы, кварталы и месяцы. Возможно еще большее дробление на недели и дни.
Структура временного измерения формируется с учетом периодичности поступления данных; может обуславливаться также периодичностью востребования информации
Пзмерение «Обучающиеся» разрабатывается так, чтобы в максимальной степени отразить структуру контингента обучающихся.
Пзмерение «Преподаватели» разрабатывается так, чтобы в максимальной степени отразить структуру контингента преподавателей УЗа, результативность их труда, креативность и восприятие новых идей.
Для эффективной поддержки BSC-приложений архитектура ПАС должна отвечать следующим требованиям:
Включать в себя Хранилище данных, которое загружает, согласовывает и обобщает данные из соответствующих
источников, достаточно часто их обновляет и поддерживает аналитические возможности, необходимые для реализации BSC (рис. 2). В Хранилище интегрируются и централизованно хранятся предметно-ориентированные данные из систем обработки транзакций.
Здесь содержится информация за предыдущие периоды, которую можно легко извлечь и использовать для проведения анализа и принятия решений
Хранилища строятся на основе многомерной модели данных, подразумевающей выделение отдельных измерений (время, география, клиент, счет) и фактов (объем продаж, доход, количество товара) с их анализом по выбранным измерениям. Многомерная модель дан-
Таблица 2
Пример KPI Уза-обучающийся
ных физически может быть реализована как в многомерных, так и в реляционных СУБД. В последнем случае она выполняется по схеме «звезда» или «снежинка». Данные схемы предполагают выделение таблиц фактов и таблиц измерений. Каждая таблица фактов содержит детальные данные и внешние ключи на таблицы измерений.
Рассмотрим компоненты схемы «звезда», построенной с учетом, указанных выше КР1 УЗа.
Смысл схемы «звезда» заключается в том, что имеются таблицы для каждого измерения, а все факты помещаются в одну таблицу, индексируемую множественным ключом, составленным из ключей отдельных измерений (рис. 3).
Измерение Обучающийся
Функция Приобретение знаний, умений, навыков в рамках выбранного направления обучения
Показатель Эффективность обучения
Что показывает Сравнительную эффективность обучения студентов
Степень влияния Студент максимально влияет на показатель (80—100%)
Формула расчета количество набранных баллов за период / количество изучаемых предметов за период
Методика расчета Составляется таблица документов «Балльно-рейтинговой системы», попадающих в период расчета. Считается количество баллов
Минимальный период расчета Неделя
Область применения Целесообразно использовать в рейтингах, при аттестации, при назначении стипендии
Рис. 2. Декомпозиция комплексного решения по построению ИАС в IDEF0
Каждый луч схемы звезда задает, в терминологии Кодда, направление консолидации данных по соответствующему измерению.
При проектировании схемы «снежинка», можно отметить следующие ее достоинства: более быстрое выполнение запросов о структуре измерений (например, «выбрать все строки из таблицы измерения на определенном уровне») и возможность иметь таблицы фактов с разным уровнем детализации, например фактические данные — на уровне дня, а плановые — на уровне месяца.
На основании вышеизложенного можно сделать следующий вывод.
Спроектированная на базе предложенных КР1 (табл. 1) ,подсистема может позволить получить ответы на не-регламентированные запросы, например:
1 Насколько эффективна научная деятельность преподавателя в зависимости от его научной степени?
2 В какое время года имеют большие успехи в учебе обучающиеся?
Можно строить различные тренды, например тренд успеваемости контин-
гента, обучающегося на бюджетной или платной основе и др.
Данный подход к проектированию ^C на основе использования BSC и KPI , позволит более наглядно отражать взаимосвязи в конкретной предметной области и выявлять новые зависимости и знания.
Литература
1. Архипенков C.ß. Аналитические системы на базе ORACLE EXPRESS OLAP Проектирование , создание , сопровождение. M.: Диалог—MИФИ, 2000.
2. Boлкoв И., Галахов И. Архитектура современной информационно-аналитической системы II Директор ИС 2002. № 3.
3. Галахов И. Проектирование корпоративной информационно-аналитической системы II Открытые системы. 2003. № 4.
4. Дюк B, Caмoйленкo А. Data Mining: учеб. курс. ОТб.: Питер, 2001.
5. ^рнеев B.B., Гареев А.Ф., BaŒ>-тин C.B., Райх B.B. Базы данных: Интеллектуальная обработка информации. M.: Нолидж, 2001.
6. Лисянский КБ. Архитектурные решения и моделирование хранилищ и витрин данных II Открытые системы. 2003. № 4.
7. &>ломон M.Ó. BI и BSC: связь между ними I Пер. Intersoft Lab http:II www.iso.ruIjournalIarticles
В. Постановка и автоматизация стратегического управления на основе системы сбалансированных показателей (CŒ, Balanced Scorecard, BSC) I «ИНТА-Л EB : Навигатор» www. intalevnavigator. ru
9. &ирли Э. Koрпoрaтивные хранилища данных: Планирование, разработка, реализация I Пер. с англ. M.: bk^-ямс, 2001. Т. 1.
10. Управление предприятием с помощью системы Balanced Scorecard II Финансовый директор. 2003. № 3.
11. Федоров А., Елманова Н. Bведе-ние в OLAP II Koмпьютер-Пресс. 2001. № 4—12.
Барсегян А.А, ^приянов M.C., Cre-паненко B.B., Холод И.И. Технологии анализа данных Data Mining, Visial Mining, Text Mining, OLAP: учеб. пособие. ОТб.: БXB-Петербург, 200В.
Рис. 3. Схема «звезда» подсистема «Учет обучения студентов» ИАС «ВУЗ»
Экономика, Статистика и Информатика Ti №3, 2008
