Порядок возмещения расходов на ГСМ при использовании работником личного транспорта для служебных целей Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Бухгалтерский учет в бюджетных Accounting in Budgetary

и некоммерческих организациях 2 (2017) 19-21 and Non-Profit Organizations

ISSN 2311-9411 (Online) Бухгалтер и закон

ISSN 2079-6714 (Print)

ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ НА ГСМ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ РАБОТНИКОМ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЕЙ

Наталья Витальевна МИЛЛЕР

аудитор,

Аудиторско-консалтинговое партнерство Маминой, Екатеринбург, Российская Федерация

История статьи:

Принята 01.12.2016 Одобрена 27.12.2016

Ключевые слова: личный транспорт, личный автомобиль, компенсация, возмещение затрат, служебные цели, командировка, норма, ГСМ, сумма

Аннотация

В данной статье рассмотрены изменения законодательства РФ в части, касающейся порядка возмещения расходов на горюче-смазочные материалы при использовании работником личного транспорта для служебных целей. Проанализированы правовые и нормативные акты, влияющие на порядок возмещения расходов на горюче-смазочные материалы работнику. Даны пояснения по начислениям компенсаций на такие выплаты, обоснована правовая база.

© Издательский дом ФИНАНСЫ и КРЕДИТ, 2016

В соответствии с нормами статьи 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах своего личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (при условии их документального подтверждения). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах по налогу на прибыль на дату их выплаты в размере, предусмотренном письменным соглашением с работником (подп. 4 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса Российской Федерации).

И компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником, не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами (см. письма Минфина России от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15@, Минтруда России от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ред. от 29.12.2015) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

Итак, казалось бы, все просто: работник с согласия работодателя едет в служебную поездку на своем личном автомобиле, ему выплачивается компенсация за использование автотранспортного

средства и возмещаются расходы, связанные с использования автомобиля.

Однако «ложку дегтя в бочку с медом» вносит подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации, который ограничивает размер выплат компенсации за использование личного транспорта работника в служебных целях нормативами, установленными Правительством Российской Федерации.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92 эта сумма составляет 1 200-1 500 руб. для легковых автомобилей в зависимости от объема двигателя.

Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыль (см. письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-0306/1/39239).

Возникает вопрос соотношения затрат на горючесмазочные материалы (ГСМ), которые в отдельных случаях, например при командировках, могут быть существенными, и незначительных сумм компенсаций.

По мнению Минфина и ФНС России в суммах компенсации уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Поэтому дополнительного возмещения затрат в целях налогового учета не предполагается, несмотря на то что сотруднику возмещаются все фактические расходы при наличии подтверждающих

Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях

2 (2017) 19-21

Accounting in Budgetary and Non-Profit Organizations

документов (см. письмо ФНС России от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Стоит отметить, что указанную позицию в свое время разделял и Высший Арбитражный Суд Российской Федерации (см. решение от 14.09.2009 № ВАС-10278/09).

Данная точка зрения Минфина и ФНС России основана на положениях письма Минфина России от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок», в котором были установлены условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок.

Ключевым аспектом документа является утверждение, что в размерах компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля, а именно:

• сумма износа;

• затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Однако, начиная с 07.03.2014, приказом Минфина России от 21.10.2013 № 104н письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 было отменено.

Таким образом, аргумент о включении расходов на ГСМ в сумму компенсации не имеет под собой оснований, так как «старинное» письмо Минфина России от 24.07.1992 было единственным докуме нтом, в котором приве де н «калькуляционный» состав компенсации.

Следовательно, в настоящее время следует руководствоваться статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации, предусматривающей выплату работнику компенсации за использование и износ (амортизацию) личного транспорта, а также (то есть дополнительно, сверх величины компенсации) возмещение расходов, связанных с его использованием (при условии их документального подтверждения).

Таким образом, в связи с новыми обстоятельствами, связанными с отменой с марта 2014 г. письма Минфина России от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок», организация может учесть в расходах по налогу на

прибыль не только сумму компенсации за использование личного транспорта работника в пределах норматива (1 200 руб.), но и выплаченное возмещение фактически понесенных расходов работника, конечно, при наличии в трудовом договоре условия о выплате компенсации и дополнительном возмещении расходов на ГСМ, а также при наличии подтверждающих документов (путевые листы, чеки АЗС).

Существует позиция ряда экспертов и аудиторов, согласно которой организация «безболезненно» может признать в расходах по налогу на прибыль фактически понесенные затраты на ГСМ, например при поездке в командировку на личном транспорте, только при наличии действующего договора аренды автотранспортного средства между организацией и работником либо соглашения о выплате компенсации.

С этой позицией невозможно согласиться. Законодательство не содержит ограничений на этот счет. Для признания расходов на возмещение затрат по ГСМ, в том числе при поездке в командировку на личном транспорте, достаточно наличия должным образом оформленных подтверждающих документов и соответствующих условий о возмещении фактических затрат, установленных трудовым договором. Основания для признания таких расходов перечислены в под. 11 и 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации.

В рамках рассматриваемой ситуации всегда возникал вопрос, связанный с возможностью выплаты и налогового учета компенсации при использовании транспортного средства, которым работник управляет по доверенности.

В нормативных документах формально речь идет об использовании работниками личных транспортных средств в служебных целях. При этом в своих разъяснениях представители Минфина России разрешали учитывать выплату компенсаций по транспортным средствам, управляемым по доверенности в целях налогообложения прибыли (см. письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

На сегодняшний день уже нормативно закреплена возможность использования для поездок в командировку автотранспорта, который принадлежит не сотруднику, а третьим лицам, и управляется им по доверенности (см. постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления

Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях

2 (2017) 19-21

Accounting in Budgetary and Non-Profit Organizations

работников в служебные командировки» -изменения в п. 7 Положения).

Поэтому при поездках в командировку на автомобиле, управляемом работником по доверенности, организация может учесть расходы на ГСМ в фактических и документально подтвержденных суммах на основании подп.12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации. Но при этом не забудьте на сумму такой компенсации (при отсутствии у работника права собственности на автомобиль и управлении

им по доверенности) начислить страховые взносы и удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) ( см. письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542, письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение составляет управление автомобилем по доверенности, оформленным на супруга ( с упр угу ) р аб о тни ка, с о с то я ще м в зарегистрированном браке, так как в соответствии с Семейным кодексом Российской Федерации - это совместно нажитое имущество (ст. 34 Семейного кодекса Российской Федерации).

Список литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ.

2. Семейный кодекс Российской Федерации от 29.12.1995 № 223-ФЗ.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

4. Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний: Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ред. от 29.12.2015).

5. Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (ред. от 09.02.2004).

6. О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771.

7. Приказ Минфина России от 21.10.2013 № 104н.

8. Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.

9. Письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239.

10. Письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

11. Письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15@.

12. Письмо ФНС России от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199.

13. Письмо Минтруда России от 25.07.2014 № 17-3/В-347.

14. Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19.

15. Решение ВАС РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09.

16. Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228.

17. Письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542.

18. Письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812.