CC BY
100
ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Синеокая А.А.
Синеокая Агата Артемовна - студент магистратуры, кафедра интегрированных коммуникаций и рекламы, факультета рекламы и связей с общественностью, Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва
Аннотация: в статье рассматриваются и анализируется процесс организации и проведения выставочных мероприятий различного формата, а также раскрывается особенности и нюансы работы на выставках.
Также, в данной статье рассматривается участие в выставочных мероприятиях и их организация в экономическом и имиджевом аспекте на страны и города, в которых проводятся выставки. Ключевые слова: выставка, ярмарка, реклама, виды, значение.
Перед началом организации выставочного мероприятия, компания должна пройти длительный и серьезный процесс принятия решения о самом участии в выставке. Многие организации минимизируют этот этап до простого согласия от руководства, но по мнению многих специалистов - это важный и структурированный процесс, без которого не может быть дальнейшего успеха (см. рисунок 1). Только после принятия решения об участии, компания может переходить к планированию и дальнейшей организации.
Рис. 1. Технология принятия решения об участии в выставочном мероприятии.
*Источник: Стровский, Л. Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности: учеб. пособие для вузов / Л.Е. Стровский, Е.Д. Фролова, Д.Л. Стровский [и др.]; под ред. Л.Е. Стровского. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. - С.169
Любое выставочное мероприятие должно соответствовать определённым установленным стандартам то или иной страны. Поэтому, любая компания, планирующая участвовать в выставке, предоставляет организационный план выставочного проекта. В нем отражаются все этапы подготовки и проведения выставки, каждому из них свои организационные процедуры и документы рекламного, выставочного и правового характера. Все элементы организации и проведения выставочного мероприятия проходит в 11 этапов [4]:
1. Принятие решение о проведении выставочного мероприятия
2. Официальное объявление о проведении выставки/ярмарки
3. Создание структур управления над подготовкой выставочного мероприятия
4. Прием заявок на участие
5. Подготовительные мероприятия
6. Монтаж экспозиции
7. Открытие
8. Обеспечение рабочей программы
9. Официальное закрытие
10. Демонтаж экспозиции
11. Подведение итогов
Принятие решения о проведении выставки демонстрирует, что компания достигла определенных успехов в своей сфере, которые она собирается выставлять. На данном этапе, организации необходимо изучить ситуация и особое условия, в которых она сама находиться. В данном случае, объектами исследования являются:
• внутренняя конъюнктура (финансовые возможности компании для участия в выставке, наличие площадки, стенд, качество и запах продукции и т.д.);
• внешняя конъюнктура (конкурентный анализ, экономическая ситуация на своем рынке, политическая обстановка и т.д.).
Что касается официального заявления об участии, то данный этап проходит в короткие сроки (1-2 суток), путем обращения компании в специальные СМИ или через обращения в выставочный центр.
Прием заявок на участие проходит за определенный фиксированный срок. Функция данной заявки состоит в том, чтобы предварительно зарегистрироваться на мероприятие и забронировать выставочное место. Данный документ подтверждает согласие компании с правилами данной выставки.
Такой этап, как подготовительные мероприятия, считаются самыми масштабным и трудоемким среди всех остальных. Именно от четкой подготовки зависит весь дальнейший успех компании на выставочном мероприятии. Первой задачей, от которой идет дальнейшая работа - расчет бюджета. В список расходов включается денежные взносы организаторам, рекламные расходы, организация стенда, расходы на персонал и пр.
Важным финансовым аспектов для любой компании является аренда выставочного места и создание стенда на нем. По данным на 2010 год, в среднем, стоимость одного квадратного метра начинается от 150$, а размер стенда колеблется от 2 до 200 квадратных метров, сейчас же, эти показатели увеличены вдвое [1]. Данные расходы обычно занимают больше четверти расходов компании во время выставочной подготовки [2].
Далее, после решения всех финансовых и бюрократических вопросов, составляется выставочная программа (вырабатывается согласно целям и задачам, поставленными компанией) и выбираются экспонаты. При выборе экспонатов, компания должна учитывать ряд вопросов, перед тем как сделать окончательный выбор:
1. Соответствует ли продукт запросам целевой аудитории;
2. На какой продукт следует сделать главный акцент;
3. Учтены ли актуальные тенденции.
Также, на данном этапе необходимо продумать рекламное сопровождение. Обычно, на этапе предвыставочной деятельности, рекламное сообщение включает в себя различного вида рассылки-приглашения, рекламные объявления, подготовка POS-материалов и сувенирной продукции.
Монтаж экспозиции обычно занимает не больше одной недели и заканчивается не позднее чем за 24 часа до открытия выставки. Данный этап не менее важен для успеха выставки, так как стенд является визитной карточкой всей компании. Согласно ГОСТу 32608-2014, стенд - это унитарный комплекс площади и элементов конструкции, который организатор выставки предоставляет компании-экспоненту для демонстрации своих товаров/услуг. Стенды делятся на несколько базовых видов:
• открытый (состоит только из внутренних конструкций, все экспонаты видны, а сам стенд проглядывается насквозь);
• полуоткрытый (включает в себя наружные конструкции);
• закрытый (состоит полностью из наружных конструкций, для ознакомления с экспонатами, необходимо зайти внутрь).
Каждый стенд независимо от его вида или включает в себя три основных зоны:
1. Презентационную (демонстрационные поверхности, места с POS-материалами);
2. Подсобную (место для персонала, кухня, склад и т.д.);
3. Переговорную (столики для гостей, переговорные) [3].
Внешний вид стенда обязательно должен быть выполнен с учетом фирменного стиля компании. Мебель и презентационный инвентарь также должен соответствовать единому стилю компании. Наличие рекламных баннеров, экранов, аудио-сопровождения и других вариаций способствует привлечению внимания посетителей.
Такие этапы как открытие и обеспечение рабочей программы подразумевают под собой, уже непосредственно, рабочую деятельность на самой выставке.
На весь период работы на выставке должен быть расписан четкий план-график для каждого участника. Очень важно, чтобы все члены персонала были ознакомлены с перечнем своих обязанностей и особенно с экспонатами. Если выставляемые объекты сложны в демонстрации или их наличие больше минимума, то на стенде должно присутствовать более 2 сотрудников, остальные же, должны уметь рассказывать об экспонатах в общих чертах (основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, стоимость и пр.).
Необходимо грамотно проработать план коммуникации с посетителями выставки. Различные акции по стимулированию сбыта (лотереи, сувенирная продукция, каталоги и пр.) положительно влияют не только на последующие продажи, но и нам имидж всей компании.
Следующими этапами идет официальное закрытие и демонтаж экспозиции. На этапе демонтажа, сотрудники компании продают часть инвентаря и экспонатов или организовывают обратную транспортировку.
Что касается послевыставочной деятельности, подведения итогов, то данный этап может длить несколько месяцев. Работа начинается с анализа контактов, состоявшихся за весь выставочный период. Он включает в себя оценку деловых соглашений и заинтересовавшихся лиц; детализация полученных заказов; предоставление дополнительно запрошенных данных со стороны руководства.
После проработки полученных данных, руководство компании и ее сотрудники проверяют результаты участия. В это входит:
• ожидаемы и реальные затраты участия;
• расходы на рекламу;
• фидбек со стороны посетителей в СМИ и Internet;
• наблюдение за амплитудой изменений на рынке;
• контракты, заключенные в результате работы стенда.
Таким образом, детальная подготовка к выставочному мероприятию и кропотливая работа на стенде являются успешным решением задач по продвижению компании и ее продукции на рынке, укрепление делового имиджа и повышение конкурентоспособности.
Список литературы
1. Аренда выставочного места. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.expocentr.ru/ (дата обращения: 19.04.2021).
2. Грамматчиков Алексей. Ярмарки тщеславия // Еженедельный журнал «Профиль». 04/02.
3. Олвуд Д. Выставки: планирование и дизайн. Руководство для деловых людей, дизайнеров, устроителей и участников выставки / Д. Олдвуд, Б. Монтгомери; пер. с англ. - Новосибирск, 1991.
4. Романов А.А. Маркетинговые коммуникации: учебник / А.А. Романов, И.М. Синяева, В.А. Поляков. - М.: Вузовский учебник, 2016. - С. 328.
5. Стровский Л.Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности: учеб. пособие для вузов / Л.Е. Стровский, Е.Д. Фролова, Д.Л. Стровский [и др.]; под ред. Л.Е. Стровского. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. - С. 169.
