Научная статья на тему 'Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов'

Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
971
121
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Область наук
Ключевые слова
СРОК ХРАНЕНИЯ / ДОКУМЕНТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ / ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ 06.12.2011 № 402-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" / НАЛОГОВЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ / ПЛАТЕЛЬЩИКИ СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Лазукова Е.М.

В статье подробно рассматриваются порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов организации, а также сроки их хранения

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов»

ISSN 2311-9403 (Online) Бухгалтер и закон

ISSN 2079-6773 (Print)

ПОРЯДОК И СРОКИ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ И НАЛОГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Екатерина Михайловна ЛАЗУКОВА

эксперт службы правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер, Москва, Российская Федерация

История статьи: Аннотация

Принята 04.07.2016 В статье подробно рассматриваются порядок хранения бухгалтерских и налоговых

Одобрена 11.07.2016 документов организации, а также сроки их хранения

Ключевые слова: срок хранения, документы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс Российской Федерации,

плательщики страховых взносов

При установлении сроков хранения документов организации необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

— Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

— Налоговым кодексом Российской Федерации;

— Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;

— Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения - 5 лет.

Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения (срок хранения 3 года встречается достаточно редко), для других -большие сроки хранения, кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, общий срок хранения устанавливается равным 4 годам. Однако из этого правила существует ряд исключений.

Обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщики страховых взносов обязаны в течение 6 лет.

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике. Сроки нахождения документов в офисе организации не установлены. Такие сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ).

Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и

ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее -Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим еще раз, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения - 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других - большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению. Например, бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):

— сводная годовая (консолидированная) -постоянно;

— годовая - постоянно;

— квартальная - 5 лет (при отсутствии годовых -постоянно);

— месячная - 1 год (при отсутствии квартальных -постоянно);

— налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);

— декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 395 Перечня);

— налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);

— первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);

— переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);

— реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);

— документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);

— документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);

— акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации установлен четырехлетний

срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса Российской Федерации, являющиеся по отношению к подп. 8 п. 1 ст. 23 специальными н о р м ам и , о б я з ы в аю т п л ате л ь щ и ков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса Российской Федерации).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 Налогового кодекса Российской Федерации).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст. 256, 257 Налогового кодекса Российской Федерации). Статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым основным

средствам и нематериальным активам, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию Высшего Арбитражного Суда РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

убытков в виде сумм безнадежных долгов (подп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации, определения Высшего Арбитражного Суда РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;

убытков, поименованных в п. 2, 3 ст. 268 Налогового кодекса Российской Федерации, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно см. письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

— цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (подп. 2 п. 1 ст. 268 Налогового кодекса Российской Федерации);

— стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (подп. 2 п. 1 ст. 268, абз. 2 п. 2 ст. 254 Налогового кодекса Российской Федерации);

— цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (подп. 2.1 п. 1 ст. 268 Налогового кодекса Российской Федерации);

— стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 Налогового кодекса Российской Федерации.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (подп. 7 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса Российской Федерации). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса Российской Федерации (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или Налоговым кодексом Российской Федерации).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их

хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделения организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкр е тны е пр ав ила о р ганизации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» (ПБУ 1/2008), утвержденного: приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету»).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено.

Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по

личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Список литературы

1. Информация Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146-ФЗ.

3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ.

4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

5. О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования: Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

6. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

7. Об утверждении положений по бухгалтерскому учету: приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

8. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12.

9. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 09.06.2012 № ВАС-7081/12.

10. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

11. Письмо Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.

12. Письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104.

13. Письмо Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

14. Письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@.

15. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете: утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

16. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13.

17. Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

18. Постановление ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012.

19. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 74496/2012.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.