Порядок хранения и уничтожения документов Текст научной статьи по специальности «Право»

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Н.В. ВОРОНИНА,

кандидат экономических наук, главный специалист Отдела методологического обеспечения налогообложения ОАО «ЛУКОЙЛ»

Как известно, в процессе своей деятельности любая организация создает различные по ценности и значимости документы, количество которых напрямую зависит от ее размеров. Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы. Это предусмотрено ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных правовых актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть — к законодательству об архивном деле, часть — к законодательству о бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете и законодательстве о налогах и сборах.

Хранение документов в Российской Федерации регламентируется следующими нормативными правовыми актами (в их действующих редакциях):

- Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89);

- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс;

- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);

- Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (ст. 28);

- Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.00;

- Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур). Методические рекомендации (одобрены ЦЭПК Росархива 15.12.1996);

- Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552;

- постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве»;

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В 2003 г. вступил в силу ряд документов, так или иначе касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст и вступил в силу с 1 июля 2003 г.

Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности коммерческих организаций, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда России и других архивных документов, и корреспондирует с правом государства в лице своих уполномоченных органов требовать хранения соответствующих документов.

Основным законодательным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от

22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ), вступивший в силу со дня официального опубликования — 25.10.2004. Он регулирует правоотношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества.

В соответствии с положениями ст. 3 Закона № 125-ФЗ под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. В свою очередь, под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

При этом под Архивным фондом РФ понимается исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Согласно Указу Президента России от 17.03.1994 № 552 было утверждено Положение об Архивном фонде РФ (далее — Положение). Согласно Положению документы Архивного фонда РФ делятся на государственную и негосударственную части.

Документы негосударственной части Архивного фонда РФ формируются из архивных документов, принадлежащих на праве собственности

общественным и религиозным организациям (объединениям), коммерческим организациям (хозяйственным товариществам, акционерным обществам, обществам с ограниченной ответственностью, за исключением ГУПов), физическим лицам.

На основании п. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ организации и физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными российским законодательством. Так, данные перечни утверждаются уполномоченным государственным органом в области архивного дела (п. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ) и иными федеральными государственными органами и государственными органами субъектов для подведомственных организаций, так называемые ведомственные перечни (п. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ).

При этом порядок исполнения обязанности по хранению архивных документов и по применению сроков хранения, предусмотренных в перечнях, зависит от статуса коммерческой организации. Важным квалифицирующим признаком является включение конкретной организация в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (п. 2 ст. 20 Закона № 125-ФЗ). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

После того как архивные документы коммерческих организаций (источников комплектования) признаны документами Архивного фонда РФ, их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (п. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Не являющиеся источниками комплектования коммерческие организации не проводят экспертизы ценности архивных документов и по истечении временных сроков хранения, указанных в перечнях и иных нормативных актах, вправе уничтожить эти документы. Однако на них в обязательном порядке распространяются постоянные сроки хранения, установленные в корпоративном законодательстве (Закон об акционерных обществах, Закон об обществах с ограниченной ответственностью), а также сроки, установленные другими нормативными правовыми актами.

Следовательно, порядок исполнения обязанности коммерческой организации по хранению архивных документов зависит от включения конкретной коммерческой организации на основании соответствующего договора в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. При этом документы, обязанность по хранению которых в организации корреспондирует с правом государства требовать такого хранения, подразделяются на две категории: архивные документы и документы Архивного фонда.

Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти, внутренними документами организации (п. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Ряд архивных документов у организаций-источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности эк-спертно-проверочными комиссиями, формируемыми из представителей уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ, государственного, муниципального архива и собственника или владельца архивных документов.

По итогам экспертизы некоторые документы могут быть отобраны и включены в состав документов Архивного фонда РФ. В этом случае уничтожение таких документов не допускается (п. 2 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Данные документы признаются документами Архивного фонда РФ, находящимися в частной собственности, и могут либо храниться самой организацией, либо быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук.

Архивные документы, которые не подлежат экспертизе, и которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или внутренними правилами организации.

Следовательно, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов заключается в следующем:

- проверка требований нормативных правовых

актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

- хранение документов;

- для организаций-источников комплектования - по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта РФ в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда РФ;

- хранение документов Архивного фонда РФ либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;

- архивные документы, которые не были вклю -чены в состав документов Архивного фонда РФ, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами;

- для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении установленных временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранятся в архиве организации;

- архивные документы, в отношении которых установлены постоянные сроки хранения, подлежат постоянному хранению с учетом положений корпоративного законодательства. Документы, образующиеся у государственных

и муниципальных унитарных предприятий, относятся, соответственно, к федеральной собственности, собственности субъекта РФ либо к муниципальной собственности. Согласно п. 6 ст. 7 Закона № 125-ФЗ все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, подлежат обязательной экспертизе ценности документов. При этом до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение этих документов запрещается.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (п. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ). На настоящий момент таким федеральным органом является Федеральное архивное агентство.

В соответствии с положениями постановления Правительства РФ от 07.04.2004 № 177 (в действующей редакции) «Вопросы Федерального архивного агентства» Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ. Постановлением

Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве.

До этого уполномоченным федеральным органом в области архивного дела была Государственная архивная служба России (Росархив), положение о которой было утверждено Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, учета и использования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Решение научно-методологических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (далее — ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

Прежде ЦЭПК действовала при Росархиве. Так, 15.12.1996 ЦЭПК Росархива были одобрены Методические рекомендации по отбору на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур).

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела в пределах их компетенции. В Москве в соответствии с положениями постановления Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела является Главное архивное управление г. Москвы (Главархив Москвы), имеющее свои структурные подразделения в каждом административном округе Москвы.

Согласно п. 5 ст. 6 Закона № 125-ФЗ экспертиза ценности документов проводится совместно с представителями собственника или владельца данных документов.

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций, явля-

ется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденные Ро-сархивом от 06.10.2000 (в действующей редакции, далее — Перечень).

Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов, как, например, в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс, либо в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Законе о бухгалтерском учете.

Например, в п. 1.4 Перечня предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций.

Перечень построен по функциональному принципу и состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций, свойственных им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности или форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам деятельности организаций.

Далее, указания на документы в разделах и подразделах Перечня расположены в статьях по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Перечень не содержит в статьях конкретных наименований документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документов.

Например, разд. 1 «Организация системы управления» включает пять подразделов: «Распорядительная деятельность», «Организационные основы управления», «Контроль», «Правовое обеспечение деятельности», «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов», к которым отнесены соответствующие группы документов. Так, к подразделу «Контроль» в ст. 50 отнесены заключения ревизионной комиссии, аудитора, подлежащих постоянному хранению (отметка «пост.»), в ст. 52 — журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний), подлежащих хранению не менее 5 лет, и т. д.

При определении порядка применения Перечня необходимо четко различать две категории коммерческих организаций: организация-источник комплектования государственных архивов и организация-не источник комплектования государственных архивов.

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

Следует обратить внимание, что Перечень не содержит в статьях конкретных наименований документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:

- документы, которые должны храниться определенное время, т. е. документы с временным сроком хранения;

- документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения, т. е. сроки хранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используются абсолютно всеми организациями.

Как правило, срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.

Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности, причем разные авторы по-разному определяют начало течения срока хранения документов (см. таблицу).

Другие авторы утверждают, что расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 г., начинается с 1 января 2005 г. Именно эта точка зрения и подтверждается Перечнем: согласно п. 2.9 Указания по применению Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Исчисление срока хранения

документов, если иное не установлено в Положении, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения. Например, лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организации лицевых счетов в течение такого же срока хранятся документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости) и о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

В то же время образцы подписей материально ответственных лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее 1 года.

В течение только 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписку о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка, возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело. К ним относятся следующие документы:

- бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т.д.);

- оборотные ведомости;

- первичные документы и приложения к ним, в которых зафиксирован факт совершения

Сроки хранения документов

Вид документа Начало отсчета срока хранения

Договора с контрагентами, имущественного страхования, с аудиторами и т.п. После истечения срока договора

Кредитные договора и договора займа С момента погашения задолженности по указанным договорам

Договора о полной материальной отетственности После увольнения материально ответственного лица

Книги, журналы, карточки учета до говоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, опера ционных) После окончания срока действия последнего договора

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах После снятия с учета

Лицевые счета акционеров После перехода права собственности на акции к другому лицу

Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений После ликвидации основных средств

Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС С даты последней записи в них

хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);

— документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и другие (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);

— документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости);

— доверенности на получение материальных ценностей;

— документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);

— книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов, счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия. Документы с временным сроком хранения,

которые имеют отношения к указанным событиям, нужно хранить до завершения проверки или до принятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже если срок хранения, установленный Перечнем по этим документам, уже истек.

В соответствии с п. 2.11 Указания по применению Перечня снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Согласно п. 3.1 Указания по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций-источников комплектования) по согласованию с ним.

Пунктом 3.2 Указания по применению Перечня установлено, что в своей работе ЭК руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления

архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Таким образом, ни в федеральных законах, ни в Перечне нет указаний на обязательное уничтожение документов: в них установлены минимальные сроки хранения документов, и может иметь место повышение сроков хранения при наличии специфических особенностей деятельности организации.

Экспертная комиссия компании на основании нормативных документов (в том числе и НК РФ) должна проводить экспертизу ценности документов, в том числе их необходимость для последующего возможного подтверждения расходов, понесенных компанией.

В связи с тем, что в Перечне не указано, в связи с какими специфическими особенностями деятельности организации могут продлеваться сроки хранения документов, установленные перечнем, под такими особенностями можно подразумевать и наличие расходов, момент принятия которых в налоговом учете превосходит установленный срок хранения первичных документов, подтверждающий данные расходы.

По таким документам ЭК компании должен быть сделан вывод о необходимости их дальнейшего хранения в соответствии с требованиями НК РФ. Поскольку ЭК определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, то при определении такого порядка ЭК компании следует предусмотреть увеличение срока хранения документов, подтверждающих операции, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов в более поздние периоды, чем соответствующие операции отражаются в бухгалтерском учете. Для таких документов срок хранения в соответствии с положениями ст. 23 НК РФ должен составлять не менее 4 лет после того как эти документы были использованы или служили основанием для исчисления и уплаты налога.

Согласно положениям п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные докумен-

тами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Следовательно, организация может признать расходы для целей налогообложения только при наличии подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Уничтожение документов по истечении сроков их хранения не может служить основанием для принятия в качестве расходов затрат, не подтвержденных документально. Об этом свидетельствует и судебная практика (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.04.2005 № А42-5316/04-1).

Согласно п. 2.5 Указания по применению Перечня для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Следовательно, ЭК (соответствующим сотрудникам компании, в чьи должностные обязанности входит экспертиза документов и определение сроков их хранения или направление на уничтожение согласно порядку, определенному ЭК) необходимо проводить экспертизу документов и решать вопрос о дальнейшем хранении (уничтожении) документов применительно к каждому отдельному документу, а не по признакам формирования дел. Такой подход должен применяться ко всем документам организации.

Временные сроки хранения документов, т. е. 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, указанные в Перечне, применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения должен применять унитарными предприятиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и коммерческими организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, которые не являются источниками комплектования архивов, т. е. документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Такие документы они должны хранить не менее 10 лет (в соответствии

с п. 2.4.2 Указания по применению Перечня). По истечении 10 лет им необходимо руководствоваться при принятии решения о постоянном хранении документов положениями корпоративного законодательства, императивно установившими постоянные сроки хранения некоторых документов.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают ЭК архивных органов. Однако данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении документов данной организации.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

При определении сроков хранения документов, возникающих в процессе деятельности акционерных обществ, необходимо в первую очередь руководствоваться ст. 89 Закона об акционерных обществах, установившей перечень документов, подлежащих обязательному хранению по месту нахождения исполнительного органа акционерного общества.

Более детальный порядок и сроки хранения документов акционерных обществ определены постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее - Положение). Этим же нормативным правовым актом ФКЦБ России установлен дополнительный перечень документов, подлежащих хранению в акционерных обществах, а также порядок уничтожения документов акционерных обществ по истечении сроков их хранения.

При решении вопроса о сроках хранения и порядке уничтожения документов акционерных обществ, не вошедших в перечень документов, перечисленных в Законе об акционерных обществах и Положении, необходимо руководствоваться ранее указанным Перечнем.

В соответствии со ст. 89 Закона об акционерных обществах и Положением акционерные общества обязаны хранить следующие документы: - решение об учреждении (создании) общества,

договор о создании общества, договор о присо-

единении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс;

— устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества;

— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

— решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами;

— внутренние документы общества (положение об общем собрании акционеров, положение о совете директоров, положение об исполнительном органе и др.);

— положение о филиале или представительстве общества;

— годовые отчеты общества;

— документы бухгалтерского учета общества;

— отчеты независимых оценщиков;

— документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): сводной (консолидированной) годовой, годовой, квартальной, месячной;

— протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества;

— протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества;

— протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента); бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

— списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с

требованиями Федерального закона об акционерных обществах;

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

— ежеквартальные отчеты эмитента: за первый, второй, третий, четвертый кварталы финансового (отчетного) года; иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом об акционерных обществах, иными федеральными законами;

— описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества;

— акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению;

— иные документы, предусмотренные Федеральным законом об акционерных обществах, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные иными нормативными актами. В частности, к иным нормативным актам относится ранее указанный Перечень.

В зависимости от ценности и значимости документов, образующихся в деятельности акционерных обществ, Положением установлены различные сроки хранения документов. Самый короткий срок — у месячной бухгалтерской отчетности. Ее можно унитожить через год после сдачи. Такой же временной лимит установлен для документов, которые содержат информацию, подлежащую опубликованию в соответствии с Законом об акционерных обществах (например, сообщения о реорганизации и ликвидации, сообщения о проведении общего собрания акционеров и т.д.). Не менее пяти лет следует хранить ежеквартальные отчеты эмитента за второй, третий, четвертый кварталы финансового года, отчеты независимых оценщиков и квартальные бухгалтерские балансы самого общества, а также документы первичного бухгалтерского учета. Остальные документы (около 20 разновидностей) следует хранить постоянно.

Кроме того, в Положении установлено, что ряд документов должен храниться в акционерном обществе в соответствии со сроками, установленными в Перечне. К числу таковых относятся: документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; иные документы, предусмотренные уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного

совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ. Анализ положений Перечня позволил установить, что для перечисленных выше документов предусмотрены различные сроки хранения: от 1 года до постоянного хранения. Конкретные сроки их хранения акционерные общества устанавливают самостоятельно.

При этом, как уже отмечалось, для акционерных обществ, не являющихся источником комплектования государственных архивов, документы с отметкой «пост.» подлежат хранению не менее 10 лет, а затем могут быть уничтожены либо продолжать храниться в архиве организации.

Установленные в Положении сроки хранения документов, образующихся в деятельности акционерных обществ, являются минимальными сроками, в течение которых акционерные общества обязаны хранить свои документы. В Положении установлено, что уставом акционерного общества или его внутренними документами, регулирующими порядок хранения документов общества, могут быть определены более длительные сроки хранения документов акционерного общества.

Согласно требованиям Положения акционерные общества должны хранить документы в соответствии со следующим порядком.

1. Акционерные общества обязаны хранить документы по месту нахождения своего исполнительного органа.

2. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.

3. Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.

4. Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах.

5. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.

6. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден

единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.

7. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.

8. До передачи в архив общества подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

9. Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

10. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.

11. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.

12. Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения,

а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

13. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

14. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

15. Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

Согласно Положению для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности акционерного общества, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается ЭК. Председателем ЭК, как правило, называется один из руководителей общества.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

В качестве форм описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, форм номенклатуры дел, формы акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению можно использовать формы, установленные в приложениях к Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

В рамках проведения экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговремен-

ного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

Для организаций, которые являются источником комплектования государственных архивов, необходимо учитывать нормы разд. 3 указаний по применению Перечня. В частности, экспертиза ценности документов, т. е. тех, у которых стоит отметка «ЭПК», утверждение описей дел и актов о выделении дел к уничтожению производится с разрешения и согласия архивных органов.

Организации, которые не являются источником комплектования, руководствуются Положением ФКЦБ России, Перечнем, однако, участие архивных органов при экспертизе ценности документов с отметкой «ЭПК» не требуется.

В целях гарантированного сохранения доку-ментационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.

Дела, включенные в утвержденный акт уничтожения документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

С учетом положений 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Однако именно такой порядок уничтожения документов не обязателен для организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов.

Что касается правил хранения документов с точки зрения бухгалтерского учета, наиболее общие вопросы хранения таких документов изложены в ст. 17 Федерального закона от21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в действующей редакции).

С учетом положений п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с архивным законодательством, но не менее 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Более подробно порядок хранения бухгалтерских документов в организации изложен в разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение № 105).

Так, п. 6.2 Положения № 105 гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно следует отметить, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в позволяющих обеспечить их сохранность сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подоб -раны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но во избежание их утери подшитыми в папках.

Организация работы по соблюдению сохранности первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером организации.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

При определении порядка хранения и уничтожения архивных документов бухгалтерского учета акционерного общества необходимо руководствоваться Положением и разд. 3 Указаний по применению Перечня.

Как и в общем порядке, порядок организации хранения и отбора документов на уничтожение за-

висит от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов. Для тех организаций, которые являются источником комплектования, необходимо учитывать нормы разд. 3 Перечня. Так, экспертиза ценности документов, утверждение описей дел и актов о выделении дел к уничтожению производится с участием, с разрешения и согласия архивных органов.

Организации, которые не являются источником комплектования, руководствуются Положением и Перечнем, порядок применения которых описан выше, и участие архивных органов при экспертизе ценности документов с отметкой «ЭПК» не требуется.

Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами Росархива, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Так, дополнительные указания по хранению некоторых документов бухгалтерского учета содержит НК РФ (п. 1 ст. 23, ст. 87): налогоплательщик обязан в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

Относительно хранения и уничтожения документов в обществах с ограниченной ответственностью можно отметить следующее. Перечень документов, подлежащих постоянному хранению для них, дан в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Так, ООО обязано постоянно хранить следующие документы:

- учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

- протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

- документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- внутренние документы общества;

- положения о филиалах и представительствах общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

— протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;

— списки аффилированных лиц общества;

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

— иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

В отношении других документов, если иные сроки не установлены в законодательстве о бухгалтерском учете, ООО должно, как и другие организации, руководствоваться Перечнем.

В соответствии с положениями ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на имущество, закрепленное за ней собственником. В форме унитарных предприятий могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия. Имущество унитарного предприятия, в том числе документы, образующиеся в процессе их хозяйственной деятельности, принадлежит на праве собственности Российской Федерации, субъекту Российской Федерации или муниципальному образованию.

На основании положений п. 6 ст. 6 Закона № 125-ФЗ экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение указанных документов запрещается. При этом п. 4 ст. 11 Закона № 125-ФЗ устанавливает, что в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности.

Эта норма корреспондирует также с п. 3 ст. 28 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных

предприятиях», которая устанавливает, что при ликвидации унитарного предприятия документы, предусмотренные п. 1 данной статьи, передаются на хранение в государственный архив в установленном законодательством РФ порядке.

Перечень подлежащих хранению в унитарных предприятиях документов приведен в ст. 28 вышеуказанного Федерального закона.

Унитарное предприятие должно хранить следующие документы:

— учредительные документы унитарного предприятия, а также изменения и дополнения, внесенные в учредительные документы унитарного предприятия и зарегистрированные в установленном порядке;

— решения собственника имущества унитарного предприятия о создании унитарного предприятия и об утверждении перечня имущества, передаваемого унитарному предприятию в хозяйственное ведение или оперативное управление, о денежной оценке уставного фонда государственного или муниципального предприятия, а также иные решения, связанные с созданием унитарного предприятия;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию унитарного предприятия;

— документы, подтверждающие права унитарно -го предприятия на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы унитарного предприятия;

— положения о филиалах и представительствах унитарного предприятия;

— решения собственника имущества унитарного предприятия, касающиеся деятельности унитарного предприятия;

— списки аффилированных лиц унитарного предприятия;

— аудиторские заключения, заключения органов государственного или муниципального финансового контроля;

— иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, уставом унитарного предприятия, внутренними документами унитарного предприятия, решениями собственника имущества унитарного предприятия и руководителя унитарного предприятия. Унитарное предприятие обязано хранить перечисленные документы по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом унитарного предприятия месте. При хранении документов унитарные предприятия должны, как и другие организации, руководствоваться Перечнем.

Экспертиза ценности документов, т. е. документов, имеющих отметку «ЭПК», утверждение описей дел и актов о выделении дел к уничтожению производится с участием, с разрешения и согласия государственных или муниципальных архивных органов.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения противозаконно и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20 КоАП РФ, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП РФ рассматриваются мировыми судьями.

Согласно положениям ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда. При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 19.06.00 № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» базовая сумма, применяемая для исчисления штрафов, размер которых в соответствии с законодательством РФ, определяется в зависимости от минимального размера оплаты труда, устанавливается в размере 100 руб.

С учетом п. 3 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Приказом Росархива от 18.02.2002 № 18 утвержден Перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях.

Должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом, также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ: ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ «Неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего

государственный надзор (контроль)»: ч. 1 ст. 19.5 «Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль)»; ст. 19.6 «Непринятие мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения»; ст. 19.7 «Непредставление сведений (информации)».

По указанным статьям установлены следующие санкции:

- неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль) в сфере архивного дела, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ) влечет за собой ответственность в форме предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц - от 10 до 20 минимальных размеров оплаты труда;

- невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений архивного законодательства (ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - от 10 до 20 минимальных размеров оплаты труда или дисквалификацию на срок до трех лет, а на юридических лиц - от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда;

- непринятие по постановлению (представлению) органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения (ст. 19.6 КоАП РФ), влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда;

- непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде (ст. 19.7 КоАП РФ), влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда; на

юридических лиц — от 30 до 50 минимальных размеров оплаты труда. Статьей 27 Закона № 125-ФЗ также установлено, что «юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.

В этом случае расходами организации по хранению документов будет оплата услуг архива по указанному договору. Услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, которые оказывают архивные учреждения, освобождены от НДС (подп. 6 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому вся сумма, перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Если же администрация организации решила самостоятельно хранить документы, то рекомендуется разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Этим документом может быть, например, Положение о хранении документов, утвержденное приказом генерального директора. В нем необходимо определить следующее:

— виды документов, подлежащих обязательному хранению;

— структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;

— порядок поступления документов на хранение;

— сроки хранения;

— порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;

— меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;

— порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;

— другие вопросы.

Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей архивной службы, а также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем необходимо разработать Положение об ЭК, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (п. 3.1 Указания по применению Перечня). Положение

утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, т. е. систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел. Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке.

По общему правилу, обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу.

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должна быть утверждена руководителем предприятия или лицом, которому это вменено в обязанности руководителем.

Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную их сохранность, а также предохраняющих их от пыли и воздействия тепла и солнечного света.

Для организации, которая имеет собственный архив, основные затраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.

Ежегодно на основании номенклатуры дел ЭК выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Использовать в хозяйственной деятельности (например, в качестве черновиков) документы, подлежащие уничтожению, нельзя. Документы, срок хранения которых истек, передаются на переработку специализированной организации или по решению ЭК уничтожаются самой организацией.