ПОЛНАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

УДК 004

Данилова В.В.

студент 1 курса магистратуры факультета информатики и робототехники Уфимский государственный авиационный технический университет (Россия)

ПОЛНАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Аннотация: в статье определена необходимость разработки информационной системы учета рабочего времени сотрудников предприятия. Для формирования понятия о сущности самого процесса дано описание и приведена мнемосхема существующего процесса, а также построена схема алгоритма работы пользователя в системе, фрагменты которой представлены в статье. В результате выполнения работы приведены скриншоты системы.

Ключевые слова: информационная система, учет рабочего времени, табель, график отпусков, график работ, приказ о предоставлении отпуска.

Введение

Одним из направлений деятельности любого предприятия является управленческая деятельность: общее административное регулирование деятельности предприятия, оценка потребности в рабочей силе, ее подбор и найм, подготовка специалистов и руководящих работников, повышение их квалификации. Основную работу по этому направлению выполняет отдел кадров. Одной из главных обязанностей сотрудника этого отдела является контроль состояния трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдения работниками правил внутреннего и трудового распорядка (ведение табеля учета рабочего времени).

Ведение учета рабочего времени - это выявление и фиксация выходов на работу, фактически отработанного каждым работником рабочего времени [1]. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.

В качестве объекта исследования рассматривается предприятие ООО «СТАН» в городе Стерлитамак. Это крупнейшая российская интегрированная компания в сфере проектирования и производства станкостроительного оборудования, которая имеет 7 производственных площадок по всей России.

При исследовании процесса учета рабочего времени сотрудников предприятия ООО «СТАН» было отмечено, что для реализации поставленной задачи на данном предприятии отсутствует автоматизация данного процесса: все работы выполняются либо вручную, либо в пакетах Microsoft Office, из-за чего тратится много времени на составление документов, а также периодически наблюдаются некоторое количество ошибок в работе.

Помимо этого, при ведении учета рабочего времени требуется автоматически считывать данные с системы контроля. Система контроля - электронная база пропусков, установленная на проходной предприятия, в которой содержатся данные о сотрудниках (Ф.И.О., фото, должность и отдел) и времени прихода (ухода) на работу. Эти данные необходимо использовать для формирования табеля.

Также требуется, чтобы ИС позволяла экспортировать формируемые документы в форматах Excel, Word

и PDF.

Для реализации данных требований готовые программные продукты не подходят, и по этой причине необходимо спроектировать и внедрить новую ИС учета рабочего времени сотрудников предприятия ООО «СТАН».

В этом и состоит актуальность и практическая ценность выбранной темы.

Таким образом, цель данной работы - это автоматизация процесса учета рабочего времени сотрудников предприятия ООО «СТАН».

Задачи исследования:

- провести анализ предметной области: описать и построить мнемосхему существующего бизнес-процесса;

- описать задачу для проектирования ИС: построить мнемосхему предлагаемого бизнес-процесса и схему алгоритма работы пользователя в ИС;

- отобразить в работе результаты проектирования ИС.

1. Анализ предметной области

Для решения задач исследования необходимо изучить существующий процесс учета рабочего времени (выделенный процесс до внедрения ИС) и определить задачи для проектирования информационной системы.

Учет рабочего времени на рассматриваемом предприятии начинается с того, что сотрудник отдела труда и зарплаты на основе определенной формы вручную составляет в конце каждого года график работ сотрудников, который подписывает исполнительный директор.

Помимо этого, раз в год, получив заявления от сотрудников на отпуск, работник отдела кадров вручную формирует график отпусков, и на его основе составляет приказ о предоставлении отпуска сотруднику предприятия. В результате, приказ и график отпусков подписывает исполнительный директор организации.

Основная задача при учете рабочего времени - это ведение табеля, который вручную формируется в конце каждого месяца (или в конце первой половины месяца, если необходимо выдать сотрудникам аванс). Для этого заполняется журнал, где записывается время, в которое пришел и ушел сотрудник, или отмечается его отсутствие на рабочем месте. Данное действие для каждого отдела предприятия выполняет табельщик структурного подразделения. На основе данного журнала составляется табель учета времени сотрудников, который подписывает сам табельщик и руководитель структурного подразделения.

Сотрудник структурного подразделения, при наличии необходимого документа (больничный лист, справка, заявление на отгул и т.д.) передает его в отдел кадров.

Сотрудник отдела кадров собирает табеля со всех подразделений предприятия, проверяет их, сводит в один документ, подписывает и передает в отдел труда и зарплаты.

В результате процесса, работник предприятия в отделе труда и зарплаты получает расчетный лист, в котором выписывается общая сумма зарплаты, её составляющие, все налоги и прочие отчисления.

Описанный процесс изображен на рисунке 1.

- сформированный приказ о предоставлении отпуска

- сформированный график отпусков

заявление на отпуск

- подписанный приказ

- подписанный график отпусков

Л

подписанный график работ

сформированный график работ

Исполнительный директор

Сотрудник структурного подразделения

документ

подписанным табель учета рабочего времени

Сотрудник отдела кадров

утвержденный табель учета рабочего времени

Руководитель структурного подразделения

общий табель

Сотрудник отдела труда и зарплаты

форма Т-6 форма для форма Т-7 составления форма Т-13 графика работ

сформированный

табель учета рабочего времени

Табельщик структурного подразделения

- журнал Справочник

- форма Т-13

расчетный лист

Рис. 1. Мнемосхема существующего процесса учета рабочего времени

Рассмотрев структуру исследуемого процесса, можно прийти к выводу, что учет рабочего времени крайне важен, так как в результате ведения табеля, в первую очередь, рассчитывается заработная плата каждого работника организации, а также выполняется анализ эффективности работы сотрудника.

Изучив существующий процесс учета рабочего времени, можно точно определить, какие задачи должна решить система:

1) ускорить процесс формирования документов;

2) исключить наличие ошибок, за счет автоматически заполненных документов;

3) считывать данные с системы контроля и автоматически заполнять табель учета рабочего времени;

4) экспортировать сформированные документы в выбранные форматы.

2. Описание задачи для проектирования ИС

Для решения вышеописанных задач, необходимо определить в каком порядке, и главное каким образом будет работать система.

Для ведения учета рабочего времени, в первую очередь, необходимо составить графики работ и отпусков, именно на их основе составляется табель учета рабочего времени:

- график работ. В данном документе указывается время работы каждого сотрудника;

- график отпусков необходим для распределения ежегодных отпусков каждого из работников.

Таким образом, при составлении табеля указываются дни, когда сотрудник находится в отпуске.

Графики отпусков и работ составляются раз в год с использованием ИС, но при определенных

обстоятельствах в течение года могут вноситься изменения. При формировании новых графиков или редактировании текущих вышеописанные документы передаются на подпись руководителю предприятия.

После того, как график отпусков сформирован и подписан, с помощью ИС составляются приказы о предоставлении отпуска работникам, которые также подписывает руководство предприятия.

151

Основной документ исследуемого процесса, табель учета рабочего времени, формируется 2 раза в месяц. Данную работу выполняет ИС самостоятельно: используя данные с системы контроля, она составляет табель за последний месяц (половину месяца) текущего года.

В результате руководитель структурного подразделения получает готовый табель по своему отделу.

Так как ИС не может учитывать самостоятельно причины отсутствия сотрудников (кроме отпуска), руководитель отдела имеет право внести изменения в табель.

После того, как вышеуказанный документ утвержден руководителем структурного подразделения и уполномоченным сотрудником отдела кадров, формируется общий табель учета рабочего времени и отправляется в отдел труда и зарплаты.

На основе общего табеля составляются расчетные листы для каждого сотрудника предприятия.

В результате решения задачи исследуемого процесса, персонал получает свою заслуженную заработную

плату.

Мнемосхема предлагаемого процесса учета рабочего времени с использованием информационной системы изображена на рисунке 2.

- сформированный приказ о предоставлении отпуска

- сформированный график отпусков

- подписанный приказ

- подписанный график отпусков

подписанный Исполнительный график работ директор

сформированный график работ

Сотрудник документ структурного подразделения

Сотрудник отдела кадров

табель учета рабочего времени

- график отпусков

- приказ о предоставлении отпуска работнику

- подписанный табель учета рабочего времени

Руководитель структурного подразделения

Сотрудник отдела труда и зарплаты

график работ общий табель

- форма Т-6

- форма Т-7

- форма Т-13

- форма для составления графика работ

Справочник

данные с системы контроля

расчетный лист

Рис. 2. Мнемосхема предлагаемого процесса учета рабочего времени

Следует отметить, что документы, которые формируются с помощью информационной системы, составляются по уже готовым формам, утверждённым Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. [2]:

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- график отпусков (форма № Т-7);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).

Для определения порядка работы в информационной системе, разработана схема алгоритма работы пользователя, выполненная по ГОСТ 19.701-90 [3]. Фрагмент схемы изображен на рисунке 2.

Перед тем как начать работу в системе пользователь выполняет авторизацию. Войти в систему можно в роли руководителя структурного подразделения, сотрудника отдела кадров и сотрудника отдела труда и зарплаты (рисунок 3).

Например, в роли сотрудника отдела кадров можно посмотреть табель учета рабочего времени, выбрав его вид (табель по всему предприятию, по структурному подразделению или по сотруднику), также распечатать или экспортировать (в формате Excel или PDF) его, просмотреть прикрепленные файлы (отсканированные табели со всех подразделений), распечатав их. Помимо этого, сотрудник отдела кадров может отредактировать или составить новый график отпусков, распечатать или сохранить в нужном формате (Word, Excel или PDF) выбранный вариант графика (график отпусков по всему предприятию, по структурному подразделению или по сотруднику), и составить приказ о предоставлении отпуска после того, как составлен новый график отпусков.

После того, как задачи для проектирования ИС поставлены и определен алгоритм работы пользователя в системе, можно приступить к созданию ИС, результаты которой представлены в следующем разделе.

3. Результаты проектирования ИС

В результате реализации поставленных задач были созданы экранные формы программы ИС «Учет рабочего времени» для предприятия ООО «СТАН», с системы контроля были считаны данные для заполнения табеля.

Таким образом, выполнив вход в роли, к примеру, руководителя структурного подразделения, пользователь имеет возможность посмотреть на автоматически созданный табель по своему отделу (рисунок 4). При этом, чтобы посмотреть табель по определенному сотруднику, необходимо выбрать Ф.И.О. сотрудника или его табельный номер. При необходимости руководителю, остается только отредактировать данный документ, если есть пропуски по уважительным причинам (рисунок 5).

| ИС "Учет рабочего времени"

^ Табеле Файл

Цопск по

С01ру!ШИХу

ФИО сотрчшка 0.111

Табельный номер сотр>змаа

I Вылод

Там ль учета рабочего временя 1а

ыай 2018 г

Отмени о нкхх н иехиах на работу по числам места

Номер по пори ку Фоши >Ьи Отчество Должность (специальность, профессии Табель иый номер 1 2 3 4 5 б 7 8 9 10 И 12 13 14 15

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

1 2 3 ___4__

Системный алминистра тор В В Я Я В В Я Я В Я Я В В Я Я

1 Сергее» Василий Григорьевич 024 8 8 8 7 8 8 8 8

я Я Я В В Я Я Я Я Я В В я Я Я

8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8

В В НН Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ

2 Иванов Петр Аркадьевич Программист 013 8

ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ я Я я я Я В в я Я Я

8 1 8 8 8 8 8 8

Рис. 4. Окно руководителя структурного подразделения (табель) При редактировании табеля пользователь должен выбирать Ф.И.О. (или табельный номер) сотрудника, период и причину отсутствия. В результате редактирования откроется обновленный табель учета рабочего времени.

Рис. 5. Окно «Редактирование табеля»

При выборе экспорта табель сохранится в выбранном формате. На рисунках 6-7 представлен готовый табель учета рабочего времени.

ТАБЕЛЬ учета

Номер по порядку Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках яа работу по числам месяца Отработано за

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 X половину месяца (I, Щ месяц

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 дни

часы

1 2 3 4 5 6

1 Сергеев В.Г.. системный администратор 024 В В Я Я В В Я Я В Я Я В в я Я X 8 20

8 8 8 7 8 8 8 8 X 63

Я Я Я В В Я Я Я Я Я В В Я Я Я Я 12 159

В В 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 96

2 Иванов П.А., программист 018 Б Б Б Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ X 1 10

8 X 8

ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я Я Я я Я В в Я Я Я Я е 80

8 8 8 8 8 8 8 8 8 72

3 Васильев Е.М., начальник отдела кадров 016 в В Я я В В Я Я В Я Я в в Я Я X 8 17

8 8 8 7 8 8 8 8 X 63

я Я Я В В Я К К К Я В в я Я Я Я е 135

8 в 8 8 8 8 8 8 8 72

Ответственное лицо

(должность) (личная подпись) (расшифровка подпнсн)

Рис. 6. Табель учета рабочего времени (страница 1)

(должность) (личная позлись) (расшифровка подписи)

Рис. 7. Табель учета рабочего времени (страница 2)

В результате проектирования ИС были построены экранные формы, на которых отображаются все доступные возможности для работы с документами такими как, табель учета рабочего времени, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска сотруднику предприятия и график работ.

Заключение

Таким образом, можно сделать вывод: при использовании проектируемой ИС время, затрачиваемое на составление документов, значительно сократится. Помимо этого, количество ошибок при ведении документов приблизится к нулю.

Список литературы

1. ГОСТ 19.701-90 Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения. - М.: Изд-во стандартов, 1991. - 26 с.: ил.

2. Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» [Электронный ресурс] -Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/onHne.cgi?req=doc&base=LAW&n=32449&dst=Ш0000000L -(дата обращения: 10.09.2018).

3. Энциклопедический словарь экономики и права - Учет рабочего времени [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://dic.academic.ru/dic.nsf/dic_economic_law/16900. - (дата обращения: 10.09.2018).