Подотчетный документооборот в бюджетном учреждении Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Документооборот в бухгалтерии

ПОДОТЧЕТНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

От автора

На мой взгляд, у многих крупных учреждений в рамках организации документооборота и принятых локальных нормативно-правовых актов есть удачные находки и решения, разработанные самостоятельно формы первичных и оправдательных документов, применяемых в работе, которые могут быть полезны профессионалам. При общении с коллегами я всегда стараюсь посмотреть их документы и расспросить, кто, как и что делает, собираю образцы документов разных учреждений и внимательно их изучаю — а вдруг что пригодится. Поэтому хочу поделиться накопленным опытом.

Для начала предлагаю порядок выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию. У нас в учреждении разработан компактный бланк выдачи денежных средств под отчет на командировочные расходы. Оплата билетов производится безналичным путем, заключен договор с организацией, по которому нам предоставляются билеты в централизованном порядке с определенной скидкой. В связи с тем, что существует сложная система тарифов на авиаперевозки, предполагающая возможность экономии денежных средств, учетной политикой по учреждению определено, что билеты могут приобретаться заранее, независимо от того, что за предыдущий авиабилет сотрудник учреждения еще не отчитался в связи с тем, что срок предыдущей командировки еще не наступил.

Порядок выдачи наличныхденежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию

1. Общие положения

Настоящий порядок выдачи наличныхденежных средств под отчет и оформления отчетов по

ГА. СЕЛЕЗНЕВА, заместитель главного бухгалтера Томского университета по методологии

их использованию (далее — порядок) разработан на основе действующего законодательства в целях упорядочения выдачи наличных денег сотрудникам из кассы организации и является локальным внутренним актом, обязательным для исполнения.

2. Выдача наличных денежных средств

2.1. Выдача наличных денежных средств сотрудникам (под отчет) может производиться для следующих целей:

• аванс на хозяйственно-операционные расходы;

• аванс на оплату командировочных расходов;

• в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственно-операционные расходы производится только в случаях крайней необходимости, когда невозможна оплата безналичным путем или в случаях, когда задержка оплаты может повлиять на непрерывность хозяйственной деятельности, а также в случаях необходимости произведения расчетов при нахождении вне места нахождения организации (командировки, стажировки, учебные практики, поездки на соревнования и т. д.).

В порядке возмещения произведенных из личных средств сотрудника расходов выдача наличных средств производится только в случае, если не было возможности выдать денежные средства на указанные расходы — при ликвидации и предотвращении аварийных ситуаций, при срочных незапланированных заранее командировках, в других экстренных ситуациях в случае признания данных расходов целесообразными.

2.2. Выдача денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на командировочные расходы производится с письменного разрешения ректора или лица, на это уполномоченного.

2.3. Выдача денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или платежным поручением на лицевой счет в банке, открытый сотруднику для перечисления заработной платы, на основании письменного заявления сотрудника.

3. Порядок оплаты командировочных расходов

3.1.Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам ведется согласно Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» и постановлению Правительства РФ от 02.10.2002 № 729.

3.2. Организация возмещает командированному сотруднику суточные расходы в размере, установленном действующим законодательством.

Организация возмещает командированному сотруднику расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, в пределах стоимости проезда, подтвержденных проездными документами. При проезде сотрудника к месту командировки железнодорожным транспортом возмещаются расходы на оплату за пользование постельными принадлежностями. Организация возмещает командированному сотруднику расходы на проживание в размере стоимости гостиничного номера в пределах суммы, указанной в оправдательных документах.

Оплата командировочных расходов производится только на основании оправдательных документов. Возмещение расходов, связанных с проездом к месту командирования и обратно в случае утери проездных документов оплачивается с письменного разрешения ректора из средств, остающихся в распоряжении учреждения после уплаты налога на прибыль в размере, не превышающем стоимость проезда железнодорожным транспортом (плацкартный вагон) или автобусным сообщением.

Оплата суточных и проживания в гостиничном номере производится по фактическим датам нахождения в командировке, но не более количества дней, указанных в приказе о направлении сотрудника в командировку. В случае необходимости командировка может быть продлена письменным распоряжением ректора или его заместителя.

Стоимость оформления багажа и сумму оплаты за провоз багажа сверх установленной нормы организация не возмещает.

При оформлении билетов на проезд авиатранспортом оплата билетов осуществляется преимущественно безналичным путем. Выдача билетов

производится из кассы на основании расходного ордера.

3.3. Для эффективного и экономного расходования средств учреждения в случаях, когда известны сроки командировок и стажировок, разрешается приобретение проездных билетов заблаговременно для возможности применения разных (льготных) тарифов на авиаперевозки. В соответствии с принципом экономности расходования ресурсов разрешается выдача под отчет денежных средств на приобретение проездных документов при наличии у подотчетного лица задолженности по ранее выданным авансам на командировочные расходы и хозяйственные нужды, если срок отчета за ранее выданные суммы не наступил.

Расходы на приобретение авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронный авиабилет), командированному работнику могут подтверждаться маршрутной квитанцией (распечаткой электронного билета на бумажном носителе), чеком, выданным при оплате электронного билета, посадочным талоном с указанием фамилии пассажира, маршрута, номера рейса и даты полета. Форма электронного билета должна соответствовать требованиям приказа Министерства транспорта РФ от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».

4.Требованиякдокументам, представляемым для подтверждения командировочных расходов при заграничных командировках

4.1. Выдача денежных средств на командировочные расходы при поездке за границу производится в валюте Российской федерации — в рублях.

Оплата командировочных расходов в рублях осуществляется по курсу Центрального банка РФ на дату представления авансового отчета. Может быть учтен курс валюты, в которой производились расходы на дату оплаты, если в документе об оплате указывается курс валюты на данную дату «Оплачено по курсу..».

Все оправдательные документы, прилагаемые к авансовому отчету, должны быть составлены на русском языке или переведены на русский язык, перевод должен быть заверен начальником отдела международных связей.

4.2. Оплата за проживание во время нахождения за рубежом производится в соответствии с представленными оправдательными документами в пределах сумм, утвержденных приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого

помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Оплата суточных производится в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ (приказ Минфина России от 12.11.2001 № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»). Расчет суточных осуществляется на основании отметки в заграничном паспорте о дате пересечения границы. Для подтверждения даты пересечения границы к документам, прилагаемым к авансовому отчету, прикладывается ксерокопия страниц паспорта с фотографией, фамилией и именем и страница со штампом пограничной службы о пересечении границы.

В случае если работник во время поездки приобрел билет, оформленный в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами для признания расходов могут являться распечатка электронного документа на бумажном носителе, посадочный талон (при авиаперелете) и чек, подтверждающий оплату. В случае проезда железнодорожным транспортом оправдательными документами являются распечатка электронного билета и чек, подтверждающий оплату (квитанция банкомата или другого платежного терминала, через который произведена оплата билета). В случае утери данного чека может быть предоставлена выписка с лицевого счета, заверенная банком, подтверждающая произведенную операцию по оплате приобретения билета.

5. Требования к первичным документам при оплате товаров, работ, услуг за наличный расчет

5.1. Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами — 100 тысяч рублей.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа — кассовый чек и товарный чек (накладная).

Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации, выдавшей чек;

• идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);

• заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);

• порядковый номер чека;

• дату и время покупки (оказания услуги);

• стоимость покупки (услуги).

На выдаваемом чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения.

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с ГМЭК по ККМ, с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;

• должность и личную подпись ответственного лица (продавца);

• штамп (печать) продавца.

Счет-фактура должен отвечать требованиям

положений пп. 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и выписывается по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

Иные документы при покупках за наличный расчет у организаций (договоры купли-продажи и т. п.) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен них.

При покупках за наличный расчет у граж-дан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы: кассовый чек плюс товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому ректором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.

Первичные документы, оформленные с нарушением требований данного раздела, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета требований настоящего порядка, должны быть возмещены им (внесены им в кассу).

6. Оформление авансовых отчетов

6.1. Сотрудники, получившие денежные средства под отчет, а также сотрудники, производившие хозяйственно-операционные расходы за счет личных средств, составляют авансовые отчеты по унифицированной форме с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании приобретенных материальных ценностей.

6.2. Нумерация авансовых отчетов производится бухгалтерией.

6.3. Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением требований разд. 3 настоящего порядка.

6.4. Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные руководителем организации, передаются в бухгалтерию при командировках — не позднее 3 дней после возвращения из командировки, при выдаче средств на хозяйственные и другие расходы— не позднее даты, указанной на заявлении на выдачу денег под отчет.

6.5. После проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов оформляется заявление на выдачу денежных средств согласно авансовому отчету сверх суммы полученного аванса, заявление подписывается у руководителя учреждения или его заместителя. На основании данного заявления оформляется расходный кассовый ордер или платежное поручение и оплачивается перерасход по

авансовому отчету (возмещение расходов, произведенных сотрудником из личных средств).

6.6. В случаях неполного использования подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу организации, а также в случаях непредставления авансового отчета в установленные сроки подотчетные суммы подлежат удержанию из заработной платы сотрудника, начиная с текущего месяца.

7. Последовательность согласования документов по выдаче подотчетных сумм

7.1. Заявление на выдачу денежных средств на командировочные расходы оформляются одновременно с приказом о направлении сотрудника в командировку на бланке, утвержденном приказом по организации (см. приложение 1).

Заявление на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы оформляется на бланке в соответствии с приложением 2.

7.2. Сотрудник, оформляющий заявление на выдачу денежных средств под отчет, указывает цели, на которые предполагается расходовать денежные средства. Заявление подписывается руководителем структурного подразделения, экономистом или бухгалтером, контролирующим расходы по смете данного структурного подразделения, вида деятельности или целевых средств, затем ректором или лицом, уполномоченным ректором выданной в установленном порядке доверенностью. На основании приказа о направлении в командировку и подписанного заявления на выдачу денежных средств сотрудник оформляет заказ билета у билетного кассира. Заявление на выдачу денежных средств передается в бухгалтерию.

Приложение 1

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ТГУ)

ПРИКАЗ

(распоряжение) о направлении работника в командировку

Форма по ОКУД по ОКПО 0301022

Номер документа Дата

Направить в командировку:

Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

наименование профессии (должность), наименование структурного подразделения

место назначения (страна, город, организация)

Сроком на С целью____

календарных дней с «____»

_20_____года по «_______»

_20____года

Командировка за счет средств______

Основание: служебное задание

служебное задание, другое основание (номер, дата)

Руководитель организации первый проректор

должность

С приказом (распоряжением) ознакомлен___________

подпись работника

инициалы, фамилия 20

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне под отчет на командировочные расходы сумму

Ректору_

200

_руб.

Приказ о направлении в командировку № ______

Сроком с_____________________ 200___г. по

200 г.

200 г.

Суточные 212_

Проезд 222_

Проживание 226_ Оргвзнос 290_

Другое

Сумму перевести на пластиковую карту, лицевой счет №__________________________________________________________________

(счет, сведения о банке)

Об израсходованной сумме обязуюсь представить авансовый отчет с оправдательными документами не позднее__________________________200_____г.

(подпись подотчетного лица)

Источник финансирования

(бюджетный, не бюджетный, грант, программа, подразделение, хоз. договор)

Руководитель структурного подразделения Бухгалтер (экономист)______________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Выдать аванс_

руб.______коп.

Ректор (проректор) ТГУ Гл. бухгалтер

Приложение 2

Ректору

от

(фамилия)

(имя)

(отчество)

(должность, структурное подразделение)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне под отчет на приобретение_______________________

руб.

Сумму перечислить на лицевой счет в банке №

(№ счета, сведения о банке)

Об израсходованной сумме обязуюсь представить авансовый отчет с оправдательными документами не позднее «________»___________________2008 г

(подпись подотчетного лица)

Источник финансирования

(бюджетный, не бюджетный, грант, программа, подразделение)

Руководитель

подразделения

по статье «_

по статье «_

по статье «

»

структурного

(подпись, расшифровка подписи)

Бухгалтер (экономист)_ Выдать__________________

(подпись, расшифровка подписи)

________________руб._________коп.

Руководитель ТГУ

(подпись, расшифровка)

Главный бухгалтер

(подпись, расшифровка)