CC BY
100
ФИО
Ларцев Александр Андреевич
Место работы, должность
ОАО «Газпром», главный специалист отдела конкурентных закупок работ
Электронный адрес
A.Lartsev@adm.gazprom.ru
Full name
Lartsev Alexander Andreevich
Place of employment, position
Open Joint Stock Company Gazprom contract competitive purchases department chief specialist
A.Lartsev@adm. gazprom.ru
Подходы к автоматизации системы управления закупками на конкурентной основе в коммерческой
структуре
Approaches towards automation of competitive purchases management systems in a business corporation
Or функционирования системы управления затопками на конкурентной основе напрямую зависят прибыли и рентабельность деятельности предприятия. В связи с этим увеличение эффективности системы за счет ее автоматизации -актуальная задача, стоящая перед любой организацией, заинтересованной в усилении своей конкурентоспособности. В данной статье рассматриваются различные подходы к автоматизации системы управления закупками на конкурентной основе, их преимущества и недостатки.
The efficiency of a company and its profits directly depend on the functioning of its competitive purchases management system Therefore the growth of the systems efficiency due to its automation is a timely task for any organization, concerned with its competitiveness. Hie following article reviews different approaches towards automation of competitive purchases management systems, their advantages and disadvantages.
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ, КОНКУРЕНТНЫЕ ЗАКУПКИ, СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ, ЭЛЕКТРОННЫЕ ТОРГОВЫЕ ПЛОЩАДКИ, ИНТЕГРИРОВАННЫЕ КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
AUTOMATED INFORMATION DATA SYSTEMS, COMPETITIVE PURCHASES, PURCHASES MANAGEMENT SYSTEM, ELECTRONIC TRADE MARKETS, INTEGRATED CORPORATE INFORMATION
DATA SYSTEMS
Основной целью предпринимательской деятельности является извлечение и поддержание необходимого уровня прибыли. Одним из основных факторов, определяющим эффективность этого процесса, является информационно-технологический фактор. Он определяет необходимость создания единого информационного пространства управления предприятием и обеспечения возможности его использования для принятия решения в реальном времени. Под единым информационным пространством понимается совоку пность информации, получаемой из внешней и внутренней информационной среды организации, необходимая для эффективного управления предприятием.
При этом используемая в профессиональной деятельности информация должна быть полной, достоверной, качественной и своевременной, а для ее обработки и вовлечения в процесс управления должны использоваться эффективные способы и методы. Такие методы тесно связаны с автоматизацией управленческой деятельности как процессом создания, внедрения и использования технических, программных средств и математических методов, предназначенных для автоматизированного сбора, хранения, поиска, переработки и передачи информации, используемой при управлении эргатическими системами. [1] На практике автоматизация управленческой деятельности осуществляется посредством внедрения различного рода автоматизированных информационных систем (АИС), которые позволяют обеспечить своевременность принятия решений, согласованных на разных уровнях управления, и повысить эффективность управления за счет оптимизации процессов обработки информации, а также улучшить информированность управляющей системы о состоянии управляемой, тем самым добиться роста производительности труда и сокращения непроизводственных потерь. [5] Функциональность АИС может охватывать автоматизацию обработки информации и информационную поддержку принятия управленческих решений как в рамках отдельных бизнес-процессов предприятия (например, производство, снабжение, продажи, управление персоналом и проч.) так и в рамках предприятия в целом, объединяя ряд или все бизнесс-процессы организации (тогда говорят об интегрированных корпоративных информационных системах предприятия - ИКИСП).
Управление закупками на предприятии - один из ключевых бизнес-процессов любой организации. Распространенной практикой в управлении скупками является применение конкурентных процедур, таких как конкурсы, аукционы (в т.ч. обратные), запросы предложений и проч. Управление закупками на конкурентной основе направлено на повышение конку рснтоспособности организации за счет приобретения необходимых ресурсов установленного качества, требуемого
количества, в нужное время, в нужное место и с наименьшими затратами. Эффективность скупок, осуществляемых посредством конку рентных процедур, по разным оценкам составляет от 8 до 25 процентов от начальной запланированной стоимости закупаемых товаров, работ, услуг. Одним из перспективных направлений оптимизации затрат и повышения эффективности управленческих процессов в организации является автоматизация бизнес-процесса управления закупками на конкурентной основе. Для сравнения, внедрение достижений информационных технологий (ИТ) в части электронной коммерции в сферу затопок для государственных нули развитых стран приводит к экономическому эффекту в 15 процентов за счет повышения уровня организации труда, консолидации закупок, минимизации цены закупки и сокращения злоупотреблений. [3, с.93] Постановка и выполнение данной задачи приводит к синергетическому эффекту, ведь внедрение системы управления закупками на конку рентной основе (СУЗКО) оптимизирует затраты организации, тогда как автоматизация процесса приводит к повышению эффективности самой системы, снижению затрат на ее функционирование и управление, усилению контроля. Вопрос автоматизации закупочной деятельности для ряда предприятий в РФ стал еще более актуальным с вступлением в силу нового федерального закон № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», который предусматривает право установления Правительством РФ перечня товаров, работ, услуг, закупки которых должны осуществляться в электронной форме. Данный факт определяет необходимость предприятий, деятельность по закупке которых регулируется вышеуказанным законом, заранее предусмотреть порядок и техническу ю возможность организации закупок по этому перечню в электронной форме. Организация, руководство которой приняло решение пойти по пути автоматизации своей СУЗКО, может осуществить данное мероприятие в соответствии со следующими подходами:
1. Стать участником электронной торговой плошадки (ЭТП), предоставляющей возможность осуществлять закупки в электронном виде средствами плошадки.
2. Заказать внедрение собственной корпоративной ЭТП на основе шаблона действующей либо интегрированной в действующую и лошадку или внедрить на предприятии разработанную шаблонную АИС конкурентными закупками.
3. Осуществить внедрение ИКИСП, решающей в т.ч. задачу автоматизации процесса закупок:
4. Заказать разработку и внедрение специализированной организацией уникальной АИС конкурентных закупок
Кавдый из вышеуказанных способов имеет как свои достоинства, так и недостатки.
ЭТП представляют собой многоуровневые комплексы информационных и технических решений, позволяющих взаимодействовать и осуществлять сделки покупателям и продавцам осредством электронных каналов связи. На российском интернет-пространстве действуют такие ЭТП как B2b-Center (и созданные на ее основе B2b-Encrgo. B2b-Стройка, В2Ь-Интехно и проч.), TenderPro, iTender-Бизнес, Trade.su и т.д. К достоинствам проведения закупок средствами ЭТП можно отнести:
1. Аутсорсинг системы закупок приводит к оптимизации затрат на персонал, занимающийся снабжением, а также позволяет существенно снизить административные расходы.
2. Использование стандартизированных и оптимизированных процедур закупок, выработанных на основе мировой практики и опыта специалистов подобных площадок.
3. Наличие большого количества участников ЭТП способствует более широкому распространению сведений о проводимых отдельными заказчика торговых процедурах, что снижает необходимость в рекламе.
Основным недостатком ЭТП является наличие во взаимоотношениях заказчик - поставщик третьй стороны -оператора ЭТП, который контролирует информационные потоки и систему в целом. Такой контроль приводит к повышенным рискам в сфере информационной безопасности, ослаблению роли заказчика в управлении закупочных процедур для собственных нули, вызванному сокращением возможности решения нестандартных, не учитываемых системой ситуаций и отсутствием полноценного доступа к управлению системой. Также снижается доступность 'ïaкупонных процедур в результате установления большинством ЭТП платы за работу в системе и участия в закупках, необходимости заключения договора с оператором системы и аккредитации. Разработчики отраслевых ЭТП, такие как ОАО «Центр развития экономики», ООО «ФогСофг», а также специализированные организации, осуществляющие деятельность в сфере внедрения ИТ в коммерческу ю деятельность (компании НОРБИТ, КОРУС Консалтинг, НТК Алтимета, ООО «ИБС Экспертиза» и проч.), предлагают свои услуги по внедрению корпоративных ЭТП и автоматизированных систем закупок, основанных на разработанных тиражируемых, шаблонных ЭТП и системах. Такие системы обладают рядом преимуществ: стандартизированная схема внедрения на предприятии, снижающая расходы, сроки и риски, высокие технологические показатели, достигаемые за счет постоянного развития системы при внедрении на различных предприятиях. Внедрив тиражируемую систему, заказчик имеет большие возможности по контролю над ее функционированием, снижаются риски изъятия конфиденциальной информации, исключаются липшие посредники из взаимоотношений с поставщиком. Но в то же время в тиражируемую систему или плошадку заложены конкретные решения в области организации бизнес-процесса управления закупками, конкретные процедуры закупок. которые могут значительно отличаться от принятых в организации и установленных регламентирующими документами. Поэтому внедрение подобных систем требует значительных дополнительных расходов на их адаптацию к нулиам конкретного предприятия, затрат на доработку базовой конфигурации. При доработке силами собственных ИТ-подразделений исполнитель системы может отказаться от ее дальнейшего сопровождения и обновления до более совершенных версий. [4]
ИКИСП позволяют осуществить комплексную автоматизацию бизнесс-процессов организации. Они призваны обеспечивать взаимосвязь экономических показателей по всем функциям и уровням управления на основе новейших ИТ[2, с.27-28], для них характерно взаимодействие корпоративных информационных систем (или модулей) по различным функциям управления и внутрикорпоративным структурам. Большинство подобных систем в качестве одного из своих модулей предлагают модуль SRM (Supplier Relationship Management - Управление взаимоотношениями с поставщиками),
предназначенный для реализации функций поиска поставщиков, согласования условий и реализации закупок Но лишь в некоторых ИКИСП (например, Sage ERP ХЗ, mySAP Business Suite) модуль SRM обеспечивает автоматизацию закупок на конкурентной основе. Преимущества такого пути кроются в самом понятии ИКИСП, ведь предполагается, что модуль управления закупками будет изначально интегрирован в обшую систему бизнес-процессов организации, а, значит, не потребуется дополнительных затрат на ее осуществление. За счет направленности на оптимизацию взаимодействия модуля управления закупками с другими модулями в целом достигается высокая эффективность. Поэтому данное решение является наиболее приемлемым для организаций, планирующих автоматизировать ряд бизнес-процессов, а не только закупочную деятельность. Внедрение ИКИСП а вместе с ним и модуля SRM, является чрезвычайно трудоемким и дорогим процессом, подобные системы требуют постоянного обновления и постоянного развития. Негативным фактором является и срок внедрения, достигающий для крупных предприятий нескольких лет. Тем не менее, в ИКИСП сами решения по отдельным модулям могут уступать специализированным разработкам.
При заказе разработки и внедрения специализированной организацией (зачастую той же, что предлагает свои услуги по внедрению шаблонных систем) уникальной АИС конкурентных закупок. заказчик в результате приобретает продукт, максимально соответствующий потребностям организации, ее нормативным документам и общей логике организации закупок на предприятии. Заказчик самостоятельно определяет будущие функциональные возможности системы, степень и средства автоматизации, ее возможности по интеграции с действующими или планируемыми к внедрению корпоративными информационными системами, внешними электронными торговыми площадками и электронными ресурсами. В результате такого подхода исключается необходимость в изменении действующих бизнес-процессов, реорганизации структуры предприятия (структурного подразделения) и смене стилей руководства. Негативная сторона столь индивидуального подхода заключается в необходимости отбора высококвалифицированного подрядчика по разработке АИС, возможности возникновения нетипичных и трудноразрешимых проблем при реализации системы, трудностях оценки стоимости подобных проектов и сроков их реализации.
В результате можно сделать вывод, что для корректного выбора подхода к автоматизации СУЗКО руководство предприятия должно четко расставить свои приоритеты. Если главными критериями являются низкая стоимость и короткие сроки реализации, то более приемлемым окажется участие в качестве заказчика закупок на ЭТИ или внедрение тиражируемой системы. Для организаций, внедряющих ИКИСП, оптимальным решением оказывается использование модуля по управлению скупками данной интегрированной информационной системы. Разработка собственной уникальной системы - наилучшее решение для тех компаний, что не готовы менять существующие подходы к организации своей закупочной деятельности по тем или иным причинам, желают максимально приблизить возможный функционал системы к существующему бизнес-процессу, иметь возможности по ее дальнейшей тонкой настройке и развитию.
Литература:
1. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие. -М.: ИНФРА-М,2012. - 218 с.
2. Вдовенко Л. А. Информационная система предприятия: Учеб. пособие. -М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М,2011. -237 с.
3. Захаров А.Н. Международные конкурсные торги: Учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МГИМО-Университет, 2011.-160 с.
4. Сатунина А.Е., Сысоева Л.А. Управление проектом корпоративной информационной системы предприятия: Учеб. пособие. -М: Финансы и статистика; ИНФРА-М,2009. - 352 с.
5. Титоренко Т.А. Информационные системы и технологии управления: учебник // под ред. Т.А. Титоренко. - 3-е изд., перераб. и доп. -М: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. - 591 с.
