CC BY
73
ИНФОРМАЦИОННЫЕ И КОММУНИКАТИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В
УПРАВЛЕНИИ
Логвенчева Е. С.,
преподаватеель кафедры управления персоналом и кадровой политики, Российский государственный социальный университет, Москва.
Logvencheva E.S.,
prepodavateel Department of Personnel Management and the personnel policy, the Russian State Social University, Moscow.
E-mail: [email protected]
ПОДГОТОВКА СПЕЦИАЛИСТОВ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И СЕКРЕТАРЕЙ ВЫСШЕЙ
КАТЕГОРИИ
Training specialists document management and the secretary of the highest
category
Аннотация: В статье проанализированы проблемы подготовки секретарей высшей квалификации в ситуации, сложившейся на рынке труда в 2015г. и даны рекомендации по совершенствованию системы подготовки для успешной профессиональной адаптации выпускников по направлению «Документоведение и архивоведение» в современных условиях.
Annotation: The article analyzes the problems of the training of secretaries of higher qualification in the situation on the labour market in 2015, and recommendations for improving the system of training for successful professional adaptation of graduates in the documentation and archival science" in modern conditions.
Ключевые слова: секретарь высшей категории, образовательные программы, высшее профессиональное образование education.
Key words: Secretary of higher category, educational programs of higher professional
В современном мире документ выступает оперативным регулятором различных сфер деятельности человека, общества и государства. Как известно, работа с документами является очень трудоемким процессом. Для квалифицированной обработки документов сотрудники должны обладать комплексом определенных знаний. Если работник не умеет составлять, обрабатывать и хранить документы, в процессе работы у него неминуемо возникнут различные трудности, а документы не будут соответствовать требованиям ГОСТа. Поиск документов на рабочем месте сотрудника или в местах хранения документов будет крайне затруднительным, что не позволит
организовать эффективную работу структурного подразделения. Оперативный подбор документов, их квалифицированная обработка и хранение - залог успешной работы любого подразделения службы ДОУ и служб архивов различной подчиненности [1].
Секретарь руководителя, личный ассистент, помощник руководителя -вот неполный список вакансий, которые можно увидеть на различных сайтах, посвященных трудоустройству. Все они могут быть отнесены к квалификационному уровню секретарь-референт в соответствии с профессиональными стандартами «Организационное, документационное и информационное обеспечение управления организации», разработанным Национальной ассоциацией офисных специалистов и административных работников России.
Руководитель любого звена хочет видеть в своем помощнике, прежде всего профессионала. Но на этом сходство требований различных руководителей заканчиваются. Казалось бы, профессионал это секретарь высшей квалификации с высшим профессиональным образованием. Однако социологические исследования показывают, что значительное число руководителей отдает предпочтение секретарям с профильным образованием сходным с их личным образованием или образованием, отвечающим профилю компании или подразделения, которое они возглавляют. Например, заместитель генерального директора одного из крупнейших автосалонов Москвы, закончивший Московский государственный индустриальный университет, предпочел бы видеть своим секретарем девушку с высшим техническим или экономическим образованием. По его мнению, девушки с профильным документоведческим образованием, как выпускницы колледжа, так и бакалавры, более подходят для выполнения функций секретарей низшего ранга: «ресепшеонисток» или сотрудниц канцелярии.
Несколько из опрошенных директоров Московских школ хотели бы видеть своим секретарем выпускницу педагогического колледжа или психолога (неважно с высшим или средним профессиональным образованием).
Такой список можно продолжать бесконечно. Возникает вопрос, на который сами руководители не могут дать однозначного ответа. Конечно, руководителю предприятия легче общаться с профессионалом, понимающим его с полуслова, используя зачастую профессиональный сленг. Поэтому руководители с техническим или естественно-научным образованием предпочитают секретарей с образованием технической направленности, а с гуманитарным - гуманитариев. Кроме того большинство «технарей» обладает хорошо структурированным аналитическим мышлением, а гуманитарии отлично владеют, как письменной, так и устной речью, причем часто на нескольких языках. Эти навыки особенно ценятся руководителями с соответственным профессиональным образованием [3].
Так же легко объясняется, почему руководители согласны видеть своим личным помощником экономиста или юриста. Знания, полученные бакалавром или выпускником колледжа, всегда востребованы в бизнес-среде.
Выходит, бакалавры-«документоведы» и секретари со средним профессиональным образованием никому не нужны? Заканчивайте курсы (от двух до шести месяцев) и работайте себе на здоровье, получив перед этим любое профильное образование. Или наоборот, получите образование по направлению «Документоведение и архивоведение», трудоустраивайтесь куда возьмут и если Вас всё устраивает на предприятии, но карьера «пробуксовывает», идите получать дополнительное образование по профилю организации или востребованные юридическое - экономическое образование, может тогда, что-нибудь и получится. Попробуем разобраться в сложившейся ситуации[5].
К сожалению, благодаря массовой культуре конца 1990-х - начала 2000-х годов в обществе сложился довольно навязчивый негативный образ «секретарши», неизжитый до сих пор. Не зря у профессиональных секретарей существует корпоративная шутка: «Есть секретари, секретарши и секретутки». Вот этим-то последним большого ума не надо. Девушка и без профессионального образования может красоваться за стойкой ресепшена или вносить поднос с кофе в комнату для переговоров, украшая своей внешностью солидный офис. Для выполнения такой трудовой функции краткосрочных курсов или инструктажа на рабочем месте вполне достаточно.
Кроме того, многие руководители даже не знают, что в стране существует программа высшего профессионального образования по подготовке секретарей высшей квалификации. О недостаточном внимании к секретарям с высшим профессиональным образованием говорит и тот факт, что студентам старших курсов, заканчивающим ВУЗы по специальности документационное обеспечение управления, в Москве не выплачивалась повышенная стипендия для старшекурсников, так как, по мнению мэра Москвы С. С. Собянина , данная специальность не является для нашего мегаполиса приоритетной.
Итак, «Кто виноват?» - понятно. Осталось ответить на более сложный вопрос: «Что делать?».
Для начала сравним программы курсов обучения или повышения квалификации для секретарей с программами среднего и высшего профессионального образования. Очевидно, что за короткий срок от двух недель до шести месяцев, человек может ознакомиться только с некоторыми основами делопроизводства, секретарского обслуживания, этикета и компьютерной грамотности, часто исключающими профильные программы для ведения делопроизводства. Значит, профессионально выполнять трудовую функцию делопроизводителя или секретаря выпускник курсов просто не сможет. Впереди перед ним лежит долгий и тернистый путь проб и ошибок в построении карьеры профессионального секретаря.
Выпускники по направлению «Документоведение и архивоведение» среднего и высшего профессионального образования подготовлены на порядок лучше. В их активе не только теоретические знания по организации и технологии документационного обеспечения управления, ведению делопроизводства, организации архива предприятия, секретарскому
обслуживанию, но и реальная производственная практика от 2 недель у выпускников колледжа до 1 месяцев у бакалавров. Однако выпускникам колледжа остро недостает таких знаний, востребованных современным работодателем, как кадровое делопроизводство, археография, документационное сопровождение управленческих решений. Их отсутствие не позволяет выпускникам средних профессиональных учебных заведений претендовать на позиции секретарей и делопроизводителей высокого уровня [6].
Серьезный работодатель до сих пор не только хочет сотрудничать с секретарем с высшим профессиональным образованием, но и отказывается признавать бакалавриат за полноценное высшее образование. Со времени присоединения России к Болонской декларации прошло уже более 12 лет, но общественное сознание до сих пор не приемлет понятие «бакалавр», ассоциируя бакалавра с героем известной песни Аллы Пугачевой «Маг -недоучка» и надо сказать не без основания Проблемы высшего образования, которое беспрестанно подвергается модернизации, постепенно превращаются в проблемы для работников. Изменение системы подготовки специалистов высшего образования в различных областях в России привело к получению в вузах всего лишь базовых знаний за четыре года (бакалавриат). В дальнейшем студенты (дипломированные специалисты) должны будут самостоятельно адаптироваться к требованиям работодателей, у которых будут работать.
Юные бакалавры (в этом возрасте даже один год имеет большое значение) приходят на предприятия с непригодными для эффективной работы навыками. Для ускорения адаптации их приходится доучивать прямо на рабочем месте. То есть советский принцип - «забудьте всё, чему вас учили в вузе» - пока торжествует. Тем более что сегодня рынок труда постоянно изменяется, работникам приходится регулярно трансформировать и область применения своих умений и компетенций, приобретая новые для себя умения и навыки [2].
Разберемся, какие образовательные услуги может предложить выпускнику первой ступени профессионального образования (бакалавру) по специальности «Документоведение и архивоведение» современная система образования. Как уже сказано выше - получение второго высшего образования (по формам бакалавриата или магистратуры) по профилю работодателя. Однако данный путь очень рискованный, если это не юридическое или экономическое образование. За несколько лет обучения по очно-заочной или заочной форме можно не раз сменить работодателя по весьма объективным причинам, и тогда выбранный профиль просто теряет смысл. Не говоря уже о том, что поступить, даже на коммерческой основе без основательной подготовки на юридическую или экономическую специальность непросто, а на техническую или естественно-научную и вовсе невозможно. Специалистов (5 лет обучения) по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» в стране больше не готовят (в 2015 г. был последний выпуск). Молодой человек опять оказывается в профессиональном тупике [4].
Каких же конкретно знаний так не хватает выпускникам по специальности «Документоведение и архивоведение» первой ступени высшего профессионального образования? Четырехлетний курс не дает возможности глубокого изучения специальности, а так же овладения всеми компетенциями, предусмотренными программами. Особо остро не хватает лабораторных и практических занятий, которые смогут подготовить выпускников к трудовой деятельности в различных организациях России. Утвержденная Министерством образования и науки РФ в 2015 году программа ФГОС для специальности «Документоведение и архивоведение» предусматривает расширение круга изучаемых дисциплин. Так, например, вводится новый предмет «Реставрация документа», предусматривающий, как теоретические, так и лабораторные занятия. Однако качественное изучение этой дисциплины невозможно без глубоких знаний по химии, которую подавляющее большинство студентов редко прилежно изучало в школе, а ко второму курсу уже основательно забыло. Повторение же хотя бы азов химии в институте, как и профильный экзамен по данной дисциплине при поступлении в ВУЗ на специальность «Документоведение и архивоведение» не предусматривается. Некоторым профессиональным дисциплинам уделяется меньшее количество часов, чем требуется для формирования профессиональных знаний, умений и навыков. Таким примером может служить курс «Кадрового делопроизводства». Для изучения полного пакета документов, формируемых кадровой службой предприятия и всего цикла движения кадров не достаточно 1 семестра или 64 аудиторных часа, а требуется, как минимум в два раза больше.
Пострадали некоторые фундаментальные дисциплины, например социология. А ведь эти предметы являются основополагающими, они формируют мировоззрение молодежи, вырабатывают её гражданскую позицию.
Недостаточное внимание уделяет ФГОС производственной практике бакалавров вообще и преддипломной практике в частности, вернее вторая просто отсутствует. А ведь во время производственной практики выпускник мог не только проверить на практике свои знания и умения, но и познакомиться со своим потенциальным работодателем. Большинство серьезных работодателей с удовольствием оставляли у себя в организациях хорошо зарекомендовавших себя выпускников. Прошедшие производственную практику студенты легко адаптировались в профессиональную среду. Процесс трансформации умений и компетенций вчерашнего студента проходил менее болезненно.
Для успешной профессиональной адаптации выпускников по направлению «Документоведение и архивоведение» в современных условиях представляется необходимым вернуть специалитет (5 лет обучения) или широко и повсеместно внедрять магистерские программы для специальности ДОУ. Причем возвращение специалитета выглядит предпочтительным, так как требует меньше затрат, как со стороны государства, так и со стороны студента. Примеры сохранения 5-летнего обучения по некоторым дисциплинам в различных областях знаний широко известны. Ими пользуются такие
уважаемые ВУЗы, как МГУ имени Ломоносова, НИЯУ МИФИ, все медицинские университеты и академии страны. Социальный запрос общества на специалистов документационного обеспечения управления и секретарей высшей категории настоятельно требует возвращения направления подготовки ДОУ в программу высшей профессиональной школы.
Список литературы:
1. Дуплий Е.В. Актуальные вопросы методики преподавания профессиональных учебных дисциплин по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» // Кафедральный вестник. Сборник учебно-методических статей / Выпуск №1. /Под ред. Агеева Н.В. - М.: Компания Спутник +, 2008. - С.41-53.
2. Кириллов А. Соблюдение принципов управления в кадровом делопроизводстве. // Кадровик. 2014. №9. С.102-109..
3. Логвенчева Е.С. Иванова Е.С. Ведение и документирование телефонных переговоров , как неотъемлемая часть социальных и бизнес процессов // Новое поколение. 2014. № 7. С. 115-126.
