CC BY
460
ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК КАК ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ЭЛЕМЕНТ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
А.Г. Бабяк
Научный руководитель - кандидат экономических наук, профессор В.П. Кустарев
В статье дается оценка роли планирования в процессе управления предприятием, рассматриваются основные этапы планирования деятельности производственного предприятия, поднимается проблема планирования закупок. Проводится анализ некоторых методов планирования закупок с формулированием соответствующих выводов и предложений.
Введение
В настоящее время в связи с переходом нашей страны на рельсы рыночной экономики отечественные компании столкнулись с проблемой формирования стратегии конкуренции, возникла потребность постоянного поиска новых источников конкурентных преимуществ. Данные источники лежат практически во всех сферах деятельности фирмы: эффективная работа в области маркетинга, научно-технических исследований, производства, сбыта, каналов снабжения, разработки стратегии бизнеса, организации системы менеджмента - все это может дать огромное конкурентное преимущество в рыночной борьбе за выживание. Многие исследователи в данной области отмечают, что деятельность, связанная с планированием и каналами снабжения, имеет колоссальное значение для производственной фирмы, и эффективная организация планирования материально-технического обеспечения является неоспоримым конкурентным преимуществом. В условиях насыщенности рынка производимые предприятием закупки могут оказать значительное воздействие на рост ее прибыли, наряду с продажей продукции.
В настоящее время для большинства компаний материально-техническое снабжение является критичным видом деятельности в части влияния на успех компании. Это связано с тем, что стоимость закупок, складирования и транспортировки материально-технических ресурсов составляет около 50% затрат на изготовление продукции. Часто вопрос производительности заключается в снижении стоимости затрат на ведение бизнеса, что повышает важность снабжения и делает его ключевым фактором производительности предприятия. Поэтому особо остро встает проблема выбора метода планирования закупок. Сейчас существует множество «ручных» методов планирования, а также программных продуктов. Задача автора - проанализировать существующие решения проблемы и предложить наиболее универсальный и целесообразный метод планирования закупок с точки зрения возможности решения основной проблемы - своевременного и комплектного обеспечения производства в сочетании с минимизацией затрат на ведение закупочной деятельности.
Основная часть
Планирование - вид управленческой деятельности, связанный с формированием планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов и служб, в частности [1, стр. 82].
Планирование является одним из важнейших аспектов организации эффективной работы предприятия и одним из наиболее результативных способов снижения издержек. Являясь органической частью процесса управления предприятием, планирование задает параметры и основные направления будущего развития организации. Оно охватывает основные направления хозяйственной деятельности - продажи, производство, закупки, финансы, а также их взаимодействие между собой и координацию. Планиро-
вание опирается на анализ стратегии и перспектив развития предприятия, прогнозирование спроса на готовую продукцию, а также - на анализ и оценку имеющихся ресурсов.
Суть планирования заключается в формулировании целей и задач деятельности предприятия на определенный период времени, определении стратегии и путей достижения поставленных целей, их ресурсного обеспечения и доведении планов до всех исполнителей и лиц, ответственных за их реализацию. Планирование предусматривает разработку целого комплекса мероприятий, определяющих последовательность действий ради достижения поставленных целей с учетом возможностей предприятия. В результате удается снизить уровень простоя оборудования и специалистов, сократить сроки выполнения заказов, оптимизировать движения материалов и складские остатки, сделать процесс производства прозрачным и управляемым, в целом повысить эффективность работы предприятия.
Единый экономический процесс, для осуществления которого создается любое производственное предприятие, состоит из трех этапов: закупка сырья, материалов и комплектующих, производство продукции; распределение готовой продукции. При этом состав этого процесса можно проиллюстрировать рис. 1.
Закупки Производство Распределение
Рис. 1. Процесс производства продукции [2, стр. 228]
Однако планирование деятельности производственного предприятия удобно проводить в порядке, представленном на рис. 2.
Рис. 2. Этапы процесса планирования
В процессе планирования, как правило, составляются несколько видов планов -укрупненные и уточненные. При этом может существовать целый набор уточненных планов для отдельных направлений деятельности или объектов планирования, отражающих более подробную деталировку наиболее интересующих вопросов. Взаимосвязь укрупненных и уточненных планов предприятия можно представить рис. 3.
Формирование уточненных планов - это промежуточные и трудоемкие, но не лишние шаги, обеспечивающие повышенную точность планирования.
План производства строится на основании плана продаж. При этом укрупненный план производства не может быть сформирован на базе укрупненного плана продаж в связи с тем, что не будет обеспечена необходимая точность. Укрупненный план производства появляется в результате последовательного выполнения следующих шагов: на основе укрупненного плана продаж формируется уточненный план продаж, затем на
его основе формируется уточненный план производства, и уже на основе уточненного плана производства строится укрупненный план производства.
Рис. 3. Взаимосвязь укрупненных и уточненных планов предприятия
Закупки планируются с целью обеспечения производственного процесса и для поддержания заданного уровня производственных и складских запасов. Поэтому план закупок строится на основе планов производства. На основе уточненного плана производства строится уточненный план закупок и лишь на основе его - укрупненный план закупок. По сути дела, планирование закупок является центральным элементом системы планирования всей деятельности предприятия. От эффективности планирования закупок товарно-материальных ценностей зависит качество производимой продукции, бесперебойность процесса снабжения производства, соблюдение сроков изготовления продукции и выпуск продукции в рамках плановой себестоимости.
Известно, что основные цели планирования закупок - это удовлетворение потребностей производства и рациональное использование ресурсов предприятия. За необходимостью бесперебойного обеспечения производства стоит стремление увеличить объемы закупаемых товарно-материальных ценностей с целью уменьшения вероятности появления дефицита в процессе производства, а вслед за этим - производственных запасов и запасов готовой продукции.
Однако существует определенный фактор, сдерживающий рост объемов закупок -это затраты, связанные с наличием запасов. Существует четыре типа затрат, связанных с созданием запасов: затраты на приобретение ресурсов, затраты на размещение заказа, производственные затраты и затраты на хранение запасов. Затраты на приобретение ресурсов заключаются в цене и объеме закупки. Затраты на размещение заказа - это сумма затрат на ведение переговоров с поставщиками, подготовку и заключение договора поставки и др. Производственные затраты являются альтернативой затрат на приобретение и размещение заказа, возникают в случае пополнения запаса за счет собственных производственных мощностей предприятия и включают в себя себестоимость изготовления изделия и стоимость подготовки производства [3, стр. 400]. Кроме того, создание запасов вызывает замораживание денежных средств, вложенных в них. В общем виде структуру описанных затрат можно представить табл. 1.
Виды затрат Величина затрат, в % от стоимости запаса
Затраты на содержание помещений складов: арендная плата или амортизационные отчисления; содержание помещений; налог на сооружения; страховка сооружений. 3-10
Затраты на содержание складского оборудования: арендная плата или амортизационные отчисления; энергия; техническое обслуживание; налог на имущество; страховка оборудования. 3-4
Оплата рабочей силы, занятой перемещением и наблюдением за запасами, их учетом и контролем 3-5
Затраты, обусловленные инвестированием: потери ввиду связывания оборотных средств; налог на имущество, находящееся в запасах; страховые выплаты. 6-24
Потери вследствие хищений и пори запасов 2-5
Итого ~ 26
Таблица 1. Структура затрат, связанных с запасами [3, стр. 401]
В то же время существуют потери, вызванные дефицитом ресурса на складе - затраты на срочное приобретение этого ресурса на худших коммерческих условиях и потери от простоя, т.е. нерационального использования ресурсов предприятия. Дефицит ресурса может привести к задержке изготовления требуемого заказчику продукта, что, в свою очередь, приводит в упущенной выгоде и материальным потерям в случае отзыва заказа, к дополнительным затратам при «авральном» выполнении заказа и к падению репутации и конкурентного статуса предприятия.
Так возникает противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения производства (за счет роста объемов закупок и создания запасов) и снижения связывания оборотных средств (за счет минимизации складских запасов). Именно эффективное планирование закупок позволяет снять это противоречие. Таким образом, необходимо найти баланс между вложениями в запасы и требуемым уровнем покупательского сервиса.
С этой целью в процессе планирования потребности в ресурсах должны решаться следующие задачи:
(1) определение состава необходимых ресурсов;
(2) определение количественного выражения потребности каждого вида ресурсов;
(3) определение размера несоответствия между требующимися и имеющимися на
предприятии ресурсами;
(4) установление обоснованных сроков закупки требуемых ресурсов;
(5) определение метода закупок.
Грамотное решение этих задач позволяет обеспечить своевременные поставки ресурсов в количествах, необходимых для осуществления производственного процесса, чтобы минимизировать как затраты на осуществление закупочной деятельности, так и складские запасы товарно-материальных ценностей.
Главный акцент в планировании закупок, на взгляд автора, необходимо делать именно на выбор метода планирования закупок, так как каждый метод предполагает свою методику определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать на склад компании. Приведем краткую характеристику и проведем сравнительный анализ наиболее распространенных методов, чтобы выбрать наиболее целесообразный с точки зрения решения поставленных задач.
«Точно в срок» - .ГшЫп-йте. Основная идея заключается в том, что если план производства (расписание) задан, то можно организовать движение материальных потоков так, что все материалы и компоненты будут поступать в нужном количестве в
нужное место и точно к назначенному сроку для производства или сборки. В таком случае запасы материальных ресурсов не нужны. Использование данного метода наиболее эффективно для предприятий среднего масштаба с серийным типом производства, где стандартные изделия производятся с высокой скоростью с непрерывным потоком материалов и комплектующих.
Планирование потребностей в материалах - Material Requirements Planning. Данный метод преследует три цели: удовлетворение потребности в материалах, компонентах и комплектующих; поддержание низких уровней запасов материальных ресурсов и готовой продукции; планирование производственных операций, расписаний доставки и закупочных операций. Исходная точка - предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Ядром MRP системы является программный комплекс, который по определенным алгоритмам проводит все расчеты и анализ на основании плана производства, спецификаций и данных о запасах и уже размещенных заказах. Результатом работы системы является план-график снабжения материально-техническими ресурсами. Применение данного метода имеет наибольший успех на предприятиях среднего размера, где функции управления ограничиваются учетом (бухгалтерским, складским, оперативным), управлением запасами на складах и управлением кадрами.
Модель с фиксированным размером заказа. Основная идея - рассчитать размер заказа, который позволит добиться оптимального соотношения между затратами на хранение запасов (в том числе величиной «замороженных» в них денег) и затратами на подготовку и выполнение заказа. Этот метод основан на определении точки перезаказа - минимального уровня складского запаса, по достижении которого формируется заказ на поставку. При этом оптимальный размер заказа рассчитывается по формуле Вильсона:
ОРЗ = , (1)
где ОРЗ - оптимальный размер заказа, шт.; А - затраты на поставку единицы заказываемого продукта, руб.; £ - потребность в заказываемых ресурсах, шт.; / - затраты на хранение единицы заказываемого продукта, руб./шт.
Данная формула ориентирована на мгновенное пополнение запасов на складе. Если пополнение производится за некоторый промежуток времени, то формула корректируется на коэффициент, учитывающий скорость этого пополнения:
ОРЗ = (2)
V I * к
где к - коэффициент, учитывающий скорость пополнения запаса на складе.
Модель с фиксированным интервалом времени между заказами. Главная задача этого метода - рассчитать оптимальный интервал времени между заказами, что можно сделать следующим образом: N * РЗ
I = —, (3)
£
где N - количество рабочих дней в году, дни; РЗ - размер заказа, шт.
Рассчитанный с помощью формулы (3) интервал времени между заказами не обязателен к применению и может быть скорректирован на основе экспертных оценок.
Так как в данной модели интервал времени между поставками является фиксированным, постоянно пересчитываемым параметром является размер заказа, который может быть рассчитан по формулам (1), (2) или (4).
РЗ = Зтах - ТЗ + ОП, (4)
где Зтах - максимальный желаемый запас, шт.; ТЗ - размер текущего запаса, шт.; ОП -ожидаемое потребление за время поставки, шт.
Плюсы и минусы приведенных выше методов можно представить табл. 2.
Преимущества Недостатки
Точно в срок Минимальные (нулевые) запасы Требует высокой надежности поставщиков Не подходит для предприятий с длительным производственным циклом
Планирование потребности в материалах Поддержание низкого уровня запасов Позволяет работать с очень большой номенклатурой материальных ресурсов Значительный объем вычислений и предварительной обработки данных Нечувствительность к кратковременным изменениям спроса Большое количество отказов работы системы из-за ее большой размерности и комплексности
Модель с фиксированным размером поставки Небольшой уровень максимального желательного запаса Экономия затрат на содержание запасов на складе за счет сокращения площадей под запасы Ведение постоянного контроля наличия запасов на складе Не имеет смысла, если срок поставки чересчур продолжителен, потребление непостоянно, а цены на закупки сильно колеблются
Модель с фиксированным интервалом времени между заказами Отсутствие необходимости постоянного контроля наличия запасов Высокий уровень максимального желательного запаса на складе Повышение затрат на содержание запасов на складе за счет увеличения площадей под запасы
Таблица 2. Сравнительный анализ методов планирования закупок
Из таблицы видно, что каждый из описанных методов имеет и преимущества, и недостатки.
Кроме перечисленных выше, существует еще масса других методов и программных продуктов планирования закупок. Выбор зависит от требований конкретного предприятия и сложившихся на данном предприятии условий. На практике ситуация может быть настолько сложна, что требуется применение не одного, а нескольких методов планирования закупок для разных видов закупаемых ресурсов. Нет одного решения всех проблем, однако можно сказать, что выбранный для применения метод планирования закупок должен максимально гармонично соединить все плюсы существующих методов, а именно - так спланировать закупки, чтобы объем производства был соизмерим с объемом запасов в сочетании с минимизацией затрат на ведение закупочной деятельности. Для этого необходимо максимально точно прогнозировать спрос на готовую продукцию и выбрать такую политику планирования закупок, которая бы позволяла сглаживать колебания этого спроса, для чего, в свою очередь, нужно постоянно отслеживать состояние закупок и запасов, анализировать применяемые методы планирования и, в случае необходимости, менять и комбинировать их, а также вести статистику срывов для ее последующего учета.
Заключение
Процесс планирования деятельности производственного предприятия состоит из трех этапов - планирования закупок, производства и сбыта. Закупки - источник материально-технического обеспечения предприятия, без которого невозможно производство, поэтому планирование закупок - центральный элемент планирования деятельности
предприятия. От эффективности планирования закупок зависит качество производимой продукции, непрерывность производственного процесса, сроки изготовления продукции и ее себестоимость. В работе кратко освещены наиболее распространенные методы планирования закупок и проведен их сравнительный анализ с выявлением преимуществ и недостатков каждого. В результате сделан вывод о том, что выбор метода зависит от конкретных требований и условий, сложившихся на предприятии и его главная задача -добиться соизмеримости величины спроса на готовую продукцию с величиной закупок.
Литература
1. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, НА. Саломатина. 3-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2003. 716 с.
2. Логистика: Учебник / Под ред. Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2004. 368 с.
3. Производственный менеджмент: Учебник / Под ред. В.А. Козловского. М.: ИНФРА-М, 2005. 574 с.
4. Коммерческая деятельность производственных предприятий (фирм): Учебник / Под ред. О.А. Новикова, В В. Щербакова. СПб: Изд-во СПбГУЭФ, 1999. 416 с.
