План управления рисками автоматизации компании Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

©

Смирнова М.В.

Студент, Кафедра математики, экономики и информационных технологий, Мурманский арктический государственный университет

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПАНИИ

Аннотация

В статье рассматриваются основные риски и риски автоматизации компании.

Ключевые слова: риски, автоматизация, идентификация. Keywords: risks, automation, identification.

1.Идентификация рисков

Идентификация рисков проекта - это определение рисков, способных повлиять на проект. Идентификация рисков включает следующие шаги:

• Идентификация потенциальных рисков

• Группировка и сортировка рисков

Для торговой компании «Рассвет» идентифицированы и сгруппированы следующие общие риски:

1. Организационные. Среди них можно выделить :1)Уровень организации маркетинга; 2)Уровень планирования и контроля; 3)Уровень организации реализации;4)Стабильность организационной структуры; 5)Качество подготовки управленческих решений.

2. Финансово-экономические. Выделяем: 1)Эффективность использования кредитов; 2)Качество бухгалтерской отчетности; 3)Финансовое состояние проекта.

3. Технико-технологические:

1) Уровень информационной безопасности;

2) Технологический уровень проекта;

3) Технический уровень проекта.

4. Управление персоналом:

1) Исполнительская дисциплина персонала;

2) Управление персоналом и мотивация;

3) Квалификация персонала.

Среди внешних мы выделили Микро- и Макроуровни. На микроуровне можно выделить:

1) Взаимодействие с властями;

2) Взаимодействие с поставщиками;

3) Взаимодействие с инвесторами;

4) Взаимодействие с заказчиками;

5) Взаимодействие с конкурентами. На макроуровне:

© Смирнова М.В., 2016 г.

1)Научно-технический прогресс;

2) Внешнеэкономические условия;

3)Социально-экономические условия;

4)Природно-климатические условия;

5)Политическая обстановка.

Данный реестр специфических рисков моет возникнуть на предприятии и нуждается в дальнейшем подробном рассмотрении.

Группы рисков реализуемого проекта

п/п Группа рисков Рисковое событие

Проблемы во взаимодействии с руководством • превышение сроков автоматизации; • изменение целей автоматизации работ по проекту; • изменение требований к системе в процессе выполнения работ по проекту.

Проблемы использования материальных ресурсов • проблемы несоответствия аппаратного и программного обеспечения предметной области требованиям проекта; • недостаток финансовых средств для закупки аппаратуры и ПО для реализации проекта.

Проблемы внедрения информационной системы • неготовность и несоответствие состояния программно-аппаратного обеспечения предметной области к внедрению ИС.

Проблемы управления проектом • длительная сдача этапов проекта;

Форс-мажор • наступление форс-мажорных обстоятельств.

Проблемы людских ресурсов при подготовке и реализации проекта • отвлечение персонала от проекта; • недостаточный уровень квалификации персонала; • ухудшение морально-психологического климата в группе участников проекта.

2. Оценка рисков

Для того, чтобы оценить возможность наступления риска, риски для начала нужно охарактеризовать по величине ущерба и по вероятности наступления негативных событий.

Виды событий Количественное описание Качественное

Рд(баллы) Р (в долях ед.) описание

Слабовероятные 1 0,0<Р<0,1 Событие сможет произойти лишь в исключительных случаях

Маловероятные 2 0,1<Р<0,4 Редкое событие, но уже имело место быть

Вероятные 3 0,4<Р<0,6 Наличие свидетельств, достаточных для предложения

возможности события

Весьма вероятные 4 0,6<Р<0,9 Событие может произойти

Почти возможные 5 0,9<Р<1 Событие, вероятнее всего, произойдет

Р здесь- вероятность возникновения того или иного риска, она оценивается по вероятности наступления от 0 до 1 и по пятибалльной шкале. Далее рассмотрим характеристики величины ущерба.

Величина ущерба Количественное описание Качественное

^ (баллы) I (в % от плановой прибыли по проекту) описание

Минимальные 1 0.0<К0.1 Потери могут составить не более 510% от плановой прибыли по проекту

Низкие 2 0.1<К0.4 Ожидаемые потери -10-40% от плановой прибыли

Средние 3 0.4<К0.6 Ожидаемые потери -40-60%

Высокие 4 0.6<К0.9 Ожидаемые потери 60-90%

Максимальные 5 0.9<!<1 Потери сопоставимы с плановой прибылью

Для экспертной оценки величины ущерба вводится шкала измерения величины потерь от наступления рискового события (I). Шкала разбита на пятьинтервалов, каждый оценивается от 1 до 5 баллов, в зависимости от размераущерба (Щ), измеряемого в % от плановой прибыли проекта (I), котораяоценивается по шкале от 0 до 1.

Экспресс-оценка риска базируется на вычислении и оценке индекса риска К Я = PqIq, где Я - индекс риска (баллы); Рд - вероятность возникновения риска, в соответствии с классификацией (баллы); ^ - величина потерь, в соответствии с классификацией (баллы).

1) Рассчитаем индексы для внутренних рисков.

Административные: 1.Уровень организации маркетинга Я=1*1=1

2.Уровень планирования и контроля Я=1*1=1

3.Уровень организации реализации Я=3*3=9 4. Стабильность организационной структуры Я=1*1=1

5.Качество подготовки управленческих решений Я=2*3=6 Финансово-экономические:1)Эффективность использования кредитов Я=1*4=4

2)Качество бухгалтерской отчетности Я=1*4=4 3)Финансовое состояние проекта Я=2*5=10 Технико-технологические: 1)Уровень информационной безопасности Я=2*5=10

2)Технологический уровень проекта Я=3*4=12 3)Технический уровень проекта Я=2*4=8 Управление персоналом: 1)Исполнительская дисциплина персонала Я=2*2=4

2)Управление персоналом и мотивация Я=2*3=6 3)Квалификация персонала Я=2*4=8 2) Рассчитаем индексы для внешних рисков:

Микроуровень:1)Взаимодействие с властями Я=2*5=10 2) Взаимодействие с поставщиками Я=2*4=8

3)Взаимодействие с инвесторами Я=2*4=8

4) Взаимодействие с заказчиками Я=2*4=8 5) Взаимодействие с конкурентами Я=3*5=15

Макроуровень:1)Научно-технический прогресс Я=2*4=8 2) Внешнеэкономические условия Я=3*3=9

3)Социально-экономические условия Я=2*3=6

4)Природно-климатические условия Я=3*4=12 5)Политическая обстановка 11=4*4=16

5 10 15 20 25

л н 4 8 12 16 20

о о ЕС £ О сх т 3 6 9 12 15

2 4 6 8 10

1 2 3 4 5

Потери

Индекс риска - это показатель величины вероятных потерь в баллах, определяется посредством матрицы «Вероятность - Потери».

Оценка риска наступления негативного события - решение об уровне и степени воздействия риска на проект, принятое на основе анализа индекса риска. Методика оценки риска с помощью индекса риска Я следующая. На основании найденных вероятностей возникновения негативных событий (слабо вероятные, маловероятные, вероятные, весьма вероятные и почти возможные) и величин потерь (минимальные, низкие, средние, высокие или максимальные) строится матрица «Вероятность - Потери», в соответствии с которой определяются степень их воздействия на проект (игнорируемые, незначительные, умеренные, существенные или критические).

Степень воздействия:

• Игнорируемые (1<1!<4)

• Незначительные (5<Н<8)

• Умеренные (9<Е<10)

• Существенные (12<Н<16)

• Критические (20<Я<25)

Уровень риска:

• Приемлемые (1<Е<4)

• Оправданные

• Недопустимые (12<Н<25)

Благодаря этой матрице мы можем проранжировать наши риски по степени важности.

Таким образом, в первую очередь нужно наиболее быстро реагировать на такие риски как: Взаимодействие с конкурентами; Природно-климатические условия; Политическая обстановка; Технологический уровень проекта.

Ниже указаны специфические риски реализации проекта.

Рассмотрим подробнее некоторые из них.

1.Управление рисками расписания. 1. 1 .Работы с неизвестными длительностями

Событие Способ управления

Срыв сроков выполнения работ по причине отсутствия у исполнителей опыта выполнения новых/подобных работ. Главная проблема в планировании таких задач заключается в том, что их длительность не известна заранее, поскольку нет опыта в их исполнении 1. Рекомендуется изменить план проекта таким образом, чтобынеожиданное увеличение длительности таких работ несказалось на сроках окончанияпроекта или на сроках исполненияважных этапов/работ. Желательноувеличить планируемуюдлительность исполнения этих работдо пессимистической и рассчитатьплан с учетом этой длительностиработ. Кроме того, можно ввести вграфик работ дополнительную работупо обучению сотрудников, предшествующую началу выполнения работы с неизвестнойзаранее длительностью.

1.2. Слишком короткие работы

Событие Способ управления

Срыв сроков выполнения работ по причине отсутствия у исполнителейопыта выполнения новых/подобныхработ или слишком оптимистической оценки срока исполнителем работы. Аналогичная ситуация можетвозникнуть по вине управляющегопроектом, выделяющего на работу столько времени, сколько он считаетнужным (исходя из ограничений посрокам проекта), не советуясь Рекомендуется проведение анализ всех работ плана, имеющих нереальнокороткую длительность. Если обнаруживаются в плане работы,имеющие неоправданно короткиесроки, то длительность таких работ необходимо дополнительно обсудить сбудущими исполнителями. Рекомендуется обязательное согласование сроков на основевыполняемого исполнителем

сисполнителями.

расчетавремени выполнения работы

1.3. Слишком длинные работы

Событие Способ управления

Срыв сроков работы. Причина - наличие в плане слишком длинных работ из-за слабой их детализации. Без детализации работ сложно точно оценить трудозатраты для таких работ и возможную загрузку ресурсов, поэтому включение в план работ с большой длительностью приводит к повышению вероятности срыва сроков их завершения. Рекомендуется отфильтровать работы с большой длительностью и детализировать их

№ Группа Рисковое Влияние риска Вероятность наступления риска

п/п риска событие

Слабо Средн Сильно Низка Средня Высока

е ее е я я я

Превышение

сроков - + - - + -

автоматизации

Проблемы во взаимодейс твии с руководств ом Изменение целей

автоматизации в

1 процессе выполнения работ по проекту + +

Изменение

требований к ИС

в процессе - - + - + -

выполнения

работ по проекту

Проблемы

несоответствия

аппаратного и

программного обеспечения + +

Проблемы предметной

использова области

2 ния требованиям

материальн проекта

ых Недостаток

ресурсов финансовых средств для

закупки - - + - + -

аппаратуры и ПО

для реализации

проекта

Проблемы Неготовность и

3 внедрения готовой системы несоответствие состояния программно- - - + + -

аппаратного обеспечения

предметной области к

условиям

внедрения ИС

Проблемы Длительная

4 управления проектом сдача этапов проекта - + - + - -

5 Форс-мажор Наступление форс-мажорных обстоятельств - + - + - -

Отвлечение

персонала от - + - - + -

проекта

Проблемы Недостаточный

людских ресурсов уровень квалификации - + - + + -

6 при персонала

подготовке и реализации проекта Ухудшение морально- психологическог о климата в группе участников проекта - + - + - -

2.Управление рисками бюджета

2.1. Увеличение объема работ по проекту

Событие Способ управления

В результате неблагоприятного стечения обстоятельств (реализации рискового события) возможно увеличение объема работы (ряда работ) проекта, что приведет к росту затрат Формирование в составе бюджета проекта рискового фонда. Использование рискового фонда Компании

2.2. Увеличение длительности работы

Событие Способ управления

Если стоимость работ пропорциональна их длительности, то увеличение времени выполнения работ приведет к пропорциональному увеличению стоимости проекта Формирование в составе бюджета проекта рискового фонда. Использование рискового фонда Компании

Для более детальной оценки возможных рисков используется матрица ранжирования рисков. Построение данной матрицы производится экспертным путем, при котором оценивается вероятность наступления того или иного рискового события (высокая, средняя или низкая), а также устанавливается степень влияния данного события на проект (сильное, среднее, слабое). В результате те риски, которые в матрице ранжирования были оценены как наиболее вероятные и имеющие сильную степень влияния на проект, должны быть тщательно изучены.

Матрица ранжирования рисков проекта Оценка очередности реагирования на риски

Степень очередности реагирования на

№ п/п Рисковое событие риск

Группа риска В последню ю очередь Среднее В первую очередь

Превышение

сроков - + -

автоматизации

Изменение целей

автоматизации в

Проблемы во процессе - + -

взаимодействии выполнения работ

с руководством по проекту

Изменение

требований к ИС

в процессе - - +

выполнения работ

по проекту

Проблемы

несоответствия

аппаратного и

программного

обеспечения - - +

предметной

Проблемы области

использования требованиям

материальных проекта

ресурсов Недостаток финансовых средств для закупки аппаратуры и ПО для реализации проекта - - +

Неготовность и

несоответствие

состояния

Проблемы программно-

внедрения аппаратного +

готовой обеспечения

системы предметной области к условиям внедрения ИС

Проблемы управления проектом Длительная сдача этапов проекта - + -

Наступление

Форс-мажор форс-мажорных обстоятельств - + -

Отвлечение

персонала от - + -

проекта

Проблемы людских ресурсов при подготовке и реализации проекта Недостаточный уровень квалификации персонала - - +

Ухудшение морально- психологического +

климата в группе

участников

проекта

Проведенный анализ матрицы ранжирования рисков и степени реагирования на риск показал, что в реализуемом проекте наиболее важными, требующими наибольшего внимания являются следующие риски:

• превышение сроков автоматизации;

• изменение целей автоматизации в процессе выполнения работ по проекту;

• изменение требований к системе в процессе выполнения проекта;

• недостаток финансовых средств для закупки аппаратуры и ПО для реализации проекта;

• неготовность и несоответствие состояния программно-аппаратного обеспечения предметной области к условиям внедрения ИС.

Для этих рисков мы также рассчитаем индексы:

• превышение сроков автоматизации Я=3*5=15;

• изменение целей автоматизации в процессе выполнения работ по проектуЯ=3*3=9;

• изменение требований к системе в процессе выполнения проекта Я=3*3=9;

• недостаток финансовых средств для закупки аппаратуры и ПО для реализации проекта Я=3*4=12.

Оценим данные риски с помощью матрицы «Вероятность - потери»

Вероятность 5 10 15 20 25

4 8 12 16 20

3 6 9 12 15

2 4 6 8 10

1 2 3 4 5

Потери

Благодаря этой матрице, делаем выводы по рискам:

1)Уровень риска превышения сроков автоматизации является недопустимым и степень его воздействия является существенной;

2)Уровень риска изменения целей автоматизации в процессе выполнения работ по проекту является оправданным, а степень воздействия является умеренной;

3) Уровень риска изменения требований к системе является также оправданным и степень воздействия является умеренной;

4)Уровень риска недостатка финансовых средств для закупки аппаратуры и ПО является недопустимым, а степень воздействия его существенна.

3. Планирование реагирования на риск

К выделенным рискам должны быть применены механизмы их снижения, которые включают в себя следующие варианты:

• избежание риска (отказ от реализации отдельных мероприятий или всего проекта);

• снижение риска (усиление управленческого контроля над областями наибольшего

риска);

• защита от риска (например, проведение страхования);

• управление риском (предварительное заключение соглашений в тех областях, где наиболее вероятны разногласия);

• перемещение риска (передача ответственности за выполнение наиболее проблемных и рискованных мероприятий внешней специализированной организации);

• принятие риска (команда проекта осознанно принимает решение не изменять план управления проектом в связи с риском)

Определим механизмы снижения приемлемые для каждого из идентифицированных для проекта рисков.

№ п/п Группа риска Рисковое событие Способы снижения рисков

1 Проблемы во взаимодействии с руководством Превышение сроков автоматизации Избежание рисков, принятие риска

Изменение целей автоматизации в процессе выполнения работ по проекту Управление риском

Изменение требований к ИС в процессе выполнения работ по проекту Управление риском

2 Проблемы использования материальных ресурсов Проблемы несоответствия аппаратного и программного обеспечения предметной области требованиям проекта Избежание риска, снижение риска

Недостаток финансовых средств для закупки аппаратуры и ПО для реализации проекта Избежание риска, снижение риска

3 Проблемы внедрения готовой системы Неготовность и несоответствие состояния программно-аппаратного обеспечения предметной области к условиям внедрения ИС снижение риска

4 Проблемы управления проектом Длительная сдача этапов проекта снижение риска, управление риском

5 Форс-мажор Наступление форс-мажорных обстоятельств Защита от риска

6 Проблемы людских ресурсов при подготовке и реализации проекта Отвлечение персонала от проекта Принятие риска, снижение риска, управление риском

Недостаточный уровень квалификации персонала Принятие риска, снижение риска, управление риском

Ухудшение морально-психологического климата в группе участников проекта Принятие риска, снижение риска

Рассмотренные механизмы являются наиболее приемлемыми позволят снизить вероятности наступления рисков, а также влияние на автоматизацию компании, благодаря чему автоматизация компании пройдет успешно.