CC BY
9Первичная адаптация персонала в рамках СМК с использованием цифровой платформы
В современных условиях организациям необходим процесс быстрой передачи знаний с формированием у сотрудников в максимально короткие сроки набора компетенций, которые позволят успешно решать производственные и управленческие задачи. Внедрение процедуры адаптации с последующим внедрением менеджмента знаний повышает эффективность работы организации за счет грамотного управления знаниями сотрудников
Н.А. Дранкова1
Казанский национальный исследовательский технологический университет (КНИТУ), drankova.n.a@mail.ru
Я.В. Денисова2
КНИТУ, канд. экон. наук, yana-denisova@inbox.ru
1 аспирант кафедры, г. Казань, Республика Татарстан, Россия
2 доцент кафедры, г. Казань, Республика Татарстан, Россия
Для цитирования: Дранкова Н.А., Денисова Я.В. Первичная адаптация персонала в рамках СМК с использованием цифровой платформы // Компетентность / Competency (Russia). — 2023. — № 9-10. DOI: 10.24412/1993-8780-2023-9-76-81
ключевые слова
человеческие ресурсы, процесс первичной адаптации, обучение, компетенции, менеджмент знаний, система менеджмента качества
олгое время вопросам управления персоналом в стране не уделялось должного внимания. Многие организации, внедрившие системы менеджмента качества (СМК), считали достаточным обеспечить производство необходимым количеством сотрудников, определить их состав, обязанности и ответственность, периодически проводить обучение с оценкой результативности, а также вести записи об образовании, навыках и опыте.
Появление в ГОСТ Р ИСО 90012015 требований в отношении знаний стало формировать понимание, что знания являются доминирующей составляющей и важнейшим фактором экономического роста и социального прогресса [3].
В настоящее время существует ряд стандартов в области менеджмента знаний, но стандарты, посвященные и детально прописывающие процесс адаптации персонала, не разработаны. Возможно, именно этот факт негативно отражается на процессе «Управление персоналом». Поэтому при разработке подхода к процессу первичной адаптации авторами были использованы основные элементы указанного процесса, приведенные в стандартах по менеджменту знаний.
Сегодня существует два вида адаптации персонала: первичная проводится при приеме на работу нового сотрудника, вторичная — при переводе его на новую должность, со сменой профессии или без.
Для каждого вида разрабатывается своя программа адаптации. В статье рассматривается подход к первичной адаптации персонала на примере компании — изготовителя бытовой техники.
До 2023 года первичная адаптация в компании заключалась в следующем:
до выхода новичка на рабочее место сотрудник отдела персонала готовил заявку на выход кандидата в системе «1С:Документооборот». В ней указывался объем предоставляемых прав доступа, обоснование установки информационных систем, а также перечень необходимого оборудования. В день приема на работу новому сотруднику выдавали памятку о порядке работы в компании и проводили приветственный тренинг в формате встречи, на которой рассказывали о компании, ее ценностях, структуре и выпускаемой продукции.
Кроме того, из числа сотрудников подразделения, в которое направлялся новый работник, ему назначали наставника. На протяжении 3-х месяцев испытательного срока сотрудник взаимодействовал со своим наставником. По результатам испытания при приеме на работу принималось решение о продолжении работы и/или расторжении трудового договора.
В 2022 году, по сравнению с 2020-м, на 93 % увеличилось количество уволенных, отработавших менее 4-х месяцев (данное значение является коэффициентом вариации — показателем, отражающим разброс значений относительно среднего). За тот же период наблюдалось увеличение количества принятых сотрудников на 56 %. Процентное соотношение количества уволенных в первые месяцы после трудоустройства с количеством принятых равно 38 %, то есть каждый третий трудоустраивающийся покидал компанию в первые месяцы работы. Это дало основание полагать, что ранее действовавший процесс первичной адаптации был недостаточно эффективным, из-за увольнений недавно принятых сотрудников объявлялся повторный наем
МЕНЕДЖМЕНТ 77
персонала, что приводило к увеличению срока на закрытие вакансии, повышению затрат на подбор персонала, увеличению фонда оплаты труда сотрудников.
Нестабильная динамика по приему персонала в 2020-2022 гг. (см. рисунок) говорит об отсутствии в компании системной работы в области кадрового планирования, а рост текучести кадров среди сотрудников, отработавших менее 4-х месяцев, свидетельствует о систематических ошибках в процессе подбора персонала и/или проблемах, связанных с адаптацией.
Для решения этого вопроса и создания фундамента для внедрения менеджмента знаний в долгосрочной перспективе, авторами был разработан и внедрен в деятельность компании в 2023 году гибкий комбинированный подход, основанный на принципах Lean и системы 5S. Методология Lean была выбрана в качестве основы, которая позволит сократить затраты на временные и человеческие ресурсы при повышении результативности процесса адаптации. Система 5S была выбрана как инструмент для постоянного (ежедневного) улучшения данного процесса, с помощью которого планировалось увеличить производительность труда, улучшить качество созданного контента, стандартизировать передачу знаний в рамках процесса адаптации.
Для достижения поставленных задач в рамках нового подхода предложено:
► сохранить приветственный тренинг в формате встречи;
► провести частичную замену использования человеческого ресурса (наставника, руководителя подразделения) на цифровую платформу для разъяснения типового функционала [5];
► стандартизировать процесс передачи знаний от экспертов новым сотрудникам посредством разработки внутреннего нормативного документа;
► подготовить практические задания для закрепления материала и проверочные задания для оценки уровня знаний;
Знания являются доминирующей составляющей и важнейшим фактором экономического роста и социального прогресса
► разработать оптимальную последовательность прохождения обучающих курсов для самостоятельного изучения через цифровую платформу;
► создать базу знаний и разместить ее на цифровой платформе для свободного пользования сотрудниками в любое удобное для них время;
► сохранить назначение наставников, установив требования к их опыту работы в компании не менее 5 лет [6] и необходимости обратной связи с руководством по вопросу степени готовности нового сотрудника к работе.
Анализ деятельности компании показал, что необходимые предпосылки для внедрения нового подхода существуют: разработана и функционирует цифровая платформа, используемая для обучения торговых представителей и экспертов; создан отдел обучения, где в обязанности сотрудников входит запись обучающих курсов. И главное — одной из основных ценностей компании является развитие сотрудников, повышение качества их знаний и компетенций.
Динамика количества принятых и уволенных сотрудников в первые 4 месяца 2020-2022 гг. [Dynamics of the hired and dismissed employees number in the first 4 months of 2020-2022]
180
2020 2021 2022
справка
Вопросам адаптации персонала посвящено множество научных трудов таких авторов, как М.В. Артамонова, Т.Ю. Базаров, Е.А. Борисова, А.А. Брасс, Т.Н. Василюк, В.Р. Веснин, Б.Л. Еремин, П.В. Журавлев, А.Я. Кибанов, Р.П. Колосова, М.В. Луданик, Ю.Г. Одегов, П.В. Пугачев, Т.О. Разумова, Д. Торрингтон, С. Тэйлор, Л. Холл
Кроме того, были рассмотрены различные методы, изучены их преимущества и недостатки (см. таблицу).
По результатам проведенного анализа в компании было принято решение о внедрении комбинированного подхода адаптации, состоящего в назначении наставника из числа сотрудников, проведении обучения, тренингов, семинаров, коуч-сессий, встреч, аттестации, тестирования, а также электронного наставника (скринкаст). Основной упор решено было сделать на обучении на цифровой платформе как методе, позволяющем извлечь максимальное количество преимуществ. Цель видеоуроков состояла в обучении базовым операциям работы в информационных системах «1С:ERP Управление пред-
приятием», «1С:Документооборот», умению работать на платформе Qlik View для аналитики и интеграции данных, а также на платформе Pimcore для управления информацией о продуктах и других информационных системах. Этап 1. На первом этапе системы 5S «Сортировка» в процессе анализа разработчиками подхода к процессу первичной адаптации совместно с руководством компании был определен перечень необходимых и дополнительных знаний. Отметим, что информация о перечне требуемых знаний была получена в том числе по типу «снизу вверх», инициатива исходила от рядовых специалистов.
После определения перечня необходимых знаний в рамках СМК и до-
Таблица
Преимущества и недостатки методов адаптации [Advantages and disadvantages of adaptation methods]
Метод адаптации [Adaptation method] Преимущества [Advantages] Недостатки [Disadvantages]
Наставничество 1. Ускоренный процесс налаживания конструктивных профессиональных отношений в коллективе 2. Объяснение изложенных требований в документации на практике 3. Возможность получить совет и помощь от наставника в любое время 1. Временные затраты на подготовку индивидуального плана адаптации 2. Снижение производительности труда наставника по основному месту в период адаптации 3. Создание основы для возникновения зависимости сотрудника от советов и поддержки наставника 4. Необходимость обучения и развития наставников 5. Наличие человеческого фактора, обусловленного эмоциональным восприятием нового сотрудника наставником
Проведение обучения, тренингов, семинаров, коуч-сессии 1. Развитие коммуникативных навыков сотрудника, овладение ораторским искусством, обучение подготовке презентаций, правилам поведения в стрессовых ситуациях, развитие устойчивости к ним и т.п. 2. Возможность обмена знаниями и навыками в группе 1. Значительные временные затраты на подготовку и проведение тренингов и семинаров (в случае проведения сотрудниками организации) 2. Значительные финансовые затраты (в случае привлечения приглашенных внешних экспертов) 3. Снижение производительности труда сотрудников в связи с отсутствием их на рабочем месте
Беседа (личная беседа нового сотрудника с менеджером по персоналу, непосредственным руководителем, специалистом отдела кадров), приветственный тренинг (встреча) 1. Возможность задавать любые интересующие вопросы (организационные, профессиональные) 2. Информирование о корпоративной культуре, ценностях, миссии, видении организации 1. Ограниченность временных ресурсов 2. Необходимость создания доверительной атмосферы для получения полной и достоверной информации в виде обратной связи
Аттестация, тестирование 1. Объективность 2. Простота процедуры 1. Отсутствие возможности проверки полноты знаний 2. Недостаточная корректность тестовых заданий (очень часто тесты составлены так, что, даже не зная правильного ответа, можно выбрать правильный ответ с помощью метода исключения) 3. Создание стрессовой ситуации для сотрудника
Онлайн-обучение/Электронный наставник (скринкаст — запись видео с рабочего стола эксперта при работе в программе) 1. Доступ к обучающему материалу в любое удобное время 2. Быстрое получение точечных знаний 3. Снижение трудозатрат наставника посредством распределения нагрузки среди коллег 4. Прозрачность контроля образовательных достижений нового сотрудника 1. Поиск квалифицированных сотрудников 2. Необходимость наличия обратной связи с разработчиками внутренних документов об изменениях в рабочих процессах/процедурах на постоянной основе 3. Финансовые затраты на поддержание цифровой платформы
МЕНЕДЖМЕНТ 79
кументирования информации был подготовлен план разработки внутренней документации и созданы группы для работы над каждым документом. Следующим шагом после разработки и утверждения документов стала запись видеоуроков курса. Для этого были:
► выделены наиболее квалифицированные сотрудники;
► определены базовые тезисы из документов, а также последовательность выполнения операций;
► установлено максимальное время на один видеоурок (не более 15 минут). Если он не укладывался в обозначенный хронометраж, его разделяли на несколько уроков, с логическим вступлением и завершением, а также дальнейшим объединением в один курс;
► определены даты, время и помещение для подготовки видеоуроков;
► проведена их запись, монтаж, оформление курса;
► разработаны задания для закрепления полученных знаний по завершении курса (для выполнения заданий по итогам прохождения курсов в «1С:ERP» была создана тестовая база);
► проведено тестирование подготовленного курса: просмотр видеоуроков и выполнение заданий по завершению курса сотрудниками, не выполняющими данный функционал ежедневно. При наличии замечаний — их отработка и устранение.
Этап 2. На этом этапе — «Соблюдение порядка» выполнены следующие действия:
► размещены на сетевом ресурсе для удобного и оперативного доступа внутренние нормативные документы, относящиеся к процессу адаптации;
► выстроена последовательность прохождения курсов — по принципу «от простого к сложному»;
► опубликован разработанный курс на цифровой платформе;
► назначен обучающий курс;
► выделен наставник из числа сотрудников подразделения.
При организации процесса обучения надо учитывать, что сотрудник в день может просматривать 2 курса средней продолжительностью 10 ми-
нут каждый, из этого следует, что время, требуемое для обучения, составляет 20 минут в день (4 % рабочего времени) и укладывается в норматив Международной организации ИСО. Этап 3. «Содержание в чистоте»:
► проводится промежуточная аттестация в форме тестирования по завершении 45 дней, отведенных на прохождение программы адаптации;
► не реже одного раза в квартал проходит мониторинг актуальности информации, содержащейся во внутренней документации и в обучающих курсах. Этап 4. На этапе «Стандартизация» был проведен анализ обратной связи о прохождении процесса первичной адаптации и от обучившихся сотрудников, и от наставников, по его результатам устанавливался оптимальный объем необходимых и дополнительных знаний, время, достаточное для прохождения программы адаптации, и наиболее результативный порядок ее проведения.
Заканчивается этот этап подготовкой документа по адаптации персонала (в виде Положения о первичной адаптации сотрудников). Этап 5. Последний этап — «Совершенствование» определяет области улучшения.
По завершении апробации предложенного подхода, проходившей в I полугодии 2023 года, в качестве мер для дальнейшего совершенствования процесса первичной адаптации было предложено:
► сделать программу обучающего курса более гибкой. Например, при ранее действовавшей системе последующий урок открывался только после просмотра предыдущего, внесенные изменения дали возможность сотрудникам просматривать уроки в необходимой им последовательности;
► внести изменения в форму (заявку) на выход нового сотрудника. При трудоустройстве типовая форма на выход нового сотрудника в «1С:Доку-ментооборот» не содержала часть необходимых программ для отработки полученных навыков в ходе прохождения курсов, поэтому был добавлен
^равка
Инвестируя в персонал, можно добиться высоких темпов экономического роста, не менее 3-4 % в год (и более) [1], что является важным фактором для укрепления конкурентных позиций не только любой компании, но и страны
Lean production (Lean-технологии),
или бережливое производство — это философия менеджмента, смысл которой — создание большей ценности для потребителя за счет меньших усилий организации [4]
Обучающий курс — тематически завершенный, структурированный учебный материал, частично или полностью покрывающий предметную область (оформление заказа клиента, оформление командировки, подготовка отчетности и т.д.) и обладающий высокой степенью интерактивности [7]
доступ в QlikView и к тестовой базе «1C:ERP».
В результате в компании было разработано 88 новых обучающих курсов на базе цифровой платформы и получены следующие преимущества: ► исключение субъективизма в процес-Статья поступила се освоения знаний за счет стандарти-
в редакцию 29.08.2023 зированного подхода;
Список литературы
1. Тенденции развития высшего образования в мире и в России: аналитический доклад-дайджест; https://www.rea.ru/ru/org/managements/ Nauchno-issledovatelskijj-institut-razvitija-obrazovanija/Documents/.
2. Адаптация сотрудников в российских компаниях: исследование TalentTech, Нетологии и FL.ru; https://netology.ru/blog/12-2020-issledovanie-adaptacii-sotrudnikov.
3. Миленович Ж., Цветкович Р. Взаимосвязь знания и концепции устойчивого развития; https://cyberleninka.ru/article/n/vzaimosvyaz-znaniya-i-kontseptsii-ustoychivogo-razvitiya.
4. Рассказываем о бережливом производстве — системе, которая помогла трансформировать Японию; https://skillbox.ru/media/management/ rasskazyvaem-o-berezhlivom-proizvodstve-sisteme-kotoraya-pomogla-transformirovat-yaponiyu/.
5. Кириченко А.А., Денисова Я.В., Артюхина С.В. Оценка качества обучения при профессиональной переподготовке и повышении квалификации // Компетентность / Competency (Russia). — 2023. — № 2. DOI: 10.24412/1993-8780-2023-2-12-17.
6. Дранкова Н.А., Сопин В.Ф. Реализация принципа вовлеченности персонала на хлебобулочных предприятиях с помощью методов мотивации; https://cyberleninka.ru/article/n/realizatsiya-printsipa-vovlechennosti-personala-na-hlebobulochnyh-predpriyatiyah-s-pomoschyu-metodov-motivatsii.
7. Мерецков О.В. Электронные учебные курсы как инструмент цифровой трансформации ДПО // Компетентность / Competency (Russia). — 2023. — № 5. DOI: 10.24412/1993-8780-2023-5-17-25.
► обучение новых сотрудников на рабочем месте без отрыва / с минимальным отрывом от выполняемых должностных обязанностей;
► доступ к актуальной базе знаний в любое время.
По результатам апробации нового подхода к процессу первичной адаптации за I полугодие 2023 года:
► сократилась текучесть кадров на 53,5 % по сравнению с аналогичным периодом прошлого года;
► уменьшилось общее количество обращений пользователей в ИТ (запросы на поддержку, исправление ошибок) за этот же период на 55,9 %;
► сократилось время испытательного срока с 3-х месяцев до 45 дней.
Таким образом, предложенный подход к процессу первичной адаптации с использованием цифровой платформы за короткий период (I полугодие 2023 г.) показал высокую результативность и помог руководству компании решить проблемы, связанные с текучестью кадров.
Данный подход может быть рекомендован для применения в различных коммерческих организациях в области кадрового менеджмента. ■
СОБЫТИЕ
Всемирный день качества в России
Центральным событием стартовавшего Международного форума «Всемирный день качества» стало пленарное заседание «Новое лицо качества»
Форум — крупнейшая дискуссионная площадка для обсуждения аспектов непрерывного повышения качества продукции и услуг в качестве драйвера устойчивого развития общества и государства, главное деловое событие в сфере качества и управления бизнес-процессами. В мероприятии приняли участие представители федеральных и региональных органов власти, бизнес-сообщества, международных организаций, институтов развития, деловых и профессиональных объединений, лауреаты и дипломанты конкурса на соискание премий Правительства Российской Федерации в области качества.
Глава Росстандарта А.П. Шалаев отметил пройденный путь развития стандартизации РФ за последние полвека, подчеркнув, что «по итогам 2022 года средний срок разработки национального стандарта от идеи
до утверждения составил 7,9 месяца... в 2023 году тенденция продолжилась».
Участники также обсудили развитие инфраструктуры качества, перспективы развития регулирования обращений лекарственных средств и лекарственной помощи, качество продуктов питания и т.д. Пленарное заседание форума завершилось торжественной церемонией награждения победителей конкурса «Лидер качества-2022». Дипломы и призы победителям вручили руководитель Роскачества М.А. Протасов и А.П. Шалаев. Конкурс призван содействовать продвижению лучших результатов в различных областях качества и поддерживать их распространение в целях достижения технологического и отраслевого суверенитета страны. Премия присуждается лидеру в организации, преуспевшему в ее продвижении к успеху для различных заинтересованных сторон благодаря внедрению процессов повышения качества.
По материалам www.asms.ru
MANAGEMENT 81
Primary Adaptation of Staff Within Quality Management System Framework Using the Digital Platform
N.A. Drankova1, Kazan National Research Technological University (KNRTU), drankova.n.a@mail.ru Ya.V. Denisova2, KNRTU, PhD (Ec.), yana-denisova@inbox.ru
2 Postgraduate of Department, Kazan, Republic of Tatarstan, Russia 2 Associate Professor of Department, Kazan, Republic of Tatarstan, Russia
Citation: Drankova N.A., Denisova Ya.V. Primary Adaptation of Staff Within Quality Management System Framework Using the Digital Platform, Kompetentnost' / Competency (Russia), 2023, no. 9-10, pp. 76-81. DOI: 10.24412/1993-8780-2023-9-76-81
key words
human resources, primary adaptation process, training, competencies, knowledge management, quality management system
In the context of the accelerating pace of modern life, in the organizations it is particularly important to establish a process of rapid transfer of knowledge and the formation of a set of competencies as soon as possible, which would allow to solve production and management tasks.
One of the first steps in the process of personnel management in an organization is the adaptation of staff. The development and implementation of an adaptation process will lead to improved organizational performance. This article proposes an approach for the initial adaptation of staff using digital resources to provide on-the-job training for new employees. The use of this approach has increased the flexibility of the training process during the probationary period of the new employee and can be recommended for application in various commercial organizations in the field of personnel management.
References
1. Trends in the development of higher education in the world and in Russia: analytical report-digest; https://www.rea.ru/ru/org/ managements/Nauchno-issledovatelskijj-institut-razvitija-obrazovanija/Documents/.
2. Adaptation of employees in Russian companies: study of TalentTech, Netology and FL.ru; https://netology.ru/blog/12-2020-issledovanie-adaptacii-sotrudnikov.
3. Milenovich Zh., Tsvetkovich R.; https://cyberleninka.ru/article/n/vzaimosvyaz-znaniya-i-kontseptsii-ustoychivogo-razvitiya.
4. We talk about Lean production — the system that helped transform Japan; https://skillbox.ru/media/management/rasskazyvaem-o-berezhlivom-proizvodstve-sisteme-kotoraya-pomogla-transformirovat-yaponiyu/.
5. Kirichenko A.A., Denisova Ya.V., Artyukhina S.V., Kompetentnost' / Competency (Russia), 2023, no. 2, pp. 12-17. DOI: 10.24412/1993-8780-2023-2-12-17.
6. Drankova N.A., Sopin V.F.; https://cyberleninka.ru/article/n/realizatsiya-printsipa-vovlechennosti-personala-na-hlebobulochnyh-predpriyatiyah-s-pomoschyu-metodov-motivatsii.
7. Meretskov O.V., Kompetentnost' / Competency (Russia), 2023, no. 5, pp. 17-25. DOI: 10.24412/1993-8780-2023-5-17-25.
НОВАЯ КНИГА
Барышев Ю.А., Палагин М.Л.
Поверка однозначной меры электрического сопротивления
Учебное пособие. — М.: АСМС, 2023
Учебное пособие предназначено для инженерно-технических работников, экспертов и специалистов метрологических служб предприятий, для поверителей средств измерений, повышающих квалификацию в области поверки и калибровки средств электрических и магнитных измерений.
Издание может быть полезно инженерно-техническим работникам научно-исследовательских институтов, специалистам, работающим в области метрологии, студентам, аспирантам, а также преподавателям вузов и других учебных заведений.
По вопросам приобретения обращайтесь по адресу: Академия стандартизации, метрологии и сертификации (АСМС), 109443, Москва, Волгоградский пр-т, 90, корп. 1. Тел. / факс: 8 (499) 742 4643. Факс: 8 (499) 742 5241. E-mail: info@asms.ru
