CC BY
41УДК 004.9
Научная статья
ПЕРСПЕКТИВЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
Кусаинова У.Б., Верещинский А.А., Карибаев Е.К. Кокшетауский университет им. Абая Мырзахметова (г. Кокшетау, Республика Казахстан)
Аннотация. Сегодня компании сталкиваются с проблемой эффективного и интегрированного управления всей информацией и бизнес-процессами с растущими объемами данных и бизнес-документов.
Электронный документооборот - это технология, позволяющая преобразовывать бумажные документы в электронные, чтобы ими можно было управлять с помощью ИТ-инструментов. Таким образом, компания имеет возможность записывать документы независимо от их формата, безопасно архивировать их и быстро получать доступ к их содержанию в связи с задачами, вытекающими из реализации бизнес-процесса.
Ключевые слова: цифровизация, электронный документооборот, электронное управления, программное обеспечение, управление организации.
Для цитирования: Кусаинова, У.Б. Перспективы внедрения системы электронного документооборота. / У.Б. Кусаинова, А.А. Верещинский, Е.К. Карибаев // Наука и реальность. -2023. - № 1 (13). - С. 137-139.
Управление документами в компании, или сокращенно DMS, является одной из стратегий, которую можно реализовать для повышения эффективности работы организации.
Основная цель - оцифровать все основные бумажные документы. Современные технологии предоставляют инновационное программное обеспечение, которое действительно позволяет попрощаться с бумагой.
Можно легко хранить в безопасном и зашифрованном облаке:
- документы;
- изображения;
- контракты;
- меморандум;
- платежные ведомости;
- счета.
Таким образом, переход на электронное управление документами компании означает не только принятие политики защиты окружающей среды, но и внедрение инновационной системы архивирования, обмена и цифровой подписи всех документов компании. Все это приводит к значительной экономии времени и средств [1].
Программное обеспечение для управления документами - это компьютерная система, которая позволяет выполнять различные операции, предназначенные для улучшения управления и архивирования бумажных документов, имеющихся в компании.
Эти программы особенно полезны, когда:
- использование простое и интуитивно понятное;
- они позволяют хранить и управлять всеми документами онлайн;
- они хранят документы в надежном месте;
- вы можете поделиться всеми документами с кем угодно;
Когда рассматривается вопрос о программном обеспечении, применяется принцип, согласно которому не все приложения одинаковы. Некоторые из них на самом деле безопасны, позволяют оцифровывать и обмениваться всеми документами и в целом экономят время и ресурсы. С другой стороны, имеют меньше функций и, вероятно, окажутся менее полезными, чем ожидалось.
Следовательно, если цель состоит в том, чтобы внедрить действительно эффективную систему управления документами в компании, то следует тщательно выбирать используемое программное обеспечение.
Наличие перечисленных ниже функций необходимо, если нужно улучшить управление договорами, счетами, платежными ведомостями и всем тем, что сегодня приходится печатать и хранить во все более тесном и пыльном архиве:
- Простота использования: выбранное программное обеспечение должно быть простым в использовании. На внедрение в компании уйдет не более двух-трех дней.
- Функциональность: приложение должно позволять загружать документы массово, делиться ими и ставить цифровую подпись.
- Приоритеты и разрешения. Возможность устанавливать различные типы доступа и авторизации — еще одна функция, которую нельзя упустить.
- Безопасность: нужно убедиться, что данные хранятся в безопасном и зашифрованном месте [2].
Наличие всех этих возможностей позволяет произвести революцию в управлении документами в лучшую сторону. Все работники получают выгоду от новой системы. В преимуществе работы отделов кадров, которые он извлекает из этого, начав оцифровывать такие документы, как: отчеты о расходах, контракты, платежные ведомости.
Преимущества управления документами благодаря программному обеспечению. Оцифровка документов в компании означает упрощение рабочих процессов, повышение производительности, сокращение отходов и многое другое. Вот все преимущества, которые гарантирует использование программного обеспечения для управления документами
Сокращение затрат.
Организации вынуждены платить ежемесячную плату за аренду склада или помещения, которое используете только для хранения документов.
На самом деле закон требует, чтобы хранили определенные виды документов в течение 10 лет. Хранение наиболее важных документов в цифровом архиве в этом смысле позволяет исключить фиксированные расходы.
Безопасность.
Нелегко обеспечить безопасность конфиденциальных данных, содержащихся во многих типах бумажных документов. Фактически любой мог получить доступ к архиву компании и получить конфиденциальную информацию [3].
Хранение данных в защищенном облаке позволяет устанавливать разные уровни доступа. При этом только уполномоченные лица могут просматривать и скачивать документы.
Простое восстановление.
Использование программного обеспечения для управления документами сэкономит значительное время.
Лучшее сотрудничество.
Документы часто должны быть просмотрены, исправлены и подписаны несколькими лицами. Наличие их в цифровом формате позволяет делиться ими в режиме реального времени между всеми заинтересованными сторонами.
Переход на систему электронного документооборота означает внедрение отличной новинки в компании. Это радикальное изменение, которое нужно встречать с правильным настроем. Сотрудникам придется привыкнуть к поиску, подшивке и подписанию документов с помощью ПК или смартфона.
Цифровая трансформация - это непрерывный процесс, все компании экспериментируют с новыми и более эффективными решениями.
Вовлекать сотрудников: объяснить сотрудникам важность корректировки по мере их продвижения, убедитесь, что все понимают преимущества и готовы следовать за вами [4].
Ставить цели: не думать сразу о множестве папок для сканирования и оцифровки, а ставьте перед собой маленькие и достижимые цели. Нужно начинать с документов, которые используются чаще всего, и только потом переходите к менее важным документам.
Измерение прогресса: лучший способ приветствовать инновации в компании - это увидеть преимущества из первых рук. Перед установкой нового программного обеспечения для управления документами нужно измерить время, которое тратите на поиск, совместное использование и подписание документов, и нужно сравнить его со временем, затраченным после внедрения технологии.
Назначение менеджера: выбрать фигуру, ответственную за происходящие изменения. Его работа будет заключаться в том, чтобы направлять, обучать других сотрудников и следить за тем, чтобы новости были получены наилучшим образом.
Только что упомянутые примеры — это передовой опыт, который поможет быстро внедрить систему цифровых документов [5].
Библиографический список
1. Волкова П.А. Статистическая обработка данных в учебно-исследовательских работах: Учебное пособие / П.А. Волкова, А.Б. Шипунов. - М.: Форум, 2017. - 832 c.
2. Нархид Н. Apache Kafka. Потоковая обработка и анализ данных. - СПб.: Питер, 2019. - 320 c.
3. Сенько А.В. Работа с BigData в облаках. Обработка и хранение данных с примерами из Microsoft Azure. - СПб.: Питер, 2018. - 126 c.
4. Уткин, В.Б Информационные технологии управления / В.Б Уткин, К.В. Балдин. -М.: Academia, 2016. - 416 c.
5. Сенько, А. Работа с BIGDATA в облаках.Обработка и хранение данных с примерами из Microsoft. - СПб.: Питер, 2019. - 448 c.
Кусаинова Улжан Болатовна, старший преподаватель кафедры Информационные системы и Информатика, Кокшетауский университет им.Абая Мырзахметова (г. Кокшетау, Республика Казахстан).
Верещинский Анатолий Антонович, магистрант, Кокшетауский университет им.Абая Мырзахметова (г. Кокшетау, Республика Казахстан).
Карибаев Ербулан Каиржанович, магистрант, Кокшетауский университет им.Абая Мырзахметова (г. Кокшетау, Республика Казахстан). Дата поступления: 21.02.2023
© Кусаинова У.Б., Верещинский А.А., Карибаев Е.К, 2023.
