CC BY
1УДК 930.25 Матвеева А. С., Момот А. С.
Матвеева А.С.
канд. пед. наук, доцент кафедры
информационно-библиотечной деятельности и документоведения Краснодарский государственный институт культуры (г. Краснодар, Россия)
Момот А.С.
магистрант кафедры информационно-библиотечной
деятельности и документоведения Краснодарский государственный институт культуры (г. Краснодар, Россия)
ОЦИФРОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ КАК МЕХАНИЗМ СОХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
Аннотация: в статье рассматривается процесс применения оцифровки архивных документов в учреждениях и организациях архивной сферы.
Ключевые слова: архив, документ, электронный документ, оцифровка документов, информационные технологии.
В современном мире, использование информационных ресурсов и технологий в сфере архивной деятельности очень актуализировано. Потому как развитие самого процесса цифровизации напрямую связано с нашим обществом и сохранением исторических культурных ценностей.
Так, благодаря оцифровке документов культуры и искусства уровень развития духовной, и культурной жизни общества повышается, потому как при внедрении цифровизации, современное поколение восполняет некоторые знания в той или иной сфере деятельности.
На данный момент, в Российской Федерации реставрационное дело и сохранность архивных документов изучено достаточно хорошо, и потому, внедрение оцифровки будет новым ответвлением в системе архивной совокупности страны. Если говорить про оцифровку, то опираясь на множество нормативно-правовых документов и методических рекомендаций, можно сказать, что оцифровка сама по себе представляет некое описание объекта или изображения разного вида форматов, которые в дальнейшем переносятся на цифровые форматы при помощи технологических программ, посредством таких же современных технологических приспособлений: к ним можно отнести современные сканеры, фотоаппараты профессиональной направленности.
Так, документы становятся оцифрованными и переносятся в цифровую среду использования, им предается новый формат файла, которые будут пригодны для использования на электронных и цифровых носителях. Оцифровка в современном мире - это переход от бумажного вида, в электронный, посредством сканирования архивных документов.
Такие оцифрованные архивные документы создаются в большинстве своем для: - частого использования не только сотрудниками, но и исследователями, - понимания того, что документ является ценным и уникальным по своей составляющей, - обеспечения сохранности документа в удовлетворенном виде, - обеспечения от угроз потери или утраты документа при каких-либо обстоятельствах, - подготовки документов, которые могут запросить другие органы власти для своего использования. В сфере архивов, оцифровка -это довольно трудный и очень затратный процесс работы, потому как подлинных документов в архиве огромное количество, и все они по плану работы учреждения должны быть оцифрованы [2].
Так, например, в год устанавливается определенное количество материалов, которые должны будут пройти данный процесс оцифровки для дальнейшего его использования. План может быть и перевыполнен, если учреждению и специалистов, которые ответственные за это - хватает времени и ресурсов. Помимо этого, в плане устанавливаются конкретные фонды, которые
первоначально будут задействованы в оцифровке - это необходимо для того, чтобы самые востребованные материалы были быстрее предоставлены для использования уже в оцифрованном виде.
Так, например, при помощи методических рекомендаций от РОСАРХИВА и ВНИИДАДА, документы архивного характера первоначально подлежат именно цифровой обработке - оцифровке, посредством нескольких этапов проводимых для их сканирования:
- отбор документов по актуальности использования изначально,
- подготовка выбранных документов для их сканирования,
- передача документов на сканирование,
- прием документов специалистами, которые непосредственно будут заниматься сканированием,
- регистрация сканируемых документов для их учета,
- уточнение по методу оцифровки архивного документа,
- сканирование (оцифровка) архивного документа,
- создание главной копии документа,
- учет отсканированного документа, который был подвергнут оцифровке,
- передача оцифрованного материала на хранение в специализированное хранилище,
- передача подлинника документа, который был оцифрован обратно в хранилище.
Оцифровка документов - это не только сканирование документа, но и также большое количество дополнительных процедур, которые проходит документ [1].
Ответственному специалисту необходимо проверить несколько моментов, перед тем как отсканировать документ:
- проверить документ внутри,
- проверить пронумерованы ли листы дела,
- сверить с описью дел документ,
- проверить на наличие физических ущербов,
- расшивка дела при необходимости.
После того, как документ прошел сканирование, такие уже электронные документы регистрируются в электронной базе и проходят учет электронного фонда архива. На основании методических рекомендаций, все документы, которые будут отсканированы, должны пройти несколько важных и основных этапов, которые составляют и подразумевают собой дорожную карту:
- планирование работ по оцифровке,
- заказ дел на передачу оцифровки,
- передача оригинальных дел на оцифровку,
- оцифровка документа, проверка электронной копии документа на наличие ошибок,
- обработка документа для лучшего просмотра,
- создание реплики документа,
- регистрация и учет уже электронных копий документа,
- передача оригинала обратно на хранение,
- передача электронных копий на пользование и хранение.
Также, такие файлы имеют свой один единственный подлинник, который не подвергается никакой дальнейшей обработке, оставаясь лишь одной единственной копией для цифрового пространства, без перезаписи его. Такую копию в дальнейшем используют как основу для воссоздания копий, которые будут иметь рабочий характер и использоваться по конкретному предназначению [3]. Такие копии используются в сфере архивов для рабочего пространства работающих в читальном зале историков, научных деятелей и исследователей.
На сегодняшний день в Российской Федерации существует объемная совокупность законодательных и нормативно-правовых актов по регулированию архивной практики в нашей стране. На их основе, наше отечественное документирование имеет не только бумажную основу, но уже и в электронном варианте и используется достаточно активно не только на государственном уровне, но и на уровне самоуправления. Но нельзя не учитывать и зарубежную
практику комплектования архивов, поскольку по перенятию знаний и умений у соседствующих стран можно воссоздать абсолютно новую и усовершенствованную программу. И электронные документы в современно мире стали практически центральным звеном, потому как они заполняют практически все человеческое пространство посредством предоставляемой информации. Если обратить внимание на данный факт, то документооборот в электронном варианте на сегодняшний день встречается повсеместно абсолютно везде: ни одна организация не может обойтись без электронного ведения документов, не забывая и о бумажном варианте. Но именно электронный вариант - это современное состояние деятельности документов и архивной составляющей.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Колченко О.А. Основные направления информации архивного дела в контексте развития электронного общества / Вестник томского государственного университета. - 2019. - 25 с.;
2. ^логубова С.А. Проблема сохранности уникальных документов в архивоведении / Вестник науки. - 2018, С. 102-113;
3. Черненко С.М. Автоматизированные технологии в деятельности государственных архивов Краснодарского края // Инновационные процессы в информационно-коммуникационной сфере. Сборник конференции. Краснодар, 2020. - С. 154-157
Международный научный журнал «ВЕСТНИК НАУКИ» № 10 (79) Том 4. ОКТЯБРЬ 2024 г. Matveeva A.S., Momot A.S.
Matveeva A.S.
Krasnodar State Institute of Culture (Krasnodar, Russia)
Momot A.S.
Krasnodar State Institute of Culture (Krasnodar, Russia)
DIGITIZATION OF ARCHIVAL DOCUMENTS AS MECHANISM FOR PRESERVING AND USING INFORMATION IN MODERN CONDITIONS
Abstract: the article examines the process of applying digitization of archival documents in institutions and organizations of the archival sphere.
Keywords: archive, document, electronic document, digitization of documents, information technology.
