CC BY
47
УДК 005.95/.96
ББК 65.291.6; 15.2; 16.2
DOI 10.24412/2412-2025-2021-1-63-69
Терехина Светлана Вячеславовна - старший преподаватель кафедры менеджмента, Дагестанский государственный университет народного хозяйства
Terekhina Svetlana Vyacheslavovna - Senior Lecturer of the Department of Management, Dagestan State University of National Economy
ОЦЕНКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В УСЛОВИЯХ УДАЛЕННОГО РЕЖИМА РАБОТЫ
EVALUATION OF THE PERSONNEL MANAGEMENT SYSTEM IN THE CONDITIONS OF REMOTE OPERATION
В статье описана система управления персоналом в условиях удаленного режима работы. Раскрыты условия, при соблюдении которых процесс управления персоналом будет эффективным. Также рассмотрены виды удаленной работы, ее основные преимущества и недостатки, перечислены принципы эффективного управления персоналом в условиях удаленного режима работы и технические средства, способствующие эффективной работе, а также даны рекомендации по управлению персоналом в условиях удаленной работы.
Ключевые слова: удаленная работа, система управления, командная работа, рабочее время, персонал.
The article describes the personnel management system in the conditions of remote operation. The conditions under which the personnel management process will be effective are disclosed. The types of remote work, its main advantages and disadvantages are also considered, the principles of effective personnel management in the conditions of remote operation and technical means that contribute to effective work are listed, and recommendations on personnel management in the conditions of remote work are given.
Keywords: remote work, management system, teamwork, working hours, personnel.
Работа в режиме самоизоляции - это не просто перевести компьютер и подключиться к сети: меняются десятки процессов - от рутинных еженедельных летучек до работы с поставщиками, коллегами из других ведомств, поднадзорными организациями. При этом часто нет возможности прекратить работу и необходимо оперативно реагировать на изменения ситуации в условиях кризиса, готовить решения, которые потребуются после окончания режима удаленной работы. [1]
В настоящее время все чаще замечается такая тенденция - бизнес становится более виртуальным. Многие категории сотрудников и даже целые компании выполняют свою работу не в офисе, а дома. Но как без личного контакта поставить сотруднику задачу? Как мотивировать его к трудовой деятельности? Как контролировать выполнение работы? Как
сделать так, чтобы удаленный сотрудник чувствовал себя членом коллектива и был привержен компании?
Современные информационные системы позволяют решать управленческие задачи практически любой сложности, в том числе и в такой области, как управление сотрудниками, работающими удаленно. Однако, как и в любом стиле управления, данный вид менеджмента имеет свои преимущества и недостатки. [3]
По ранее сделанным прогнозам специалистов, после пандемии количество людей, остающихся на дистанционной работе, увеличится по сравнению с тем, что было до нее.
На данный момент в период смягчения ограничений пандемии, руководителям нужно выбрать оптимальную стратегию удаленной работы. В начале 2020 года им пришлось срочно реагировать на проблему, но сейчас они могут действовать проактивно и целенаправленно. [4]
В системе управления персоналом в условиях удаленного режима работы необходимо отдавать предпочтение работникам, проявляющим инициативу в работе, способными стать частью команды и быть самостоятельными в кооперации с её членами, обладающими навыками работы с техническими средствами, необходимыми для обмена информации между ними, а также ориентированными на достижение положительного результата.
В целях мотивации сотрудников, возможности карьерного роста руководитель со своей стороны может сделать следующее: применить систему грейдов, закрепить за ними функции менеджеров, организовать обучение сопутствующим специальностям (организация веб-семинаров и тренингов, корпоративное обучение) и расширить объем работ, а значит, и фонд оплаты.
Для того, чтобы процесс управления персоналом в условиях удаленного режима работы был эффективным необходимо:
- ставить конкретные цели перед сотрудниками;
- правильно распределять служебные обязанности;
- грамотно распоряжаться ресурсами организации;
- своевременно осуществлять контроль над деятельностью сотрудников;
- осуществлять проверку качества выполненных работ. [5]
Одним людям нравится удаленный режим работы, другие, наоборот, сторонятся такой работы. У людей возникает много предубеждений по этому поводу: кто-то находит плюсы в удаленной работе, у кого-то возникают только негативные представления. Для того чтобы узнать кто из них прав для начала надо рассмотреть виды удаленной работы. К ним относят:
Дистанционный работник - работа в компании на постоянной основе, но главное отличие в том, что работнику не надо ходить на работу ежедневно. Его работа осуществляется не выходя из дома, причем можно находиться в другом городе или даже стране. Но при этом у данного работника есть определенный график работы, включающий время начала и окончания работы, проведения совещаний и прочее. Это вид работы не дает полной свободы работнику, но в любом случае она приносит удовольствие и постоянный доход.
Фрилансер - человек может находиться где угодно, в любой точке земного шара и предлагать свои услуги клиентам. У фрилансера нет конкретных временных рамок, постоянного графика работы. Он сам решает какими проектами будет заниматься, обговаривает с клиентами, когда ему будет удобно встретиться, озвучивает свои сроки исполнения заказа. К недостаткам можно отнести отсутствие постоянных доходов, поиск новых клиентов и удержание нынешних.
Ваш собственный бизнес - свобода в том, что вы руководитель и никому не подчиняетесь, за вами право выбора вида деятельности, места работы, графика работы, времени на работу, при этом должны думать о путях получения прибыли, вливании финансовых средств в свой бизнес, привлечении деловых партнеров, фрилансеров, сотрудников, которые помогут развитию вашего бизнеса.
Далее рассмотрим основные преимущества и недостатки удаленной работе.
К преимуществам удаленной работы относят:
Не нужно ездить на работу.
Экономия времени - не затрачиваете много времени на то, чтобы привести себя в порядок перед работой, добраться до места работы (от 30 минут до нескольких часов ежедневно).
Экономия денег - транспортные расходы, деловой костюм, расходы на обед.
Удобство - в выборе одежды, рабочего места, но при этом может пострадать ваша производительность.
Гибкий рабочий график, как и в случае с фрилансерами или владельцами бизнеса, некоторые компании позволяют своим работникам, находящимся на удаленном режиме работы, самостоятельно выбирать график их рабочего времени. Это зависит от вашего ритма, самочувствия, продуктивности в то или иное время суток.
Больше времени на семью - время, которое тратили на дорогу до работы и обратно, а также гибкий график работы позволит посетить школьные мероприятия, провести время в кругу семьи, друзей.
Собственная рабочая обстановка - присутствует определенная возможность выбора рабочего места. Это может быть ваш дом, любимое кафе, парк и прочее.
Снижение уровня стресса - отсутствие поездок на работу, стрессовая среда на работе, ожидание результатов работы начальством, посторонние звуки, конфликтные ситуации.
Независимость - выражается в отсутствии правил, режима работы, возможности самостоятельного принятия решений, нести ответственность за результаты своей работы, что, в свою очередь, способствует повышению уверенности в себе.
Улучшение здоровья - работники на удаленной работе болеют меньше офисных работников, которые находятся в постоянном взаимодействии в закрытом офисе и подвержены воздействию множества микробов и бактерий.
Налоговые преимущества - если нет конкретной привязанности к месту жительства, можно воспользоваться ситуацией и переехать в страну, где нет необходимости платить налог на ваш иностранный доход.
Недостатки удаленной работы:
Социальная изолированность - появляется нехватка социального взаимодействия, общения с коллегами в неформальной обстановке.
Сложно перестроиться - на удаленном режиме работы, находясь дома, в какой-то момент может произойти стирание границ между работой и отдыхом, время работы может начинаться с раннего утра и заканчиваться поздним вечером или даже ночью. Как бы вы не любили свою работу, это, в свою очередь, может привести к профессиональному выгоранию.
Множество отвлекающих факторов, например, стирка вещей, поход в магазин, уборка дома могут сбивать вас с рабочего ритма. В этом случае для сохранения рабочей дисциплины и обеспечения продуктивности специалисты рекомендуют использовать такое приложение как Time Doctor, если вдруг вы начинаете отвлекаться на просмотр информации через Facebook, Youtube и пр.
Низкая продуктивность. Наряду с проблемой отвлекающих факторов, идет снижение продуктивности. Это здорово, когда нет начальника, который весь день наблюдает за вами. Но некоторые люди не могут продуктивно работать без такого давления. Множество отвлекающих факторов, недостаток мотивации, отсутствие ощущения того, что это действительно рабочий день может очень отрицательно сказаться на вашей производительности.
Нездоровый образ жизни - дистанционный формат работы может приводить как к негативным, так и к позитивным последствиям для физического состояния человека. Во многих офисах работникам предоставляется рабочее место, оснащенное не только техническими средствами, но и эргономической мебелью. Работая в домашних условиях, не всегда у людей имеются дополнительные финансовые средства для подобных трат. И если человек работает сутками напролет, без физической активности, не покидая дома, это в скором времени обязательно отразится на его самочувствии.
Неэффективное взаимодействие - даже при наличии современных цифровых технологий, отправки электронных писем, использование различных чатов, проведение вебинаров не всегда можно добиться эффективной коммуникации. В некоторых деловых процессах для правильного восприятия и понимания целей и задач необходимо наличие прямого практического общения и взаимодействия между членами коллектива.
Плохая репутация - для большинства людей удаленная работа не так ценна, как работа в офисе, даже при том, что затраты времени на ее исполнение в разы больше. [2]
Теперь рассмотрим несколько принципов, соблюдение которые позволит эффективно управлять персоналом в условиях удаленного режима работы:
В целях обеспечения групповых коммуникаций для проведения совещаний используйте групповой чат в мессенджере, SKYPE, ZOOM или применяя CRM-системы. При этом сразу определите временные рамки для таких коммуникаций.
При передаче важной информации используйте голосовые команды. Они побуждают работников к действиям более эффективно, чем просто текстовые сообщения. Здесь можно задействовать тембр голоса, выбрать интонацию передачи информации.
Для того чтобы работа в команде была слаженной, а работники осознавали общность целей и задач, несли полную ответственность за их реализацию необходимо совместно обговаривать все этапы работы или проекта в групповом чате.
Для осуществления совместных действий при работе над проектом, выполнения общей задачи применяйте специально разработанные для таких целей программы (CRM-систем или платформ типа WeVue).
Для сплочения коллектива, следования идеям, ценностям, общепризнанным моделям и нормам поведения, присущих организации, необходима единая корпоративная культура.
Применение разнообразных технических средств для контроля работников, находящихся на удаленном режиме работы.
Частичное делегирование функций контроля персоналу.
При осуществлении деловых коммуникаций учитывайте менталитет сотрудников, их традиции и обычаи, чтобы ваша речь не вызвала негативной реакции и не привела к конфликтам.
Для своевременного контроля персонала и должной организации их труда в удаленном режиме представим некоторые технические средства, способствующие эффективной работе:
Wrike. Помогает осуществлять командную работу над проектами (планировать, ранжировать задачи, следить за ходом и сроками их выполнения) в онлайн режиме. Рассматривается в веб-версии и как приложение для Ios и Android.
Worksection. Система управления проектами. Любой проект можно реализовать в Worksection. Диаграмма Ганта, канбан-доска, тайм-трекер и бюджетирование проектов, метки, статусы и многое другое, имеет функционал CRM. Доступно в мобильном приложении, но с меньшим функционалом.
Asana. Приложение для небольших компаний и индивидуального использования, обладающее всем необходимым набором возможностей для успешного ведения небольших проектов.
Slack. Мессенждер для продуктивной командной работы был создан, чтобы заменить Skype и другие мессенджеры, использующиеся компаниями для общения между сотрудниками, а также корпоративную почту. Интегрирован с другими сервисами, такими как Google Drive, MailChimp, Google Docs, Twitter, Trello, Google Hangouts, DropBox, GitHub.
Битрикс 24. Система позволяет выйти на связь с каждым работником, согласовать документы и счета, общаться с коллегами, осуществлять совместную работу над задачами и проектами с любого устройства. Представлена в платной и бесплатной версиях.
Мегаплан. Российская облачная программа для командной деятельности, помогает эффективно управлять компанией. Возможности Ме-гаплана: продажи, проекты и задачи, коммуникации, WHATSAPP, автоматизация рутины, интеграции, безопасность, внедрение, мобильное приложение. Можно воспользоваться как в платной, так и бесплатной версиями.
Jira. Система управления проектами и задачами; применяется во всех случаях, когда необходимо организовать работу сотрудников, эффективно поставить перед ними задачи, иметь мгновенные средства контроля выполнения.
Trello. Данный сервис разработан для командной работы. С его помощью возможно планирование и публикация текущих задач, осуществлять контроль исполнения. Опирается на японскую систему управления проектами «Канбан», удобный, простой интерфейс, возможно настроить под свою команду, использовать мобильную версию, сервис бесплатный.
Kickidler. Применяется для онлайн-контроля рабочего времени, которое сотрудники проводят за ПК. Программа даёт возможность проследить за тем, какие сайты посещал сотрудник, какие программы и приложения были запущены в течение рабочего времени, просматривать мониторы работников в онлайн-режиме, а также учитывает начало и завершение рабочего дня, регистрирует пропуски, опоздания, перерывы и многое другое. Но при этом не стоит выходить за рамки закона, иначе это будет расценено как вторжение в личную жизнь.
StaffCop. Программа необходима для решения таких проблем как обеспечение информационной безопасности, становится возможным быстрое обнаружение утечки служебной информации, определить незаконное вторжение в систему, определить угрозу и перехватить управление рабочим местом; возможность осуществления контроля в режиме реального времени за персоналом с целью выявления эффективности их действий. [5]
Подводя итог всему вышеизложенному, можно сделать вывод, что удаленный режим работы имеет как положительные стороны, так и отрицательные. И каждый должен решить для себя, какие из них оказывают наибольшее влияние на его благополучие и счастье. Менеджер, переводя подчиненных на удалённый режим работы, должен обратить внимание на такие их качества, как:
- дисциплинированность;
- сосредоточенность и собранность;
- эффективное управление своим временем;
- организованность;
- самостоятельность в работе без постоянного контроля;
- самостоятельно выполнять работу и проводить большую часть дня в одиночестве.
И если есть такая возможность, переводить на удаленный режим работы сотрудников постепенно, начиная с неполного рабочего дня, чтобы посмотреть, смогут ли работники выдержать такой ритм полный рабочий день. Тем самым это позволит приобрести им нужный опыт удаленной работы.
Список литературы:
1. Введение. Самоизоляция: работаем, руководим, трансформируем [сайт]. - URL: https://udalenka.cdto.ranepa.ru/0.
2. Плюсы и минусы удаленной работы в современных условиях [сайт]. -URL: https://www.your-mentor.ru/samorazvitie/116-plyusy-i-minusy-udalennoj-raboty-v-sovremennykh-usloviyakh.
3. Система управления персоналом, работающим дистанционно [сайт]. -URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sistema-upravleniya-personalom-rabotayuschim-distantsionno.
4. Удаленка на годы: какой должна быть долгосрочная стратегия удаленной работы [сайт]. - URL: https://hbr-russia.ru/management/upravlenie-personalom/863859.
5. Управление удаленным персоналом - оперативно и эффективно [сайт]. - URL: https://promdevelop.ru/rabota/upravlenie-udalennym-personalom-operativno-i-effektivno/.
