CC BY
34ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ АУТСОРСИНГА В ОРГАНИЗАЦИЯХ СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОЙ СФЕРЫ
Макарова Ольга Николаевна,
кандидат экономических наук, доцент, Санкт-Петербургский государственный политехнический университет им. Петра Великого; 195251, Санкт-Петербург, Политехническая, 29 makolg@yandex.ru
Мартыненко Ольга Валерьевна,
кандидат экономических наук, старший преподаватель, Санкт-Петербургский государственный политехнический университет им. Петра Великого; 195251, Санкт-Петербург, Политехническая, 29 ovalerevna@rambler.ru
Домнин Антон Дмитриевич,
аспирант 1-го года обучения, Санкт-Петербургский государственный политехнический университет им. Петра Великого; 195251, Санкт-Петербург, Политехническая, 29 domnin_a@rambler.ru
Статья посвящена повышению эффективности и рентабельности организации за счет снижения издержек. Аутсорсинг позволяет не только снижать расходы, но и дает доступ к новейшим управленческим и информационным технологиям, позволяя малому и среднему бизнесу развиваться и решать более масштабные задачи. Главное достоинство экономических методов заключается в получении конкретных количественных результатов, что позволяет сравнивать различные варианты, проигрывать сценарии. Анализ внутренних и внешних возможностей от использования аутсорсинга и оценка рисков являются основным этапом в процедуре принятия решения и вынесения процессов на аутсорсинг. Оценка ключевых недостатков и преимуществ аутсорсинга проводится отдельно для каждого процесса. Одной из причин перехода к аутсорсингу является снижение издержек, связанных с процессом организации мероприятий.
Ключевые слова: аутсорсинг; снижение издержек; эффективность; затраты; сравнительный анализ; финансы.
Анализ существующих методов принятия решения о внедрении аутсорсинга и оценки эффективности использования аутсорсинга показывает, что имеются различные методы принятия решения о реализации и эффективности аутсорсинга.
Так, Б.А. Аникин [1] предлагает проводить предварительное экономическое обоснование проекта на основе сравнительной оценки затрат на производство товаров или услуг собственными силами и затрат на покупку. На практике для учета затрат довольно часто используют метод расчета по процессам, так как именно он позволяет осуществить точные расчеты фактически затраченных ресур-
сов на каждый отдельный процесс. Согласно методу Аникина, формируется совокупность затрат, которые учитываются при сравнительном анализе. Для того чтобы сформировать перечень затрат, необходимо соблюдать несколько правил:
♦ принимать в расчет лишь те затраты, которых возможно избежать при успешной реализации аутсорсинг-проекта;
♦ рассмотреть альтернативные издержки, то есть издержи неиспользованных возможностей, которые представляют собой высвобождающиеся при аутсорсинге затраты или производственные средства организации, которые были бы в собственном
производстве; в результате внедрения аутсорсинга, эти ресурсы могут быть перераспределены внутри организации и направлены на развитие других видов основной деятельности; ♦ определить возможность возникновения дополнительных издержек после передачи функций или процессов аутсорсеру. Далее необходимо провести сравнение затрат с использованием услуги аутсорсера и затрат, имеющих место при самостоятельном выполнении процессов.
Если соотношение затрат на собственное производство к затратам на приобретение больше единицы, то в этом случае рекомендуется приобретение услуг сторон-
ней организацией. В противном случае предпочтение отдается собственному производству, так как передача аутсорсеру не приведет к сокращению затрат.
Для оценки эффективности аутсорсинга, С.М. Казанцева [2] предлагает сопоставить собственные издержки и издержки на аутсорсинг. Метод Казанцевой аналогичен методу Аникина, так как в основе лежит учет затрат. Автор приводит перечень статей затрат для двух групп: собственные издержки и издержки на аутсорсинг, но список статей затрат несколько отличается от предыдущего метода.
Собственные издержки включают следующие статьи: заработная плата, производство, сырье, логистика; оборотный капитал, транс-акционные издержки, то есть упущенные выгоды от отказа реализации аутсорсинг-проекта.
Издержки на аутсорсинг включают в себя — единовременные издержки на начальном этапе реализации аутсорсинг-проекта, текущие издержки на аутсорсинг и ожидаемое изменение цен на услуги.
Абсолютно иным методом анализа эффективности аутсорсинга является метод сравнения двух форм организации хозяйственных взаимоотношений: аутсорсинго-вой и традиционной [3]. Исходя из анализа достижения поставленных целей, проводится оценка качества управления и эффективности работы созданной бизнес-системы на основе аутсорсинга. Показатели оптимизации определяются экономической целесообразностью для организации-заказчика.
Сравнительный анализ оценок отражает уровень достижения поставленных целей. Для этого рассчитывается коэффициент оценки показателя:
К = О ./О ф,
ок каф' ктф*
где
Окаф — оценка критерия аутсор-синговой формы; Октф — оценка критерия традиционной формы.
Оценка показателя определяется путем умножения средней балльной оценки показателя на его удельный вес
Ок = р. * с.,
где
р. — удельный вес 1-го показателя, доли;
с. — средняя балльная оценка величины /-го показателя.
Желаемый результат по коэффициенту оценки показателя должен быть более 1,что говорит об эффективности использования аутсорсинговой формы взаимоотношений организации.
Для успешного функционирования хозяйствующего субъекта в целом, необходимо контролировать каждый показатель, при этом возможно улучшение ситуации в общем при ухудшении некоторых параметров, поэтому для комплексной оценки необходим расчет итогового показателя, заключающегося в определении эффекта организационной формы (Эоф).
п
Эоф = Х р. -с,
.=1
где п — число показателей (критериев) оценки цели.
После расчета эффекта организационных форм необходимо определить коэффициент эффекта, показывающего, какая из форм является более эффективной.
К
эоф
Эаф/Э
аф тф
где
Эаф — эффект от применения аут-сорсинговой формы хозяйственных взаимоотношений; Этф — эффект от традиционной формы хозяйственных взаимоотношений.
Аутсорсинговая форма наиболее предпочтительна, если коэф-
фициент эффекта организационной формы больше 1, в противном случае данный процесс следует оставить в структуре организации.
Существенно отличаются от ранее рассмотренных частные методы оценки эффективности определенных видов аутсорсинга. Так, например, С. Зацепа рассматривает эффективность использования /Т-аутсорсинга. На начальном этапе определяется возможность использования /Т-аутсорсинга, так как данный вид услуг сопровождается высокими рисками, а затем проводится оценка затрат. Если привлечение /Т- специалистов сторонней организации окажется более выгодным с точки зрения экономии затрат, чем содержание собственного /Т-отдела, то целесообразно использовать схему аутсорсинга.
Представленная формула позволяет сравнить затраты для разовой работы на одну рабочую единицу собственного сотрудника и внешнего исполнителя:
О = Х (г + К] - А, где т
X — предполагаемые трудозатраты сотрудника, час; г — размер заработной платы за месяц, д. е.;
К— размер косвенных затрат на одного сотрудника в месяц, д. е.; Т — количество рабочих часов в месяц, час;
А — стоимость услуг аутсорсинго-вой компании, д. е.
Соответственно О является разницей, и если она положительная, то выгоднее использовать услуги аутсорсинговой организации, чем производить данную работу силами штатного /Т-специалиста.
Снижение издержек всегда являлось основным инструментом повышения эффективности и рентабельности организации. Аут-
сорсинг позволяет не только снижать расходы, но и дает доступ к новейшим управленческим и информационным технологиям,позволяя малому и среднему бизнесу развиваться и решать более масштабные задачи.
Главное достоинство экономических методов заключается в получении конкретных количественных результатов, что позволяет сравнивать различные варианты, проигрывать сценарии.
К недостаткам можно отнести следующее: наличие только затратной составляющей и отсутствие ряда необходимых оценочных критериев, таких как позиционирование фирмы на рынке, качественные параметры оценки конечного продукта и других параметров, присущих матрицам и алгоритмам.
Анализ внутренних и внешних возможностей от использования аутсорсинга и оценка рисков является основным этапом в процедуре принятия решения и вынесе-
ния процессов на аутсорсинг. Оценка ключевых недостатков и преимуществ аутсорсинга проводится отдельно для каждого процесса. Анализ строится на методе экспертных оценок, где эксперты оценивают показатели по шкале от -10 до +10. Преимущества аутсорсинга оцениваются по шкале от 0 до +10, а недостатки — от -10 до 0. Значение показателя проставляется в зависимости от влияния на деятельность предприятия возможного использования аутсорсинга.
Если итоговое значение для преимуществ будет выше итогового значения для недостатков, то имеет смысл проводить дальнейший анализ.
Предложенный анализ позволит сделать предварительные выводы об эффективности внедрения аутсорсинга. На примере бизнес-процесса «организация мероприятий» организации социально-культурной сферы алгоритм проведения анализа представлен в таблице 1.
Оценка процесса «Организация мероприятий» показывает, что перевод данного процесса на аутсорсинг целесообразен, так как достоинства выше по значимости, чем недостатки. Этот процесс является условно вспомогательным, общество может его передать внешней специализированной аутсорсинговой компании. Этот шаг позволит в первую очередь снизить затраты, тем самым увеличить прибыльность общества.
Так как процессы организации очень разнообразны, количество перспектив и набор показателей для каждого процесса могут отличаться. Система показателей представлена в таблице 2.
С помощью метода экспертных оценок определяется весомость каждого показателя в пределах своей проекции. Затем экспертам предлагается оценить значение каждого показателя по предложенной шкале от 0 до 15.
Таблица 1
Анализ преимуществ и недостатков аутсорсинга бизнес-процесса «Организация мероприятий»
Преимущества аутсорсинга Недостатки аутсорсинга
Наименование показателя Балльная оценка Наименование показателя Балльная оценка
Концентрация на основном виде деятельности +4 Увеличение рисков утечки информации и срочного поиска нового аутсорсера -3
Сокращение расходов +4 Потеря контроля над собственными ресурсами, отрыв руководства от части деятельности общества -3
Повышение качества услуг и доступ к передовым технологиям +5 Снижение производительности труда собственных сотрудников -3
Минимизация финансовых рисков +3 Непредвиденный рост издержек -2
Повышение инвестиционной привлекательности общества +2 Не проработанная законодательная база по аутсорсингу -1
Итого +18 Итого -12
Таблица 2
Система показателей по каждой проекции для процесса «Организация мероприятий»
Проекция Наименование показателей
Финансы Снижение себестоимости Увеличение доходов за счет услуг по организации мероприятий сторонней организацией
Клиенты Снижение количества претензий Рост индекса удовлетворенности клиентов
Бизнес-процессы Снижение затрат (эксплуатационных и затрат на оплату труда) Улучшение использования основных фондов Повышение качества выполнения процесса
Обучение и рост Снижение затрат на обучение одного сотрудника Повышение квалификации персонала, выполняющего процесс
О. Макарова, О. Мартыненко, А. Домнин. Оценка эффективности аутсорсинга в организациях социально-культурной .
Одной из причин перехода к аутсорсингу является снижение издержек, связанных с процессом организации мероприятий. Причины внедрения таких проектов, как правило, заключаются не только в сокращении расходов в результате оптимизации процессов, но и в:
♦ повышении капитализации общества;
♦ улучшении имиджа;
♦ расширении бизнеса и фактическом опережении конкурентов
[4].
Затратность процесса «Организация мероприятий» доказывает целесообразность выделения его из структуры организации на аутсорсинг. Учитывая особенность построения взаимоотношений, предпочтение следует отдать аут-сорсеру, имеющему хорошую репутацию.
Подобному анализу подвергаются все процессы, которые общество после этапа оценки их про-блемности предполагает вынести на аутсорсинг.
Для принятия окончательного решения об использовании аутсорсинга в определенном направлении, целесообразно провести расчет потенциальной экономии в результате внедрения этого инструмента. Анализ позволит определить экономическую эффективность использования аутсорсинга и установить первоочередность достижения экономических и иных целей.
Рассмотрим эффективность внедрения аутсорсинга процесса «Организация мероприятий» в организации социально-культурной сферы с использованием данных, полученных в этом обществе и в аутсор-синговой компании, которой предполагается передать процесс.
Анализ эффективности внедрения аутсорсинга проводится в несколько этапов:
1. Прогнозирование затрат на выполнение процесса «Организация мероприятий» с сохранением его в структуре общества на 2016 год.
Себестоимость процесса выполнения отдельной функции с сохранением его в структуре общества складывается из следующих основных составляющих:
♦ Себестоимость трудовых ресурсов = Фонд оплаты труда, необходимый, для выполнения данной операции, — налог на доходы физических лиц, который удерживается с работника + Единый социальный налог. К данной величине следует прибавить отчисления агентства по подбору персонала, в случае, если в штате организации отсутствует необходимый сотрудник, а также затраты на необходимое образование и повышение квалификации работника.
♦ Себестоимость оборудования рабочих мест для сотрудников.
♦ Правовое и информационное обеспечение деятельности сотрудников
♦ Стоимость аренды помещения
♦ Альтернативные издержки. Анализ альтернативных издержек зависит от специфики операций, предаваемых на аутсорсинг, но он является необходимым, поскольку одной из главных причин передачи на аутсорсинг является возможность сосредоточения трудовых ресурсах на тех видах деятельности, которые приносят наибольшую прибыльность хозяйствующему субъекту. Величина данных затрат с математической точки зрения может быть рассчитана как разница между «гипотетической» прибылью на сотрудника отдела, который планируется передать на аутсорсинг, полученной при возможном использовании персонала данного отдела в деятельности приносящей большую величи-
ну прибыли для предприятия и текущим показателем прибыльности отдела на одного сотрудника. К альтернативным издержкам относится также альтернативные затраты на себестоимость трудовых ресурсов, связанных с тем, что специализированная компания затратит меньше времени на выполнение отдельной функции за счет специализации. Расчет данной составляющей может осуществляться как разница между временем, требуемым для выполнения данной функции собственным сотрудником, умноженной на величину повременной оплаты труда, и временем, требуемым для выполнения данной функции сотрудником специализированной организации, умноженной на величину повременной оплаты труда, действующей на предприятии. Оценка альтернативных затрат является одной из самых сложных для предприятия в процессе определения себестоимости услуг, выполняемых собственными отделами.
Помимо прямых затрат, необходимо рассчитать объем косвенных расходов, связанных с организацией мероприятий.
Прогнозирование затрат на 2016 год осуществляется с помощью индекса роста затрат, полученного из данных за сопоставимый период 2014 и 2015 годы в случаях, где имеет место корректное применение. Индекс роста затрат составил 1,15.
2. Расчет затрат за полный год на выполнение процесса «Организация мероприятий» аутсорсинговой компанией.
Себестоимость процесса передачи на аутсорсинг состоит из следующих элементов: ♦ Себестоимость внутренней организации процесса перевода отдельной функции для выполнения сторонней компании. Данная вели-
чина складывается из затрат на поиск оптимального партнера, стоимости услуг юридических и экономических консультантов при выборе партнера по аутсорсингу.
♦ Стоимость услуг партнера по аутсорсингу.
♦ Дополнительные затраты на осуществления контроля за деятельностью партнера по аутсорсингу, складывающиеся из затрат на персонал предприятия, осуществляющий непосредственный контроль, а также дополнительных затрат. Все компании, предлагающие на рынке услуги по аутсорсингу, а также большинство публикаций, посвященных данной проблеме, учитывают лишь вторую составляющую процесса, однако необходимость проведения тщательного процесса выбора партнера является существенным элементом реализации программы аутсорсинга. В данную группу затрат можно включать сумму возможных потерь, которые может понести предприятия, при ошибках аутсорсинга. Математически измерить данную величину достаточно сложно, она, прежде всего, определяется вероятностью возникновения ошибок со стороны партнера по аутсорсингу и системой оценок риска. Полную сумму возможных потерь вносить в формулу оценки эффективности нецелесообразно, поскольку она в большинстве случаев может превышать себестоимость выполнения услуг собственными ресурсами предприятия и передача на аутсорсинг большинства экономически оправданных функций математически будет иметь отрицательный эффект.
3. Проведение сравнительного анализа затратной составляющей осуществления процесса «Организация мероприятий».
При сопоставлении затрат на осуществление процесса «Орга-
низация мероприятий» видно, что в целом по всем статьям расхода имеет место уменьшение суммы расходов в той или иной степени. Для наглядности сравнительный анализ затратной составляющей осуществления процесса «Организация мероприятий» представлен на рисунке.
4. Оценка эффективности внедрения использования аутсорсинга в организации социально-культурной сферы.
Прогнозирование затрат на выполнение процесса «Организация мероприятий» собственными силами позволило получить конкретные данные.
Эффект от применения рассчитывается по формуле:
ДЭ = З б - З ,
собств ау*
где
ДЭ - экономический эффект от использования аутсорсинга в обществе, руб.;
З - затраты на выполнение
собств
процесса собственными силами; Зау — затраты на выполнение процесса при использовании схемы аутсорсинга, руб.
При условии, что в результате расчетов был получен положительный результат, следует, что имеется экономия в результате использования аутсорсинга.
4. Корректировка эффективности внедренияиспользованияаут-сорсинга в организацию социально-культурной сферы с учетом доходных статей по процессу в рамках системного анализа.
При планировании процесса передачи отдельных функций на аутсорсинг предприятие может поставить дополнительные задачи, которые могут перекрывать «отрицательные» величины оценки эффекта от передачи отдельных функций на аутсорсинг, в частности качественные результаты аутсорсинга для предприятия могут быть определены как:
♦ разгрузка ряда высших руководителей, функции контроля могут быть преданы специализированным менеджерам среднего звена,
♦ повышение прозрачности и управляемости внутренней структуры организации,
♦ повышение инвестиционной привлекательности организации,
♦ уменьшение времени реакции хозяйствующего субъекта на изменения окружающей среды, посредством привлечения специализированных организаций,
♦ более четкое разграничение и балансировка полномочий и ответственности,
9624819,085
4000000 2000000 0
Затраты на оплату Материальные Услуги сторонних Прочие расходы труда затраты организаций
-Расходы на выполнение процесса, переданного на аутсорсинг Прогнозные значения на выполнение процесса с сохранением его в структуре общества
Рис.1. Сравнительный анализ затратной составляющей осуществления процесса «Организация мероприятий»
О. Макарова, О. Мартыненко, А. Домнин. Оценка эффективности аутсорсинга в организациях социально-культурной ...
♦ сокращение внутреннего документооборота и повышение скорости информационного обмена.
Для получения полной картины эффективности использования аутсорсинга, необходимо учесть не только затраты, которые несет организация социально-культурной сферы внедряя аутсорсинг, но и те мероприятия за счет которых может получить дополнительно доходы. Аутсорсинговая компания предоставляет услуги, используя свое оборудование, амортизация и стоимость аренды которого уже заложена в цену аутсорсинго-вых услуг. Кроме того, при проведении некоторых мероприятий аутсорсинговая компания арендует дополнительное оборудование общества.
Таким образом, в соответствии с рассмотрением взаимозависимости заказчика и аутсорсера как элементов интегрированной системы, необходимо учитывать при расчетах доходы, получаемые организацией социально-культурной сферы от аутсорсинговой компании по формуле: Д = А + А .
ар пр
Итоговый показатель эффекта от использования аутсорсинга в обществе рассчитывается по формуле:
Э = ДЭ + Д.
Следует отметить, что данный подход носит частный характер, но именно он позволяет учесть все детали сделки и определить эффективность передачи бизнес-процесса на аутсорсинг.
В общем случае необходимо использовать один из затратных методов, предложенных ранее.
Помимо экономической эффективности использования аутсорсинга, достигаются и иные цели, в частности улучшение качественных показателей в направлениях предоставления услуг организации мероприятий и осуществления самого процесса.
Таким образом, при написании работы проведена апробация разработанной методики принятия решения о внедрении аутсорсинга учетно-аналитических процедур и оценки эффективности его применения в организациях социально-культурной сферы.
ИСТОЧНИКИ
1. Аникин Б.А, Рудая И.Л. Аутсорсинг и аутстаффинг: высокие технологии менеджмента. М.: ИНФРА-М, 2013. 230 с.
2. Казанцева С.М. Проектирование организационных систем на основе аутсорсинга бизнес-процессов: Монография. Тюмень: Тюменский государственный институт мировой экономики, управления и права, 2003. 208 с.
3. Ушаков К. Аутсорсить так аутсорсить // ИнфоБизнес, Издательский дом «КОМПЬЮТЕРРА», 2003, Апрель. С. 25—29.
4. БадинА. Отдавать или нет? // Управление компанией. 2006. № 8.
Evaluating the Effectiveness of Outsourcing in the Socio-Cultural Sector Organizations Makarova Olga Nikolaevna,
Candidate of economic Sciences, associate Professor of Peter the Great Saint-Petersburg Polytechnic University; Polytechnicheskaya, 29, St.Petersburg, 195251, Russian Federation (makolg@yandex.ru)
Martynenko Olga Valerevna,
Candidate of economic Sciences, Senior Lecturer of Peter the Great Saint-Petersburg Polytechnic University; Polytechnicheskaya, 29, St.Petersburg, 195251, Russian Federation (ovalerevna@rambler.ru)
Domnin Anton Dmitrievich,
Graduate student of Peter the Great Saint-Petersburg Polytechnic University; Polytechnicheskaya, 29, St.Petersburg, 195251, Russian Federation (domnin_a@rambler.ru)
The article is devoted to improving the efficiency and profitability of organizations by reducing costs. Outsourcing can not only reduce costs, but also gives access to the latest management and information technology, allowing small and medium businesses to develop and solve large problems. The main advantage of economic instruments is to obtain specific quantitative results, which allows you to compare different options, to play the scenario. Analysis of internal and external opportunities from the use of outsourcing and risk assessment is the key step in the procedure of decision-making and adoption processes on outsourcing. Assessment of key advantages and disadvantages of outsourcing is carried out separately for each process. One of the reasons for the transition to outsourcing is cost reduction, process related events.
Keywords: outsourcing; lower costs; efficiency; costs; comparative analysis; finance.
REFERENCES
1. Anikin, B.A.; Rudaya, I.L. (2013) Autsorsingi autstaffing: visokie tekhnologiimenedzhmenta[Outsourcing and outstaffing: high technology management]. Moscow, INFRA-M Publ., 2013, 230 p.
2. Kazantseva, S.M. (2003) Proektirovanie organizatsionnikh sistem na osnove autsorsinga biznes-protsessov: Monografiya [Designing organizational systems based on business process outsourcing: Monograph]. Tyumen, Tyumen State Institute of World Economy, Management and Law Publ., 2003, 208 p.
3. Ushakov, K. (2006) Autsorsit' tak autsorsit' [Outsource so outsource]. InfoBiznes[Infobusiness], Publishing house «Computerra», 2003, April, pp. 25-29.
4. Badin, A. (2006) Otdavat' ili net? [To give or not?]. Upravlenie kompaniey [Management of company], 2006, no. 8. - 89
