CC BY
35
УДК 65.011.56
Нехорошкин А. В. студент магистратуры Вятский государственный университет
Россия, Киров
ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Аннотация: в статье рассматриваются основные особенности внедрению информационных систем управления проектами в организации. Рассмотрены этапы внедрения ИСУП, обозначены Основные проблемы внедрения.
Ключевые слова: информационные системы, автоматизация, проблемы внедрения, этапы.
Nekhoroshkin A. V.
тagister Vyatka State university Russia, Kirov
FEATURES OF THE IMPLEMENTATION OF PROJECT MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS
Abstract: the article discusses the main features of the implementation of project management information systems in an organization. The stages of implementation of the information systems are considered, the main problems of implementation are identified.
Key words: information systems, automation, implementation problems, stages.
Освоение информационных систем управления проектами обычно связано с необходимостью внедрения и использования новых управленческих технологий. Тем не менее, установка программ и оборудования для ИСУП не дает гарантии, что его применение будет эффективно работать. Внедрение систем лишь дает новую возможно преодоления данных проблем.
Все информационные системы направлены на автоматизацию процессов управления. Объектом автоматизации могут выступать различные графики работ, отслеживание фактического выполнения работа и т.д.
Внедрение ИСУП включает:
1) Подготовка функций управления проектами к внедрению информационной системы, то есть проводится подготовка подразделений, которые будут вовлечены в проводимые работы;
2) Подготовка и обучение персонала. Проводится проверка способностей персонала и готовность к внедрению новых систем;
3) Техническая и программная подготовка. Обеспечение необходимым оборудованием и программным обеспечением для успешного внедрения ИСУП;
4) Проведение опытной работы и системы, анализ работоспособности и доработка недостатков;
5) Проведение испытаний готовой информационной системы.
Масштабы использования информационных систем управления
проектами могут сильно варьироваться в разных организациях. Все зависит в первую очередь от размеров организации, существующих систем, существующей автоматизированности процессов в организации. Так же важны масштабы проектов, выполняемых организацией, подготовленности участников проектов. Поэтому всегда при внедрении новых систем в работу организации в первую очередь необходимо составить план действий по внедрению, что несомненно поможет при вводе ИСУП в эксплуатацию.
Обычно внедрение сложных информационных систем оказывается в разы труднее, чем использование простых, небольших программ. Это связано с дороговизной вводимой системы, могут возникать трудности в понимании персоналом данной системы, организации рабочего места и т.п.
Наиболее частые проблемы при внедрении информационных систем управления проектами:
1) Руководители «не видят» реальную ситуацию. При идее и разработке плана по внедрению ИСУП все было идеализировано и не были учтены все трудности и нюансы при подготовке. Это влечет за собой большие финансовые вложения, смещение сроков внедрения систем, подбор необходимого персонала для успешной работы системы.
2) Руководители несерьезно относятся к обучения персонала работе с новыми информационными системами. Проведение различных тренингов, обучений является обязательной частью при внедрении даже несложных, но новых информационных систем в организации.
3) Использование программного обеспечение требует налаженности внутренних коммуникаций. Постоянно должна быть налажена связь друг с другом всех участников распределения ресурсов, внедрения и настройки систем.
4) Сложные ИСУП не всегда дают то, чего хотелось бы. Это связано с неполным ознакомлением всех функций и порядком работы системой либо с нечетким осознанием реальных возможностей информационной системы.
5) внедрение новых информационных систем может выявить неготовность персонала к изменениям. Страх перед нововведениями может стать большой преградой при внедрении и ознакомлении с ИСУП.
6) Внедрение сложных систем требует больших ресурсов. В первую очередь это относится к персоналу, оборудованию и программному обеспечению.
7) Нужно четко понимать на каких уровнях и в каких отделах организации необходима внедряемая информационная система. Возможно, новая система необходима только на каких-либо сложных проектах, а простые могут обходится и без подобных систем.
8) Если в организации нет четкого понимания необходимости информационной системы управления проектами, а все происходит потому что «так у других» и ни у руководства, ни у персонала нет желания изучать данные направления, то шансов, что система приведет к какому-либо положительному результату практически нет.
Так же необходимо указать самые частые ошибки при планировании внедрения информационной системы, которые в последствии являются результатом неэффективного запуска.
1) Цели, задачи и конечные результаты внедрения информационной системы управления проектами заранее определены неверно либо не в полном объеме.
2) Планирование запуска в эксплуатацию одновременно всех функций информационной системы. Внедрение новой информационной системы предполагает освоение множества функций и нововведений. Реализация различных функций систем непосредственно влияет на работу подразделений, так как разные отделы должны принимать участие в поддержку информационных потоков и систем при детальной проработке каждого жизненного цикла проекта. Если же будет нарушена закономерность запуска в пользование, это может привести к значительному усложнению работы над проектом, приведет к нарушению стабильности работы всей системы.
3) Планирование переквалификации всей организации одновременно на новую систему. Это должно происходить постепенно, отдел за отделом, что бы не возникало всеобщего непонимания и не нарушалась стабильность текущей работы.
Таким образом, можно выделить основные рекомендации по внедрению информационной систем управления проектами в организации.
1) Необходимо четко и в полном объеме понимать необходимость и преимущества внедрения той или иной информационной системы. Результаты и ожидания должны быть согласованы со всеми потенциальными участниками будущих проектов.
2) Последовательность внедрения системы. Необходимо грамотно спланировать каждый шаг продвижения к конечной цели. Рекомендуется начать с планирования временных ограничений, затем задать стоимостные рамки, и только потом переходить к стадии планирования ресурсов. Объединение существующих систем и нововведений необходимо проводить только после полного исследования и практического использования всех функций новой информационной системы.
3) Последовательное внедрение системы, начиная с опытных сотрудников. В каждой организации имеются сотрудники, которые всегда заинтересованы в каких-либо нововведениях, имеют большой опыт в работе с подобными программами, легко перестраиваются в работе. Начинать внедрение новых систем необходимо именно с таких сотрудников, так как их
проще будет обучить новым функциям информационной системы и впоследствии они сами смогут обучать других уже в процессе работы.
Использованные источники: 1. И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Управление проектами. 2010
