CC BY
532
УДК 331.108.2: 005.92: 352.075
Нигматуллина Т.Х., Нигматуллин Р.ф.
Оренбургский государственный университет E-mail: [email protected]; [email protected]
ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАДРАМИ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
В настоящей статье рассмотрен порядок ведения кадровой политики и кадрового делопроизводства в органах местного самоуправления. Подробно освещены вопросы проведения кадровой политики в системе органов власти и управления. Актуальность данной темы обусловлена проводимой в последнее время властями всех уровней антикоррупционной борьбой, в том числе в среде государственных и муниципальных служащих. Успешность этой борьбы зависит от многих факторов, в том числе от деятельности кадровых служб в органах местного самоуправления. Эту работу невозможно эффективно претворять в жизнь без повышения роли кадровых служб, без совершенствования кадровой работы во всей системе местного самоуправления. В статье представлен краткий анализ делопроизводства, кадровой политики с определением порядка и регулированием процесса подбора, перемещения, продвижения, стимулирования и ответственности муниципальных служащих, даны рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления кадрами.
Ключевые слова: кадровая политика, кадровое делопроизводство, органы местного самоуправления, документационное обеспечение управления, информационные технологии, автоматизация делопроизводства.
Любой работодатель для осуществления производственной или иной другой деятельности сталкивается с ситуацией, когда необходимо организовать труд, управление трудовыми отношениями и регламентацию этих процессов. Основу муниципального управления, как и любого другого, составляет документированная информация, посредством которой происходит регламентирование внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений у конкретного работодателя. Для того, чтобы документационное обеспечение действительно регулировало взаимоотношения, в нашем случае, представителя нанимателя и лица, замещающего муниципальную должность (которые в традиционных трудовых отношениях представлены работодателем и работником), определяло условия их взаимодействия, требуется наличие определённой кадровой политики.
Однако в настоящее время отсутствует чётко сформулированная концепция кадровой политики муниципального образования и нет жёсткой регламентации процедур её реализации. Кадровая политика является системой теоретических взглядов, принципов, норм и правил, определяющих основные направления работы с персоналом. Одним из самых важных элементов кадровой политики является управление кадровыми документами. А система документационного обеспечения управления кадрами предполагает деятельность работников кадровых подразделе-
ний по реализации кадровой стратегии. Кадровая стратегия в муниципальной службе направлена на формирование кадрового состава, профессиональное развитие персонала, его мотивацию и стимулирование. Это предполагает привлечение, закрепление, использование на службе высококвалифицированных специалистов, которым должны будут созданы условия по реализации их потенциала, чтобы исполнять качественно профессиональные обязанности. Этим они обеспечивают эффективное функционирование исполнительных органов местного самоуправления. Одним из самых важнейших стратегических факторов в социальных, политических и экономических преобразованиях становится кадровый состав муниципальных служащих Российской Федерации.
Профессиональная компетентность, высокая степень образовательной подготовки, управленческая культура, психологическая устойчивость, нравственность, дисциплинированность, ответственность, умение работать и в стабильных, и чрезвычайных ситуациях - всё это определяет высокий уровень конкурентоспособности современного муниципального служащего.
Институт местного самоуправления для России является новым, неизведанным направлением, поэтому общие подходы к процессу подготовки муниципальных кадров до сих пор не выработаны. Тяжелая ситуация складывается
с получением новых знаний, умений муниципальных работников, т.к. их подготовка не учитывает особенностей местной власти от власти государственной, а существующие до сих пор программы не основаны на реальных потребностях муниципалитетов и приводят к формализации образования, которое на практике не находит применения.
Нельзя сказать, что органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления не решают задачу подготовки муниципальных служащих; некоторые шаги в этом направлении делаются: так, например, организуются различного рода курсы переподготовки и повышения квалификации муниципальных служащих. Однако бессистемность обучения; и, надо признать, низкая квалификация значительной части преподавателей стихийно сформированных учебных центров, и выше перечисленные проблемы не позволят в скором будущем решить эти задачи. Требуется серьезное государственное вмешательство.
Очевидно, что насколько слаженно и профессионально работает управленческий аппарат, настолько эффективно само местное самоуправление. Особенности труда муниципальных служащих также требуют государственного регулирования. Совершается большая ошибка в тех случаях, когда кадровое обеспечение муниципальной службы сводится только к подбору и расстановке кадров. В современных условиях принципы кадровой политики в данном аспекте должны быть сформулированы, исходя из требований профессионализма и ответственности муниципальных служащих, а сама кадровая политика должна включать разработку мероприятий, направленных на совершенствование структуры кадрового состава муниципальных служащих и систему механизмов мотивации и социальной защиты персонала.
Одна из главных целей государственной кадровой политики - управление персоналом. По мнению многих исследователей, оно должно включать в себя и организационные, и экономические, и образовательные, и социально-психологические мероприятия. К сожалению, как заметил профессор кафедры государственного и муниципального управления и экономической теории РГРТУ, заместитель
Председателя Городской Думы Холопов В.А., «нередко данным элементам кадровой работы в органах государственной власти и муниципального образования уделяется второстепенное внимание. Отбор кадров осуществляется по давно устаревшим технологиям, не учитывающим морально-психологических аспектов личности, работа с кадровым резервом подчас запущена и не обеспечивает необходимых условий для «воспроизводства» кадрового потенциала государственной и муниципальной службы, оценка персонала в основе своей носит формальный характер, низок уровень научно-методического обеспечения работы с персоналом» [3].
Для решения этих задач должна быть кардинально изменена кадровая политика органов местного самоуправления. На данный момент она относится к пассивному типу, т.к. сводится только к ликвидации негативных последствий кадровых решений.
С учётом экономических, маркетинговых и организационно-распорядительных (управленческие или административные) направлений для совершенствования структуры кадрового состава, необходимо выполнять следующие мероприятия:
- проводить аттестацию служащих в органах местного самоуправления.
- повышать квалификацию служащих (для сокращения потерь рабочего времени путём посещения семинаров и курсов переподготовки кадров);
- оснастить специалистов программным обеспечением для кадрового делопроизводства;
- ввести систему служебно-профессио-нального продвижения служащих, обеспечивая тем самым карьерный рост сотрудников, ротацию кадров путем перемещения их на вышестоящие должности;
- оптимизировать систему подбора кадрового состава.
Чтобы изменить данную ситуацию на муниципальной службе, требуется активная деятельность по совершенствованию кадро-ведческих технологий. Оптимизации этого процесса могло бы помочь заимствование передового опыта кадровой работы в органах государственной власти, а также и организаций различных форм собственности.
Нигматуллина Т.Х., Нигматуллин Р.Ф.
Проанализировав структуру кадрового состава и современное состояние кадрового документационного обеспечения в органах местного самоуправления, можно говорить о существующих проблемах на сегодняшний день:
- низкий уровень образования и квалификации основных служащих;
- высокий уровень работников предпенсионного возраста;
- низкий уровень взаимозамещения работников.
По информационному направлению необходимо оснащение специалистов программными продуктами и совершенными компьютерами со свободным доступом в Интернет.
Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя. Документационному обеспечению управления в кадровой службе при оформлении документов необходимо с большей ответственностью следовать требованиям общего делопроизводства, которые изложены в законодательных и нормативно-правовых актах; например, понятийный аппарат раскрывает новый (взамен ГОСТ Р 51141-98) стандарт - ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», виды бланков, порядок размещения реквизитов в конкретных видах документов - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Но для органов власти вместо последнего стандарта рекомендованы утверждённые в 2009 году Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Кроме этого, из-за необходимости оформления в органах местного самоуправления большого количества дополнительных видов документов кадровыми службами, вопросы делопроизводства многократно усложняются. Специалистам - кадровикам приходится или создавать, или организовывать работу с такими документами, которых практически нет в традиционных трудовых отношениях, например: служебные удостоверения, послужной список, характеристика-отзыв, справка-объективка, реестр муниципальных слу-
Особенности ведения кадровой политики...
жащих, контракт, Положение о ведении личных дел муниципальных служащих и т.д. На рисунке 1 показан перечень тех документов, которые оформляются специалистами кадров или с которыми им приходится работать.
К особенностям по делопроизводству, связанным с технологиями обработки документов, добавляются процедуры обеспечения проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестации, переподготовки и повышения квалификации, проверки достоверности представляемых сведений и ещё много того, что регламентирует законодательство о муниципальной службе.
В связи с тем, что кадровое документаци-онное обеспечение в органах муниципального управления, как было уже сказано выше, имеет свои особенности и, чтобы систематизировать эту деятельность, рекомендуется кадровым службам иметь самостоятельную инструкцию по кадровому делопроизводству.
Инструкция по кадровому делопроизводству позволяет безошибочно выполнять большое количество практических задач: в ней утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, маршрутограммы, правила по сохранности, использованию и подготовке дел для передачи в архив; в качестве Приложений комплектуется перечнями документов - регистрируемые, нере-гистрируемые; утверждаются - не утверждаются, оттиск печати ставится или не ставится и т.д.; т.е. требующиеся для выполнения того или иного кадрового действия.
Еще одна ценность Инструкции в том, что при её разработке учитывается специфика учреждения, определяемая не только сферой деятельности, численностью сотрудников и организационной структурой. Особенности оформления кадровых документов, обозначенные в локальном акте, позволят сотрудникам, в том числе и вновь принятым на службу, в минимально короткие сроки разобраться в нюансах работы и, в частности, уточнить свои функциональные обязанности.
Наибольший эффект в работе отдела кадров может быть достигнут при комплексном, взаимосвязанном подходе по совершенствованию структуры самой службы, повышению квалификации работника, улучшению организации, механизации и автоматизации выполнения наи-
более трудоёмких процессов в управлении кадровой деятельностью [1].
Следующей рекомендацией по устранению типичных недостатков в кадровой службе является создание информационно-поисковой системы по кадровой документации.
В настоящее время в своей работе специалисты отделов кадров в органах местного самоуправления редко применяют автоматизированные программы, хотя существует много программ, соответствующих самым взыскательным требованиям кадровиков, например, «Отдел Кадров Плюс 2012»; «Профит-Комплекс»; «Управление персоналом»; «Радость кадровика», 1С:Зарплата и Кадры 7.7 ПРОФ, 1С: Зарплата и Кадры 7.7 ПРОФ, БОСС-Кадровик.
Основными преимуществами данных программ является то, что для их применения и внедрения не требуется дополнительного программного обеспечения и специального обучения пользователя; есть возможность кадрового учёта нескольких организаций в одной программе; отсутствуют ограничения по времени использования лицензии; совместимы с пакетами MS Office и Open Office.
Нежелание воспользоваться очевидными достоинствами информационных технологий в работе чаще всего объясняется тем обстоятельством, что в функциональных структурных подразделениях администраций муниципальных образований работают специалисты пенсионного или предпенсионного возраста, в силу возраста не желающие менять привычные формы работы.
Очень часто причиной отсутствия на рабочих местах автоматизированных программ является недостаточное финансирование учреждений. К сожалению, несмотря на актуальность кадрового делопроизводства, эта ситуация очень типична в органах местного самоуправления, особенно для отдалённых от центра муниципальных образований.
Таким образом, использование собственной инструкции по кадровому делопроизводству, применение автоматизированных технологий, внедрение конкретного программного обеспечения позволит снизить трудовые затраты по ведению кадровой работы, значительно повысит оперативность и эффективность деятельности органов местного самоуправления, что в конечном счёте отразится и на оптимизации их кадровой политики.
14.11.2014
Список литературы:
1. Аралбаева Ф.З. Нигматуллина Т.Х. Нигматуллин Р.Ф. Повышение эффективности документационного обеспечения управления кадрами предприятия посредством аудита: Аралбаева Ф.З., Нигматуллина Т.Х. , Нигматуллин Р.Ф. //Вестник Оренбургского государственного университета, № 13. - Оренбург : ИПК ОГУ, 2012. - С. 21-26.
2. Васильев В.И. Борьба с коррупцией и местное самоуправление/ персоналом: В.И. Васильев // Журнал российского права, 2012. №4. С. 5-17.
3. Холопов В. А. Актуальные задачи кадровой политики в контексте борьбы с коррупцией в органах муниципального управления //Государственная власть и местное самоуправление. - 2014. - №1. - С3-6.
4. Пименов Н.А. Карта коррупционных рисков как универсальный инструмент анализа //Государственная власть и местное самоуправление. - 2014. - №4. - С40-42.
5. Плеханов А., Гагаринская Г., Плеханов В. Управление трудовым потенциалом предприятия «Кадровик. Кадровый менеджмент», 2009, № 3.]
6. Синявец Т. Комплексный аудит системы управления персоналом //. - Кадровик. Кадровый менеджмент -2007, №9.
7. Румынина В.В., Румынина Л.А. «Внутренний кадровый аудит», Кадровая служба и управление персоналом предприятия, 2007, N 9.
8.Базаров Т.Ю. «Управление персоналом на стадии интенсивного роста организации» - Управление персоналом - с.64.
9. http://www.hr-portal.ru/article/audit-kadrovogo deloproizvodstva
10. http://www.kadr-press.ru
11. http://www.finsovet.ru
12. http://www.bss-around.ru
13. Ресурсы INTERNET
14. СПС «КонсультантПлюс»
Сведения об авторах:
Нигматуллина Танвера Хуснулловна, старший преподаватель кафедры государственного и муниципального управления и менеджмента Оренбургского государственного университета Нигматуллин Рустам Фаатович, аспирант кафедры государственного и муниципального управления и менеджмента Оренбургского государственного университета 460018, г. Оренбург, пр-т Победы,13, ауд.6103, тел.(3532)372442, е-mail: [email protected], [email protected]
