CC BY
26
Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 - 32.
2. Сидоров, П.И. Деловое общение [Текст] учебник / П.И. Сидоров, М.Е. Путин, И.А. Коноплёва. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 384 с.
3. Алимова, Х.Ш. Речевая культура делового письма [Текст] / Х.Ш. Алимова // Вестник МГЛУ. - 2011. - №24. С. 10-16.
4. Янковая, В.Ф. Основные разновидности деловых писем // Секретарь-референт. - 2002.- №2.
5. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности [Текст]: учеб. пособие / Н.П. Крюкова. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.
6. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности // Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. - 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.1. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. - С.124 - 125.
7. Игебаева Ф.А. Некоторые аспекты документационной деятельности в процессе управления предприятием. В сборнике: Инновационные процессы в управлении предприятием и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции Приволжский дом знаний. Пенза. 2010. С. 36-39.
8. Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 - 119.
9. Игебаева Ф.А. Служебная переписка как составная часть деловой коммуникации.// Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации. Материалы Международной научно-практической конференции. - в 2-х частях. - ч 1. - Саратов, Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2012. - С.79 - 81.
Абубякярова Д.А. аспирант
ФГБОУВО «Башкирский ГАУ»
Россия, г. Уфа
ОСОБЕННОСТИ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Аннотация: В статье уделено внимание роли деловых писем в сфере деловых коммуникаций. Проанализированы разновидности служебных писем и выделены особенности электронных.
Ключевые слова: деловые коммуникации, деловые письма, электронные письма, адресат, электронная почта, тема письма.
Деловое письмо занимает обусловленное место в сфере деловых коммуникаций. Деловое письмо представляет собой документ, представленный организацией и направленный адресату посредством почтовой связи. Общий тон, которого подчеркивает деловитость,
официальность, доброжелательное и уважительное отношение.
Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1; 2; 6]. В данной статье мы рассмотрим различные виды деловых писем.
Существуют следующие разновидности деловых писем, которые требуют соблюдения определенных процессов:
> информационное письмо (извещение, сообщение, напоминание, сопроводительное);
> письмо, содержащее запрос, просьбу или предложение, заявку, заказ, приглашение, т.е. позволяют инициировать определенные действия;
> письма, носящие рекламационный характер (претензия, требование);
> ответы (отказ, согласие);
> письмо содержащие гарантии, обязательства, подтверждения;
> письма с выражениями благодарности, признательности, внимания (поздравления, благодарственные письма, соболезнования, извинения).
Деловые письма способствуют более прочному взаимопониманию участников переписки, понимание интересов проблем сторон. Они пишутся и оформляются определенным образом.
Отличительной особенностью служебных писем является:
^ официальный стиль, лексическое единообразие, употребление словарных величин, краткость, лаконичность, конкретика;
^ использование определенной формы и бланка;
^ адресность, т.е. конкретные частники, находящиеся выражение в субординации при письменном обращении и соблюдение стандартизированных форм.
^ тематическая направленность по определенному конкретному вопросу, как правило, не более одного - двух.
Отметим, что в современном мире 90% деловых писем направляются посредством электронной почты. И анализ показывает, что данные письма характеризуются как частные, так и документальные. Частность определяется тем, что они имеют направленный коммуникативный характер по сравнению с другими видами деловой письменности. Но вместе с тем, они сохраняют правовой характер.
Структура текста электронного делового письма практически ничем не отличается от структуры его бумажного аналога, однако некоторые особенности существуют. Обязательные элементы: приветствие, адресность,
уточнение целей обращения.
Следует выделить основные пункты, касающиеся оформления электронных писем. Обязательно заполнение поля «тема». Тема должна содержать пару слов, отражая основную суть обращения. Чаще всего именно по темам или адресату сортируются письма по папкам. Отвечая на письма, следует сохранять указанную тематику, используя шаблон «Re: тема письма». При изменении темы при ответе, то нужно сменить и название (тему) письма. И также переписку по новой теме нужно начинать с нового письма [3; 9].
Указание пометки «важности письма (priority)» употребляется, при ситуации, когда письмо содержит срочную информацию. Это позволяет выделить ваше письмо среди входящих писем.
Важно соблюдение культурной и вежливой стилистики письма. Не употреблять сленг, термины или сокращения. Для придания эмоциональности допускается умеренное использование смайликов.
Обязательное использование реквизитов подписи, содержащую информацию о должности, телефона, названии компании, других способов связи.
Текст должен быть ясным, лаконичным, разделённым на абзацы, по объему не превышать полстраницы, связи с тем, что восприятие письма должно быть легким. Заключительная часть письма и подпись отделяются от основного текста пустой строкой. В качестве заключительной части используются нейтральные формы: «С уважением...», «Всего наилучшего...» и т. д .[4; 10].
Еще не менее важный показатель - это скорость ответа на письмо. Так как это служит показателем по отношению к деловым партнерам или клиентам. Приемлемым считается время реакции от двух-трех часов.
Итак, электронная корреспонденция придерживаются тех же норм и правил, которые характерны для любых других форм делового взаимодействия, особенности же обусловлены способом передачи информации - использованием почтовых программ и служб, имеющих типовой интерфейс [5; 12].
В заключение отметим, что написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - залог успеха вашего дела [7; 8; 11].
Использованные источники: 1. Игебаева Ф.А. Служебная переписка как составная часть деловой коммуникации.// Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации. Материалы Международной научно-практической конференции. - в 2-х частях. - ч 1. - Саратов, Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2012. - С.79 - 81.
2.Игебаева Ф.А. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия. //Основные направления повышения эффективности экономики, управления и качества подготовки специалистов. Сб. статей IX Международной научно-практической конференции. -Пенза: Приволжский дом знаний, 2011. С. 30 - 32.
3. Карепина А. Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты// [Текст] А. Карепина/ Издательство: Манн, Иванов и Фербер. - 2012. - 248 с.
4. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенова Ю.М. Деловая переписка: учебно-практическое пособие // [Текст] учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Н.Н.Анодина, Ю.М.Аксенова. - М.: ИНФРА-М. - 2012. - 132 с.
5. Лагутина Т.М., Щуко Л.А. Деловое письмо. Справочник// [Текст] учебное пособие/ Т.М. Лагутина, Л.А. Щуко/ - Издательство: Герда. - 2004. - 480c.
6. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности. // Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. - 12 декабря 2014. в 2-х частях, 4.I. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. - С.124 - 125.
7. Игебаева Ф.А. Некоторые аспекты документационной деятельности в процессе управления предприятием. В сборнике: Инновационные процессы в управлении предприятием и организациями. Сборник статей IX международной научно-практической конференции Приволжский дом знаний. Пенза. 2010. С. 36-39.
8. Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 - 119.
9. Янковая В.Ф. Основные разновидности деловых писем // Секретарь-референт. - 2002.- №2.
10. Игебаева Ф.А. Репликация культуры общества в контексте профессионального образования. Северо-Кавказский федеральный университет. Георгиевск, 2013. Том Книга 2. № 11. С. 59-60.
11. Игебаева Ф.А., Леонтьева М.С. К вопросу о необходимости изучения курса «Деловое общение» в аграрном университете. В сборнике: Проблемы и перспективы развития инновационной деятельности в агропромышленном производстве Материалы Всероссийской научно-практической конференции. 2007. С. 251-254.
12. Игебаева Ф.А. «Interpersonal communications» in formation of professional and communicative competences of students of agrouniversity. В сборнике: Science and Education materials of the V international research and practice conference. 2014. С. 45-47.
