Особенности расчетов с подотчетными лицами Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ПРАВОВОЕ РЕГУлиРовАниЕ

ОСОБЕННОСТИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

О. А. ГУРЖЕВА, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения Первый Дом Консалтинга « Что делать Консалт»

Руководителям организаций и бухгалтерам необходимо доподлинно знать особенности расчетов с подотчетными лицами—работниками организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании в пользу организации.

Порядок работы с подотчетными лицами регулируется следующими нормативными актами:

• Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение);

• указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденными постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55;

• Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010).

К основным видам расходов, связанным с расчетами с подотчетными лицами, относятся хозяйственные расходы, командировочные расходы, представительские расходы в пределах лимита и расходы на приобретение запчастей, горючих и смазочных материалов.

Положением введены некоторые новшества, касающиеся расчетов с подотчетными лицами.

Целью расходования подотчетных сумм теперь является оплата расходов, связанных с осуществле-

нием деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), ранее отмечалось, что полученные в банке деньги должны расходоваться на цели, указанные в чеке.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 подотчетному лицу оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании п. 4.2 Положения:

• документа, удостоверяющего личность (например паспорта);

• доверенности.

Если работнику выданы из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 — выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если работник действует от имени организации, представляя ее интересы, то для получения

товаров необходимо наличие доверенности. Если он действует как физическое лицо, доверенность не нужна.

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (форма № АО-1). В авансовом отчете фиксируются суммы полученного аванса, израсходованные денежные средства, а также подсчитывается остаток или перерасход денежных средств. Также в авансовый отчет вносятся сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или с момента выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Для утверждения и принятия к бухгалтерскому учету авансового отчета необходимо соблюдение следующих условий:

• целевое расходование выданных под отчет денежных средств;

• наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;

• соответствие сумм израсходованных денежных средств суммам, указанным в платежных документах.

Правильно оформленные первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету на основании п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Ранее порядок выдачи денег в подотчет и сроки обработки авансовых отчетов устанавливались внутренним документом.

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация может удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)).

В письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 отмечается, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующих сумм не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Однако это можно сделать только при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания и дал работодателю письменное согласие на такое удержание. Размер всех

удержаний при каждой выплате не должен превышать 20 % от заработной платы, причитающейся работнику.

При отсутствии согласия на удержание вопрос о спорных суммах может быть разрешен только в судебном порядке (см. постановление президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2007 № 44г-360).

Такие суммы могут быть взысканы в судебном порядке в течение срока исковой давности, установленного ст. 196 Гражданского кодекса Российской Федерации. Обратиться в суд надо в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба, а отсчитывать его нужно через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньги (ст. 248, 392 ТК РФ).

Задолженность по подотчетным суммам сохраняется и при увольнении работника. В дальнейшем она может быть признана безнадежной (не реальной к взысканию) в общем порядке и списана на прочие расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли. Однако, если организация примет решение о списании (прощении) суммы задолженности при отсутствии оснований, например до истечения срока исковой давности, то данные расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли.

В соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога на доходы организация (налоговый агент) обязана в течение 1 мес. с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета. Например, если работник, имеющий задолженность по возврату подотчетной суммы, которая списана по истечении срока исковой давности, уволен, то его задолженность в бухгалтерском учете переводится на расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д-т сч. 76-5 К-т сч. 71), а при ее списании (Д-т сч. 91-2 К-т сч. 76-5) в налоговый орган направляется уведомление о невозможности удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с суммы списания.

Остановимся на конкретных примерах отражения в бухгалтерском учете выдачи денег под отчет.

Пример 1. Работнику организации выдано под отчет 2 000 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1 950 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 — выданы денежные средства под отчет — 2 000 руб.;

Д-т сч. 10 К-т сч. 71 — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника — 2 000 руб.;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств — 50 руб.

Пример 2. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету, который составил 6 000 руб., не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. Получив согласие работника, руководитель издал распоряжение об удержании задолженности из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 40 000 руб.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 — выдано под отчет работнику на командировочные расходы — 21 000 руб.;

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 — сдан авансовый отчет — 15 000 руб.;

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 — отражена сумма не возвращенного в срок аванса — 6 000 руб.;

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо — 6 000 руб.;

Д-т сч. 70 К-т сч. 73 — не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы — 6 000 руб.

Пример 3. Организация выдала своему работнику корпоративную банковскую (расчетную) карту и перечислила на нее денежные средства в размере 20 000 руб. Работник приобрел канцтовары, представил авансовый отчет и сдал карту. Учетной политикой организации установлено, что денежные средства под отчет выдаются как в наличной, так и в безналичной формах путем перечисления денежных средств на корпоративные банковские карты. Залоговая стоимость карты составляет 1 000 руб. Остатка денежных средств на карте на дату выдачи работнику не было. Работником в установленные сроки представлен авансовый отчет с подтверждающими документами, согласно которому потрачено 19 000 руб. на приобретение канцтоваров.

Работником в кассу организации внесены неиспользованные наличные деньги в сумме 1 000 руб. Согласно выписке по данной карте комиссия банка составила 30 руб., остаток денежных средств — 970 руб.

К балансовому счету 71 откроем аналитические счета:

71-д «Расчеты по выданным денежным документам»;

71-хоз «Расчеты по выданным средствам на хозяйственные расходы».

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Д-т сч. 71-д К-т сч. 50-3 — выдана корпоративная банковская карта работнику — 1 000 руб.;

Д-т сч. 55 К-т сч. 51 — перечислены денежные средства на карту — 20 000 руб.;

Д-т сч. 71-хоз К-т сч. 55 — отражено списание средств с корпоративной банковской карты — 20 000 руб.;

Д-т сч. 10 К-т сч. 71-хоз — отражено приобретение канцтоваров — 19 000 руб.;

Д-т сч. 50-1 К-т сч. 71-хоз — подотчетным лицом внесена в кассу организации неизрасходованная сумма наличных денег, снятых с банковской карты, в размере 1 000 руб.;

Д-т сч. 50-3 К-т сч. 71-д — работником возвращена корпоративная банковская карта — 1 000 руб.;

Д-т сч. 91-2-хоз К-т сч. 55 — в составе прочих расходов отражена комиссия банка за обслуживание банковской карты — 30 руб.

Рассмотрим, с какими же основными трудностями организация может столкнуться при оплате товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц.

Во-первых, подотчетное лицо оплачивает товары, работы или услуги от имени организации на основании доверенности, поэтому и ему необходимо придерживаться этого лимита. Нужно помнить о лимите расчетов наличными (100 000 руб.).

Во-вторых, при перечислении подотчетных сумм на корпоративную карту, а тем более на зарплатную карту работника, необходимо подробно расшифровать назначение платежа. К примеру, в платежных поручениях в поле «Назначение платежа» целесообразно указать: пополнение счета пластиковой карты (номер); Ф. И. О. подотчетного лица; на командировочные расходы или хозяйственные нужды, налогом на добавленную стоимость не облагается, НДФЛ не облагается тоже.

В-третьих, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость у организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН), может быть учтена в расходах только в периоде погашения организацией задолженности

перед работником. Кроме того, перечень расходов — закрытый, и, если организация, применяющая УСН, несет не подходящие под материальные и иные разрешенные затраты, то сложно будет их учесть при расчете налога (ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 17.01.2012 № 03-11-11/4).

Бывают случаи, когда налоговые органы пытаются включить неиспользованные и невозвра-щенные подотчетные суммы в облагаемый НДФЛ доход сотрудника. Однако надо иметь в виду, что, даже если подотчетное лицо в установленный срок не отчитается по выданному авансу, то подотчетные суммы не носят для физического лица экономической выгоды и не относятся к его доходу (постановление Федерального арбитражного суда (ФАС) Восточно-Сибирского округа от 11.08.2006 № А69-1411/05-5-2-Ф02-4006-С1). Согласно постановлению ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу № А05-7405/2007 налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные под отчет, в доходы работников, пока не истек срок исковой давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Доходом сотрудника задолженность может стать только в случае прощения долга, так как возникнет экономическая выгода. В этом случае суммы неиспользованного аванса признаются доходом подотчетного лица и подлежат налогообложению НДФЛ. При этом датой получения подотчетным лицом дохода в виде остатка неиспользованного аванса признается дата, с которой стало невозможно взыскание таких сумм, либо дата, когда организацией принято решение о прощении задолженности подотчетному лицу

и списании таких сумм за счет собственных средств. Данная позиция подтверждается письмом Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, а также постановлением ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 № А05-5905/2006-29.

Иными словами, до тех пор пока есть возможность удержать суммы остатка неиспользованного аванса из заработной платы подотчетного лица, такие суммы не будут являться для него доходом.

Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 27.06.2012).

2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.11.2011).

3. О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка Российской Федерации на территории Российской Федерации: Положение Центрального банка России от 12.10.2011 № 373-П.

4. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н (в ред. 08.11.2010).

5. Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет" : постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

6. Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0.

7. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 28. 07. 2012).