CC BY
70
© А.В. Глущенко, И.Е. Исаева, 2007
ОСОБЕННОСТИ ПОСТРОЕНИЯ БЮДЖЕТНОЙ СИСТЕМЫ У ОПЕРАТОРОВ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ПОДВИЖНОГО СОСТАВА
А.В. Глущенко, И.Е. Исаева
В начале 90-х гг. прошлого века в отечественной экономике наблюдался резкий спад производства, были разорваны многие экономические связи с бывшими союзными республиками, а также между регионами внутри России. Результатом таких изменений стала катастрофическая убыточность железнодорожных перевозок. В сложившихся условиях предприятия, относящиеся к Министерству путей сообщения, не могли собственными силами содержать и обслуживать многочисленный и дорогостоящий парк железнодорожных транспортных средств. В результате было принято решение о передаче и продаже части подвижного состава в частное владение на определенных условиях.
Таким образом, в российской экономике появились операторские компании. В новой редакции Закона «О железнодорожном транспорте в РФ» от 07.07 2003 г. сформулировано определение понятия «оператор» - это «юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, имеющие вагоны, контейнеры на праве собственности или ином праве, участвующие на основе договора с перевозчиком в осуществлении перевозочного процесса с использованием указанных вагонов, контейнеров»1. Основными видами деятельности операторов являются:
- оказание услуг по транспортировке в собственном и арендованном подвижном составе грузов, экспортируемых за пределами территории России, импортируемых в Россию, а также реализуемых на территории России;
- производство, ремонт, эксплуатация подвижного состава железных дорог, машин, оборудования и сосудов, работающих под давлением и т. д.
Число операторских компаний неуклонно растет. Данному процессу способствует утвержденная Правительством РФ Программа структурной реформы на железнодорожном транспорте, в рамках которой на протяжении 2001-2002 гг. шло целенаправленное создание грузовых компаний операторов, владеющих собственным подвижным составом. В результате возникла Ассоциация перевозчиков и операторов подвижного состава, которая в настоящее время объединяет более 60 операторских компаний.
Специфика оказываемых операторами услуг, широкая номенклатура транспортных расходов, наличие множества представительств, разбросанных по территории страны, и их удаленность от головной организации требуют наличия адекватной, четко функционирующей системы управления финансами организации. Решение данной проблемы мы видим в построении сбалансированной и четко функционирующей бюджетной системы.
В отечественной экономической литературе нет однозначности в трактовке понятия «бюджетная система». По мнению одних авторов, это «технология составления и консолидации бюджетов различных уровней»2. Другие определяют бюджетную систему предприятия как набор бюджетов для выделенных структурных единиц и последовательность объединения всех бюджетов в сводный 3.
На наш взгляд, определять бюджетную систему как «технологию составления» бюджетов не корректно, поскольку технология -это процесс, и в данном контексте понятие «бюджетная система» подменяет понятие «бюджетирование». Мы разделяем точку зрения второй группы авторов и определяем бюджетную систему как совокупность бюджетных форм, основанную на производственных, эко-
номических отношениях и структурном устройстве предприятия, регулируемую его внутренними нормативными документами.
Под бюджетными формами мы понимаем не только сами бюджеты, но и сметы, построение которых основано на тех же принципах. В работах отечественных авторов и в переводных изданиях довольно часто отождествляют понятия «бюджет» и «смета»4. Однако, с нашей точки зрения, между ними существуют различия, которые сформулированы в таблице.
Таким образом, бюджетом организации мы называем финансовый план, балансирующий доходы и расходы, поступления и выплаты денежных средств, прирост активов и капитала, официально утвержденный руководством на определенный период. Смета определяется нами как группировка предстоящих плановых прямых и косвенных затрат предприятия за определенный календарный период по экономически однородным статьям.
Применение смет в бюджетной системе операторских компаний обусловлено необходимостью детализации и предварительной группировки широкой номенклатуры затрат, возникающих в процессе оказания услуг по транспортировке в собственном и арендован-
ном подвижном составе грузов по железной дороге. Набор бюджетных форм и схема их консолидации в операторской компании представлена на рисунке.
В структуре рассматриваемых компаний присутствует значительное количество штабных подразделений, а следовательно, расходы на содержание всей организации должны быть не просто контролируемыми, но и управляемыми. Для этого мы предлагаем составлять каждому структурному подразделению смету на содержание подразделения.
Отдельно, на наш взгляд, необходимо определить график предоставления сметы на содержание представительств, находящихся на удаленном расстоянии от головной организации в других регионах страны. Любое представительство операторской компании должно скоординировать свою работу по планированию затрат на содержание таким образом, чтобы не нарушить сроки подачи общей сметы на утверждение.
В целях максимизации прибыли от основного вида деятельности операторской компании необходимо составлять смету по продаже транспортно-экспедиторских услуг, при этом смета должна иметь две формы: продажа услуг по России и продажа услуг иностран-
Основные различия между понятиями «бюджет» и «смета»
Сравнительные критерии Бюджет Смета
Сущность Текущий финансовый план, скоординированный по целям предприятия и подразделениям Группировка предстоящих плановых затрат предприятия на производство и реализацию продукции (работ, услуг) за определенный календарный период по экономически однородным статьям затрат 1
Назначение «Детализация способов ресурсного обеспечения выбранного варианта достижения целей»2 Планирование затрат и капитальных вложений
Используемые показатели Денежные и натуральные Денежные, натуральные, трудовые
Целесообразный временной интервал Месяц, квартал, год Неделя, декада, месяц
1 Ковалев В.В. Введение в финансовый менеджмент. М.: Финансы и статистика, 2000. С. 295.
2 Энциклопедия предпринимательства / Сост. С.М. Синельникова, ГГ Соломоник, М.Б. Биржаков, Р.Б. Янборисова. СПб.: ТОО «Олбис»: АО «Сатисъ», 1994. С. 262.
ным юридическим лицам. Обе сметы предназначены для обобщения информации о тоннаже планируемых перевозок, о направлении движения грузов и предполагаемой выручке. Документы такого рода необходимы для составления заявки на предстоящий месяц, которая передается в ОАО «Российские железные дороги». Причем в заявке отражаются данные о тоннаже и направлении грузовых перевозок, поскольку, не обладая собственным локомотивным парком, операторская компания прибегает к услугам ОАО «РЖД», которое, в свою очередь, формирует составы в соответствующем направлении.
Утвержденные сметы необходимо строго выполнять ввиду того, что за превышение заявленных показателей нужно будет платить ОАО «РЖД» по более высоким тарифам, а за невыполнение заявки - штраф. И то и другое невыгодно операторской компании.
Следующая смета содержит информацию о транспортных расходах по железной дороге. Данный документ необходим для
обобщения затрат, связанных с ежедневной выдачей железнодорожных документов, с составлением актов сверки по каждому лицевому счету, с подбором и выдачей архивных документов и пр.
Такого рода услуги для операторских компаний оказывают ТехПД (технологические центры по обработке перевозочных документов) всех железных дорог, с которыми приходится работать. Осуществляя свою деятельность по РФ, странам СНГ и странам дальнего зарубежья, операторские компании должны открыть соответственно 3 лицевых счета в ТехПД. Денежные средства, перечисляемые в качестве предоплаты в счет будущих услуг, ТехПД получает на один расчетный счет и распределяет по указанным лицевым счетам. Таким образом, операторская компания должна регулярно отслеживать состояние своих лицевых счетов, поскольку если денежные средства на них будут в недостаточном объеме, железная дорога услуги оказывать не будет. Данная смета должна составляться, как
Блок-схема построения основного бюджета операторской компании
минимум, подекадно, что позволит четко скоординировать работу всего предприятия и избежать нецелесообразного распределения денежных средств по лицевым счетам.
В целях планирования расходов на аренду подвижного состава и диспетчерское слежение управлению перевозок рекомендуем составлять смету, в которой аккумулируются затраты, связанные с арендой недостающих вагонов и диспетчерским слежением. Также здесь должны найти отражение натуральные показатели, а именно, какое количество вагонов отслеживает операторская компания и какого количества вагонов ей не хватает для выполнения заявленного плана. Последняя информация, по нашему мнению, окажется достаточно ценной при составлении бюджета по капитальным вложениям. Поскольку, имея тенденцию роста перевозок, предприятию, возможно, придется принимать решение об увеличении числа собственных основных средств. Для конкретизации информации такого рода составляется следующая смета.
Таким образом, авторами разработан и предлагается к использованию операторскими компаниями ряд смет, предназначенных для детализации, группировки, планирования и контроля предстоящих затрат, связанных с основным видом деятельности, административно-управленческой и хозяйственной работой всех структурных подразделений.
Однако, разрабатывая сметы, мы охватили лишь часть расходов операторской компании, связанных с организацией и осуществлением технико-эксплуатационного обслуживания. Показатели по другим видам деятельности необходимо рассматривать в рамках следующих бюджетов.
Бюджет N° 1 «Бюджет продаж транспортно-экспедиторских услуг» должен выступать в роли консолидирующего документа, разрабатываться ежемесячно и обобщать информацию, содержащуюся в соответствующих сметах.
Операторские компании, оказывая услуги своим клиентам, как правило, четко планируют свою деятельность на основе спроса и предварительной договоренности о сроках и объемах перевозимых грузов. Однако могут возникать ситуации, когда образуется некий промежуток времени, в котором имеющиеся
в собственности операторской компании вагоны вынуждены простаивать. С целью повышения оборачиваемости вагонного парка целесообразно на это время сдавать основные средства в аренду. Еще одной причиной возникновения доходов такого рода является сдача в аренду собственного подвижного состава при возвращении вагонов со станции назначения в исходный пункт. Таким образом достигается рост прибыли всей операторской компании путем недопущения простоя или порожнего пробега вагонов.
С этой целью предлагается к внедрению операторским компаниям Бюджет № 2 «Бюджет продаж услуг по аренде подвижного состава». Информационной базой для него будут служить сметы, бухгалтерская отчетность, данные управления по ремонту. При помощи смет определяется количество требуемых единиц основных средств для выполнения заявки по перевозкам. Бухгалтерская отчетность содержит информацию о подвижном составе, находящемся в эксплуатации на конкретный момент времени. Управление по ремонту предоставляет данные о количестве единиц техники, находящихся в ремонте, об объемах планируемого ремонта и об основных средствах, которые выходят из ремонта в течение планируемого месяца.
Следующий рекомендуемый документ -Бюджет № 3 «Бюджет продаж». Ввиду того, что торгово-закупочная деятельность, как правило, не имеет больших объемов в операторской компании, мы предлагаем в рамках одного бюджета представить как покупку, так и продажу материальных ценностей. Невыполнение Бюджета № 3 в части «покупка» грозит остановкой производственного подразделения и ремонтных работ, а это, в свою очередь, повлияет на выполнение заявки по транспортно-экспедиторским услугам. Поэтому особо внимательно следует отнестись к выбору поставщиков и предпочесть оптимальные варианты сделок, как по цене, так и по надежности.
Таким образом, предложены к внедрению три бюджетные формы (Бюджеты № 13), идентичные по своему назначению. Их можно объединить в один блок «Бюджет продаж», поскольку все они обладают рядом общих принципов построения.
При составлении Бюджета № 4 «Бюджет производства» необходимо учесть производственные мощности и, самое главное, оптимальный объем востребованности продукции. Важно отметить, что производственное подразделение в операторских компаниях занимается изготовлением незначительного объема запасных частей, деталей или узлов, требуемых для выполнения ремонтных работ. Эти материальные ценности обычно имеют несложный по технологии процесс производства, но срок их службы не велик. Поэтому требуется регулярная замена изношенных деталей и механизмов на новые. С другой стороны, небольшая себестоимость их производства может превратиться в высокую и невыгодную стоимость покупки. Если предположить, что ближайший поставщик находится на удаленном расстоянии. Иначе говоря, транспортно-заготовительные расходы могут оказаться слишком велики, а собственное производство будет целесообразным и выгодным. Исходя из этого, Бюджет № 4 должен содержать, по нашему мнению, 3 раздела: планируемый объем производства; переходящие запасы незавершенного производства; потребность в материалах.
Бюджет № 5 «Бюджет транспортных расходов» рекомендуем составлять на основе данных сметы «Транспортные расходы по железной дороге» и сметы «Расходы на аренду подвижного состава и диспетчерское слежение». Он должен содержать информацию о всех номенклатурных видах затрат, относящихся к транспортным расходам. Следует отметить, что к таковым для операторских компаний относятся все расходы, связанные с оплатой услуг, которые были оказаны сторонними организациями с целью выполнения транспортно-экспедиторской деятельности. А именно, услуги ОАО «РЖД», связанные с перевозкой грузов, подборкой вагонов, хранением, услуги по информационному обслуживанию пользователей транспортных услуг и др. Предлагаемое содержание Бюджета № 5 позволяет руководству предприятия видеть объем всех транспортных расходов, а также сумму, которая будет возмещена и не повлияет на прибыль.
Бюджет № 6 «Бюджет расходов на ремонт подвижного состава и запорно-пломбировочные устройства» рекомендуем составлять с
целью выявления общих затрат на ремонтные работы, проводимые как своими силами, так и сторонними организациями. Наряду с этим необходимо отметить, что операторская компания может оказывать услуги по ремонту подвижного состава и другим предприятиям, однако часть наиболее сложных операций, таких как капитальный ремонт, зачастую выполнить невозможно без определенного технического оснащения. Монополия ОАО «РЖД» на ремонтные мощности вынуждает, как правило, частных собственников подвижного состава обращаться в корпорацию за помощью. Отсюда появляется деление затрат, связанных с ремонтом основных средств на затраты, возникшие вследствие работ, выполненных депо, и затраты собственных ремонтных работ.
Довольно часто возникает потребность во внеплановом срочном ремонте, когда выгон находится на удаленном расстоянии от собственного ремонтного цеха. В этом случае операторские компании обращаются за помощью в ближайшее депо той железной дороги, где находится неисправный вагон.
Управление бухгалтерского учета и отчетности на основе смет по затратам на содержание подразделений и собственных расчетов предлагает составлять Бюджет № 7 «Бюджет затрат на оплату труда и командировочные расходы». В операторских компаниях, как правило, используют повременную форму оплаты труда. Размеры доплат и условия их выплаты предприятия устанавливают самостоятельно в соответствии с Трудовым кодексом РФ и фиксируют их в коллективном договоре. Весь личный состав делится на две группы: рабочие и служащие. Поэтому форма Бюджета № 7 предполагает соответствующую разбивку всех затрат, связанных с оплатой труда на две части.
В деятельности операторских компаний целесообразно выделить в обособленный бюджет информацию о расходах на таможенное оформление. Поскольку зачастую расчеты по данным хозяйственным операциям производятся в иностранной валюте, то с этой целью Бюджет № 8 «Бюджет расходов на таможенное оформление» должен содержать данные как в рублях, так и в валюте. Бюджет № 8 рекомендуем составлять таможенному отделу, в рамках которого аккумулируется информа-
ция о всех необходимых и вынужденных затратах на таможенное оформление.
Другим не менее важным и значимым для операторской компании является предлагаемый нами к внедрению Бюджет № 9 «Бюджет расходов по налогам и сборам». В настоящее время прогнозирование налоговых платежей стало одним из самых востребованных и актуальных направлений плановой деятельности предприятий любых форм собственности. Данный бюджет, разработанный на основе информации о предстоящей деятельности всего предприятия, позволяет избежать не только ошибок, но и просрочки в платежах, поскольку нередко возникает проблема невозможности вовремя перечислить налог из-за временного отсутствия денежных средств на расчетном счете организации. Во-вторых, такой бюджет, на наш взгляд, позволит оперативно составлять акты сверки с налоговыми органами, что зачастую вызывает ряд сложностей.
На основе смет затрат на содержание подразделений предполагаем составление Бюджета № 10 «Бюджет административно-управленческих и хозяйственных расходов». Данная форма обобщает все расходы, не связанные с производственной и коммерческой деятельностью операторской компании, а именно: содержание автомобильного транспорта, услуги связи, аренда и охрана помещений, почтовые услуги, услуги банка, хозяйственные расходы и др.
Бюджет административно-управленческих и хозяйственных расходов - это последний предварительный бюджет, название статей которого может быть различным в зависимости от структуры, размеров предприятия и его целей.
Бюджет доходов и расходов (БДИР) аккумулирует в себе информацию из всех других операционных бюджетов продаж и бюджетов расходов. Следовательно, позволяет проанализировать - какую прибыль организация получит в планируемом периоде. Фактически БДИР - это прогноз отчета о прибылях и убытках.
В отличие от операционного, финансовый бюджет операторской компании должен иметь более унифицированную структуру. Мы предлагаем использовать следующий перечень финансовых бюджетов:
1. Бюджет № 11 «Бюджет инвестиций в основные средства».
2. Бюджет № 12 «Бюджет инвестиций в ценные бумаги.
3. Бюджет движения денежных средств (БДДС).
4. Бюджет по балансовому листу (ББЛ).
Уровень инвестиций в основные средства определяется, по мнению Джай К. Шима, «размером, отраслевыми особенностями и скоростью роста компании»5. У операторов к числу основных средств производственного характера относится подвижной состав, а его обновление и увеличение способствуют расширению возможностей бизнеса, следовательно, росту прибыли.
В Бюджете № 11 мы выделяем два основных блока: доходы от инвестиционной деятельности и выплаты инвестиционного характера. Поскольку, обладая свободными денежными средствами, предприятие будет заботиться о повышении их оборачиваемости и не только. Основная задача - это, безусловно, рост уровня доходности инвестиционных проектов. Следовательно, операторская компания может заниматься капитальными вложениями в собственные основные средства и наряду с этим быть инвестором аналогичной деятельности других организаций.
Второй предлагаемый бюджет инвестиций содержит информацию о вложениях в ценные бумаги. В зависимости от постав ленных целей финансового менеджмента, состояния денежного потока и утвержденной инвестиционной политики Бюджет № 12 может отсутствовать или иметь другую форму.
БДДС - это инструмент, позволяющий планировать денежный поток и управлять движением денежных средств. Основой для его составления в операторской компании служит БДИР Целью БДДС являются своевременность платежей по текущим обязательствам, а также прогнозирование величины и графика поступления средств на расчетные счета компании. БДДС составляется по форме, где движение денежных средств сгруппировано по трем направлениям: основная деятельность, финансовая деятельность, инвестиционная деятельность.
Мы предлагаем для консолидации на уровне всей операторской компании два вида бюджета:
1) БДДС, который составляется на основе смет движения денежных средств, заполненных каждым структурным подразделением.
2) БДИР, консолидирующий все операционные сметы и бюджеты.
Целесообразность выделения только двух бюджетов для консолидации обусловлена тем, что в операторской компании существуют разные источники получения доходов, контролируемые разными структурными единицами, а расходы присущи всем подразделениям, в том числе и штабным.
После разработки БДДС следует перейти к построению проекта баланса или так называемого бюджета по балансовому листу (ББЛ). Фактически это прогноз соотношения активов и пассивов компании. Назначение ББЛ, по нашему мнению, состоит в том, чтобы показать, как изменится стоимость компании в результате хозяйственной деятельности в течение бюджетного периода.
В ББЛ как и в бухгалтерском балансе необходимо соблюдение принципа равенства между двумя частями - активом и пассивом, которые обычно составляются по укрупненной номенклатуре наиболее важных видов имущества и источников его формирования. Главная особенность формата ББЛ заключается в расположении статей актива в порядке убывания их ликвидности, а статей пассива от краткосрочных обязательств к собственным средствам компании.
Предложенная нами бюджетная система является удобным, доступным и востребованным механизмом для операторских компаний,
использование которого скоординирует все стороны деятельности, позволит уменьшить нерациональное использование средств благодаря своевременному планированию хозяйственных операций, товарно-материальных и финансовых потоков и контролю за их реальным осуществлением. Система сбалансированных показателей, применяемая при построении основного бюджета, обеспечит четкое выполнение всех управленческих решений. При агрегировании общего бюджета организации исследуемая модель бюджетной системы исключает ошибочные повторы и различия в форматах бюджетов для разных структурных подразделений.
ПРИМЕЧАНИЯ
1 ФЗ РФ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации» № 17-ФЗ от 10.01 2003 г. (в ред. ФЗ № 115-ФЗ от 07.07 2003 г.).
2 Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов В.В. Внутрифирменное бюджетирование: Настольная книга по постановке финансового планирования. М.: Финансы и статистика, 2004. С. 189.
3 См.: Кочнев А. Принципы бюджетного управления // Финансовая газета. Региональный выпуск. 2003. № 10; Михайлов А. Основные принципы формирования бюджетной системы предприятия // Финансовая газета. 2001. № 5.
4 См.: Друри К. Введение в управленческий и производственный учет: Пер. с англ. / Под ред. С.А. Табалиной. М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. 560 с.: ил.; Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Финансы предприятий. М.: ИНФРА-М, 1998. 343 с.
5 Шим Джей К., Сигел Джоэл Г. Финансовый менеджмент. М.: ИИД «Филинъ», 1997. С. 345.
