CC BY
79
Особенности комплектования государственного архива республики Татарстан Features of packing of the state archive of the republic of Tatarstan
Сейидов Бабамурат Шохрадович
Студент 4 курса Института Цифровых Технологий и Экономики Казанский Государственный Энергетический университет
Россия, Казань e-mail: seyidow2323@gmail. com
Seyidov Babamurat Shokhradovich
4 year student
Institute of Digital Technology and Economics Kazan State University of Energy Russia, Kazan e-mail: seyidow2323@gmail.com
Научный руководитель
Гайдученко Татьяна Николаевна
Доцент кафедры менеджмента, Казанский Государственный Энергетический Университет,
РФ, г. Казань e-mail: tatyana_gaiduchenko@mail.ru
Scientific adviser Gaiduchenko Tatyana Nikolaevna
Associate Professor, Department of Management, Kazan State University of Energy, Russia, Kazan e-mail: tatyana_gaiduchenko@mail.ru
Аннотация.
В данной статье рассмотрены основные цели комплектования Государственного архива Республики Татарстан, а так же определена роль и место архивов в общественной жизни Татарстана. Особое внимание уделяется особенностям деятельности архивов, а так же задачам, выполняемым ими в современных условиях. Произведен анализ структуры архивной системы Республики Татарстан, ее проблемы, а так же состав и содержание основных комплексов документов. Автором дана оценка современного состояния Государственного архива Республики Татарстан и архивов Российской Федерации в целом.
Annotation.
This article discusses the main objectives of the acquisition of the State Archive of the Republic of Tatarstan, as well as defines the role and place of archives in the public life of Tatarstan. Particular attention is paid to the features of the archives, as well as the tasks performed by them in modern conditions. The analysis of the structure of the archival system of the Republic of Tatarstan, its problems, as well as the composition and content of the main sets of documents. The author assesses the current state of the State Archive of the Republic of Tatarstan and the archives of the Russian Federation as a whole.
Ключевые слова: комплектование архивов, комплектование, архив, архивная система, комплексы документов, документы, база данных, информационное обеспечение, архивоведение, документоведение.
Key words: acquisition of archives, acquisition, archive, archival system, sets of documents, documents, database, information support, archiving, documentation.
На сегодняшний день одним из приоритетных направлений социального и культурного развития граждан России является постоянное пополнение государственных архивов, как хранилищ исторической памяти, которые отражают духовную жизнь российского общества, пережившего множество потрясений. Роль архивов в современном обществе многообразна, ведь документы, которые на данный момент состоят в Архивном фонде Российской Федерации, имеют огромное научное, экономическое, политическое, социальное и, непосредственно,
историческое и культурное значение.
Необходимо сказать, что процесс комплектования архивных фондов зависит от массы исторических и других факторов, отражающих актуальный этап развитие нынешнего общества, а также реформирование экономической, политической и социальной сфер. Ввиду изменившихся социально-экономических условий, и последних событий, случившихся в России, вопросы комплектования архива стали принимать особенный характер в профессиональной печати, чем обусловлена их актуальность [5].
Комплектование архива - это регулярное и систематическое пополнение архива образующими его документами, соответственно его профилю и согласно действующему законодательству. Такие полномочия, как назначение профиля архива возлагаются на Федеральную архивную службу Российской Федерации. При этом наибольшая концентрация в архиве соответствующих ему по профилю документов является одной из приоритетных задач комплектования любого архива. Если говорить о комплектовании в ведомственных и частных архивах, то до сдачи документов в госархив они содержатся фондообразователями [4].
Мероприятия, связанные с комплектованием государственных архивов имеют более комплексный характер. Наибольшую часть времени занимает определение источников поступления документов в архив из известной области учреждений, называемых фондообразввателями. Также одним из основных мероприятий является разбор документов, подлежащих государственному хранению, а затем распределение их по сети государственных архивов. В процесс данных мероприятий также включаются такие важнейшие задачи, как поиск утраченной части основных документов организаций, а также дублирование и определение количества экземпляров некоторых документов, подлежащих хранению в определенных архивах, состав которых должен быть установлен [5].
Кроме того, служащими госархивов выполняется поиск недостающих материалов, входящих в состав государственных архивов, а также прием и передача документов и дел из ведомственных и объединенных ведомственных архивов в государственные архивы. При этом главной целью комплектования государственных архивов является грамотное формирование документов и материалов для создания всецело функционирующего научно-справочного аппарата по информационным данным архива, в соответствии с его профилем [4].
Центральный государственный архив историко-политической документации РТ (ЦГА ИПД РТ) претерпел множество изменений и ведет свою работу в столице республики Татарстан - в городе Казань с незапамятных времен. Его главное целью, как и любого государственного архива, является информационное обеспечение органов государственной власти и граждан, а также создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива [6].
Основными задачами Государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Республики Татарстан» (ГБУ «ГА РТ») являются:
• предоставление гаранта сбережения, а также государственный учет документов Архивного фонда Республики Татарстан, состоящих в архиве;
• комплектование архива документами Архивного фонда Республики Татарстан;
• формирование информации, основанной на научных принципах для создания научно-справочного аппарата, а также готовых для использования баз данных, хранящих документы архива;
• совершенствование физического состояния документов, посредством их реставрации и консервации, а также определение и учет ценных, уникальных и оригинальных документов и их страховое копирование;
• в установленном порядке осуществление отбора документов на постоянное хранение от негосударственных учреждений, общественных организаций, граждан, а также других зарубежных и отечественных архивов документов соответствующих назначенному профилю;
• систематическое проведение рецензий и установление ценности документов, принадлежащих архиву;
• предоставление справок, документов и их копий, тематических баз данных и информации из документов по запросу государственных и любых других учреждений, граждан Республики Татарстан и Российской Федерации, а так же зарубежных организаций и иностранных граждан. Любой человек в праве ознакомится и изучить архивные справочники в читальном зале архива;
• предоставление платных услуг по хранению, организации и эксплуатации документов муниципальным и государственным органам, юридическим и физическим лицам;
• проведение научно-издательских работ в виде издания документных публикаций, с предварительной подготовкой материалов, а так же подготовка документов для издания справочно-информационной и научно-популярной литературы заинтересованными организациями;
• проведение документальных выставок, публикация информации о документах архива в СМИ и сети интернет, а так же в случае необходимости предоставление материалов и документов для радио- и телепередач [6].
Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации, согласно историческому опыту, становится одним из приоритетных направлений деятельности государственных органов именно в момент проведения политических, экономических и социальных реформ, в периоды кризисных ситуаций в стране, а так же вооруженных конфликтов и чрезвычайных ситуаций.
Одной из главнейших особенностей комплектования Государственного архива Республики Татарстан -является наполнение документами, отражающими богатейшую историю этого региона. Первые архивы в Казани, в роли отдельных структурных подразделений, выполняющих функцию хранения документов организаций, начали свою работу в момент учреждения органов губернского управления и присутственных мест. В начале 20-го века самые крупные архивы были организованы в канцелярии казанского губернатора, губернском правлении, жандармском управлении, казенной палате, дворянском собрании, городской думе, татарской ратуше, а так же в Казанской духовной консистории, в научных и учебных центрах Казани: университете, духовной академии, Татарской учительской школе, ветеринарном институте. Сохранившиеся исторические источники ранних периодов находились в монастырских, частных архивах и в рукописных отделах библиотек Казанского университета и Казанской духовной академии, а на данный момент находятся в Государственном архиве Республики Татарстан и представляют собой ценнейшие документы исторического наследия нашей страны [6].
На сегодняшний день в государственном архиве Республики Татарстан хранится 7,3 миллионов единиц, начиная с 12 века и по настоящее время. Архивной службой республики ежедневно совершается организованная работа по хранению, комплектованию, учету, введению в научный и общественный оборот документов Архивного фонда Республики Татарстан в состав, которых, входят следующие уникальные документы, характеризующие особенности комплектования архива республики:
• база данных Государственного архива Республики Татарстан "Путеводители по Российским архивам";
• метрические книги православных и магометанских приходов;
• материалы "Потомственное дворянство Казанской губернии 1785-1917 гг." ;
• материалы "Присвоение почетных званий Российской Федерации и Республики Татарстан" ;
• список эвакогоспиталей, находившихся на территории Татарии в годы Великой Отечественной
войны";
• список фондов Национального архива Республики Татарстан, переданных в другие архивы и музеи"
[6].
Каждый отечественный архив вносит огромный вклад в научное и социально-культурное наследие нашей страны, а так же выполняет важнейшие функции, которые возлагаются на них государственными органами [3]. Одной из таких функций является распределение документов, которое производится, учитывая такие факторы, как принадлежность к исторической эпохе, территории и присущности документов к конкретным видам государственной и общественной деятельности. К примеру, исходя из принадлежности к исторической эпохе, источниками комплектования архива могут быть такие материалы, как рукописные отделы библиотек, музеев, архивы некоторых научных учреждений и некоторые лица, хранящие документы дореволюционного периода, которые представляют собой документы государственного значения. В случае Государственного архива Республики Татарстан такими источниками его пополнения в основном выступают федеральные музеи, библиотеки, органы государственной власти, академии наук Российской Федерации, личные архивы политических общественных деятелей, деятелей науки, техники, литературы и искусства, а так же учреждения и организации, документы которых имеют государственное значение. При комплектовании архива не происходит предпочтения одним более ценным документам другим - менее ценным, так как в данном случае они равноценны, что противоположно процессу экспертизы ценности документов [8].
Проблемные вопросы комплектования также присутствуют и в Государственном архиве Республики Татарстан города Казани. Ежедневно отдел комплектования архива вынужден претерпевать ряд таких сложностей как:
• нежелание организаций, необязанных сдавать свои документы на постоянное хранение, сотрудничать с архивом;
• нехватка площадей для хранения документов;
• недостаток финансирования архива;
• несовершенства в законодательной базе [7].
Одним из главных факторов, оказывающих свое влияние на систему комплектования государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, является прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных в ходе банкротства, что невозможно спланировать сотрудникам архива. Ведь на сегодняшний день в Государственный архив Республики Татарстан в редких случаях самостоятельно поступает информация о ликвидации от организаций. Документы о банкротстве, а так же о решении судебных приставов поступают в неупорядоченном состоянии или некачественно подготовленными. На данный момент на территории Татарстана происходит довольно частая ликвидация организаций, что приводит к предельной загруженности отделов архива и переработкам сотрудников [7].
Еще одной из важнейших проблем госархивов является растущая потребность архивов в хранении документов, которой, к сожалению, не отвечают темпы строительства государственных и муниципальных архивов в нашей стране. В целом, дефицит площадей для хранения документов в России составляет около 120 тыс. кв. м. Нехватка площадей для хранения документов существует так же и в Государственном архиве Республики Татарстан города Казани, где на данный момент присутствует запас места для хранения дел, который так же постепенно заканчивается [7].
Базовой проблемой выступает финансирование архивов, ведь в Российской Федерации в течение долгих лет существовала бюджетная форма финансирования архивов. К сожалению, на сегодняшний день производить комплектование архива на выделяемые бюджетные средства становится все сложнее и сложнее. Учитывая актуальное на сегодняшний день состояние отечественной экономики, сложно игнорировать тот факт, что рост расходов на культуру ожидать бессмысленно и единственным источником финансирования архивов выступают
по-прежнему местная власть, которая почти не выделяет средств на цели комплектования архива, либо выделяет их в недостаточном объеме [1].
Комплектование крупнейших архивов Российской Федерации на современной этапе все больше приобретает случайный характер. Ситуация напоминает заурядные архивы маленьких городов на Западе даже в главных архивах страны. Поступление в архивные фонды «случайных» документов контролируется минимально в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России. Решение большинства вышеперечисленных проблем, с которыми руководителям госархивов уже не справится, должно стать одним из главных направлений работы органов власти. Задачи, которые ставят перед собой муниципальные органы Республики Татарстан, изложены и закреплены в Стратегии развития архивного дела в Республике Татарстан на 2016 - 2030 годы [2].
Перед сотрудниками архивистами ежедневно стоит ряд труднейших задач, ведь для правильной организации и планомерного комплектования государственных архивов на современном этапе ими делается всё возможное. Архивисты регулярно производят контроль приема документов в архивы организаций от всех ее структурных частей, делая акцент на полноте состава и правильной организации материалов, которые в следствие поступают на государственное хранение. Архивы проводят огромную работу, учитывая и выявляя личные фонды политических, государственных и общественных деятелей, а так же деятелей литературы и искусства, ведь их документы имеют важнейшее научное значение не только для республики Татарстан, но и для всей Российской Федерации и будущего поколения нашей страны [9].
Список используемой литературы:
1. Закон Республики Татарстан по архивному делу от 24 декабря 2007 года № 63-3РТ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Татарстан отдельными государственными полномочиями Республики Татарстан в области архивного дела»
2. Стратегия развития архивного дела в Республике Татарстан на 2016-2030 годы, утвержденная Законом Республики Татарстан от 17 июня 2015 года № 40-ЗРТ, приказом Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу [Электронный ресурс] // Режим доступа: https://docviewer.yandex.m/view/222292697/?page=1&*=O99SVEMSШM0/o3D0/o3D&lang=ru
3. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / под ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2016 - С. 46-50.
4. Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. - М.: Смарт, 2015 - С. 45-47.
5. Жукова М.П. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра) // Отечественные архивы. - 2004 - № 4 - С. 5-7.
6. История государственной архивной службы Республики Татарстан [Электронный ресурс] // Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу. http://arhiv.tatarstan.ru/rus/istoriya-gosudarstvennoy-arhivnoy-sluzhbi.htm
7. Мещерина Т.А. Проблемы комплектования Архивного фонда РФ на современном этапе [Электронный ресурс] // Федеральное архивное агентство. http://archives.ru/coordinatio/nms/URFO 170610 report.shtml (дата обращения: 01.05.2016).
8. Шамсутдинова Р.Г. Архивное дело в Татарстане: Учебно-методическое пособие. - Казань: Казан. унт, 2015 - 47 с.
9. Черешня АГ. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2010 - № 5 - С. 23-26.
